Organizacija „AIESEC“
Įvadas
Ši analizė yra svarbi tuo, kad mes būsimi informacijos specialistai galime realiai pamatyti kaip organizacijoje yra tvarkomasi su išteklių valdymu. Organizacijai tai irgi yra aktualu, nes tada ji pati susidomi kaip yra tvarkomi visi ištekliai. Kiekvienos įmonės ar organizacijos veikla yra neatsiejama nuo informacijos poreikio, jos rinkimo, kaupimo ir kitų informacijos valdymo procesų. Informacijos išteklių vadybos tikslas yra užtikrinti, kad informacija būtų valdoma ekonomiškai ir efektyviai, tai daro tiesioginę įtaką organizacijos ar įmonės veiklai bei konkurencingumui. Šiuo darbu mes siekėme išanalizuoti kaip organizuojamas išteklių valdymas organizacijoje, siekiant įsisavinti teorinius ir praktinius informacijos išteklių vadybos ypatumus. Atlikdamos analizę sau išsikėlėme šiuos uždavinius:
1. Trumpai pristatyti organizaciją;
2. Sužinoti organizacijos vadovo nuomonę apie informacijos valdymo svarbą;
3. Pristatyti atsakingas už informacijos išteklių vadybą pareigybes;
4. Aptarti reglamentų naudojimą organizacijoje;
5. Pateikti organizacijos išteklių visumą;
6. Pristatyti informacijos išteklių vadybos analizę;
7. Atlikti organizacijos narių apklausą, kurios metu aiškinsimės su kokiomis informacijos išteklių vadybos problemomis jie susiduria;
8. Pateikti išvadas.
Trumpas organizacijos pristatymas
Organizacija buvo įkurta studentų iš 7 Europos valstybių – Suomijos, Švedijos, Prancūzijos, Danijos, Belgijos, Norvegijos ir Nyderlandų karalystės 1948 m. Pirmosios organizacijos veiklos buvo informavimo apie studijų padėtį keliose valstybėse ir mainų organizavimas. Tačiau dabar ši organizacija vykdo globalių narių ugdymo mainų programą. „AIESEC“ – tai didžiausia pasaulyje studentų valdoma organizacija turinti daugiau nei 50 000 narių, esančių 107 valstybėse bei teritorijose. Tai jaunimo ugdymui suformuota erdvė, kurioje pateikiamos galimybės vystyti šiandienai ir rytdienai visuomenėje reikalingus įgūdžius, kurti globalų kontaktų tinklą, ugdyti socialiai atsakingą požiūrį ir suformuoti stiprų pagrindą tolimesniems asmeninės veiklos žingsniams. Šios organizacijos misija ir vizija – taika ir žmogiškojo potencialo realizavimas. „AIESEC“ Lietuvoje buvo įkurta 1991 m. Mūsų šalyje yra 5 filialai, todėl plačiau aptarsime tik vieną – Vilniaus.
AIESEC organizacijos veikla
AIESEC savo nariams suteikia patirtį, kuri įgaunama vadovaujant įvairiems socialiniams projektams arba valdant organizaciją, taip pat vykstant į tarptautinę stažuočių programą bei dalyvaujant globalioje mokymosi aplinkoje. * Tarptautinė stažuočių programa * Projektų, paremtų mainais, organizavimas * Nacionalinės konferencijos
AIESEC teikiamos paslaugos * Narystė * Dalyvavimas Tarptautinių stažuočių programoje * Jaunų specialistų iš užsienio įdarbinimas Lietuvos įmonėse
„AIESEC“ Lietuva struktūra MC (Member Committee) – narių komitetas
NST(National Support Team) – nacionalinė paramos komanda
LC(Local Committee) – lokalinis/vietos komitetas
Vilniaus komitetas
LCP/VP TM (Local Committee President) – lokalinio komiteto prezidentė
VP F (Vice Presidend Finance) – finansų viceprezidentė
VP ICX (Vice President Incoming Exchange) – atvykstamųjų stažuočių viceprezidentas
VP OGX (Vice President Outgoing Exchange) – išvykstamųjų stažuočių vice prezidentė
VP ER (Vice Presicent External Relations) – išoriniai santykiai
LST (Local Support Team) – lokalinė paramos komanda
Living Diversity, Find Your Way, TSK (The StartUp Kitchen) – vykdomų projektų pavadinimai
Organizacijos vadovės nuomonės pristatymas Mūsų analizuojamos organizacijos prezidentė buvo labai geranoriška ir atvirai kalbėjo apie visus informacijos išteklių vadybos klausimus jų organizacijoje. Jos nuomone informacijos išteklių vadyba yra daugiausia atlieka tik formalų vaidmenį. Jie reikalingi vidiniam revizijos peržiūrėjimui, tačiau praktinės funkcijos neatlieka. „AIESEC“ organizacijoje yra siekiama, kad elektroniniai dokumentai padėtų žmonėms (pvz: schema kaip atrinkti naujus narius organizacijai). Informacijos išteklių valdymas pirmiausia yra reikalingas tam, kad organizacija galėtų veikti teisiškai ir pagal savus vidinius reglamentus bei įstatus, antra – valdyti ne tokius oficialius dokumentus ir kaupti ateities kartoms būtų strategiškai labai naudinga. „Šiuo metu dirbama ties tuo“: prisipažino prezidentė.
Atsakingos už informacijos vadybą pareigybės
Bendraujant su prezidente sužinojome, kad už organizacijos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę „AIESEC“ Vilniaus filiale formaliai atsako du pagrindiniai asmenys: prezidentė, kuri atsakinga už valdybos, visuotinių susirinkimų protokolus; įsakymus, įgaliojimus bei visus teisinius dokumentus ir viceprezidentė finansams, kuri yra atsakinga už kasą, saskaitas – faktūras ir kitus finansinius dokumentus. Tiesiogiai už sutartis yra atsakingi viceprezidentai, kurie tvarko atvykstamųjų ir išvykstamųjų stažuočių dokumentus bei išteklius reikalingus išoriniams ryšiams. Tačiau visus galutinius dokumentus Vilniaus filiale pasirašo prezidentė. Iš to galime matyti, jog šioje organizacijoje yra du pagrindiniai asmenys, kurie tvarko visą dokumentaciją.
„LCP (local committee president), mano atsakomybė yra prieš visą nacionalinę valdybą ir revizijos komisiją. Jei kažkas labai negero būtų į kalėjimą nesėsčiau :D (Stana Barselova sėstų, nes jos veikla teisiškai labai apibrėžta ir ji yra atsakinga už visos Lietuvos dokumentus) “
Reglamentų naudojimas organizacijoje
Paklausus prezidentės kokiomis Lietuvos Respublikos priimtomis dokumentų valdymo taisyklėmis organizacija vadovaujasi, ji labai susimąstė ir tiksliai negalėjo atsakyti į šį klausimą, tad reikėjo kreiptis į nacionalinės valdybos narę. Ji noriai atsakė į šį klausimą ir patikino, kad „AIESEC“ vadovaujasi Lietuvos Respublikos Civiliniu kodeksu ir Asociacijos įstatymais.
Analizės metu, sužinojome, jog organizacijos nariai turi tam tikrą bendrą elektroninį paštą, kuriuo gauna visą informaciją susijusią su „AIESEC“ veikla. Taip pat jame nariai bendrauja, dalijasi informacija, yra persiunčiami elektroninės dokumentų formos, norint aplikuoti tam tikrai pozicijai gauti.
Organizacijos išteklių visuma
Organizacijoje yra griežtai apibrėžta kiek laiko reikia saugoti tam tikrus dokumentus, taip pat yra archyvo kabinetas, kuriame yra laikoma visa senesnė ir rečiau naudojama informacija, tokia kaip: anksčiau priimtų narių aplikacijos, prezidentų paraiškos ir t.t. Taip pat verta paminėti, jog dokumentai yra laikomi skirtingose laikmenose: popierinėse ir elektroninėse, taip pat yra tam tikra tarptautinė internetinė erdvė, kurioje galima rasti daug informacijos reikalingos šiuolaikiniam jaunimui, (pvz: laiko valdymas ir lyderystė). Elektroniniai dokumentai yra lengviau prieinami ir randami, tuo tarpu popieriniai dokumentai yra archyve ir jį rasti laiko reikia daugiau. Tačiau popierinių išteklių nėra atsisakoma, todėl, kad visos sutartys yra sudarinėjamos raštiškai, o elektroniniu būdu jos gali tiesiog dingti ar išsitrinti atnaujinant sistemą. Taip organizacija turi susikūrusi savo reglamentus, tačiau jie nėra apie išteklių vadybą.
Informacijos išteklių vadybos analizė
Dokumentų klasifikacija
Pasiteiravus prezidentės apie dokumentų klasifikavimą, mane nuvedė į archyvo kabinetą, kuriame parodė daug papkučių kuriose buvo laikomi dokumentai. Organizacijoje jie yra klasifikuojami pagal dokumento pobūdį: įstatai, aplikacijų formos, sutartys. Tačiau anot prezidentės dokumentų indeksavimas nėra būtinas, nes išteklių tipų yra mažai. Indeksavimas – kuomet konkrečiam dokumentui yra suteikiamas konkretus ženklas saugojimo laikotarpiui.
Informacijos išteklių saugojimo laikas
Organizacijoje dokumentacijos saugojimo laikotarpis yra griežtai apibrėžtas. Ištekliai yra saugomi mažiausiai 5 metus arba ilgiau. Tačiau anot prezidentės tai priklauso nuo įvairių rodiklių, tokių kaip: dokumentacijos senumas, šablonų ar aplikacijų formų atnaujinimas.
Informacijos įtraukimas į informacijos išteklių vadybos sistemą
Mūsų pasirinktoje organizacija turi sukūrusi dokumentų šablonus ir juos naudoja savo veikloje. Tai būtų visų sutarčių (išvykstamųjų, atvykstamųjų stažuočių), valdybos, visuotinių protokolų, įsakymų ir pan.
Informacijos išteklių saugojimas
Kuomet buvo paklausta apie popierinių išteklių saugojimą, prezidentė mus nusivedė į kabinetą, kurį jie laiko savo archyvu. Visi dokumentai yra tvarkingai sudėlioti į papkutes, o šios į spintas. Patalpa yra gerai vėdinama ir saugoma, raktas yra pas universiteto apsaugos darbuotoją, nes Vilniaus filialo ofisas yra įsikūręs Vilniaus Universitete.
Elektroniniai ištekliai yra saugomi ofiso kompiuteryje arba visuotinėje myaiesec.net duomenų bazėje, prie kurios gali prisijungti tik prezidentės patvirtinti ir organizacijai priklausantys nariai. Tačiau prie visų dokumentų, kurie yra saugomi ofiso kompiuteryje gali prieiti bet kas, jie nėra apsaugoti.
Pasiteiravus apie atsarginių kopijų generavimo sistemas mums atsakė jog jie neturi tokių sistemų. „ Prezidentai vieni kitiems perduoda kelerių metų duomenis“. Nors visų narių aplikacijos yra saugomos Vilnius@aiesec.lt, tačiau nėra rūpinamasi, kad duomenys būtų saugomi tokiu formatu, kurį esant reikalui būtų galima panaudoti.
Prieigos prie informacijos išteklių kontrolė ir konfidencialumo susitarimai
Mūsų tyrinėjamoje organizacijoje išteklių apsaugos klasifikatorius nėra sukurtas, nes jis nėra reikalingas tokio dydžio studentų sąjungai. Taip pat čia nėra sukurta autorizacijos sistema; nepasirašinėjamos konfidencialumo sutartys, nes tai anot prezidentės nėra reikalingas dalykas tokiai organizacijai.
Informacijos išteklių srautų kontrolė
Analizuojamoje organizacijoje nėra fiksuojamas dokumentų išdavimas, perdavimas vienų asmenų kitiems ir grąžinimas į pradinę vietą ar saugyklą. „ Pasitikėjimas visagalis“ prisipažino prezidentė. Tačiau yra fiksuojami veiksmai su dokumentais tokie kaip: korekcijos, patvirtinimas, paskelbimas negaliojančiu. Prezidentė rašo įsakymus apie patvirtinimus, bet kai yra vykdomos smulkios korekcijos (tarkim blogas sutarties numeris ar kokie nors rekvizitai, tik ant paties dokumento gali būti priimamas prezidentės parašas).
Informacijos išteklių vadybos reglamentavimas
„AIESEC“ organizacijoje nėra sukurti tam tikri vidinės dokumentų valdymo reglamentai, tokiu atveju informacijos išteklių valdymo taisyklės nėra nei kuriamos, nei atnaujinamos.
Informacijos išteklių vadybos auditas ir stebėsena
Kadangi organizacija neturi tam tikrų informacijos valdymo reglamentų, todėl nėra stebima ar informacijos išteklių valdymas ir sistema patenkina vartotojų poreikius.
Tačiau organizacija vykdo finansų auditą, kurio metu yra tikrinamos finansinės ataskaitos, tokios kaip: balansas, pelno ir nuostolio, pinigų srautų ir kitos ataskaitos. Yra nustatoma ar jos teisingai sudarytos ir ar parodo tikrąją organizacijos finansinę būklę. Anot prezidentės tai yra labai svarbu, nes tuomet matome realią organizacijos situaciją, jos būklę. Atsižvelgiant į tai yra daromi tam tikri sprendimai, tobulinamos finansinės strategijos.
Informacijos išteklių vadybos mokymai organizacijoje
Analizuojamoje organizacijoje mokymai nėra vykdomi, nes visą dokumentaciją tvarko tik prezidentė ir finansų viceprezidentė. Jų nuomone tokie mokymai nėra būtini, nes organizacija labai rimtai nesiorientuoja ties informacijos išteklių valdymu.
Organizacijos narių apklausa
Apklausus atsakingus organizacijos narius apie informacijos išteklių valdymą jie iškelė problemas, jog realiai dokumentai susiję tik su valdyba ir koordinatoriais. Būna ir tokių atvejų, kad sutartys kažkur „iškeliauja“ arba yra nepatikrinamos iki galo „pilnos spausdinimo klaidų“: prisipažino prezidentė. Tačiau didžiausia problema dokumentų valdyme yra ta, kad be oficialių dokumentų, informacijos ištekliai visiškai nėra saugomi, informacija yra perduodama iš kartos į kartą tiesioginio bendravimo ar mokymo metu.
Išvados
Šis darbas mums parodė kaip iš tikro atrodo išteklių vadyba. Supratome, kad informacija organizacijai yra labai svarbi, jeigu ji nori plėstis ir tobulėti. Tai gerina organizacijos veiklą, informacija yra pasiekiama greičiau ir efektyviau. Labai svarbu turėti duomenų bazes, kurios yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Informaciją gali pasiekti ir ja naudotis esami organizacijos nariai.
Išteklių vadybos procesas labai svarbus valdymo elementas, nes leidžia pašalinti problemas, kilusias dėl išteklių stokos bei vykdyti aktyvių problemų šalinimą. Tačiau atlikusios „AIESEC“ organizacijos analizę pamatėme, kad joje išteklių valdymas nėra toks griežtas kaip didelėse įmonėse, tačiau yra matoma, kad ji stengiasi saugoti svarbius dokumentus.
Šiai organizacijai galėtumėme parekomenduoti skatinti griežtesnį ir aktyvesnį informacijos išteklių valdymą, nes kaip buvo minėta anksčiau daug dokumentu tiesiog „išeina„ ir nėra sugrąžinami arba tam tikros žinios yra perduodamos komunikuojant arba mokant, kuomet pareigos yra perleidžiamos kitiems asmenims. 