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EL MANAGEMENT DE LA REALIDAD

INTRODUCCIÓN Creemos que el mundo está tomando nuevos caminos, cuyo punto principal es que son basicamente impredecibles. O sea que por primera vez, en las empresas reconocemos que el horizonte es en verdad un estimado, un verdadero acto de fe que requiere una flexibilidad que no se requeria hace pocos años y se necesita una coherencia mucho mayor para que al hacer un cambio, los problemas no se multipliquen y los malentendidos lleven a más pérdidas. Para estos tiempos hemos desarrollado este sistema gerencial que tiene dos características básicas: * Simplicidad * Sentido de la realidad que permitan una efectiva relacion entre lo que queremos alcanzar y la tarea de cada dia, privilegiando la relacion de lo que soñamos alcanzar con la realidad donde estamos.

NUESTRA IDEA ACERCA DEL MANAGEMENT

La idea basica del Management de la Realidad es que sea un sistema que parta de los sueños de lo que uno quiera y se relacione con las prioridades de cada dia de una manera util y facil, usando tecnicas cotidianas que nos permitan hacerlo con eficacia y un minimo estrés. La empresa se salva o se hunde por sus miembros, y esta verdad de Pero Grullo se enuncia en el mercado con una parafernalia de cosas que tiene que hacer cada persona que le hace imposible moverse. Es tanto lo que habria qu recordar, que cualquiera que pretenda hacerlo quedaria inmovilizado. Y aunque todos intentamos ser como somos a pesar de estas presiones, nos sentimos en falta por no hacer todo lo que lo que se "debe hacer". El sistema del Management de la Realidad parte de la intencion de que se usen las tecnicas que cada uno cree que necesita, no todas ni las de moda. La intencion es que se defina que es lo que uno sueña. Sabemos que hablar de sueños en la empresa no se adecua a la practicidad necesaria. Pero todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien y si se quiere iniciativa e innovacion, tenemos que incentivar los sueños de las personas para hacer cosas. No tener idea ninguna de adonde se va, porque ni como, es un absurdo. Sin embargo esto que nos parece absurdo es mas comun de lo que creemos. El Management de la Realidad lo que propone es que no sigamos haciendo enunciados, y una vez que sabemos adonde queremos ir, veamos adonde estamos. Otra vez, algo logico y concreto. Si queremos ir hacia algun lado, tenemos que saber desde donde iniciamos el viaje.

Y esta comparacion entre la Vision de lo que queremos y la Realidad en la que estamos nos define una Brecha que es sobre la que tenemos que trabajar si queremos acercarnos a eso que queremos, nuestra Vision. La logica nos dice que tenemos que definir nuestras estrategias, darnos una organización, y despues, cada año, fijar objetivos y planes que tiendan a disminuir o eliminar las brechas. Lo que ocurre en las empresas es que cada año se va hacia algun lugar que ha fijado alguien en materia de ganancias. Es una forma erratica de avanzar, que nos puede hacer ganar en la tactica pero que no nos llevará a ningun lado, si no forma parte de una estrategia por llegar a algun lugar y esto perjudica el futuro de la empresa. Este trabajo de acercarnos a nuestra Vision es un proceso que se concreta cada día con las acciones que se priorizan, con la eficacia con que cada dia se manejan las situaciones, las informaciones y las relaciones, que parte de un trabajo cotidiano eficaz; ese hilo conductor concreto y cotidiano que busca cumplir con los objetivos y los planes que tenemos, que son los que surgen de nuestas estrategias, que provienen de las brechas entre la realidad que vivimos y la vision que soñamos. Pretendemos establecer un hilo conductor que parte del trabajo de cada dia y nos debe llevar necesariamente a alcanzar con mas probabilidad nuestro sueño, eso que queremos ser o tener, mas concretamente que cualquiera de los sistemas que toman solo partes de la vida o que desentienden unas tecnicas de otras, como si se pudiera alcanzar lo que queremos cuando no tenemos informacion o cuando negociamos mal, cuando nuestro día es un enjambre de asuntos desconectados de nuestros objetivos y por lo tanto de nuestras estrategias y de nuestra vision. Para lograr este proposito hemos privilegiado algunos aspectos que consideramos fundamentales. Estos son: Adonde vamos Desde donde lo hacemos Cuanto y cuan bien delegamos Cuan eficaz es nuestro sistemas de objetivos Cuan bien manejamos las situaciones Es decir, la Vision, la Realidad, la Delegacion, los Objetivos, y la reunion de la toma de decisiones y la negociacion en una sola tecnica de Manejo de Situacion. Esto se encuentra en el marco del Estilo personal de cada uno, del Liderazgo necesario para ser un manager eficaz, de la Motivacion, sin la cual nada funciona y de la habilidad para manejar los procesos de Cambio, temas a los que daremos asimismo un espacio especifico.

Acerca del management

Management es el arte de coordinar personas y otros recursos, para lograr objetivos en una organización. Su puesta en marcha se concreta en alguna forma de gerenciar. El management, como lo concebimos hoy, se inicia con Taylor y su organización cientifica del trabajo, con Weber y su busqueda de procedimientos para ordenar la empresa, con Fayol y su descripcion de las cuatro tareas basicas del manager que siguen siendo validas. Despues de la Primera Guerra, Sloan desarrollo una forma de organizacion que permitia ampliar la empresa casi infinitamente, la divisional; Fowler trataba de describir las condiciones de lo que debía hacer un manager; Mayo investigaba en el campo de lo que les pasaba a los hombres en el trabajo. La Segunda Guerra trajo el TWI, Trainning within industry, que era un curso desarrollado para la formación de suboficiales que parecía servir para formar capataces, primer curso universal. La década del 50 se dedicó a bajar los costos de fabrica. La Escuela de Relaciones Humanas fue la indecente distorsion de las enseñanzas de Mayo. En Inglatera se desarrolló la Administracion de Personal, primer intento de organizar los conocimientos administrativos sobre las personas en la empresa. Mc.Gregor, Likert, Argyris y muchos otros, llevaron a la década de los 60 nuevas ideas sobre como manejarse en una empresa; Simon adoptaba los principios biológicos de van Bartelenfy y comparaba la empresa a un sistema, Watzlawick y la gente de Palo Alto hacían nuevos desarrollos para el management. El NTL llevaba hasta la exasperación la intervención sicologica en las empresas. Aparece el MBO, management by objectives que trata de establecer claridad en las responsabilidades. Después se sucedieron aportes que fueron planteados como obligaciones de hacer eso o quebrar, novedad en el campo del management que se había mantenido en general con observaciones o recomendaciones de los especialistas, pero no con esa amenaza de hacer o morir: los circulos de calidad y al fracasar estos, la calidad total; En la década del 70 aparece la Visión con su Misión y sus Valores; despues Bloch produce el empowerment, Peters la excelencia y Hammer la reingeniería.

El plan de este libro

Este libro, tiene una Segunda Parte, donde se describe cada paso de la practica del management que proponemos. Cada paso es tratado de una manera concisa. La intencion es que el lector tenga la claridad de la continuidad del proceso. Si hemos tratado de ser breves en este texto inicial, es porque muchas veces nos hemos encontrado en el medio de un libro teniendo que recapacitar sobre el proceso que el autor proponía y por esto hemos preferido poner por aparte conceptos que habitualmente estarían en el texto central, para que hagan clara la estructura basica del sistema que proponemos. Cada tema tiene en la Tercera Parte un capitulo dedicado a ese asunto, desarrollado con más detalle, pero sin hacerlo excesivo y dando casos especificos y formularios posibles para ser usados.por ultimo hemos colocado como Apendice la tecnica del manejo de situacion en temas mayores, con algunas novedades respecto de la aproximacion tradicional a este tema. Si la hemos

colocado como Aprendice, ha sido para que no hiciera muy pesada la Tercera Parte. Hemos tratado de que sea un libro facil de leer y practico.

SEGUNDA PARTE

EL MANAGEMENT DE LA REALIDAD

EL MANAGEMENT DE LA REALIDAD

LA VISIÓN

Todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien. Esta frase adjudicada a Bernard Shaw, sintetiza la primera realidad: a pesar de lo que se dice en las empresas, soñar es fundamental para vivir y para conseguir resultados que valgan la pena. La Vision sintetizada puede darnos el lema de la empresa.

LA REALIDAD Este es el punto central del metodo. Lo habitual es que se trabaje la Vision, luego la Mision, por fin los Valores. Nuestro punto de vista es que la Vision debe ser bajada a la realidad y trabajada a partir de alli y no a partir de cualquier otro punto. Y la realidad de que hablamos no es cualquier realidad, sino aquella que se compara con la Vision que hemos desarrollado, para que una cosa sea coherente y util, respecto de la otra y de la empresa.

LA BRECHA

Entre la Visión y la Realidad hay una diferencia. Esta diferencia es la Brecha. A partir de la descripción de la realidad respecto de los puntos de la Visión, se establecen las Brechas y estas son claramente los puntos de mejora necesarios para poder alcanzar la Visión.

ESTRATEGIA

Estrategia es el modo en que usamos los medios de que disponemos, para alcanzar lo que queremos lograr. También se dice que es un puente, que es una concreción. Para disminuir o eliminar la Brecha tenemos que definir que caminos seguiremos: esta es la Estrategia. Al definir nuestra estrategia, estaremos definiendo implicita o explicitamente los valores a los que adherimos. La accion humana no es neutra, por definicion. Al mismo tiempo estaremos definiendo la organización con la que trabajaremos, existente o no y tambien lo haremos explicitamente o aceptando tan solo la organización como es y estaremos definiendo el tipo de liderazgo que vamos a utilizar y que vamos a propugnar y por ende la forma de motivacion a la que vamos a adherir. Esto lo haremos explicitamente o lo actuaremos implicitamente.

OBJETIVOS Y PLANES

Una vez que hayamos definido nuestra estrategia, cada año podremos alcanzar algunos puntos, cada año nos propondremos cerrar o disminuir algunas brechas. Esto lo haremos fijando los objetivos y los planes que nos proponemos alcanzar en el año.

PRIORIDADES Las prioridades que nos fijamos cada dia o cada semana, son parte de los objetivos y planes, que buscan a traves de la estrategia, disminuir la brecha en el camino hacia nuestra Vision. No son pedazos descolgados, sino una relacion estrecha entre lo que nos proponemos y cada día. Finalmente y no menos importante, las prioridades le dan sentido a nuestro día, al ser nosotros quienes establecemos que queremos conseguir y poder ver al final del dia, que ademas de todo lo que los demas nos ha requerido, hemos cumplido la prioridad que nos habiamos propuesto.

INFORMACIÓN Y RELACIONES La información es fundamental para nuestro trabajo. Hoy día tenemos mucha información, tanta, que nos sentimos desinformados. Cada día entramos en relación con una gran variedad de personas aunque en general casi todas sean las mismas que ya conocemos. Esto tiene que ver con la cuestión de las comunicaciones, de las entrevistas, de las reuniones y de las interrupciones.

MANEJAR LA SITUACIÓN Cuando decidimos, no podemos evitar negociar porque sino estamos construyendo una utopía y cuando negociamos tenemos que decidir que intentaremos. La toma de decisiones y la negociación son pues diferentes en el ámbito de la teoría y así han sido tratadas, como dos fenómenos diferentes. Pero en la vida de todos nosotros desde que nos despertamos hasta que nos dormimos, negociamos y tomamos decisiones permanentemente. Por esto decimos que Manejar la Situación es una técnica que reúne estos dos aspectos de la misma realidad cotidiana. La atención de autores y de managers ha sido puesta en las decisiones importantes,de las que tomamos una docena en toda nuestra vida. Cada dia en cambio un gerente toma una decision cada 9 minutos y estas pequeñas decisiones nos van llevando por determinados caminos y no otros. Hay que considerar la forma de reunir toma de decisiones y negociacion y de desarrollar un mecanismo que sea facil de usar cada dia.

ENTORNO

Decimos finalmente que el sistema de management se mueve en un entorno donde el liderazgo, la motivacion y el cambio son importantes. Todo esto tiene la entonacion particular del estilo personal, que como tal es distinto en cada persona.

TERCERA PARTE

CAPITULO PRIMERO

VISIÓN

El primer ejercicio que recomiendo en los seminarios que desarrollo, es escribir la Visión que cada participante tiene de su vida para dentro de diez años. De toda su vida. Este ejercicio queda para cada participante, no se comunica a nadie, es privado. Pero es por escrito. Hasta que no se hace la experiencia de escribir lo que uno cree que tiene claro y completo, no se le da la importancia que tiene al hecho de escribir. A medida que uno va poniendo por escrito lo que piensa, se producen dos fenómenos: por un lado resulta que uno no tenía tan claro el concepto o el proyecto que creia tener sólidamente configurado; por otro lado, aparecen nuevas posibilidades, nuevos aspectos que antes no se nos habían ocurrido. Con lo cual tanto por lo que exige de concreción y de precisión, cuanto por lo que enriquece, escribir es una actividad que mas que conveniencia es necesidad. Cuando la Vision se hace por un grupo de personas que dirigen una empresa o sector, la discusion que se produce es siempre vital. La definicion de cada uno de los aspectos que importan, la intencion de abarcar ciertas actividades, los productos o mercados que daran lugar a la Vision, permiten una serie de definiciones en el grupo dirigente, que de otra manera no se dan. En la enunciacion se utilizan cada vez menos palabras que sean estereotipos y se trata más bien de definir situaciones precisas en comparacion con o describiendo una determinada posicion. Uno de los temas centrales en una Visión, es que siempre debe ser algo que identifique lo que realmente queremos y creemos. No hay peor experiencia para una empresa que la de un directivo que enuncia una visión determinada y luego comete actos contra ella. De esta manera produce el desengaño de su grupo y la demotivacion consecuente. Esta demotivacion es mucho mayor que si nadie hubiera dicho nada. No establecer compromisos fuertes es menos dañoso que establecerlos y después romperlos. Las personas creen que podrán evitar las trampas que su inconsecuencia tenga. Suponen que aunque digan algo que no creen en realidad, después podrán seguir simulando que en efecto creen en eso. Pero la experiencia nos demuestra que en algún punto, en algún momento en que la presión, la velocidad necesaria o cualquier otro elemento, se cruzan en el camino de ese directivo, va a decir, actuar o gesticular en contra de lo que había enunciado. Un solo gesto de un CEO, que sea despectivo respecto de algo que se está haciendo o diciendo, tiene más fuerza que todas las visiones que se enuncien. El CEO está manifestando en ese momento algo más fuerte que las palabras, manifiesta sus creencias. Las personas tendemos a creer más en esos gestos que en las enunciaciones, porque las enunciaciones han sido violadas tantas veces, tantas veces se las ha olvidado, que decir es un acto que ha perdido valor. Por eso, cuando se dice algo, tiene que estar seguido inmediatamente por acciones que refuercen lo que se ha dicho, para abrir una credibilidad mayor entre la gente. Este refuerzo es la base de sustento futuro, son las primeras muestras de que lo que se ha dicho no es gratuito, sino que se cree y se está dispuesto a ponerlo en practica.

Un ejemplo típico de Vision La visión suele ser larga. Sony en la década del 50 decía que: Queremos ser una empresa que cree productos que estén presentes y sean reconocidos alrededor del mundo, que llevemos como primera firma japonesa productos al mercado de EE.UU. y los distribuyamos directamente, seamos exitosos en innovar en lo que las empresas de EE.UU. han fracasado,-por ejemplo los transitores de radio-, que dentro de cincuenta años nuestra marca sea tan bien conocida en todo el

mundo como las que más y signifique innovación y calidad que rivalice con las compañías mas innovadoras en cualquier parte del mundo para que "Made in Japan", equivalga a algo bueno y no algo de mala calidad. Esta visión de Sony no es muy diferente de la de cientos de empresas las cuales, de diferentes maneras, describieron que era lo que soñaban. El problema de estas visiones es que eran tan largas que nadie las recordaba. Al mismo tiempo el sueño que parecía mínimo para soñar era el ser el mejor. Se han escrito artículos sobre la monotonía de las visiones que comenzaban diciendo "Ser la mejor empresa en..."o "Ser lider...", lo cual parecía una repetición sin fuerza. Una Vision es siempre mas larga que una frase corta. Lo que las personas recuerdan mejor es la fuerza de una frase corta, lo cual no elimina de ninguna manera la amplitud de la Vision.

El lema de la empresa De la Vision surge y puede lograrse el lema de la empresa. El lema es mas facilmente recordado y tiene que ser una sintesis de la Vision que impulse a las personas hacia una direccion determinada. Esto es muy importante para que las personas se sientan mas identificadas con la operación y con la empresa. Si tomamos la Visión inicial de Sony, podremos ver que su primera frase sintetiza el resto. "Queremos ser una empresa que cree productos que estén presentes y sean reconocidos alrededor del mundo". Otros casos serían cosas tan distintas como "Hacer a la gente feliz" (Disney), "Dar posibilidades ilimitadas a las mujeres" (Cosméticos Mary Kay) o "Preservar y mejorar la vida humana" (Merck). Este lema o propósito basico de la empresa define para que existe la empresa y esto es un camino cierto hacia la Visión pero no es la Visión. Tomemos el ejemplo de una Visión de una empresa portuaria.Dice:"ACME es líder mundial en la prestación de servicios para la transferencia física de la especialidad, en un marco legal, sin averías, siendo los más veloces, dando satisfacción al cliente, logrando confianza, y con personal comprometido con la empresa". Una Visión de semejante largo no es recordable. La síntesis podría eliminar lo de líder mundial por su falta de concreción, también la legalidad, tanto cuanto la referencia al personal o a la rentabilidad, o al hecho de que no haya averías o ser los mas veloces. La síntesis es que ACME tiene como lema de su Vision, "Ser la empresa preferida por todas las fabricas". Todo lo demás son elementos útiles en una segunda instancia, pero para que las personas lo recuerden, la cuestión es que sea corta y la concisión se centra en que las fabricas que son las que disponen el uso de tal o cual puerto, todas las fabricas elijan a ACME.

La visión compartida La visión tiene que estar enganchada con lo que las personas sienten y quieren. Cuando no es así desaparece en la buena voluntad de un grupo de dirección que espera y cree que lo que ha dicho será puesto en practica.

Esto es más frágil aun que la orden tradicional. La orden que se daba -o se da- en las empresas es una apelación a la acción, más allá de que la persona crea que está bien o mal, adecuado o equivocado. En cambio al trasmitir la Visión lo que estamos promoviendo es que los demás crean y sientan lo mismo que nosotros. Esta es una pretensión mucho mayor que la que tenia la orden de trabajo y se dirige a estratos mucho mas profundos, por lo cual es mas probable que sea evitada y olvidada mucho mas rápidamente que lo que era la orden de trabajo tradicional. Esta observación que es valida para todo tiempo, lo es más aun cuando se está trabajando en organizaciones con menos niveles jerárquicos, con mayor autonomía en las funciones de cada uno, lo cual hace que las personas trabajen más sobre la base de sus creencias y de sus expectativas. Por otra parte, en este mundo tan dinámico, es probable que no queramos que la visión de nuestra empresa este dependiendo de una sola persona. La posibilidad de que una persona en la cúspide de la pirámide pueda conocer y entender lo que está ocurriendo, es mucho menor que antes. La distancia entre la cúspide y el piso, aunque antes era mayor porque había mas niveles jerárquicos intermedios, daba mucho más tiempo antes de producir una novedad. Este tiempo permitía que las personas en la alta gerencia pudieran recibir noticias de lo que ocurría y chequearlas. Esta lentitud de los procesos ha desaparecido y más allá de las consideraciones que se puedan hacer acerca de la verdadera velocidad de los procesos en la mayoría de los servicios e industrias, la realidad es que la disminución en la piramide no ha compensado la mayor velocidad ni la mayor información disponible. Los tiempos del directivo son hoy día menores que lo que solían ser, porque hay mas personas a las que atender, menos personas para hacer los trabajos y mas informacion que procesar. Todo esto hace que los directivos de todo nivel estén en el medio de una dificultad indudable con el manejo de su tiempo. Esto significa, en ultima instancia, que su maniobrabilidad está dificultada y es relativamente menor que lo que era antes, cuando los procesos permitían tener más tiempo y cuando el tiempo cotidiano era mayor. Compartir la visión no es solamente un acto administrativo. Compartir la visión significa que la dirección esté de acuerdo en que haya visiones locales y no solamente una gran visión general; significa reconocer que por debajo de la alta gerencia, en la jerarquía de la empresa, no importa como se estructure esta, hay personas que tienen sus formas de sentir y de creer, que tienen que coincidir en lo básico, pero que pueden diferir en aspectos. Esto es un cambio importante no solamente con lo que ocurría en la empresa en el pasado sino con lo que ocurre en la actualidad. La ventaja para la dirección es que cada grupo y cada persona estará involucrada en una visión que, al coexistir armónicamente con la visión general, logrará mejores resultados aunque más no sea por el solo hecho de que no habrá muchas acciones contradictorias, ni luchas internas que gasten energías en donde no hay que gastarlas.

Procesos para compartir la Visión La Visión, dijimos, tiene que ser compartida. Para hacerlo hay más de un camino. Vamos a señalar los principales. 1. La Visión discutida en comun Una manera de compartir la Visión es reunir a todo el personal y hacerles conocer nuestra Visión y abrir el debate. Para esto se han alquilado teatros y aun estadios. Como es fácil imaginar el

resultado de la concentracion masiva da como resultado unanimidad o caos. No es una manera que aconsejamos. 2. La Visión discutida por niveles Una manera de compartir la Vision es reunir al nivel inmediato al que haya delineado la Visión y ponerla a consideración del grupo. Una vez que ese grupo ha logrado acuerdo, hacer lo mismo con el siguiente y así sucesivamente. Este es un buen método si el grupo no es muy grande, que tiene el defecto de producir distorsiones que no son fácilmente corregibles. Quien coordine el tema se verá entre la espada de mantener la Visión empresaria y la pared de darle sucesivamente sentidos diferentes de acuerdo con las opiniones que van surgiendo de cada grupo. 3. La Visión compartida y la Visión local Hemos dicho que la Visión no es un elemento propio y exclusivo del total de la empresa o de la Dirección, sino que es propio de cada persona y de cada grupo. Una vez que se alcanza la Visión de la empresa, por decisión del accionista, del CEO o del grupo de alta gerencia, el otro mecanismo para compartir esta visión es reunir a los niveles sucesivos por sector, analizar con ellos los significados y los limites, conocer los desacuerdos de importancia si los hubiere y pedirles que hagan su propia Vision, la Vision de cada funcion o de cada division, de cada departamento y de cada seccion. Cada sector de la empresa habiendo conocido la Vision de la empresa tendria que tener su propia Vision del futuro. Esta Visión, que no podrá estar en contradiccion con la Visión de la empresa, lo cual es de hecho natural, permite a cada grupo construir su propio sueño y trabajar con ese horizonte. No es comun que haya contradicción entre estas visiones y la Visión de la empresa, porque por de pronto, cada una de estas visiones tiende a la mejora en el tema especifico y esto es luego una cuestión de coordinación y eficacia global para que no se convierta en las viejas "quintas". Este mecanismo es el que nos parece mas adecuado, ya que permite la concrecion de visiones especificas locales, bajo el paraguas de la Vision general y así cada uno puede involucrarse concretamente con su trabajo. El fracaso de la Vision Las Visiones que fracasaron, en general fue debido a las siguientes razones: 1. No fueron bien comunicadas * Si compartimos la Visión no tendremos que hacer ningún ejercicio especial de comunicación. Haremos la comunicación mas clara y mas efectiva de todas las que podamos ensayar. Si no compartimos la Visión, tendremos dificultades con la comunicación, no porque no sea escuchada, ni porque no llegue a los empleados, sino porque no será aceptada como un compromiso personal y grupal y esto es lo que ha ocurrido de una manera sistemática en todo el mundo occidental. 2. No fueron compartidas * Si no compartimos la Vision, haremos lo necesario para que no sea comunicada adecuadamente y para desprestigiarla, lo hagamos de una manera consciente o no.

3. Eran muy largas * Las frases largas son difíciles de proveernos el enfoque necesario. Son más bien frases para la argumentación. Napoleon solo dijo "Cuarenta siglos os contemplan". Esa era la incitación mayor. En una frase puso sobre los hombres de su ejercito toda la presión y el orgullo de ser mejores que esos egipcios que habían hecho semejante obra. 4. No fueron respetadas por los dirigentes * Hemos hecho referencia a la importancia de que la Visión no sea nada que no sintamos profundamente, ya que esta es la única manera en que la respetemos. 5. Iban unidas a la Misión y los Valores, lo cual hacia que la Visión quedara subsumida en una parte de un larguisimo texto. * La misión y los valores borraron a la visión, la empujaron hacia abajo para formar un sólido monumento de palabras que si eran difíciles de recordar cuando eran solo Visión, eran imposibles de memorizar cuando formaban la trilogía. Entrar a cualquiera de las empresas que tenia los tres carteles juntos era tan impresionante cuanto era terrible ver la cara de los empleados cuando uno les preguntaba cual era la Misión de la empresa. La visibilidad de la Visión Terminado el periodo de armado de la Visión y el proceso de compartirla, el siguiente paso es no olvidarla. Esto se puede conseguir de distintas maneras. Por de pronto no sugerimos presionar demasiado sobre la Visión, con los entusiasmos propios de las cosas que se inician, porque esto termina por saturar a la organización, las personas se hartan de la Visión y terminan por resistirla. La Visión tiene que ser tratada como un elemento permanente y no como una campaña de publicidad. Para ello lo primero es colocar la Visión sola en diferentes lugares. Estos pueden ser desde la entrada del edificio hasta las oficinas generales o particulares. Las hemos visto en los teléfonos o encima de los escritorios. Creemos que la intensidad tiene que ser un equilibrio acotado. Si esta en las oficinas particulares tiene que estar en todas, desde el CEO y la sala de directorio hacia abajo; si está en los teléfonos tiene que estar en todos. Dicho de otra manera, la Visión no es una cuestión de jerarquías ni que hay que insistir mas en algunos lugares que en otros. La Visión es un asunto que compete a todos y más aun a los niveles mas altos que con sus actos influyen mas fuertemente sobre ella. Pero aparte de colocarla en algunas paredes, la Visión debería ser revisada cada año, no con la intención de cambiarla, lo que podría ocurrir, sino para analizar la medida en que estamos yendo en el sentido que nos habíamos propuesto. Lo importante es que la Visión no se convierta en un cadáver elegante de nuestras paredes.

La Misión y los Valores En el proceso que se ha planteado habitualmente, a la Visión sigue la Mision y a ella los Valores. Creemos que estos dos pasos deben eliminarse. La misión es en definitiva una exposición operativa de la Vision y tiene una tendencia a entremezclarse con ella. Si la Visión no se suele

recordar, la Misión no se recuerda nunca, porque es mas intrincada aun que la Vision. Nosotros proponemos un atajo hacia la realidad más que una nueva enunciación de deseos. En cuanto a los Valores, nos parece interesante enunciarlos, pero lo importante de los valores es ejercitarlos. Hemos visto demasiados casos en que a un principio declarado siguen actos de la vida cotidiana que se contradicen con estos. Así, como dijimos antes, se produce un efecto peor que si no declararamos nada. Los Valores serán enunciados en nuestro sistema como parte de la estrategia. La Estrategia no es una simple enunciación de ingeniería o mecanicista, sino que es la manera en que vamos a vivir y en este vamos a vivir están incluidos ineludiblemente, los valores que pondremos en practica, pero no en bonitas paginas de perfeccionismo, sino en las acciones hacia las que tenderemos, lo cual revaloriza el Valor, porque lo hace concreto.

CAPITULO SEGUNDO LA REALIDAD

De la exactitud de la realidad a la que arribemos depende toda nuestra vida futura. Si hemos sido generosos con lo que ocurre, nos encontraremos con que nos faltan elementos cuando nos decidamos a actuar. Si por el contrario somos críticos en exceso, nos encontraremos con que estamos repitiendo cosas que ya tenemos y produciremos no solo repetición, sino daño. Recordemos la Visión de Sony: Queremos ser una empresa que cree productos que estén presentes y sean reconocidos alrededor del mundo, que llevemos como primera firma japonesa productos al mercado de EE.UU. y los distribuyamos directamente, seamos exitosos en innovar en lo que las empresas de EE.UU. han fracasado,-por ejemplo los transistores de radio-, que dentro de cincuenta años nuestra marca sea tan bien conocida en todo el mundo como las que más y signifique innovación y calidad que rivalice con las compañías mas innovadoras en cualquier parte del mundo para que "Made in Japan", equivalga a algo bueno y no algo de mala calidad. Los elementos a analizar serían: Creación de productos Distribución en todo el mundo, pero distribución directa Prestigio de los productos "Made in Japan" Innovación Innovación en campos específicos de fracaso de EE.UU. Competitividad para estar en primera línea

En la década de los 50, Sony estaba en cierta poción en cada uno de estos capítulos. Ellos sabían donde estaban y podían describir con claridad cual era la situación en ese momento en cada uno de los mismos Tomemos el caso de ACME: "ACME es líder mundial en la prestación de servicios para la transferencia física de la especialidad, en un marco legal, sin averías, siendo los más veloces, dando satisfacción al cliente, logrando confianza y con personal comprometido con la empresa". Los elementos a analizar en este caso serían: Competitividad Técnicas de transferencia física de la especialidad Marco legal Averías Velocidad Grado de satisfacción Confianza del cliente Personal comprometido

Para establecer la Realidad, la empresa tuvo que analizar que hacían los principales puertos de la especialidad en el mundo, cuales eran las mejores técnicas disponibles en la especialidad, cual era el marco legal, que averías y que velocidad eran las de otros puertos líderes, cual era la percepción de satisfacción y confianza del cliente y del compromiso del personal y cual era la rentabilidad. Esto significó hacer mediciones de aquello que no se tenía y análisis de lo que se tenía. Cuales eran las técnicas que se estaban utilizando, como se estaba respecto del marco legal, cuales eran los índices de averías, cual era la velocidad para cada caso, como se percibía la satisfacción, la confianza o el compromiso, cuanto se ganaba. Esto lleva a analizar diferentes aspectos de la ley, distintos tipos de averías, velocidades diferentes segun el tipo de carga y de buque, requerimientos de los clientes, que no siempre son iguales, demostración de confianza a través de que actitudes, calidad de management, motivación, errores por incapacidad, delincuencia. Estas descripciones llevan pues a tener que definir elementos que no se habían tomado en cuenta, porque al buscar en profundidad se encuentran disquisiciones que antes no se habían hecho y que resultaban en definitiva en que se hablara con las mismas palabras de cosas ligeramente diferentes, pero suficientes para producir un grueso malentendido. Una vez terminado este ejercicio, si está bien hecho, se tiene un panorama importantisimo, cual es la realidad en la que estamos. Este ejercicio puede hacerse usando la técnica de señalar Fuerzas y Debilidades en cada uno de los puntos de la Visión. La ventaja adicional que tiene este método es que establecidas las Debilidades, prácticamente tenemos la Brecha. En definitiva la brecha entre la Visión y al Realidad estará definida por aquellos puntos en que estamos lejanos de la Visión y estos son aquellos que señalaremos como débiles en el ejercicio.

CAPITULO TERCERO

LA BRECHA La Brecha es la distancia entre la Vision que nos hemos propuesto y la Realidad que hemos analizado. Si la distancia es muy corta es porque hemos soñado en un vuelo rasante o porque hemos sido demasiado optimistas en nuestra descripcion de la Realidad. La Brecha entre Vision y Realidad tiene que ser amplia, porque la Vision es un sueño y la Realidad, como situacion concreta, es siempre algo alejado de un sueño. Para configurar esta Brecha se puede hacer el analisis de cada uno de los puntos de la Vision describiendo la Realidad en la que estamos o se puede tomar un atajo, que es analizar las Fuerzas y la Debilidades que tenemos en cada una de las afirmaciones de nuestra Vision. De esta manera tendremos un cuadro de la Brecha que tenemos. En el caso de una empresa de servicios la Visión quedo definida como Un equipo que trabaja para la satisfaccion del cliente, cuidando la seguridad y el medio ambiente lo cual se redefinió como Un equipo que trabaja para la satisfacción del cliente. Los elementos a analizar eran Equipo, Cliente y Seguridad y medio ambiente. El análisis de la Realidad se hizo utilizando el cuadro de fuerzas y debilidades

Equipo: Fuerzas Equipo nuevo Comunicacion mejorando Compromiso Objetivos claros Valores compartidos Equipo profesional Conocimiento del trabajo Debilidades Comunicación se corta entre 2°y 3°nivel Falta de credibilidad Se hace lo urgente y no lo importante Fijar prioridades Falta confianza Escuchar poco "Pasar la pelota" Falta conocerse

Analizando fuerzas y debilidades, tenemos los elementos en que seguramente vamos a tener que tomar accion porque son parte ineludible de nuestra Brecha: las debilidades. En el ejemplo se tomaban las que tenían que ver con una parte de la Visión pero la tarea continua con las

debilidades que tienen que ver con los otros campos de la Visión a la que se ha llegado, que en este ejemplo eran el cliente y la Seguridad y el medio ambiente. Pero el hecho de que las debilidades nos faciliten el descubrimiento de elementos en que estamos particularmente flojos, no significa que en la columna de las fuerzas estemos al nivel de lo que queremos en nuestra vision. Aun un equipo formado y maduro tiene con seguridad, el tema del mantenimiento de los conocimientos como un aspecto a tomar en cuenta para lo futuro. Y en otros aspecto ocurrirá que conviene aclarar, expandir o mejorar aspectos que siendo fuerzas no están al nivel al que quisiéramos que estuvieran. Con este plano por delante, es evidente que, respecto del tema del equipo, hay una lista de debilidades descriptas las que hay que ponerse a considerar para su mejora. Al mismo tiempo podemos ver que en la columna de las fuerzas hay elementos sobre los cuales trabajar. De la comunicación se dice que está mejorando. Esto significa que hay que ver que se ha hecho y en que sentido y con que método se quiere mejorar. Del equipo se dice que es nuevo, lo cual significa que hay que considerar si se deberían tomar acciones para hacerlo mas sólido más rápidamente. Se define que se comparten valores, pero sería una buena oportunidad para definir cuales son estos valores, porque estos serán con los que este grupo se manejará a partir de esta visión. Otro caso seria el siguiente: VISION EL DEPARTAMENTO DE INGENIERIA ES UN CENTRO DE ESTUDIOS PARA LA PROVISION DE LAS BUENAS PRACTICAS Y MEJORES PAUTAS TECNICAS, CON PLANIFICACION FLEXIBLE SEGÚN NECESIDADES, REPARACIONES CONSECUTIVAS A LA DETECCION, Y UN PROCESO DE RUTEO "ON LINE" DEL RECLAMO SEGÚN CALIDAD Y ENVERGADURA Y RESOLUCION COMPLETA DEL MISMO.

FUERZAS

DEBILIDADES

POSIBILIDAD DE CONTRATACION ROTACION DEL PERSONAL POSIBILIDAD DE CAMBIAR LOS PLIEGOS DEFICIT OPERACIONAL Y ORGANIZACIONAL DE LAS ACTUALES AREAS REGIONALES PREMIO A LA EFICIENCIA FORMAS DE LAS CONTRATACIONES ACTUALES CAPACIDAD DE ESTUDIO FALTA DE DESCRIPCION DEL PROCESO DE RECLAMO PRESTIGIO NIVEL BAJO DE CONFLICTO En este caso se puede hacer un analisis del mismo tipo que el anterioe, tomando las debilidades, sin olvidar las fuerzas, tanto en cuanto elementos en los que apoyarse, cuanto en posibilidades de mejora.

La brecha es el termometro de nuestra situacion y es la que nos ayudará a ver como vamos avanzando en nuestro camino hacia la Vision que deseamos.

CAPITULO CUARTO

LA ESTRATEGIA La estrategia tiene infinitas definiciones. Nosotros decimos que Estrategia es el arte de utilizar los medios con que contamos para lograr los objetivos que nos proponemos. La estrategia parecía ser una disciplina propia de los militares, lo cual era cierto en la medida en que se podía hablar de estrategia militar, pero cada persona, cada organización establecieron desde siempre sus estrategias sin saber que eso era lo que estaban haciendo. Después de la Segunda Guerra la estrategia llegó a las empresas. Lo hizo de dos maneras muy diferentes que fueron prácticamente contemporáneas. Una tendencia era a la gran planificación, que se iniciaba con la definición de estrategias, dentro de departamentos cerrados que albergaban a los planificadores de la empresa. La otra tendencia era al uso de ciertas técnicas para tratar de comprender y mejorar el sentido estratégico del management, técnicas que también utilizaban eventualmente los planificadores. Tendencias en Estrategia en la empresa

La planificación centralizada La tendencia a la planificación centralizada partía de la base de que la estrategia era una disciplina compleja y que la planificación no podía quedar en manos del management, sino que requería la intervención de personas versadas en sistemas, matemática, simulaciones y toda técnica sofisticada que permitiera una conclusión mas precisa que aquella que podía alcanzar el management. Esta tendencia tuvo la virtud de hacer intervenir mas niveles en la empresa para establecer los planes del año, pero tuvo el inmenso defecto de que era el resultado de la lucubración de personas que no estaban en la operación, que perdían muchos elementos de la realidad y que por fin no podían ser responsables de lo que habían propuesto, sino que la planificacion quedaba en manos de personas que lo recibían como algo extraño a ellos, fácilmente criticable y que producia una reaccion contraria a los planes. La planificación centralizada fue abandonada sucesivamente y en la década de los 80 ya no se utilizaba apenas, ya que las dificultades que planteaba en la operación final eran mayores que los beneficios que pudieran parecer que proveían los expertos en el tema. Esta dificultad se producía por la separación entre los teóricos de la planificación y los prácticos del management quienes tenían que ejecutar lo que los otros habían definido. Este divorcio, más allá de las bondades reales

que los expertos pudieran aportar, era más que suficiente para imposibilitar una operación eficaz y eso fue lo que ocurrió. En definitiva la estrategia volvió al management. Porter En Michael Porter se identifica la tendencia que surgió, tuvo y tiene un lugar en los procesos de estrategia de las empresas. En esta tendencia la cuestión no es tanto analizar la realidad o poner en marcha el poder intelectual de una elite, sino posicionarse en el mercado, buscar cual sea el posicionamiento que se tiene y que se desea, lo cual limita y enmarca la acción de la estrategia. Esta tendencia trajo a primer plano las opiniones de los estrategas y Sun-Tzu y von Clausewitz fueron los mas propagados. También se hizo un desarrollo de los diferentes tipos de productos y de la evolución que se debía esperar. Era el cuadro que señalaba

______________________________________ _____________________________________ P | | O alto | estrella | adolescente T_________|________________|_____________ E | | N | | C bajo | vaca lechera | perro I_________|________________|_____________ A | | L | | | alto | bajo __________________________|____________ PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO

Lo cual plantea que uno puede tener un producto adolescente que toma participación en el mercado y, se convierte en estrella, deberá esperar que con el tiempo se haga una vaca lechera que da buenos rendimientos sin futuro, a menos que en algún momento el producto resulte ser un perro y habrá que sacarlo rápidamente del mercado. Porter hizo hincapié en que, los costos y la diferenciación eran las claves de la competitividad. Esto significaba tomar en cuenta el poder de negociación de los proveedores y de los compradores. Pero tambien ponia su atencion en la amenaza de los nuevos participantes frente a los cuales había que levantar barreras de entrada y además la amenaza de los sustitutos, que por precio o por mercado, llevaran a los compradores hacia ellos. Porter trajo una visión mas económica y competitiva que tuvo mucho éxito y que, como ocurre con el SWOT y los escenarios, sigue siendo una mecánica de aproximación a la determinación de la estrategia.

La década de los 90

La estrategia pareció entrar en estado de expansión en la década de los 90 y ha habido una cantidad de opiniones diferentes, de tendencias y teorías que pueden estudiarse en los libros especializados, pero que no se han asentado como parte del management con la universalidad del SWOT y de los escenarios o las ideas de Porter y sus seguidores.

Eisenhardt

Eisenhardt plantea el problema de la estrategia en relación con el caos y con la dinámica de la época actual y propone reglas diferentes. Por de pronto considera que hay dos condiciones básicas para la estrategia, una el tiempo y la otra la estructura. Desde las primeras aproximaciones al problema de la estrategia, el tiempo era una parte componente, pero no una condición básica. Desde el primer momento la estructura era una definición de la estrategia y no una condición de la estrategia. El tiempo se ha vuelto condición de la estrategia porque el tiempo es mucho mas rápido de lo que era y una estrategia depende ahora mucho más claramente del tiempo necesario. Puede ser que en la condición actual no haya tiempo para la estrategia que se piensa. Por otro lado una estructura condiciona la estrategia porque no permite que se la cambie antes de poner en marcha la estrategia. Esto se podía hacer en otra época, pero no ahora y entonces la estrategia tendrá que tomar en cuenta cual es la estructura con que contamos para iniciarse de acuerdo y condicionada por ella. Despues,quiza, con mas tiempo pueda cambiarse. Es por esto que las empresas que se inician ahora en industrias dinámicas como la tecnológica, tienden a subdividirse y subdividirse para mantener una estructura que les permita actuar con la ligereza con la que quieran y necesiten hacerlo. Otra norma a la que hace referencia Eisenhardt es la tendencia a fijar pocas reglas y mantener libertad de acción entre ellas. Por ejemplo, Miramax, establece que sus películas tienen que ser sobre personas comunes pero con alguna característica especial y no deben sobrepasar los 20 millones de presupuesto. Entre estos parámetros cada jefe de división hace lo que le parece. Otra cosa que señala es que no hay que empezar algo porque se termino algo. Una encuesta de mercado no significa que haya que lanzar el producto aunque sea bueno, sino que significa que hay que mirar si es el momento oportuno. Para cada producto hay que pensar en otros elementos que le den sinergía. El caso mas claro es el de Disney, quien gana lo mismo que los demás con las películas, pero hace una diferencia fundamental con los elementos que le agrega a cada película. Eisenhardt privilegia la intuición que surge de haber hecho algo muchas veces, ya que esto implica que se sabe hacer mejor y mas rápidamente, si se ha hecho con éxito. El management, dice, es hoy como una jam-sesion: todos saben cual es el ritmo, cada uno toca su parte como mejor le parece y nadie sabe donde van a terminar exactamente, pero esto no les preocupa.

Las tecnicas habituales

Para definir las estrategias, dos técnicas son tradicionalmente de utilidad: los escenarios y el SWOT (Strenght, Weakneses, Opportunities, Threats) traducido como FODA. Los escenarios nos permiten ubicarnos en las diferentes posibilidades que tendremos delante nuestro dentro de un cierto tiempo que determinaremos. El SWOT nos permite luego analizar cuales son las Oportunidades y Amenazas que podemos esperar de cada escenario y cuales son nuestras Fuerzas y Debilidades frente a ellas. La dirección que tomaremos tiene que ver con cuales son las Brechas que tenemos. Es probable que algunos escenarios favorezcan que mejoremos en algunas brechas mas rápidamente que en otras y esto tenemos que aprovecharlo, porque es una oportunidad. Algunos manager prefieren tomar el camino que ellos desean, en primer lugar, olvidando la Vision. En todo caso, se define una estrategia. Veamos las dos técnicas básicas, los escenarios y el SWOT. La de los escenarios es una técnica que ha persistido a lo largo del tiempo. La técnica de escenario parte del reconocimiento de la realidad externa y sus posibilidades. Es habitual que se plantee en varios campos y en distintas posibilidades. Podría sintetizarse en el cuadro siguiente:

Escenario

Politico,social y económico | industria/servicio| ______________________________|___________________|_ Mundial | local | global | local | _________________|_____________|__________|_________|__ Mas optimista _____________________________________________________________________ Mas probable _____________________________________________________________________ Menos probable _____________________________________________________________________

La intención es hacer un cuadro de situación. Este cuadro de situación debería considerar las diferentes posibilidades que se pueden dar en los campos señalados y en otros que se consideren necesarios. No conviene hacer un cuadro tan complicado que sea difícil de abarcar. Para este cuadro de situación se puede recurrir a la presencia de especialistas que den sus puntos de vista en reuniones sucesivas. Con estos elementos el management esta en condiciones de desarrollar los escenarios. De estos escenarios surge el SWOT. Temas de baja probabilidad de ocurrencia pueden ser sin embargo de alta amenaza y esto aparece claramente cuando se van desarrollando los escenarios. Hemos señalado como conveniente el análisis de tres niveles de escenario, lo que se ha hecho habitual para flexibilizar el análisis de alternativas.

El SWOT nos plantea el análisis de lo que ocurre afuera y de lo que nos ocurre adentro. Por un lado nos impulsa a analizar cuales son las Oportunidades que el medio nos presenta y cuales son las Amenazas que nos pueden aparecer o que existen en el exterior. Por otro lado nos da un espacio para analizar nuestras Fuerzas y nuestras Debilidades. El OAFD, mas fácil como SWOT o como FODA, tiene un proceso de trabajo en grupo o individual. La ventaja que tiene es que puede involucrar fácilmente al management y entonces logra que el proceso sea parte de los que operan. El SWOT se puede concretar como una forma de brainstorming donde los participantes van dando ideas sin criticar, primero sobre las amenazas y oportunidades y luego sobre fuerzas y debilidades. Después se analiza la consistencia de los aportes y la coherencia entre los aportes hechos en las cuatro partes. Otra aproximación es que cada persona haga su propio análisis y luego se discuta en conjunto. El gráfico que se puede desarrollar para este proceso es ejemplificado en la pagina siguiente EJEMPLO DE ESCENARIO Y SWOT ESCENARIO AFIANZAMIENTO DEL MERCOSUR AUMENTO DE EXPORTACIONES TERCERIZACION DE PROCESOS LOGISTICOS ESPECIALIZACION DE LAS EMPRESAS PRODUCTORAS COMPETENCIA DESLEAL CERTIFICACION DE SERVICIOS POSIBILIDAD DE CRISIS EN LA ACTIVIDAD CARESTIA DEL CREDITO A LAS PYME

SWOT

AMENAZAS CONCENTRACION DE CLIENTES INESTABILIDAD DEL PAIS SUSPENDER ATENCION DE CLIENTES INCERTIDUMBRE POR DECISIONES DE ADUANA PENALIZACION AL COMERCIO EXTERIOR

OPORTUNIDADES UNIDAD DE NEGOCIOS DESARROLLO DE LOGISTICA REACTIVACION ECONOMICA

POSIBILIDAD DE RESISTENCIA ECONOMICA BUEN POSICIONAMIENTO COMPETENCIA CERCANA A LA QUIEBRA DISTRIBUCION PUERTA A PUERTA AMPLIAR ZONA GEOGRAFICA

FUERZAS COSTOS CONTROLADOS INFORMACION UBICACIÓN GEOGRAFICA ADAPTABILIDAD A REQUERIMIENTOS EQUIPAMIENTO DISPONIBILIDAD DE ESPACIO DIVERSIDAD DE SERVICIOS EXISTENCIA DE UN DTO. COMERCIAL TARIFAS COMPETITIVAS ADAPTABILIDAD A REQUERIMIENTOS INFRAESTRUCTURA MAQUINARIAS OPINION DE CLIENTES SECTORES CON BUENA COORDINACION INTERNA

DEBILIDADES HORIZONTE DE DECISION RESTRICCION DE CAPITAL ALQUILER ALTO BAJO VOLUMEN DE PRODUCCION CAPACIDAD DE ALMACENAJE CUBIERTA ATENCION AL CLIENTE BAJA EFICACIA DE VENTA COORDINACION ENTRE SECTORES CAPACITACION BAJA CANTIDAD Y CALIDAD DE MATERIALES OPERATIVOS Y MANTENIMIENTO DOCUMENTACION Y CONOCIMIENTO DE ERRORES DEMORAS EN LA FACTURACION FALTA DE PROCEDIMIENTOS EN CIRCUITO OPERATIVO Y CONTROLES SEGUIMIENTO DE PROBLEMAS DE CLIENTES

O sea que mientras con las Amenazas y Oportunidades estamos mirando hacia el Escenario que nos hemos propuesto, con las Fuerzas y Debilidades estamos mirando nuestra situacion frente a la realidad que estimamos. De esta manera podemos definir la Estrategia que querremos seguir.

Las formas de la organización

Las estrategias definidas por una empresa, se concretan en la forma de organización que adoptará para poder cumplir con esos objetivos o la que ha heredado y que está condicionando la estrategia. Hay cuatro modelos de organización que se han desarrollado. Son los siguientes: * Organización funcional Este es el modelo de organización con que comenzaron las empresas, donde cada grupo se hace cargo de algunas tareas especificas a su función, tales como comercialización, producción o finanzas y que sigue siendo útil en modelos poco complejos. * Organización divisional Este es el modelo que ideara Sloan, presidente de General Motors en la década del 20. Al idear esta forma de organización impulsó fuertemente la ampliación de las empresas, colaborando esencialmente a que las empresas se internacionalizaran. Al Gerente General reportan Directores que tienen la responsabilidad de cada uno de los productos o territorios.Los Directores pueden tener debajo de ellos las funciones asesoras, como finanzas, recursos humanos, relaciones institucionales o estas funciones pueden reportar directamente al Gerente General. Esta organización es útil para empresas con territorios muy extendidos o con productos diversos que requieren tecnología diferente.

* Organización matricial La matriz es una organización con un líder, que está compuesta por personas de diferentes especialidades y niveles que se constituyen para la concreción de un proyecto, que una vez concretado, se disuelve. Se comenzó a usar en la década del 50 y resultó muy útil en proyectos. Esta organización es útil para la concreción de lanzamientos de nuevos productos o innovaciones que requieran la participación de mas de un sector de la empresa. * Organización en red Los miembros de la organización están en gran medida en otras organizaciones, conectados con la empresa en forma independiente y trabajan sobre la base de proyectos. Tambien pueden ser empleados en relacion de dependencia. Esta es una forma que se ha incrementado con la aparición de Internet y el e-mail. También con la tendencia a que las personas puedan trabajar en su casa.

Linea y staff

En todas las organizaciones hay dos tipos de grupos: la línea y el staff. Se han hecho muchas distinciones entre uno y el otro. Creemos que la más concreta y facil de manejar es que: - Línea es el grupo de personas que trabaja en el objetivo final para el que la empresa existe. - Staff son basicamente los grupos que existen para ayudar a la Linea a alcanzar los objetivos basicos de la empresa. Asi en una empresa de produccion y venta, estos dos sectores seran linea. Pero, por ejemplo, mantenimiento será staff. En una empresa dedicada al mantenimiento de terceros, mantenimiento es linea y si producen alguna pieza para sus clientes, produccion será staff. En la primer empresa, Recursos Humanos sera staff, pero en una empresa consultora en recursos humanos, Recursos Humanos sera linea y mantenimiento será staff. Esta distincion es importante para que sea claro quien tiene el poder y la responsabilidad por las decisiones finales que hacen a la operación y evita conflictos que han sido muy duros en muchos casos.

La delegación La delegacion es la relacion mas dificil en una empresa: uno le cede parte del poder que tiene a otro y termina siendo responsable por lo que ese otro haga. De sus exitos será participe como lo será de sus fracasos y éstos lo pueden llevar a terminar su carrera o a perder el puesto. Hay una tendencia a decir de algunas personas que no delegan. En realidad eso no es cierto, ya que estan delegando, pero lo hacen mal. La delegacion es de vital importancia para el manager. Dependiendo de como delegue podra tener más o menos personas a su cargo, ya que quien delega mal aumenta el nivel de conflicto e impide que las tareas se desarrollen de una manera eficaz y aceitada. El aumento del conflicto hace perder tiempo, dificulta la concrecion de los objetivos y significa el fracaso del grupo. Quien delega correctamente en cambio, logra una buena coordinacion entre sus suspervisados y consigue que mas personas trabajen en su grupo, con lo cual tiene mejores posibilidades de lograr mas objetivos a un menor costo personal y organizacional. La forma correcta de delegar se inicia en el momento en que una persona ocupa una posicion nueva para élla, bien porque ha ingresado a la empresa, porque el puesto se ha creado o porque ha sido transferida de otro a ese puesto. Cuando cualquiera de esas cosas ocurren, la persona suele ser ubicada en su escritorio y en muchas empresas se le hacen conocer los detalles cotidianos del lugar, desde el sitio donde estan los baños, hasta ciertas caracteristicas del trabajo. Pero no es habitual que se lleve a cabo una tarea de delegacion. Las empresas que tienen un proceso de induccion no abarcan ese punto, que corresponde en realidad al jefe. Si la persona nueva comete algun error se la justifica: es nueva, se dice. Pero el daño hecho es ya parte de la empresa, la perdida ya la ha sufrido la empresa. La cuestion a plantearse es porque esa persona no estaba entrenada de manera que no se produjera ese error.

Por eso sugerimos seguir ciertos pasos para delegar. Somos conscientes sin embargo que hay tareas que estaban haciendo otros mientras se esperaba que se produjera la llegada del nuevo empleado y ahora esos otros quieren transferir las tareas rapídamente al recien llegado. Tienen razon. Lo que ocurre es que se le tiran las tareas al nuevo empleado quien tratara de cometer la menor cantidad de errores posible, aunque a un alto costo de adrenalina y angustia. Sugerimos pues seguir los pasos de la delegacion que proponemos, aunque quiza tengamos que convivir con el hecho de que otras tareas solamente se iran sumando al proceso mas tarde. Los pasos de la delegacion son: 1) darle al nuevo empleado la Vision del sector y si no existe, explicarle para que está el sector, quienes son sus clientes internos y a su vez de quien es cliente, es decir, darle sentido a la tarea que la persona nueva llevará a cabo; 2) ver la descripcion de las funciones o hacer una lista de las cosas mas importantes que debera cumplir; 3) elegir un grupo de tareas y entrenarla en ellas; establecer un tiempo para que las haga y fijar tiempos de revision si el tiempo fuera largo. Estos tiempos podran ser dos horas o un mes según la complejidad de la tarea; 4) terminado el tiempo, si la persona hace bien el trabajo, se seguirá con un segundo grupo de tareas, haciendo lo mismo, entrenamiento y fijacion de tiempo; si no lo esta haciendo bien, ver que pasa, corregir, reentrenar, hacer el seguimiento; 5) en cada uno de los pasos tiene que quedar en claro para el nuevo empleado cuales de esas tareas puede hacer sin pedir autorizacion; pedir autorizacion puede ser una pregunta, una seña, un comentario. El supervisor tiene que esperar y desear que el empleado haga la mayor cantidad posible de tareas sin pedir autorizacion, porque esto le dará a él más tiempo para hacer otras cosas. En todo este tema de la delegación hay que enfrentar el hecho de que nuestro colaborador cometerá errores y que si reaccionamos de manera extemporánea o si le sacamos la delegación y lo hacemos nosotros o se lo pasamos a otro, lo único que conseguiremos será perder más tiempo. En la delegación nos estamos jugando nuestra propia carrera y nuestro puesto. Estamos poniendo nuestra vida profesional en manos de otros. Esto hace de la delegación una cuestión particularmente difícil. La ventaja es que si la hacemos bien tendremos mas mentes y manos y ojos que si estamos solos. La desventaja es que si la hacemos mal habremos puesto en mayor riesgo nuestra carrera profesional y nuestro puesto. La delegacion se basa en dos principios: 1) la confianza de uno para con el otro, porque ambos supervisor y supervisado tienen que confiar en el otro; 2) la sorpresa gerencial, que significa que cuando algo no funciona como es debido hay que hacerlo saber con tiempo a nuestro jefe, de manera que él pueda ayudarnos o renegociar a su vez los terminos del compromiso que tenga con sus jefes. Si no le damos esa opción y le avisamos a ultimo momento, no importa cuan buenas sean las razones para justificar la falta de cumplimiento, no hemos cumplido y él seguramente quedará a su vez sin cumplir con su superior, con el cliente o con quien fuera.

Este principio de sorpresa gerencial, es para mí de la mayor importancia porque es el que permite que el supevisor quede tranquilo y pueda aumentar la confianza y permite que el supervisado sepa que no tiene que llegar hasta el limite de los tiempos para cumplir, sino que su jefe le abre la posibilidad razonable de que recurra a él en caso de necesidad, con tiempo suficiente para que las cosas sigan adelante.

CAPITULO QUINTO LOS OBJETIVOS Y LOS PLANES

Si el sistema de objetivos es una carpeta bellamente encuadernada que reposa en alguna gaveta o en algún cajón, no nos sirve más que para haber perdido tiempo. Algunas de las ventajas de los objetivos de los sistemas de objetivos son que permiten * Facilitar el cumplimiento de las estrategias * Establecer acuerdos de accion * Mejorar la coordinacion * Mejorar las comunicaciones * Tener medidas objetivas para asegurar el hecho del cumplimiento * Disminuir los costos invisibles que producen los malosentendidos * Remunerar en forma variable Y por sobre todo el sistema de objetivos facilita una de las cosas mas dificil de conseguir que es que las personas acuerden ir en una direccion determinada y comprendan que es lo que se busca lograr. El alineamiento, que de eso se trata, es seguramente la ventaja mas importante de un sistema de objetivos.

Un sistema de objetivos esta compuesto básicamente por los siguientes elementos: 1. Numero de orden, que permitira tener una referencia para los planes 2. Importancia relativa del objetivo, en terminos de porcentaje de incidencia 3. Descripción del resultado que se busca alcanzar 4. Personas que no están en nuestra organización, a las que requeriremos su colaboración 5. Recursos extraordinarios o que no estén en nuestro presupuesto 6. Tiempo de cumplimiento y tiempos de revisión si los hubiere 7. Modo de medir el cumplimiento o indicador Los objetivos no son siempre simples. Algunos pueden enunciarse en una sola afirmación, pero otros requieren de puntos intermedios o de acciones muy diferentes que convergen para obtener el resultado.

En estos casos sugerimos la fijación de planes, los que, con el mismo esquema básico del objetivo, desarrollan los resultados que hay que alcanzar. Sugerimos mantener ambos, objetivos y planes, físicamente juntos, para que las observaciones puedan ser hechas fácilmente y al mismo tiempo.

Como completarlos Los objetivos parten de las estrategias y las estrategias de la brecha hacia nuestra Vision. No podemos cerrar todas las brechas en un año. Cada año elegiremos cuales son las que vamos a cerrar, cuales las que vamos a disminuir y cuales no moveremos. Y este proceso es anual, porque sigue el año fiscal de la empresa, al final del cual se llegan a ciertos resultados, que aunque parecen solamente ser economicos, en realidad son tambien otra gran cantidad de cosas que se suman para la mejora de la organización en el futuro o para su deterioro. El proceso se inicia completando el formulario en cada uno de los puntos que corresponden. El mecanismo es indiferente a esta tecnica. Cuando se pone en marcha un sistema de objetivos surge la pregunta de cual debería ser ese nuevo proceso. Esta es una discusión inútil, porque en definitiva, antes de existir los objetivos se acordaban acciones. Si esas acciones se hacían tomando en cuenta la opinión de los intervinientes o por decisión superior, esa cultura permanecerá. Los objetivos no cambian esa parte de la cultura. La diferencia fundamental que establecen es que las acciones quedan por escrito y sirven para el control posterior y este hecho opuede ser que influya para que los superiores jerarquicos den mas espacio a los supervisados pero puede ser que no lo hagan, lo cual no quita valor al sistema de objetivos por sí mismo.

Elementos del proceso

* Cada objetivo debe ser descripto con una frase que se inicie con un verbo en tiempo infinitivo, ya que esta forma el da a la frase sentido de acción y no de suposición, pensamiento o consideración. * La redacción del objetivo tiene que ser hecha de tal manera que no dé lugar a dudas acerca del propósito. * Los objetivos son de dos tipos: cumplimiento de metas expresables en números mejoras de situaciones personales o grupales * Conviene que no sean muchos (3 a 8), ya que sino se dificulta el cumplimiento tanto cuanto el seguimiento. * Los objetivos que se elegirán tienen que ser medibles y esta es una condición básica. Un objetivo que no se pueda medir es una manifestación de deseos y seguramente una fuente de conflictos, no un objetivo.La medición de los objetivos de los puestos de línea son siempre mas fáciles que los objetivos de los puestos staff. Un jefe de fabrica tendrá que fabricar tal cantidad de elementos. Pero a un jefe de finanzas le resultará mas dificil encontrar indicadores contra los que medirse. * Cada objetivo debe tener tiempos claros de cumplimiento y de revision. * El proceso del formulario se inicia con el acuerdo, bajo el estilo que sea habitual, entre supervisor y supervisado, acuerdo que tiene que ser refrendado por el jefe del superior.

* En el formulario que se propone, el reverso está en blanco para permitir hacer las anotaciones de los cambios y acuerdos que se hagan durante el año. *Cada objetivo debe contar con el apoyo de quienes deberan aportar para su cumplimiento * El formulario de Planes, es similar al de Objetivos, con la referencia en el encabezado del Objetivo del que forma parte y sin el porcentaje de incidencia, ya que se trata de una sucesion de acciones, sin modo de medir, ya que se trata de acciones muy especificas y sin espacio para las revisiones periodicas, porque esto es exclusivo de los objetivos y los planes señalaran eventualmente el avance del objetivo, pero no el suyo en particular.

Formulario de objetivo

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Formulario de planes

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Una de las resistencias que tienen los sistemas de objetivos es que las personas se dan cuenta de pronto que sus resultados dependen en alguna o en mucha medida de que otros hagan ciertas cosas. Esto es así, no porque el objetivo sea perverso y nos deje en manos de terceros, sino porque en realidad estamos en manos de esos terceros. Si ellos, debidamente acordada su intervencion, no cumplen con su parte, no podremos ni deberemos ser responsabilizados por el incumplimiento del objetivo y este hecho tiene que quedar bien claro en la mente de quienes intervengan, porque sino se resistiran por todos los medios posibles, en general pasivos.

Control gerencial

Los objetivos son la base de la acción de la estrategia y del control gerencial. Sin objetivos es prácticamente imposible hacer un control gerencial efectivo, ya que estará basado más en sensaciones que en hechos concretos. De esta manera será mas una evaluación subjetiva que un control gerencial. El control periodico de los objetivos se solía hacer en forma trimestral. La velocidad de los acontecimientos ha hecho que en distintas empresas se promueva la revision mensual o bimestral. Cuando se hace una reunion mensual del grupo, es posible tener la hoja de objetivos y planes como parte del trabajo que se está haciendo y revisar si en la reunion se estan considerando. Al hacer el control periodico de los objetivos nos encontraremos con que algunos estan en termino y otros no. Nos encontraremos con que estos ultimos tendran poca o mucha variacion respecto del punto en que deberian estar. Cuando se esta en termino y cuando la diferencia es pequeña, no suele haber demasiados problemas. Cuando la diferencia es mayor, se suelen producir una de dos situaciones:

1) El supervisor insiste en mantener el objetivo original 2) Supervisor y supervisado acuerdan nuevos terminos que pueden llegar a la eliminacion del objetivo. Estas situaciones son muy delicadas. Mantener un objetivo puede ser un acto de autoridad pero puede ser inutil o aun perjudicial. Las situaciones cambian y hay momentos en que algunos objetivos no solo pierden importancia, sino que puede ser perjudicial cumplirlo. Si este no es el caso, la modificacion del objetivo debe ser cuidadosa, porque sino se puede convertir en un elemento que depende de la habilidad del supervisado para cambiar el objetivo de acuerdo con sus necesidadees personales, hasta llegar a fin de año resultando que ha cumplido con el objetivo, pero que en el final del periodo no tiene nada que ver con lo que originalmente se planificó.

CAPITULO SEXTO LAS PRIORIDADES

Tenemos quizá muchas prioridades, sobre todo en las empresas donde todo es urgente o donde no se prioriza nada. Pero lo importante es que nos fijemos unas pocas,quiza dos, para que al final del día tengamos en claro que hemos hecho lo que nos habíamos propuesto en la construcción de todo ese proceso que nos guía el sueño que tenemos. El mundo que nos rodea va en contra nuestro en este asunto. Cargamos con el mito de que solamente un hombre muy ocupado es un ser productivo que puede tener autoestima. Así corremos y nos llenamos de asuntos que tratar que se convierten en innumerables prioridades que nos acucian, nos hacen sentir contra las cuerdas y nos hacen creer que no somos capaces de enfrentar tanta tarea, palabra que se nos convierte en una verdadera pesadilla. Y sin embargo ambos mitos están equivocados Como si estos mitos no fueran suficientes, las tecnicas de comunicación han vuelto la cuestión de nuestros tiempos en una cuestión crucial y el futuro nos muestra que va a ser mas grave, porque la tecnología de comunicaciones avanza más allá de los deseos de los miembros de las empresas. Y ya sabemos que toda vez que nos hacen saber que hay un nuevo aparato que nos ahorrara tiempo, eso quiere decir que tendremos menos tiempo, mas información y mas presiones. Por esto es importante que nos administremos con mayor conciencia que lo que se hizo en el pasado. Lo cual empieza por fijarnos prioridades diarias o semanales, pocas y concretas que vamos a cumplir sabiendo que los demás ocupan gran parte de nuestro día; podemos considerar que este estar abierto a los demás pueda ser alguna de las prioridades, pero no vamos a empezar el día a la espera de lo que venga, ni vamos a empezarlo con una lista de 30 prioridades. El primer caso es un hombre angustiado y entregado a un destino nefasto que le dice que no bien abra la

puerta, va a ser fagocitado por sus congéneres que lo van a absorber todo el día para terminar su horario con la sensación de un trapo usado; el otro es un hombre enfermo y angustiado por la libreta donde anota las sucesivas prioridades que crecen comiéndole el hígado. Uno de los sinsabores que van minando nuestra vida es esa sensación al final de un largo día de trabajo de que no hemos hecho nada valido, que hemos hecho muchas cosas, pero nada que nos haga sentir útiles o esa otra sensación de que nos quedan decenas de cosas pendientes, todas importantes, a las que no estamos dando la atención debida...o ambas sensaciones a un tiempo. La acción primera pues es: 1- fijarse prioridades cada día, una o dos, pequeñas, pero que sepamos que está en nuestra mano poder conseguirlas. 2 - hacerlo por escrito, porque las cosas se ven de otra manera cuando se escriben y porque es una manera de diferenciarlas claramente, tenerlas en blanco y negro durante el día y no dejarlas solamente en los contenidos de nuestra mente. Al final del día con todas las demás cosas que hayamos hecho, nos encontraremos con la satisfacción de que nuestro plan del día se cumplió. Llenar nuestra agenda con muchas actividades es válido si van después y además de las prioridades del día. Sino son una forma de masoquismo.

CAPITULO SÉPTIMO LA INFORMACIÓN Y LAS RELACIONES La administraion del tiempo fue siempre considerado un tema secundario. Quienes daban entrenamiento sobre este asunto tenian que luchar con la indiferencia de la mayoria de las personas, que consideraban el tiempo como un elemento dado, ni siquiera como un recurso. Las cosas han cambiado. El tiempo, no solamente se ha convertido claramente en un recurso como siempre fue, sino que se ha convertido en un recurso cada vez más escaso. Su escasez no se debe a ningun hecho exótico sino a los inventos en materia de comunicaciones. Esta razon es la que nos debe prevenir acerca de la situacion futura, ya que las mejoras en las tecnicas de comunicación continuaran y cada una nos hará mas corto nuestro tiempo, aunque parezca que lo amplía. De hecho mejoras como el telefono celular han terminado con el tiempo disponible de millones de personas. Los inventos anunciados para el futuro mas cercano, nos hacen saber ya que tendremos menos tiempo disponible aunque sea con mejor vision y audicion, desde lugares lejanos.

LA INFORMACIÓN

Para quien recibe la información por escrito o para quien ha caído en el pantano del e-mail, la resolución es parecida. Es cierto que los mail han producido el efecto del "copy to", porque agregar diez o veinte personas más a nuestro mail es muy facil. Con lo cual, como todo el mundo hace lo mismo, llenamos las bandejas de entrada de los demás de decenas de mails, y los demás nos retribuyen llenando nuestra bandeja de entrada de decenas de mails. Lo peor de esto es que quien abre su mail y se encuentra con cuarenta notas, teme que en cada una de ellas haya alguna tarea que debe cumplir o algún dato que deba conocer. Entonces, empujado por el tiempo que se le va, el receptor de tanta información, recorre ansiosamente la lista, mira algunos y termina por dejar la maquina porque tiene una reunion, con la desagradable sensación de que hay por lo menos veinte mails que debería de haber visto. La acción primera es tener una táctica para enfrentar esta angustia inicial; la segunda es tomar una acción más amplia. La táctica es abrir la correspondencia o el e-mail y adoptar el TATE. Esto significa 1)T 2)A 3)T 4)E irar todo lo que no vamos a usar rchivar enseguida lo que queramos conservar ratar aquellas cosas que queremos tratar nviar lo que deben tratar otros.

* Para tirar tenemos que tener espíritu drástico. Si empezamos a dudar, el tiempo se nos irá y terminaremos guardando información que nos llenará de dudas hasta que por fin la tiraremos, mucho después. * Lo que vayamos a archivar mandarlo de inmediato a archivo, no dejarlo para mirarlo despues. * Lo que haya que tratar podremos considerarlo en ese momento o colocarlo en bandeja aparte para tratarlo en otro momento. Podemos poner un tiempo en que lo trataremos o podemos citar a una reunion * Por ultimo tenemos que enviar a otros con cortas notas de cual es nuestra intencion al mandarles esa informacion. Esto tenemos que aplicarlo en un entorno que deberia cubrir los siguientes aspectos: 1) Tener la entereza de cerrar nuestro mail. Alguien dijo una vez en un curso: "Si no me llama nadie es como que no existo: tengo que tenerlo abierto". Podemos acordar con nuestro jefe o con otros que cuando es aa¿lgo urgente no se use el mail. 2) Abrir el mail y ver la correspondencia a primera hora y al mediodia. Se puede agregar otro momento antes de irnos pero no es mas util para estresarnos que para tener tiempo para dar una solucion.

3) Fijar tiempos específicos. Pocas personas dedican media hora o una hora al comienzo del día a su mail y a su correspondencia. Si tuvieran ese tiempo agendado como parte natural del trabajo, no tendrían que vivir angustiados por no poder atenderlo debidamente. 4) Decidir la posicion politica. Se puede acordar que no nos envíen copias a menos que efectivamente tengamos que involucrarnos en el asunto en forma directa. Esto es temido por muchas personas que prefieren tirar mails a quedar "afuera del circuito". Entonces no hay que quejarse. Cada uno sabe que prefiere. Lo que no hay que hacer es querer estar sobre-informado y al mismo tiempo no usar alguna parte del día para chequear la situación política, que de eso es lo que se trata. Aunque se suele decir que en las empresas no debe de haber politica, el hecho de la relacion humana produce la aparicion necesaria de la politica. Decir lo contrario es naif o hipocrita. Y cada uno sabe que es lo que mas le conviene en cada empresa, en cada puesto.

LAS RELACIONES Cuando empezamos nuestro dia, comenzamos una larga y cotidiana accion de relaciones con los demas. Lo mas importante de estas relaciones esta en las Comunicaciones Entrevistas Reuniones Presentaciones Interrupciones

Comunicaciones Toda relación implica comunicación. Tendemos a creer que nos comunicamos bien y que los demás son los que no nos entienden. Ahora bien, conocemos y nos comunicamos a traves de nuestros sentidos. Esta es la unica forma que tenemos para contactarnos con el mundo que nos rodea. Nuestros sentidos estan activados por el sistema nervioso que es el que a partir del cerebro nos da informacion, elabora conocimientos, activa nuestras glandulas y musculos. Este sistema nervioso tiene cien millones de conexiones con el exterior y tiene diez billones (en sentido latino, no sajon), de conexiones internas. Esto quiere decir que tenemos una cantidad billonaria de conexiones, celulas que crecen dentro de ciertos parametros pero no identicos, en cada uno de nuestros cuerpos. Esto por sí mismo ya establece una diferencia entre cada ser humano que no debemos ignorar. Despues cada uno de nosotros tiene genes diferentes, nace en lugares y tiempos distintos, en familias diferentes, tiene infancias disimiles, experiencias particulares, es decir que en materia de comunicaciones lo primero que hay que tener en cuenta es que el otro, cada otro, es distinto a nosotros y tiene sus propias reacciones, reacciones que nunca conoceremos del todo y que ni siquiera él mismo conocerá del todo.

Por esto cada acto de comunicación tiene la importancia de ser un acto unico, entre dos o mas seres unicos, que no se conocen ni a sí mismos y que intercambian informacion de distinta clase en ese momento que no se repetirá. A esta limitacion y al mismo tiempo importancia, se suma el hecho no discutido ya, de que los seres humanos no podemos conocer las cosas, plantas, animales y personas que nos rodean. De cada uno podemos advertir lo que se nota, lo que se expresa, el "fenomeno". No conoceremos nunca la mesa, el clavel, el perro, sino tan solo lo que notamos. Y aquí otra vez es claro que cada uno de nosotros advierte cosas diferentes de cada ser o elemento y aun en las tonalidades del color que percibimos, no somos identicos. Para continuar este cuadro del tema de la comunicación, con nuestros sentidos vamos acumulando experiencias, algunas positivas y otras negativas. Las experiencias agradables tendemos a repetirlas, las desagradables tendemos a rechazarlas. Como la emoción se produce también en el cerebro, lo mismo se aplica a las emociones. Hemos aprendido a adoptar algunos mecanismos y conductas desde que nacemos, pero no utilizamos otros; hemos dado prioridad a algunas necesidades sobre otras: estas conductas y estas actitudes las negociamos a través de la comunicación. Creemos que este cuadro es suficiente para poder advertir que a partir de estos datos basicos que cada uno tiene y los que va acumulando, cada uno de nosotros inventa su realidad, una realidad que no es igual para los demas. O sea que cuando nos comunicamos con una persona, no solamente existen diferencias fisicas obvias, sino billones de neuronas tejiendo una red que no es identica, advirtiendo lo aparente de un mundo desde un punto de vista fisico diferente para cada uno, pero tambien diferente en lo emocional, porque partimos de genes y experiencias diferentes que nos van haciendo seleccionar lo que miramos, lo que pensamos, lo que creeemos, lo que aceptamos. Y cada uno de nosotros, en esta incierta situacion, tiene que actuar de tal manera que el otro lo reconozca. Desde la asimetria, desde la dificultad de las diferencias, los seres humanos necesitamos ser reconocidos para ser. Nosotros somos en el espejo de los demas. El ser humano aislado queda bloqueado en su silencio. La comunicación es pues mucho mas compleja de lo que aparenta ser, tiene muchos mas elementos que los que parecen y el primero de ellos es que estamos en comunicación permanente con los demas, no podemos dejar de comunicarnos y cuando pretendemos no comunicarnos, estamos igualmente dando un mensaje, es decir, comunicándonos.

Algunos elementos de la comunicacion

Tanto el que emite cuanto el que recibe deben traducir constantemente del uno al otro. Si no prestamos atención a esto cada uno dice cosas propias, diferentes y desconectadas del otro. La cuestión que importa es lo que el otro entiende y no lo que hemos querido decir, porque si nos centramos en nosotros y en lo que queremos decir, es probable que tengamos una comunicación equivocada. Por esto también lo que importa es cual es la respuesta que queremos obtener, no la pregunta que queremos hacer, porque al pensar en la cuestion que es nuestro objetivo, nos centraremos en que el otro entienda que es lo que estamos buscando.

De todos estos temas el que mas nos cuesta en la comunicación es escuchar. Los seres humanos tenemos una tendencia a la verborragia y a poner la cara. Pero pocas veces escuchamos. No estamos acostumbrados a hacerlo, porque nos parece que si escuchamos seremos invadidos por el otro y podremos perder la iniciativa o la discusión. De hecho las cosas son exactamente al revés y es más probable que perdamos una discusión o que seamos invadidos por no escuchar. Porque escuchar es no solo oír las palabras y atender a lo que se dice, sino es prestar atención a todo lo que esta implicado en eso, desde los gestos a los silencios, pasando por los lugares y las personas que, en todos los casos ocurren o están, o no ocurren o no están. Tomar en cuenta al tercero no es un acto de bondad, sino un acto de utilidad, porque si no lo hacemos, no sabremos donde estamos parados en la vida, lo cual es más en interés nuestro que en el de otro. Hemos hecho alguna referencia a las comunicaciones paralelas que terminan en malentendidos. Pero el tema en estos casos es más el conflicto latente -o explícito-, que la comunicación como elemento en sí mismo. Tendemos a depositar en la comunicación problemas que son propios de las actitudes y de las creencias. No es que nos comuniquemos mal, cuanto que nuestras actitudes o creencias son contrarias a las del otro y esto nos lleva al conflicto o al malentendido. Por esto muchas veces cuando he considerado el tema de la comunicación he colocado en un segundo termino la comunicación como problema especifico y más bien me he preocupado por ver cuales eran las posiciones de quienes se comunicaban respecto de la situación en general. Los malos entendidos tienen más que ver con otras cosas que con la comunicación. Antes de hacer una síntesis del análisis de las comunicaciones, queremos hacer referencia a la necesidad de hablar claro. Hablar claro es una frase con más de un sentido, y un cierto ejemplo de lo que queremos decir. Hablar claro es ser especifico en lo que se dice y no usar dobles sentidos a menos que queramos usarlos expresamente, pero en estos casos no esperemos claridad en el otro, sino que es probable que tengamos confusión o malos entendidos. Hablar claro es también modular con claridad, es entonar como corresponde y recordar que nuestra voz es la representante mas directa de nuestra opinión, porque es el envoltorio en el que va lo que decimos. Un buen tono para decir algo desagradable suele producir menos conflicto que un mal tono para decir algo no desagradable, porque el tono es un mensaje en sí mismo. Hablar claro es también usar los términos que el otro entiende. Usar palabras difíciles no establece comunicación sino barreras. No es bueno aunque se utiliza para parecer mas importante. Todos los intercambios son simétricos o son complementarios según estén basados en la igualdad o en la diferencia. La relación entre dos personas de niveles diferentes es asimétrica; la comunicación entre personas del mismo nivel es complementaria. Una sintesis de la dinamica de la comunicacion podria ser la siguiente: análisis de la comunicación ---------------------------------------------contenido relación resultado --------------------------------------------acuerdo acuerdo ok no acuerdo no acuerdo no ok

socios no socios

no acuerdo acuerdo duda

acuerdo no acuerdo para

disenso maduro inestabilidad

negociación madura

proyecto comun que se termina

mantener

sometimiento abdicación de creencias sometimiento abdicación de creencias

confusión entre ambos

Entrevistas 1) Preparacion Hay diferentes tipos de entrevistas. Podemos tener entrevistas por seleccion de personal, por evaluacion de desempeño, por una tema de trabajo, por negocios con terceros. La lista es infinita. De hecho cada vez que estamos considerando un asunto con una persona estamos haciendo una entrevista. En cualquiera de los casos, conviene tener preparada la entrevista, lo cual incluye por lo menos: * Definir y conocer el tema * Definir el objetivo que buscamos * Decidir el lugar y el momento en que lo haremos * Decidir la tactica que usaremos para el manejo de la situacion 2) Entrevista La entrevista propiamente dicha, supone un tiempo de apertura, la etapa de consideración de la cuestión y el tiempo de cierre. En la apertura es el tiempo de recibir amablemente, ofrecer algo de tomar, ubicarse en el lugar y describir el marco, que estamos buscando, cual es el punto del proceso en el que estamos. El entrevistado nos dará informacion y una tarea basica nuestra es escuchar. La informacion que nos dé y la que tengamos nos podra dejar algunas cuestiones que querremos preguntar. Hay que prevenirse contra los elementos que puedan favorecer o perjudicar al otro, porque esto nos perjudicara en el analisis del tema. A veces cuestiones inadvertidas hacen que tengamos simpatias o antipatias inadvertidas. Un caso interesante fue el del entrevistador que notaba que estaba sobrevalorando al entrevistado y no sabía porque, hasta que por fin se dio cuenta que habían estudiado en el mismo colegio. En el cierre hay que determinar las conclusiones a las que se hubieren llegado y cual es la siguiente etapa y como y cuando nos comunicaremos con esa persona a menos que el proceso terminara ahí mismo.

La post-entrevista

La post-entrevista abarca: Analizar lo que se haya considerado. Completar los procedimientos o formularios que corespondan y enviar la informacion que nos hayamos comprometido a enviar. Todo esto y cualquier otra accion relacionada con la entrevista conviene concretarla cuanto antes, porque el tiempo va en contra de nuestro recuerdo de los detalles y eso puede ser muy importante.

Reuniones El tema de las reuniones es uno de los mas complejos por sus connotaciones políticas y operativas. En lo operativo porque son la clave para llevar adelante proyectos grupales y en lo político, porque no siempre es fácil saber a quien hay que invitar o a que reuniones debe uno asistir. De todas maneras si bien lo operativo es una cuestión de normas que se pueden explicitar y eso haremos a continuación, lo político es una cuestión que haremos en trazos muy gruesos, porque lo que se puede decir es que a una reunion hay que invitar a los que tienen que ver con el tema y que uno debe asistir a aquellas reuniones donde tenga que ver con el tema, lo cual es en exceso general, porque en ocasiones conviene estar en reuniones donde uno no tenga que ver directamente con el tema pero la presencia o ausencia tiene otro significado y en otras ocasiones conviene no estar aunque se trate de un tema que lo involucra directamente. Lo político esta básicamente en manos de cada persona, porque la evaluación de la situación y las prioridades son totalmente personales. Pasando a ver la cuestión desde el punto de vista operativo, desarrollaremos los tres tiempos del tema: antes, durante y después. Antes de la reunion Antes de una reunion deberíamos plantearnos: a) Si la reunion es realmente necesaria o si lo que tenemos que tener es una entrevista, enviar un e-mail o dar otra información. b) Cual es el objetivo para llamar a esta reunion c) Quienes tienen que participar para que la reunion sea efectiva, invitando a todos los que tienen que ver con el tema pero a nadie más. d) A quienes de los participantes les adelantaré mi propósito de hacer la reunion, el objetivo y cuando pueden tenerla e) Establecer una logística adecuada tanto en cuanto a la comodidad del lugar, cuanto al servicio, el camino, el estacionamiento,etc. f) Determinar día, hora y tiempo estimado de duración g) Enviar materiales a todos los participantes con tiempo suficiente para que puedan participar útilmente en la reunion. h) Analizar los apoyos y las objeciones que voy a enfrentar para que no me encuentre inerme frente a las dificultades ni sea incapaz de aprovechar las ventajas.

Durante la reunion Durante la reunion deberíamos lograr: a) Ser puntual y hacer que los demás lo sean. Las reuniones no deben recordarse. Una vez agendadas cada uno de los que ha dado su acuerdo o ha recibido la notificación, es responsable por estar en el lugar en el momento de inicio. b) Hacer una introducción explicitando el propósito de la reunion y presentando a los participantes si algunos no se conocen. c) Dar a cada uno el espacio para que presente la parte del tema que tiene que presentar. d) Si la reunion es informativa y de discusión como son muchas de las reuniones periódicas de los sectores, establecer un tiempo de información para cada uno sobre que ha hecho y que se propone hacer en los siguientes días y dar otro tiempo para discutir las cosas que han surgido o que se han propuesto para discutir. e) No mantener en la reunion a personas que ya no tienen que ver con los aspectos particulares que se traten mas adelante. f) No permitir que nadie domine la reunion. El coordinador es quien tiene el poder y debe manejarlo sin permitir que otro lo substituya. Controlar los egos ajenos y el propio para no hacer la reunion unilateral. g) Abrir espacio para quienes quedan en silencio, sea que lo hagan por timidez o por hostilidad. h) Hay que estar preparado y abierto para aprender y para cambiar eventualmente las posiciones que se tenían. i) Toda vez que parece llegarse a algún punto de acuerdo, cerrarlo, sintetizando la definición j) Al llegar al final resumir lo tratado, las conclusiones a las que se ha llegado y los pasos posteriores.

Después de la reunion Después de la reunion, deberíamos: a) Hacer la minuta cuanto antes para no olvidar detalles y reforzar el recuerdo de los participantes en la reunion. Incluir los pasos futuros a seguir. b) Reunirse con participantes que no hayan quedado satisfechos o con otros que no hayan podido asistir c) Enviar las informaciones que se haya comprometido a enviar. d) Actuar cuanto antes en las decisiones que se hayan tomado en la reunión. e) Hacer el seguimiento de aquellas acciones que debían tomar terceros.

Presentaciones Parte del tema de una reunion y sin duda de las relaciones, son las presentaciones.

La mayor parte de las presentaciones que tiene que hacer un miembro de una empresa es ante pocas personas. La oratoria queda reservada para muy pocos, si es que alguien realmente necesita oratoria en la empresa. La técnica de presentación en cambio tiene una importante parte en la vida de un miembro de una organización que quiera hacer carrera en la misma, ya que una presentación exitosa no es solamente un medio para convencer a otros, sino que es también una transmisión de la propia imagen y dentro de tal, de la habilidad, inteligencia y conocimientos del presentante. Una presentación tiene un aspecto personal y otro general. Nosotros nos referiremos básicamente a este ultimo, ya que en lo personal, lo efectivo es hacer roll-playing críticos, que nos permitan mejorar nuestros movimientos, nuestra posición, nuestro tono de voz, en fin nuestra expresión. En el aspecto general, podemos señalar los siguientes puntos: a) Definir la audiencia a la que nos presentaremos b) Determinar la aproximación a utilizar. En términos de aprendizaje la aproximación debe ser de alta participación del grupo, pero en términos de presentación de un proyecto la aproximación suele ser de exposición del proyecto con participación posterior del grupo. c) Utilización tecnológica. De acuerdo con la aproximación y con el tipo de audiencia convendrá utilizar una determinada tecnología. Es conveniente utilizar formas visuales para ayudar a la comprensión. d) Asegurar una logística adecuada, tanto en la comodidad del lugar, cuanto el servicio, el camino de llegada, el estacionamiento, etc. e) Estimar la reacción que podemos esperar del grupo. Nuevamente se trata de aprovechar las ventajas y no dejarnos sorprender por las objeciones. f) Estimar cuanto saben ya del asunto para no ser aburridos repitiendo cosas ya sabidas o no saltar a cuestiones cuyos antecedentes o bases son desconocidas. g) Entender que es lo que le interesa al grupo y no pretender tanto establecer hechos cuanto demostrar los beneficios. h) Reducir la presentación a pocos puntos ya que las personas terminan centrándose en una cantidad pequeña y lo demás se habrá perdido, pero de manera diferente para cada uno de los participantes. Una síntesis final debería enfatizar los dos o tres puntos que deseamos transmitir.

Interrupciones Una interrupción es una manera de perder ilación y tiempo. Sin embargo en las empresas se considera que las personas tienen que estar disponibles de una manera permanente. Este es un error que se ha producido a partir de abrir las comunicaciones en una sociedad que era muy poco transparente. Producido ese cambio, es seguramente un buen momento para condicionar la disponibilidad, no solamente en la alta dirección, sino a todos los niveles. El primer problema que enfrenta una persona en una organización en materia de interrupciones es el jefe. Los superiores se consideran interruptores incuestionables. Lo cual es parte de la misma cultura que hacia que los jefes vivieran encerrados con sus puertas nunca abiertas. En esa cultura el jefe tenia la prerrogativa de la prioridad total. Si el jefe lo pedía era prioritario. Y el jefe interrumpía en cualquier momento cualquier reunión o entrevista.

Si hemos cambiado esa cultura por la de las puertas abiertas, de la misma manera deberíamos cambiarla por el respeto a nuestros colaboradores. Las necesidades de un jefe son o no prioritarias, pero nunca por definicion sino solamente por excepción. Lo primero es pues modificar la política de puertas-siempre-abiertas, por la de puertashabitualmente-abiertas, pero a veces cerradas. Lo cual significa que el jefe respetará nuestra puerta cerrada. Para poner en practica esta política es bueno poner los teléfonos en contestador y dar alguna señal dentro de la cultura de la empresa de que no queremos que nos interrumpan. Esto puede significar cerrar la puerta o bajar algún tipo de persiana interna o prender una luz sobre la puerta. En cada empresa el mensaje deberá tener una forma diferente, pero la cuestión es dejar en claro que a veces uno puede no estar disponible. En una de las empresas en que tratamos este tema, el grupo de contabilidad decidió no llamarse durante una hora (de 14 a 15hs) y esto les dió tan buen resultado que poco después toda la casa central lo hacia. Quien tiene secretaria cuenta con el filtro que ella supone. Pero para esto tiene que tener instrucciones claras sobre quien y cuando puede interrumpir. Si no se hace este ejercicio de delegación, la secretaria nos interrumpirá cuando no lo consideramos conveniente y no dejará pasar mensajes necesarios.

Resumen

Un manejo adecuado de nuestros tiempos, de la agenda, de con quien reunirnos, cuanto tiempo, etc., no es, como dijimos, una cuestion secundaria. Quien pueda manejarlo tomando en cuenta los elementos que le permitan hacerlo sin tener que correr ni tropezar con el estrés, tendra una gran ventaja para vivir y para progresar.

CAPITULO OCTAVO MANEJAR LA SITUACIÓN Habitualmente se separa la Toma de decisiones y la Negociacion, tratandolas como dos materias distintas. Cada una tiene un proceso diferente y ambas han sido desarrolladas a niveles que parece dificil que realmente se puedan mejorar, mas alla de las pequeñas diferencias que algunas personas hagan para vender mejor el producto. Sin embargo, como veremos, ambas ocurren a un tiempo en nuestras vidas, en la enorme mayoria de las situaciones. Por esto las tratamos conjuntamente y las consideramos como parte de un todo que es de indudable importancia: el arte de manejar las situaciones.

EL PROCESO FUNDAMENTAL

Enfrentados a diferentes situaciones nos encontramos con aquellas que nos ocurren permanentemente, debido a las cuales tomamos una cantidad enorme de decisiones cada día y aquellas otras que nos requieren más tiempo y que tienen habitualmente mayor importancia, como puede ser comprar una casa o un auto o cambiar de trabajo. Se suele afirmar que de estas tomamos mas o menos una docena en toda nuestra vida y de las otras, tomamos decenas cada dia. Howard Raiffa, uno de los más importantes especialistas que hubo en estos temas, planteaba en la base de su pensamiento, que a menos que uno sea excepcionalmente bueno como pensador holistico, un análisis sistemático puede ser de considerable ayuda para mejorar las situaciones, tanto desde el punto de vista de la decisión cuanto desde el de la negociación. Para desarrollar este análisis no se necesita y no se debe ser terriblemente racional, sino más bien comprender los contextos en los que se actúa y reunir en cambio las preferencias y juicios de uno mismo, de manera que las implicancias de las acciones , se compadezcan con lo que uno es. Lo que importa a alguien, tiene que tomarse en cuenta y es fundamental ser prudente en los excesos de confianza en la racionalidad de los sistemas o en los excesos de emocionalidad en los planteos. Hay que tomar en cuenta los puntos de vista de las partes involucradas. Lo que decimos en primera instancia, es que siempre que decidimos estamos negociando y cuando negociamos estamos decidiendo. Tomemos un ejemplo simple: nuestra mujer -o maridonos propone ir al cine. Podemos decidir no ir al cine, pero preferimos no entrar en conflicto: negociamos. Tratamos de desviar la salida hacia el teatro o un concierto, tratamos de acordar. Estamos en el medio de la teoria de la negociacion. Pero nuestra pareja insiste y decidimos ir al cine. Es decir que toda vez que decidimos, negociamos y cuando negociamos, estamos decidiendo, a veces con un cierto espacio entre ambos, en otras ocasiones casi simultaneamente. En este libro planteamos dos diferencias basicas con las aproximaciones habituales: 1) las situaciones cotidianas son muchisimas mas que las importants que nos plantean las teorias de toma de decisiones o de negociacion. Estas han sido desarrolladas hasta niveles en que parecen estar cerca del maximo posible. Las cotidianas han sido abandonadas. Sin embargo cada dia tomamos decisiones y negociamos en un cierto sentido, de acuerdo con nuestro caracter, con lo que aprendimos en nuestra casa o en nuestra experiencia posterior. Estos actos sucesivos nos van colocando en ciertas posiciones y no en otras, nuestra vida va moviendose en algun sentido y no en otro, con lo cual dos personas empezando en una misma situacion, seguramente unos meses despues estaran en situaciones totalmente diferentes y en esto tendra muchisimo que ver la suma de las pequeñas decisiones y negociaciones que habran hecho.

2) En la teoria, la toma de decisiones y la negociacion han sido separadas. Inclusive los cursos que se dan estan separados y sin embargo son parte de una misma cosa: el manejo de la situacion. Por esto no las separamos sino que las unimos para que tengan sentido de lo que vivimos y no mera teoria que despues tenemos que ensamblar, para lo cual no tenemos tiempo y continuamos separando decision y negociacion como si fueran fenomenos independientes.

El proceso para el manejo de la situación sería pues una interrelación de ambas aproximaciones. Para esto, tendríamos que seguir los siguientes pasos:

CUAL ES EL PROBLEMA QUE ES LO QUE NO QUIERO TENGO INFORMACIÓN ADECUADA QUE ALTERNATIVAS TENGO CUALES SON LAS CONSECUENCIAS CUAL ES EL OBJETIVO FINAL ESTRATEGIAS TRAMPAS COMUNICACIÓN MAPA SUBMAPA APRENDIZAJE POSIBILIDADES DE CAMBIO Lo que hemos hecho ha sido reunir los elementos clasicos de la toma de decisiones y de la negociacion. Los procesos tradicionales, que han sido desarrollados con gran certeza y amplitud, los hemos sintetizado en el Apendice. Creemos que son importantes, pero creemos que son lugares para consultar cuando nos encontramos frente a una situacion no cotidiana.

LA SITUACION COTIDIANA La situacion en la que estamos es la suma de los resultados del manejo de situaciones anteriores. La mayoria de las decisiones y de las negociaciones que llevamos a cabo, son actos cotidianos que nos van situando sucesivamente en algunas posiciones y no en otras, lo cual hace que de pronto nos encontremos en algun lugar, positivo o negativo, a gusto o a disgusto, pero que en todo caso no era lo que habiamos pensado. Esto se debe a que manejamos nuestras situaciones cotidianas de una manera no explicitada. Todos los días enfrentamos cientos de situaciones. Algunas las solucionamos casi automáticamente, pero en muchas otras hacemos algún proceso de manejo de la situación, proceso que hemos recibido en nuestra infancia, sea en casa, bien en el colegio, pero en todo caso de una manera implícita. Nadie nos ha dicho "la manera de manejar situaciones es esta". Nos han dicho cosas como que las mujeres rubias son malas o que hay que pagar los impuestos, es decir, nos han dado comandos, con los cuales se ha ido formando nuestra estructura y esto hace que de pronto no contratemos una mujer rubia o paguemos los impuestos aunque haya una rebelión social para no pagarlos. Hay una anécdota clásica que es la de la rana y el escorpión. El escorpión quiere vadear un río y le pide a la rana que lo lleve. La rana, conociendo las características del escorpión se niega. El escorpión insiste: si te pico en el medio del río, moriré yo también. El argumento la convence y la rana comienza a vadear el río con el escorpión a cuestas. Sin embargo en la mitad del río el

escorpión no puede con su temperamento y le clava el aguijón a la rana. La rana muere y él también. Esta pequeña historia se cuenta en relación con la tendencia a actuar de alguna manera determinada por cada uno de nosotros. Aun sabiendo que va a morir el escorpión clava el aguijón, porque esto es parte irreductible de su manera de ser. El trasfondo de cada una de las posiciones que adoptamos en cada una de las situaciones que nos toca enfrentar es infinito. Por eso no entraremos en él. Pero no cabe duda que tenemos ciertas tendencias que nos hacen actuar de determinadas maneras y quizá, como el escorpión, de una manera suicida. Podemos sintetizar una técnica que permita un acercamiento a cada situación sobre ciertas bases que pueden hacernos ver como distorsionamos nuestra propia conveniencia por la tendencia que tenemos hacia ciertas actitudes o preferencias. Como dijimos antes, la estructura del Manejo de la Situación es el mismo sin importar la envergadura de la situación. Por lo tanto la estructura es la que queda descrita en el Apendice. Pero si estamos pensando en tomar un colectivo o un taxi, un esquema tal nos resulta muy pesado. Si vamos a disponer de una herramienta para salir adelante, tiene que ser algo mucho mas ligero, algo que podamos recordar fácilmente y que nos resulte útil. ¿Qué es lo más importante del esquema clasico de la toma de decisiones y la negociacion? Lo mas importante es la Descripción del problema. De la correcta descripción del problema depende todo lo demás. Si el problema no es el que suponemos, vamos a terminar por solucionar problemas inexistentes y por lo tanto equivocándonos duramente, ya que no hay peor situación que aquella a la que llegamos sin saberlo. En el ejemplo del taxi, ¿cuál es el problema? Tenemos que llegar rapido a un cierto lugar; queremos hacerlo con un medio seguro; nos gusta ir comodos. Podemos salir de casa y plantearnos que medio de transporte vamos a utilizar. Con la definicion previa, no solamente es claro que tomaremos un taxi, sino que tomaremos uno con radio o llamaremos directamente a un servicio de radio. La definicion del problema ha eliminado los demas medios de transporte. Desde allí podemos saltar al "Que quiero": llegar rápido y barato; llegar cómodo; llegar a tiempo. De acuerdo con cual sea el "Que quiero" el MAPA surge solo. Si quiero llegar cómodo tomare un taxi, si a tiempo dependerá de cuanto falte para la hora de llegada adonde vaya, si rápido y barato puede ser el colectivo o puede ser caminando. Entonces para el Manejo de Situación cotidiana, lo que recomendamos es: 1. 2. 3. DESCRIBIR EL PROBLEMA QUE QUIERO MAPA

Tomemos otro ejemplo. El problema es ir a almorzar. Quiero ir a un lugar barato y silencioso. Tengo un restaurante que es barato y silencioso pero está a 40 cuadras. Digo, no me sirve. ¿Por qué? Porque es lejano. Entonces queda claro que el Que quiero no era tal. Tenia que ser barato, silencioso y en un radio de 5 minutos o cinco cuadras, lo que fuera. Pero cuando estamos por salir, lo vemos a Juan. Tenemos un tema para tratar con Juan. Sería una buena oportunidad. Nuevamente el problema está mal definido. Si quiero un almuerzo silencioso no quiero un

almuerzo de negocios. El problema debería de haberse descrito por el uso del tiempo de almuerzo. ¿Quiero descansar durante el almuerzo o quiero utilizar el tiempo de almuerzo para negocio? Puedo definir el Que quiero como un intermedio entre los dos y definir el MAPA como dos días de descanso y tres de negocio. A partir de ese MAPA podemos recién llegar a Describir el problema del restaurante y quizá cambiemos en esa descripción original, que sea un lugar lo bastante lejano como para no encontrarnos con personas que cambien nuestro objetivo y nos conviertan el almuerzo-descanso en un almuerzo-negocio. Otro caso. Tenemos que reunirnos con alguien para tratar el presupuesto. Es un par nuestro. El problema es usar poco tiempo, es un tema para hablar personalmente y no sé si querrá venir. Entonces le propongo un lugar fisico intermedio, suficientemente agradable como para permitir una conversacion tranquila y suficientemente cercano como para que no me haga perder tiempo de viaje. Podemos notar como en el uso de un sistema ágil como este, no estamos quedando a disposicion de las eventualidades y pasamos a Manejar la Situación nosotros. No quedamos a la casualidad de encontrarnos con alguien o a que alguien nos encuentre. No vamos a llegar al final de la semana con esa sensación de cansancio que dejan los almuerzos de negocio. O habremos decidido hacer los cinco días de negocio, pero salir antes o dedicarnos en alma y vida al negocio. Pero en todo caso el hecho de Manejar la Situación, hace que seamos conscientes de la posición que adoptamos y no nos encontremos de pronto como que estamos arrasados por la circunstancia. El problema más complejo de este tipo de soluciones está en la descripción de una mecánica que sea fácil y creemos que esta lo es. Esta mecánica esta constituida por tres pasos de construcción sucesiva. Lo que decimos es que Definir el problema parece lo natural frente a un problema, aunque sea algo a lo que no se le dedica mucho tiempo. Una vez que está definido, el paso que proponemos, sale, como una sucesión natural: Que quiero, para lo cual cuento con información y alternativas de la vida cotidiana y a los que no dedicamos más tiempo, precisamente porque son cuestiones rápidas y cortas. El Que quiero incluye aquello que No quiero y que en general es la contracara de lo que queremos, aunque pueda no serlo. Y cuando hemos definido el Que quiero, surge solo el MAPA, es decir la alternativa mas útil. La cuestión en este tipo de asunto es la intención que tengamos de cambiar nuestra modalidad actual por otra o por lo menos de darnos la posibilidad de analizar la forma en que hacemos las cosas, utilizando una metodología que nos permita comparar. Esta es la mayor barrera, porque nuestra vida transcurre por carriles que nos parecen bastante razonables y frente a cualquier novedad estamos abiertos a escucharla y quizá nos parezca interesante o creamos que nos convendría, pero esto no significa que lo hagamos. Porque hacerlo es romper con una costumbre de muchos años, quiza de toda nuestra vida. Por esto el proceso de Definir el problema-Que Quiero-MAPA, aunque sea simple no quiere decir que le sea útil y no lo será en la medida en que no esté dispuesto a modificar en forma cotidiana la manera de Manejar la Situacion, que hoy tiene.

Apuntes finales sobre el manejo de la situacion

La vida es diferente para cada uno de nosotros y cada uno de nosotros actua de una manera distinta frente a las situaciones que se le plantean. No hay dos situaciones iguales y la simplificacion de la situacion nos puede hacer fracasar facilmente. Como ocurre en el management en general, las decisiones de cada uno, las actitudes y los riesgos que cada uno corre, son por su cuenta y le dan los beneficios o los perjuicios que despues se van reflejando en su vida. Las cosas no son como queremos sino como son. Por lo tanto es imposible estructurar casos tipicos sin cometer gruesos errores. Es por esto que los especialistas en estos temas dan normas, presentan ideas o posibilidades pero no califican y estructuran casos tipicos. Partiendo de esta base, el mayor cuidado que tenemos que tener es ser cuidadosos. Por de pronto, en todo manejo de situacion, podemos adoptar una de dos tendencias: * la tendencia a entrar * la tendencia a salir. Frente a ciertos asuntos tendemos a entrar en ellos o frente a otros tendemos a salir de ellos. Lo que no tomamos en cuenta es que cuando decidimos entrar estamos saliendo y que cuando decidimos salir estamos entrando. Toda vez que decidimos, por ejemplo ir al cine, no nos quedamos en casa ni vamos al teatro, a una exposicion y a otros miles de lugares. Cada vez que decidimos no ir al cine y salimos de esa situacion, entramos en quedarnos en casa. Cuando resolvemos comprar un departamento no compramos los otros miles de casas o departamentos: entramos en la decision y al mismo tiempo salimos de otras miles. Si la decisiones salir de la compra, estamos entrando en seguir donce estemos viviendo. Esto es claro. Simplemente hay que tenerlo en cuenta cuando manejamos una situacion, porque no entrar no significa salir absolutamente y entrar significa salir de otras muchas cosas. Hay dos grandes defectos en este tema: por una parte la definicion y por la otra la parte con la que negociamos. El primero de los defectos es hacer una definicion del marco de la cuestion y del problema que es lo que a nosotros nos gusta que sea y no lo que es. Como hemos señalado al tratar de la realidad o de la estrategia, la importancia capital es definir realmente como son las cosas. No es importante como creamos que deberian ser si el mundo fuera distinto. El problema tiene que tener una definicion ajustada, porque sino terminaremos por dar una magnifica solucion a un problema equivocado, es decir nuestro problema estará allá pero ahora mas manoseado y complicado. El otro defecto muy habitual es no pensar que le esta pasando al otro y esto hace que nos manejemos con nuestras acciones habituales y que no logremos el resultado que podriamos conseguir si solamente nos detuvieramos a pensar en el problema del otro. La persona en general, pero en especial la persona en las organizaciones, tiende a encerrarse en ciertos parametros, en esquemas a los que esta acostumbrado y que supone que le han dado buenos resultados a lo largo de la vida. Muchos de los buenos resultados se deben exclusivamente al hecho de que está representando a tal empresa y los demas tienden a bajar sus pretensiones. Los mas castigados por estas actitudes son los más debiles. Cuando hay mucha mano de obra disponible el trato es diferente que cuando hay poca; el proveedor necesitado esta en situacion inferior o los clientes que enfrentan un monopolio u oligopolio estan en una asimetria que los perjudica. En los tres casos es muy dificil que la gerencia se detenga en las necesidades reales

del otro y en el establecimiento de relaciones permanentes. Aunque se enuncia así en mas de una ocasión, no es lo que la vida cotidiana suele mostrar. Algunas multinacionales son particularmente soberbias en esas actitudes y consiguen resultados que ellos consideran amigables pero que estan entintados de bronca por la otra parte que no puede negociar realmene porque lo que hacen es imponerle condiciones que suelen ser muy duras. El gerente se va encantado con el resultado obtenido, pero ha dejado una herida abierta para lo futuro, para él y para la empresa. Hemos dicho en otras ocasiones y en otras partes de este libro que la clave del éxito esta en la lucidez y la lucidez empieza por tener luz. La luz no existe cuando no la tenemos por naturaleza ni por desarrollo, ni tampoco existe cuando teniendola, la apagamos para apurarnos o para hacer lo que nos viene en gana. No estoy en contra de hacer lo que a uno le venga en gana, de ninguna manera, pero lo importante es que ese hacer lo que uno quiera, esté claro en la mente de la persona, que de eso se trata, que la solucion es otra y que los riesgos probables son los siguientes. Y una vez hecha la lista, vaya uno a hacer lo que se le dé la gana. Ir a ciegas es una forma de suicidio que le endilgamos despues a la mala suerte, a algun pariente o amigo, a la empresa, a Dios o al gobierno, pero donde de hecho los responsables somos nosotros.

CAPITULO NOVENO

EL ESTILO PERSONAL

Todos conocemos casos de personas que ocupaban el mismo puesto en la misma empresa en la misma epoca y que los desempeñaban de formas totalmente diferentes, pero con exito. Esta diferente manera de ser, es el estilo que cada uno de nosotros tiene y que es distinto en todos los casos, porque todos somos diferentes. Aun las empresas con culturas muy fuertes no tienen mas remedio que dejar un cierto espacio en el que cada uno se manifiesta a su manera y si alguna consiguiera que todos fueran iguales habriamos llegado al tiempo de los robots. La tendencia sin embargo es a que haya uniformidad en la accion. Cada autor plantea como debe ser el manager y pretende e insiste para que cada manager siga esas normas. En uno solo de esos libros conté doscientos cincuenta afirmaciones sobre el deber ser, lo que tenia que hacer el manager para ser exitoso. Sin embargo, como cada autor tiene una idea diferente, aunque hay fuertes manifestaciones de que es lo que "hay que ser", esas manifestaciones son tambien diferentes entre sí, con lo cual quien elige deformarse, lo hará de una manera distinta al vecino que ha elegido deformarse segun el libro de otro autor. Ahora bien, forzar al hombre a adoptar formas diferentes, reacciones distintas para cada situacion, es un grave error. Cada uno de nosotros es diferente, pero ademas 1) cada uno de nosotros puede modificar algunas cosas propias pero no otras y 2) hacer lo que otro dice se puede vivir facilmente como sometimiento. 1) Ya antes he descrito al ser humano con propositos meramente graficos como una piramide que en la parte superior tiene los actos, lo que todos podemos ver del otro; en el nivel siguiente las

creencias y las actitudes, que son las que podemos suponer a traves de esos actos y por debajo de ese nivel, en la base, la roca, que esta constituida por los genes y por todas las experiencias que nos han impactado de tal manera que quedan en nosotros inamovibles. En tanto estemos dirigiendonos a elementos que estan en el segundo nivel quiza sea posible que alguien se adapte a lo que pretendemos; en tanto nos dirijamos al nivel basico, la unica forma de cambiar es haciendo un lavado de cerebro, lo cual está mas alla de lo que las empresas pueden hacer. 2) En ocasiones hemos escuchado que de todas maneras las personas hacen lo que se les dice porque tienen que vivir. Este es otro error grave. Quien debe aceptar cosas que lo fuerzan y le molestan, porque tiene la necesidad de sobrevivir, tiene la bronca comun a todos los sometidos, bronca que, como es habitual, dirigirá contra el otro o contra si mismo. Tanto en un caso cuanto en el otro, eso no es conveniente para la empresa, porque la persona cometera errores como una forma de autoagresion o cometera errores o malversaciones como una forma de agresion al otro.

No importa que nos digan que si no hacemos tal cosa quebraremos o moriremos. Quienes inauguraron esta moda coercitiva han muerto todos: los circulos de calidad, la calidad total y la reingenieria entre otros que nos amenazaron han desaparecido. Lo que importa es que usemos las tecnicas que nos ayuden. La Vision, la Estrategia, las Descripciones de funciones, la Evaluacion de desempeño, los Objetivos, son tecnicas, entre otras, que ayudan al manager a hacer su tarea. Pero cada una de ellas puede hacerse dentro de varios estilos personales, sin coaccionar a la persona a que deje de ser quien es. Presionar a alguien para que deje de ser quien es, es empujarlo al fracaso, porque actuar artificialmente supone un esfuerzo adicional no siempre sostenible y supone que la persona tenga la rabia que dá el hecho del sometimiento. Podemos ser de esas personas que se adaptan a todo y que siempre felicitan al ganador y se ponen a su costado. Esas personas fracasan al no tener conviccion de lo que hacen, lo que no fue un problema en el pasado, pero que hoy, con los niveles necesarios de libertad de accion, los llevan a cometer gruesos errores por falta de comprension de lo que se quiere. Ademas se hacen sospechosos de confianza para quienes hoy los tienen en sus filas, recordando en cuantas han estado antes, siempre de acuerdo con todo. Esto significa que hay personas que no podran trabajar en ciertas empresas, porque su estilo personal los hará chocar permanentemente con las politicas de la empresa. Lo cual no es nuevo. Esas mismas personas podran tener exito en otras empresas que se adecuan mejor a su forma de ser. Asi pues lo que nos aparece en primer plano es que todo lo que digamos esta condicionado al estilo personal de cada uno y que este estilo personal se podra modificar en algunas cosas, pero no en aquellas que hacen a la esencia de esa persona, esa "roca" que es diferente en cada uno de nosotros aunque se atenga a principios que son generales, como los que veremos al considerar el tema de la Motivacion.

Los estilos Tratar de clasificar los estilos personales es imposible, como es imposible querer caracterizar al ser humano. Sin embargo y ante la necesidad de orientarse en este tema, se han hecho diferentes clasificaciones desde Freud en adelante y tambien para atrás. En la cuestion del management

algunos especialistas como Mc.Gregor con la X y la Y, o Blake con el "grid", intentaron alguna definicion o descripcion. Con mas detalle se han hecho otras clasificaciones posteriormente. La tendencia basica se puede dividir en dos grandes grupos: Autoritario Participativo El autoritario parte de sí mismo, de lo que cree que hay que hacer y esto es lo que importa. El participativo toma en cuenta el hecho de que las cosas las hjará con personas y las toma en cuenta de distintas maneras. Desde ese doble punto de vista, podemos enunciar algunas de las posibilidades que cada uno encierra, sin pretender llegar nunca a una clasificacion exhaustiva. Pero dentro del autoritario podemos encontrar: El caprichoso, que quiere que se haga lo que él quiere con cambios de humor sistematicos; El coercitivo, que amenaza permanentemente con daños mayores a quienes no hagan lo que dice; El perverso, que busca la destruccion del otro mediante ordenes contradictorias u otras tecnicas similares; El convencido, que tiene una creencia firme en alguna escuela y la aplica a rajatabla; El narcisista, que es el autoritario basico, que quiere sentir el placer de ser obedecido, no importa bajo que ropaje lo pueda exponer El fundamental, que cree que el mundo es de una determinada manera y que esto es lo que hay que hacer Algunas de las formas del participativo son: El participativo basico, que busca la opinion de otros que pueden aportar a lo que se trate; El bueno, que aparece siempre como la buena persona que apoya aunque en realidad no sea así; El "madre", que busca cubrir siempre a su gente, sobreprotegerlos, no importa lo que hagan; El participativo desarrollador, que no solamente pide opinion, sino que apoya a su personal para que se desarrolle y actua como "coacher" cuando es necesario;

Si miramos el tema en perspectiva, veremos que hay tres factores que son los que definirian las tendencias de una persona. Por una parte es el tema de que se trate, ya que cada uno de nosotros reacciona de manera diferente si se trata de un familiar y según cual, un amigo, un vecino, etc, no solo por quien sea sino igualmente por el tipo de tema que nos traerá. Otro elemento es la simetria/asimetria en que nos veamos envueltos. No vamos a actuar igual si tratamos con un superior que con alguien que depende o reporta a nosotros o con un par. Otra vez, mas alla de las personas de que se trate hay una tendencia a actuar de diferente manera según cual sea la simetria de la relacion.

Por ultimo esta la agresividad de la situacion. La agresividad puede ser a favor nuestro o en contra nuestro y puede ser muy poca o mucha, pero en todo caso no actuamos igual cuando nos sentimos atacados que cuando la relacion es blanda o cuando somos nosotros los atacantes. En cada caso manejaremos la situacion de una manera diferente. Estos tres factores, se combinan en una relacion multiple, produciendo efectos diferentes. Agresiv.+ Neutra Agresiv.______________________________________ Asimetria + T ______________________________________ E Simetria M _______________________________________ A Asimetria _______________________________________

Según sea la simetria o la agresividad tendremos nueve variantes. Pero estas nueve variantes se convierten en infinitas dependiedo del tema. Si estamos hablando con un par en la empresa en una situacion neutra, la situacion será seguramente amable y distendida, hasta que el otro hable de la vacante en Cordoba y esto hara que la situacion se modifique. O puede darse que estemos discutiendo la vacante de Cordoba y de pronto cambiemos a un tema blando y la situacion se haga amable. A veces un gesto de apuro del otro convierte una situacion neutra en una situacion agresiva, no porque el tema haya cambiado sino porque nos sentimos menospreciados. Podemos clasificar algunos aspectos, podemos dar algunas pautas generales. Lo que no podemos es encerrar las formas de cada hombre en clasificaciones que vayan mas alla de aproximaciones. Estos apuntes, quizá puedan ser de utilidad al lector que quiera reflexionar, sobre el tipo de reaccion que tiene en las nueve situaciones basicas y cuales son los temas que le son agradables o molestos.

LIDERAZGO El hecho de que los sajones tienen una sola palabra para definir quien conduce, leadership, y el hecho de que referirse a alguien como que es un lider resulta glamoroso, han llevado a que toda la literatura considerara al manager como lider, lo cual es erroneo y no de una manera secundaria, sino de una manera esencial. El primer punto de esta diferencia es que el lider recibe el poder de sus seguidores mientras el manager lo recibe de sus superiores. El segundo punto esencial es que el lider es seguido por su carisma. Es cierto que propone algo, pero esto que propone tambien lo suelen proponer otros. La diferencia es que es a él a quien lo siguen y no a los otros. Esto que llamamos carisma no sabemos que es. Lo unico que sabemos es que hace que algunas personas sigan a otras. Y cuando un manager se va de una empresa, su gente no se va con él. En todo caso le hacen una despedida.

No vamos a proponer cambiar la palabra, pero sí afirmamos que el manager, sea bueno o malo, es manager y que el lider es lider. Y que por lo dicho, mientras un manager se puede formar, un lider nace con esa cualidad carismatica. Y esta es una ventaja fundamental para quien quiera ser manager, porque podrá estudiar y formarse. Un manager es alguien que ya no puede hacer todo por sí mismo y necesita la ayuda de otro. A partir de ese momento tiene que preocuparse por ese otro que se ha convertido en parte necesaria de su propio éxito o fracaso. No bien esto ocurre y el manager alcanza esa situacion, el éxito que tenga dependera de la coordinacion que haga de quienes trabajan para él. El ingeniero que un dia es nombrado jefe o supervisor de un sector, acaba de dejar su profesion y ha ingresado en una nueva, el management. Si insiste en hacer de ingeniero, interferirá en la tarea de su gente, interrumpira la delegacion, y en fin hará todo lo posible para obtener bajos resultados como manager. No importa a quien culpe despues de su bajo resultado, ese será el que habrá obtenido.

A un manager se le han pedido diferentes cualidades a lo largo del siglo pasado, que ha sido el primer siglo del management. Originalmente y hasta hace muy pocos años el manager se basaba en: Jerarquia: un manager podia ser considerado inepto por su personal, pero eso no implicaba mas que un menosprecio personal. Seguia llevando adelante su tarea. El hecho de tener galones era un hecho suficiente Mando: el manager tenia que dar ordenes y que esas ordenes fueran aparentes para todo el mundo, es decir, tenía que demostrar en publico su "don de mando" Moderacion: por mas afirmaciones que se hicieran sobre las novedades y cambios que tenia que hacer, en realidad lo que se le pedia era que fuera moderado y mantuviera en general el statu-quo. Los que traian novedades eran mal mirados.

Con la apricion de los nuevos medios de comunicación muchas cosas han cambiado. Entre ellas lo que se le requiere ahora al manager: Conocimiento: la jerarquia, aunque es importante, no es suficiente. El manager que no es reconodido por su personal como alguien que conoce, no es respetado y no ser respetado significa hoy dia no poder ejercer realmente el cargo. Convicción: el manager puede dar ordenes y puede hacerlo en publico para que se note su don de mando, pero en realidad el manager eficaz lo que tiene que hacer es convencer a su personal sobre la bondad de la propuesta y tener la flexibilidad para modificarla. A las personas no les gustan que las mandoneen y la vieja costumbtre produce hoy tan malas reacciones como antes, pero ahora se expresan más.

Velocidad: los medios de comunicación dejan en descubierto al manager que no cumple con sus objetivos y hace mas dificil que pueda culpar a terceros. Por eso, anticiparse, tener un grupo de personas inteligentes y motivadas es fundamental para que un manager pueda tener éxito. Sino la velocidad ambiente, de los demas sectores de la empresa y de la competencia externa, lo pondran en mala situacion. Es por esto que en general el problema en el management actual no está ya en los conocimientos tecnicos. Hace ya años que el verdadero problema está en las creencias y en las actitudes.

MOTIVACION

La palabra motivacion ha dado lugar a cientos de miles de paginas, escritas en la busqueda de una solucion. Este es un buen indicio, ya que implica preocupacion por la persona, pero tambien es cierto que suele aparecer como un tema sofisticado y complejo. Motivar es tan simple como que significa dar motivo. La motivacion no es algo sofisticado ni exotico, aunque pueda ser complejo. Si observamos lo que hacemos cada uno de nosotros, podremos concluir con facilidad que hacemos aquellas cosas para las cuales teniamos algun motivo para hacerlas. Nos gustaban, nos resultaban mejores que otras alternativas, nos llevaban a alguna situacion que nos parecia buena. Y esto nos trae a la primera de las conclusiones en este y otros temas: El ser humano elige siempre la situacion que le parece mejor para él. Puede creerse que esto es relativo, que en muchas ocasiones no se puede elegir lo mejor. Pero cuando le damos el dinero a alguien que nos esta apuntando con un revolver, estamos eligiendo seguramente la mejor de las posiciones en esa situacion. No decimos que el hombre elija una buena situacion. Decimos que el hombre elije la mejor situacion para él. Y lo que es más ni siquiera abundamos en si esa es realmente la mejor situacion o no, sino que la definicion a que ese ser humano llega, es la que a él le parece mejor. A lo mejor está equivocado, a lo mejor nosotros lo vemos como que está equivocado, pero en todo caso si no elije otro camino, es sencillamente porque ese que toma es el que considera mejor para su persona, para su manera de sentir y de ver las cosas. Cuando nos preocupamos por la motivacion tenemos pues que empezar por ocuparnos por el otro. Aplicar formulas en la motivacion es tan perjudicial como lo que deciamos antes respecto a forzar estilos. Es habitual escuchar a un gerente decir "pero yo le di tal cosa y sigue como antes". Tal cosa era algo que resultaba importante para el gerente, pero que evidentemente al otro lo habia dejado impavido, le habia importado poco o nada. Ese gerente no se habia ocupado en pensar en el otro, de ponerse en lugar del otro, de aprenderlo, sino que habia hecho lo habitual: aplicarle lo que él

consideraba bueno o util, haciendo universal su propia creencia. Este es el error tipico de quienes tienen personal a su cargo y es un error que los lleva a desperdiciar medios, gastar en cosas que no sirven y producir conflictos inutiles.

Que es lo que las personas quieren Esta es una pregunta básica para todo aquel que se aproxime al tema de las personas. Cada grupo es diferente, cada momento es diferente, cada persona es diferente. Y sin embargo en medio de estas diferencias, podemos hacer pie si nos centramos en porque quieren algo las personas. Si seguimos el principio anterior podremos encontrar alguna respuesta en porque elige cada uno lo que considera mejor. Y la respuesta es que, dada la situacion que sea, El ser humano busca aquello que llena mejor sus necesidades.

La decision de elegir lo mejor, que señalamos antes, lleva implicita decidir que es lo que mejor cubre las necesidades que tiene la persona. Y si bien cada situacion es diferente y cada persona es diferente, hay necesidades basicas a todo ser humano. Estas necesidades son: VIVIR, en cuanto estar vivo es la primera condicion para las demas HACER, en cuanto los seres humanos necesitamos hacer cosas, no solamente desde el punto de vista emocional o espiritual, sino tambien fisico. Sino veamos como queda una pierna o un brazo de alguien que ha tenido que estar con yeso tan solo dos meses. CRECER, porque cada ser humano, no bien nace empieza a crecer y cuando se supone que entra a decaer en algun aspecto, sigue creciendo en otro. AMAR, afirmacion compleja por cuanto la necesidad de amar, se mezcla rapidamente con la de poseer. Se dice tengo una esposa, tengo hijos, como se dice tengo un auto. Y al mismo tiempo esta version del amor por el poseer lleva al poder. Cuando poseo tengo poder, el poder de tener algo. Y por eso tambien quiero tener poder. SEGURIDAD, porque para vivir necesitamos asegurarnos que hay cierta continuidad en nuestra vida. De hecho no queremos cambiar, sino que queremos que lo que nos gusta se mantenga. La falta de seguridad nos desequilibra, nos lleva a las sensaciones mas primarias de abandono que todos los seres humanos tenemos. PERTENENCIA, porque cada ser humano quiere estar en algun lugar donde se sienta cobijado, lo cual le reasegura su entidad, aunque en ese lugar quiza no sea muy reconocido. El solo hecho de pertenencer lo tranquiliza.

RECONOCIMIENTO, porque el ser humano se reconoce en los demas. Cada uno de nosotros es porque es reconocido por los otros, sino caería en la locura, perderia identidad. A partir de esa base cada uno de nosotros busca el reconocimiento que le permite aumentar su autoestima y sentirse mas fuerte. El reconocimiento es siempre parcial y cada persona actua de una manera diferente frente a esta falta. TRASCENDENCIA, porque el ser humano es el unico ser que va a morir y sabe que va a morir. Dios y los angeles no mueren; tampoco las rocas y los mares, porque no tienen vida; las plantas y los animales no saben que van a morir. Ser toda esta energia enorme que es la Vida, que le permite al ser humano enfrentar y sobrevivir a tantos daños, para saber que tiene que dejar de existir, es un daño peor. Y por eso el ser humano trata de dejar cuanta marca puede, con la ilusion de permanecer. Empieza por los hijos, sigue con el poder, con las obras y con todo lo que pueda para dejar marcas. Todos los seres humanos sin excepcion, tenemos estas necesidades. Cuantas de ellas hemos desarrollado mas que otras es ya un hecho personal, porque cada uno de nosotros tiene una mezcla diferente de estas ocho bases. Y es responsabilidad de cada manager advertir cual es la mezcla que parece tener la persona que trabaja para él.

Las necesidades en la empresa

Cada una de estas necesidades tiene una cierta aplicación en la empresa. Salvo la primera, que se concreta en los hechos mas basicos del hombre, en cada una de las demas hay elementos con los que la empresa influye y puede conseguir mejores resultados en tanto los atienda. HACER: se concreta en el hecho de dar un trabajo, en dar una descripcion de la funcion CRECER: se concreta en los entrenamientos, en las rotaciones de puestos, en la capacitacion en general. AMAR: se concreta en el poder que se le da a la persona, en la claridad de ese poder, en la remuneracion que se le paga, en los beneficios que se le dan. SEGURIDAD: se concreta en la continuidad en el empleo. PERTENENCIA: se concreta en las señales de que es parte de la empresa, en emblemas, signos por antigüedad, etc. RECONOCIMIENTO: se concreta con los hechos cotidianos de reconocimiento a la persona, con los premios, las bonificaciones, los espacios en los medios de comunicación internos y externos por ciertos hechos ocurridos.

TRASCENDENCIA: se concreta con el reconocimiento por la participacion en cuestiones en las que quede fijado el nombre de la persona. Si un procedimiento ha sido hecho por alguien, hacer constar su o sus nombres; en la construccion de una planta poner una inscripcion con quienes participaron, en una porteria el nombre de la persona que está a cargo. Hay que tener en cuenta que lo que puede parecer absurdo para un Director es muy importante para un Analista. La trascendencia está tambien a medida de cada persona y cada uno espera trascender en su ambito, aunque algunos consideren que su ambito es el Universo. Estas bases son utiles para analizar lo que a cada uno le puede preocupar mas y como dirigirse entonces a esa persona para darle motivos para hacer las cosas.

El problema de la seguridad

En estos años se ha planteado el tema de la seguridad en el empleo. Las empresas que se habian preocupado tanto por dar pertenencia y seguridad, decidieron que no estaban en condiciones de prometer empleo de por vida. Es dificil decir porque a alguien se le ocurrió hacer esta distincion tan particular, tomando en cuenta la cantidad de despidos que se habian producido en los quince años anteriores con los downsizing y reestructuraciones que se produjeron. Pero así fue y para hacer las cosas mas complicadas se dijo que esto se debia al hecho de que los jovenes eran ahora mas independientes, que cada uno queria hacer su propia carrera y no siempre en la misma empresa. Un gurú llegó al punto de determinar que la nueva generacion cambiaria seis veces de empresa en su vida. Entonces otro miró el reverso de la moneda e inventó el "I & Co.", es decir que la empresa soy yo y yo tengo que proveer a mi empresa. Lo que no dijeron (o no pensaron) ni uno ni el otro, es que el mercado es más amplio: hay mayores de 45 años, menores no jovenes y jovenes sin potencial. Por otra parte las empresas necesitan tambien personas con poco o ningun potencial y no solamente personal con potencial. Enfrentadas a esta nueva situacion las personas se encuentran con que tienen que salir a vender y vender es una de las actividades donde más se expone la autoestima, más aun si se trata de uno mismo. Este resultado al que se ha llegado, de que cada uno se arregle su vida no es nuevo, ya que tambien antes cada uno tenia que arreglarse su vida. Pero al enunciarlo de una manera tan aspera lo unico que se consiguió fue que las personas entraran en panico, que las selectoras comenzaran a decir a todos que tenian que cambiar de trabajo y los jovenes comenzaron una carrera loca donde estar mas de un año en una empresa era "anquilosarse". Asi lo que habia sido natural hasta ese momento se convirtió en una corrida imparable, un planteo radicalmente individualista en medio del pánico. Desde luego que cuando se entra a la empresa se habla inmediatamente de trabajo en equipo, el cual, se remunera individualmente. Con lo cual se llega a una desorientacion completa, de contradiccion en contradiccion. Como además el trabajo se ha vuelto muy absorbente, la declinacion fisica y sicologica en esa lucha interna, hace que en los EEUU el promedio de 45 años sea el punto en que los gerentes son despedidos. La conclusion de muchos es que hay que tomar ventaja antes de desaparecer del mercado y hacerlo significa cosas muy variadas. En esta nueva situacion que se creo impensadamente (o sea sin pensar), la empresa pierde, porque el aporte de los empleados que hacen los I&Co. es acotado; la empresa sufre perdidas de

tipo economico ilegales, directas o indirectas, sufre el conflicto entre I&Co. y el trabajo en equipo para conseguir resultados y logra un ambito interno de fuerte lucha donde se usan mas energias por pelearse que por conseguir los objetivos de la empresa; el personal de alta rotacion, al retirarse ha producido gastos antes que aplique lo que aprendió pagado por la empresa; y cuando ingresa a la empresa suele producir conflicto de culturas al querer mostrar rapidos resultados; al mismo tiempo se hace mala fama con los mayores y con los menores sin potencial, entre otros efectos. Las empresas ante esta situacion tienen cuatro caminos posibles: -El primero es mantenerse en la situacion actual. Los problemas que se enumeran no son reconocidos como tales o ya uno está acostumbrado. -El segundo camino es el de los "talker". Son los autores que dicen que hoy tenemos problemas, que las personas tienen que poder pertenecer y que hay que hablar con ellas para que se den cuenta de la ventaja de pertenecer sin estabilidad. Es una de las típicas corrientes de autores que miran que pueden venderles a sus clientes, suponiendo que a fin de este siglo se puede mentir como se hizo en los 40 con la Escuela de Relaciones Humanas. La mentira es grosera, porque no se puede dar pertenencia sin seguridad. -El tercer camino es el que señala Jeffrey, quien dice que hay que dar estabilidad y que esto ha sido siempre fundamental. Que los bancos europeos que mantuvieron la estabilidad en momentos de crisis le ganaron mucho terreno a los bancos norteamericanos que despidieron a su personal en la crisis y luego no estuvieron preparados para el nuevo crecimiento. Que una organizacion que quiera mantenerse, necesita la lealtad de quienes la componen. Es evidente que si pensamos en un grupo en el que cada uno busque su propio interes unicamente, a contrapelo del interes general, el interes general dejará de existir. -Por ultimo, siendo evidente que la seguridad en el empleo no se quiere asegurar y que no es cierto que solo haya jovenes y que no es cierto que los jovenes quieran saltar de una empresa a otra por norma, ante esta laguna fundamental de la falta de pertenencia, la cuarta posibilidad es que el empleado sea socio. Esto fue manoseado y abusado durante muchos años y hoy se dan razones perfectamente atendibles y aceptables contra esta idea. De hecho existe un mecanismo que es la de los circulos sucesivos de los estudios juridicos y contables, donde el junior puede ser socio, sin que todos vayan a terminar su carrera como tales, además de las formas de acciones especiales para proyectos de este tipo. Otra forma es la de trabajo por proyecto, donde las personas no se involucran con la empresa sino con el proyecto. La motivacion no está en la empresa, la pertenencia no es la empresa, sino que es el proyecto. Esto se puede hacer con proyectos concretos y se puede hacer convirtiendo en proyectos tareas que hasta ahora se consideraban de rutina. Si se les da a un grupo como proyecto de ellos, se modifica la condicion. Esto claro esta, significa una fuerte delegacion que las jerarquias resisten en todo el mundo. La cuestion es que los hombres necesitamos pertenecer como una necesidad fundamental. Cuando no lo logramos, cuando nos dejan, cuando nos quieren engañar, nos sentimos muy mal y actuamos en consecuencia.

CAMBIO En estos años se habla mucho del cambio y se suele hablar con mucha liviandad. Se parte de la base de que el cambio solo puede ser forzado desde la cuspide de la organización y se dan consejos de cómo lograr vencer esta cosa terrible que tienen las personas, la resistencia al cambio. Del cambio se pueden decir muchas cosas menos que sea facil. El cambio se basa en algunos principios. 1) Los cambios son constantes La vieja discusion de Heraclito y Zenon la ganó Heraclito aunque murió sin saberlo. Todo se mueve de una manera sistematica y permanente. Y este movimiento constante, esta renovacion de nuestras celulas y del dia y la noche, significa que siempre hay cosas diferentes. Desde lo minimo, hasta lo mayor, a menor velocidad o a otra mas importante, los cambios se producen en nuestro mundo constantemente. A veces no podemos verlos por lejania o por imprecision. No sabemos que está pasando en Sumatra pero tampoco vemos como se mueven los neutrones en los atomos de la madera que parece fija. El hecho de que no veamos el movimiento o el cambio, no quiere decir que no exista. Pero aun lo que podemos advertir, es evidente que el cambio es constante, más aun hoy en dia con los medios de comunicación con que contamos.

2) Las personas cambian cuando consideran que su nueva situacion es preferible a la alternativa Hemos considerado antes como las persona nos movemos hacia aquello que consideramos mejor para nosotros. Como esto que consideramos mejor puede resultar incomprensible para los demás. Como inclusive puede resultar universalmente ilogico, pero si no lo es para nosotros, tomaremos por ese camino. En el tema del cambio este es un principio fundamental. No importa si lo que se propone es mejor, ni si ayuda a lo que se pretende ayudar. La cuestion es que las personas involucradas crean que es mejor. No es una cuestion racional aunque pueda mostrarse como tal: es una creencia, es la sensacion de que esto que nos han dicho, por las cifras que nos han mostrado, por el aumento de sueldo, por quien es el que nos lo ha dicho, esto es lo mejor. Solo entonces cambiaremos. 3) No hay cambio hasta que no cambia el operador Hemos visto en muchas ocasiones a un gerente marcial dar ordenes de que se haga algo. Al dia siguiente da otra orden que sigue a la anterior y la da por cumplida. Al dia siguiente puede repetir este proceso y así él supone que hay un camion cargado de producto que está llegando a tal distribuidor, pero en realidad no hay tal camión. Esto ocurre igualmente cuando se dispone un cambio. El gerente supone que el cambio se ha hecho. Alguno pregunta como va y la respuesta es evasiva pero él no quiere escuchar que la cosas no van tan bien. Y llega un dia en que tiene que enfrentar el hecho de que se olvidó de una realidad: el poder lo tiene el operador no el gerente y si el operador no cambia, no hay cambio.

4) Las personas tienden a repetir sus conductas conocidas Todos tenemos experiencias que consideramos buenas y otras que cosnideramos malas. Si algo nos ha producido dolor lo evitaremos. Si algo nos ha producido placer lo repetiremos. En general

esta forma de reaccion hace que las personas adoptemos algunas costumbres que se convierten en maneras de ser a fuerza de repetirlas. Todos nos mantenemos en aquello que conocemos porque ademas esto nos dá la seguridad de que sabemos como es, como hay que moverse. Es terreno seguro. Cualquier cosa nueva es terreno inseguro hasta que se nos convierta en seguro. Pero trataremos de evitarlo, porque privilegiamos la seguridad. 5) A partir de cierto punto de importancia se cambia solamente por necesidad Todos podemos cambiar algunas cosas facilmente. Son cosas menores, como la marca de galletitas que comemos. Pero a partir de otras solamente lo haremos por necesidad. Cambiar de club de futbol es casi un imposible y sin embargo parece algo trivial. Dejar la empresa en que hace diez años que trabajamos no es facil, sacar del mercado un producto no es facil, dejar el lugar en que hemos vivido por años no es facil. O sea que a partir de algun nivel de importancia, que en general es muy bajo, solo cambiamos por necesidad.

La realidad es que los procesos de cambio en cualquier organizacion requieren a-una persona o un grupo que tiene una vision de algo que quiere b-la busqueda de aliados para llevar adelante el proceso c-dar una sensacion de urgencia (por las finanzas, el producto, los recursos humanos, etc.) d-establecer un objetivo corto y asequible; premiar a quienes lo consigan e-cortar lo que haya que cortar f- consolidar lo que se consigue: institucionalizarlo i-medir la cultura para facilitar el cambio j-comunicar, comunicar,comunicar k-monitorear que los cambios no se modifican Por de pronto un cambio empieza siempre con alguien que nos viene a decir que lo que hacemos está mal hecho. O con un tercero que se pone a analizar lo que hacemos y que en demasiados casosnos mira con cierto aire de superioridad e inclusive con alguna sonrisa de compasiva comprensión, cuando le explicamos porque hacemos eso de tal manera. En cualquier caso nos sentimos amenazados y nos sentimos maltratados. Si somos personas de cierto nivel jerárquico sonreiremos y diremos que estamos de acuerdo con que se analice la manera en que la empresa se maneja; si no lo somos, daremos más espacio a nuestra rabia y de diferentes maneras se lo haremos saber a quienes nos rodean e inclusive a quien nos dice qué debemos hacer o que está metiendo su engreída nariz en nuestro trabajo. Cada vez que cambiamos porque nos obligan, oponemos una feroz resistencia, directa o indirecta, por lo general pasiva y dejamos que los sucesivos y misteriosos errores del nuevo proceso, caigan sobre los que han entrado a nuestro territorio. Este fenómeno exótico de resistencia al cambio, es una de las mas sanas expresiones del ser humano. Lo contrario, dejarse cambiar la vida y el ser mismo, amablemente, solo es aceptable cuando se trata de un tema menor o cuando es excepcional. Si estamos habitualmente de acuerdo con los cambios que nos imponen es porque no estamos, hemos caído tanto en nuestra fuerza que apenas podemos llamarnos seres humanos. El cambio flexible

Una aproximacion al problema del cambio es la tecnica del cambio flexible. Cuando se la utiliza en algo que resulta de interes para un grupo,como puede ser el uso del tiempo, suele producir efectos muy positivos. Como todos tenemos problemas de tiempo y como todos somos conscientes de que las tecnologías de comunicación serán cada vez más potentes, llevar un poco de ayuda al mejor manejo de ese recurso tan rígido como es el tiempo, hace que sea siempre bien venido. A partir de la aceptación de la dificultad y de la creación de la expectativa de sus resultados, la modificación de los hábitos significa un cambio radical en la relaciones y en el manejo de ese grupo, lo cual incide significativamente en la empresa, por la mejora en la situación interna del grupo y por su mayor eficacia. Esto hace que quienes pensaban en el cambio como un hecho amenazante que tiende a terminar en despido, cambien su actitud, porque ellos pueden llevar adelante cambios sin que ocurra nada dañino. Y así se concreta esa novedad de que en vez de tener que hacer cambios de cultura produzcamos una cultura de cambio que sigue funcionando una vez que el proceso ha terminado, porque ese grupo ha aprendido, a partir de una necesidad que tenia, que puede trabajar cambiando cosas sin que resulte en daño para nadie, sino en beneficio. Con esta u otra de las metodolgías señaladas podremos abordar el tema. Y podremos comprobar que esta es una de las cuestiones de las que mas se ha hablado y en las que menos resultados efectivos se han logrado. Respecto de reingeniería, The Economist ha afirmado que el 85 % de los procesos de reingenieria han fracasado, lo que no es dudoso tomando en cuenta la fuente. Si uno observa los procesos a los que ha podido asistir de distintas maneras, podra suscribir lo que asegura la investigacion del Economist. Los problemas centrales son siempre los mismos, pero los problemas de quienes detentan el poder suelen ser mayores que el tiempo y las metodologías que aseguran un mejor exito.

La resistencia al cambio Se habla del cambio con demasiada liviandad. Se habla del cambio como si todos nosotros, cada uno de nosotros, pudiera cambiar agilmente, por lo menos en su trabajo. Por eso me decidí en su momento a escribir "Accion para el cambio". Cambiar tiene la paradoja de ser algo que se produce siempre y al mismo tiempo algo que nos amenaza. ¿Eso quiere decir que vivimos permanentemente bajo amenaza? Eso quiere decir que todos los dias estamos cambiando cosas en medio de nuestros hábitos, pero que los cambios que decidimos nosotros no los sentimos como amenazantes, mientras que los que nos vienen de afuera nos parecen en mas de una ocasión, una amenaza. Dicho de otra manera, uno cambia costumbres casi sin darse cuenta, desde el orden en que lee el diario o algun habito de comida, hasta un proceso mas complejo. La cuestion es que cuando uno cambia algo muchas veces les está cambiando algo a los demas. Cuando les dice a los demas que cambien, si los otros no modifican lo que se les pide, entonces uno afirma que no son flexibles, que no son modernos, que no son eficaces. Es decir que esto es una cuestion mutua y constante, donde todos cambiamos cada dia pequeñas cosas, a veces cosas importantes y cuando los demas nos muestran su desacuerdo, la reaccion habitual es enrostrarles su falta de flexibilidad para con su trabajo o su vida en general. Lo que nos debe maravillar es que podamos hacer cambios sin demasiada dificultad. Porque cada vez que pedimos al otro que cambie, lo que le estamos pidiendo en diferentes medidas, es que deje de ser quien es. Ese otro tiene su caracter, sus conocimientos, sus habilidades, sus

costumbres. Vive con eso y es conocido por jugar bien al tenis o tener buen caracter. Cuando le pedimos que cambie uno de sus habitos, lo que estamos haciendo es pidiendole que deje de ser quien es. Y esto no le gusta a nadie. Desde luego que todos estamos de acuerdo en modificar una cantidad de cosas, porque en definitiva no son tan importantes y si se dá la condicion básica, lo haremos sin sentir que suframos demasiado daño. Pero tenemos que ganar algo. Si no ganamos nada, no cambiaremos. Este es el principio del cambio que enunciamos antes: Nadie cambia, si no siente que es mejor la nueva posicion que la alternativa. Tenemos que sentir que lo que hacemos, diferente de lo anterior, es lo que nos conviene. Por esto es admirable que no haya más resistencia a los cambios de la que hay. Y de la misma manera hay que maravillarse de la sorpresa y enojo de las personas que quieren cambiar algo, cuando el otro opone alguna forma de resistencia. Para tomar accion para cambiar algun proceso, tenemos que tomar en cuenta, en primer lugar, el hecho de que encontraremos resistencias naturales y que esto es normal,no tiene que asombrarnos ni tiene que enojarnos. No nos enojamos cuando queremos cambiar un sofá de lugar, y el sofá es pesado: es lo natural, es lo que esperabamos. De la misma manera con la resistencia al cambio. Y para enfrentar este problema, el primer elemento que tenemos que advertir es cual es la tendencia actual. Todos los grupos estan en permanente proceso. Tienden hacia algo, van en un sentido o en varios. Si queremos cambiar algo, lo primero que tenemos que evaluar es cual es esa o esas direcciones, para que con la presion que estamos preparando, no empujemos en el mismo sentido y, como al empujar de más el sofá, nos caigamos, haciendo la situacion insostenible por lo veloz, o por el contrario seamos tan cuidadosos que, siendo la tendencia contraria, no obtengamos ningun resultado.

EPILOGO Cada manager es el responsable y el indicado para llevar a cabo cada situacion. La flexibilidad que demuestre, la habilidad para ver el futuro y para lidiar al mismo tiempo con las cuestiones cotidianas, harán que cada uno logre exitos mayores o menores, o fracasos. Con este sistema de management queremos aportar un instrumento que permita eficacia y agilidad. Si apocopamos el grafico del Management de la Realidad podremos ver que a la Vision siguen los demas elementos hasta las Prioridades.

V | | |___________________________________________ | Prioridades

La cuestion reside en fijar prioirdades que esten dentro de nuestros Objetivos. Porque los Objetivos son elplan de ese año para reducir las Brechas de nuestra Vision. El formulario de objetivos es simple y permite un facil traslado. Podemos tenerlo en las reuniones de nuestro grupo de trabajo y en todas aquellas en las que estemos. Porque la cuestion es que los Objetivos sean instrumentos permanentes de nuestro trabajo para que tenga sentido lo que hacemos. Sino, no importa lo eficientes que seamos para completar algo, no seremos eficaces para alcanzar nuestraVision, es decir lo que queremos. Y como aquel operador que consiguio tener la mejor maquina del mundo, pero hizo quebrar a la empresa, haremos un brillante trabajo mensual o anula, pero estaremos lejos de lo que nos importa, nuestra Vision. Este sistema y este libro, son una sintesis de la experiencia que he acumulado como Director ejecutivo y como Consultor, de los exitos que he logrado y de los errores que he cometido. Ellos me han enseñado que hay que ser mas proactivo que defensivo y que para eso es esencial saber adonde quiero ir y para no perderme, tener un buen plan, agil. Por fin una ultima advertencia. Quien quiera poner en practica este sistema, guiese por los principios de la prudencia, edificando paso a paso, empezando por el principio y siguiendo la velocidad que la organización pueda absorber, desde arriba y luego hacia abajo. Si hay un mecanismo que puede ser bastardeado, este es el de los Objetivos, con lo cual todo lo bien que se haya podido hacer el proceso anterior, si no hubo conviccion en los participantes, hace que los Objetivos y los Planes no sirvan y entonces todo el edificio queda desacreditado. Para esto hay que empezar por prevenir que aun en el mejor de los casos, los mecanismos no empezaran a funcionar aceitados antes de tres años. Bajando así las expectativas a lo que posible, podremos ademas corregir los errores que veamos que se producen, por malentendido o por mala fe.

APENDICE LA SITUACIÓN DE ENVERGADURA

Definimos como Situacion de envergadura una situación que no es cotidiana y que tiene cierta dificultad e importancia. No es la situacion de gravedad tal como sería el entrar en guerra, sino cuestiones tales como lanzar un producto, comprar una casa o un auto o elegir una carrera. Hemos reunido lo que se ha hecho en materia de toma de decisiones y de negociacion, dos materias en las cuales se ha avanzado mucho. Podemos decir que se ha llegado a un punto en el cual adelantar es de una gran dificultad y poco resultado, por lo cual, siguiendolo a Pareto, entendemos que son materias en un estado de gran madurez. Por esto no creemos que sea util dedicarse a hacerles modificaciones que terminan por ser aparentes. A veces, sin embargo, en el tema de las decisiones los sistemas que nos ayudan son muchas veces simples estructuras de raciocinio aparente, a lo largo de los cuales llegamos a la conclusión que queríamos y que ahora podemos respaldar con el hecho de que el sistema racional da el mismo resultado que queriamos y que no mencionamos. En un mundo que pretende recurrir a la racionalidad para establecer sus parámetros como son las empresas, estos sistemas avalaron habitualmente la subjetividad. El sistema de Kepner Tregoe nos permitió llegar a un punto de decisión en que la aplicación de un cierto puntaje daba razón al que quería establecer la nueva Planta en una provincia y otro cierto puntaje le daba la razón al que quería ubicarla en Buenos Aires. Como dijimos al principio la disconformidad es la base de un desarrollo para manejar situaciones. Esta actitud personal se ha visto muchas veces bloqueada por la búsqueda de metodologías que

permitieran una definición mas sofisticada, y esta búsqueda de sofisticación ha llevado a multitud de definiciones equivocadas. Sobre este tema especialistas importantes como los siguientes, han dicho cosas tales como las siguientes: H.Raiffa -No se pueden dejar de ingresar en el análisis las actitudes subjetivas. -No hay procedimientos sistemáticos para problemas aislados, por la cantidad de elementos y grupos en juego. R. Meyer -Los humanos necesitamos justificar nuestras acciones a través de un racional convincente H.Einghorn -Los modelos son estáticos, cometen errores y no valen su costo. R.Keeney -El interés personal hace modelos atractivos, posibles e inapropiados Refiriéndose a la teoría de los juegos, el especialista mas importante en estos temas, dijo en "Games and Decisions": "no parece necesario apuntar que esta es una muy seria idealización que raramente ocurre en las situaciones reales...estos ejemplos parecen ser la muerte para el concepto de equilibrio de la teoría de los juego? En nuestra opinión, la respuesta tiene que ser sí, si uno requiere una teoría realista para el análisis...es lamentable -o afortunado dependiendo su punto de vista-, que una teoría de juegos no parezca ser posible" El problema de, por ejemplo, evaluar programas multimillonarios, ocurre habitualmente en los gobiernos. La negociación implícita o explícita que ocurre en este tipo de asignación de fondos esta llena de elementos de consideraciones políticas que hacen imposible un simple calculo matemático. Pero en definitiva se trata de la asignación de fondos y esto es un calculo matemático. Sin embargo el proceso es necesariamente y en ultima instancia, subjetivo, pero no hay una manera de establecer decisiones politicas sino es con los criterios de las personas que actúan en cada caso y por lo tanto, subjetivas. A esto se refieren las citas que hemos hecho de los autores que combatieron el excesivo racionalismo demostrando, que era supuesto, más que real. No proponemos pues grandes modificaciones. Pero lo que hacemos es reunir toma de decisiones y negociacion. Como ya dijimos antes, cuando decidismos negociamos y cuando negociamos decidimos, por lo cual la separacion de ambos temas nos parece por demas inadecuado. En la vida estos dos temas se nos dan juntos, no separados. Las etapas a seguir son las que señalamos previamente, que eran las siguientes:

CUAL ES EL PROBLEMA QUE ES LO QUE NO QUIERO TENGO INFORMACIÓN ADECUADA QUE ALTERNATIVAS TENGO CUALES SON LAS CONSECUENCIAS CUAL ES EL OBJETIVO FINAL ESTRATEGIAS TRAMPAS COMUNICACIÓN MAPA SUBMAPA

APRENDIZAJE POSIBILIDADES DE CAMBIO Vamos a analizar cada una de ellas.

LA DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Una buena solución a una definición del problema bien hecha, es mejor que una solución brillante a una definición pobre. La definición del problema es la base de todo nuestro edificio. Equivocarse en la base es equivocarse en todo el edificio. Las personas actuamos por accion o por reaccion. En ultima instancia, nuestras acciones tienden a ser una reaccion frente a un entorno que no nos gusta, un entorno sobre el que queremos hacer algo. Pero más alla de que actuemos por accion o por reaccion, en ultima instancia estamos siempre tomando una decisión propia al tomar en cuenta la situación, y es también una decisión propia no tomar acción ninguna. Nuestra reaccion está basada en una toma de conciencia. Esta toma de conciencia puede ser porque una imagen nos recordó algo, porque una persona nos dijo algo, porque hemos oido una música que nos recuerda un proyecto anterior, porque hemos visto una película que nos incita a hacer algo, etc.etc.etc. Las influencias que nos disparan a tomar conciencia de una situación y a hacer algo al respecto, son infinitas. A veces nuestra acción no está influenciada por lo que otros hacen en el plano jerárquico de la empresa en particular, sino de la vida en general. Lo que nos ocurre en la empresa lo llevamos afuera y viceversa. Reaccionaremos a superiores, pares o inferiores en la empresa y en las jerarquías de la vida. Y nuestra reacción no será la misma si la acción que ha tomado el otro es positiva, negativa o neutra para nosotros. Cada una nos incitará de una manera diferente. Lo que podemos graficarlo en un cuadro como este: Acción de Superior | Par | Inferior _____________|______|_____________ positiva _____________|______|______________ neutra _____________|______|_______________ negativa _____________|______|______________ Cuando enfrentamos una situación de este tipo, nuestra definición del problema será diferente de acuerdo con el tipo de reacción que solemos tener. Una acción negativa de nuestro superior tendrá una reacción diferente que una acción positiva de nuestro inferior. Cada uno de nosotros reaccionara de una manera diferente a cada una de estas incitaciones y cada uno de nosotros reaccionara de una manera diferente en diferentes etapas de su vida. La reacción frente a un jefe amable será menos virulenta que la reacción frente a un superior que nos resulta molesto. No reaccionamos de la misma manera con un hijo al que consideramos, que cuando es un hijo que sentimos problemático.

Ademas cada uno de nosotros reacciona de una manera diferente según el tema de que se trate, con lo cual a las nueve posibilidades hay que sumarle algo tan multifacetico, como son los temas que se traten y que nos hacen reaccionar siempre de diferentes maneras. Asi el cuadro anterior variaría de esta forma:

Acción de Superior | Par | Inferior _____________|______|____________ T positiva _____________|______|_____________E neutra _____________|______|_____________M negativa _____________|______|_____________A

Es decir que nuestro estilo personal esta basado en todo lo que nosotros somos y a continuación por el rol de las personas, el tipo de personas con que tratamos en cada caso y el tema que estamos considerando. Todo esto ocurre *dentro de pautas de cultura de la organización, o sea la empresa, la familia o cualquier otra donde ocurra, *una cultura que esta dentro de la cultura de la actividad que desempeña, *cultura esta definida por las políticas, escritas o no, con las que se maneja esa organización, *lo cual esta dentro de la cultura nacional, *y cada vez más de los elementos de globalizacion. Obviamente no podemos considerar todos estos elementos cada vez que vamos a manejar una situación. Lo que sí podemos es tomar conciencia de cuantos elementos implícitos existen cada vez que manejamos una situación. Por esto decíamos al principio que hay que tener una mente abierta y un espíritu flexible a la situación en que nos encontremos, porque hay una enorme cantidad de componentes que simplemente están ahí y de los cuales no tomamos conciencia, sino que los ponemos en acción directamente, sin ningún filtro o consideración previa. De esta manera las posibilidades resultarían infinitas y lo único que podemos acordar claramente en este asunto, es que quien hace la descripción del problema debe ser consciente de que el problema que dice definir esta distorsionado por la influencia o la acción que lo incita y que esto suele tendenciar la definición, lo cual termina por equivocar todo el manejo de la situación. El verdadero problema Definir el problema es fundamental. A veces confundimos al disparador con el problema. El problema es una cosa, el disparador es otra. Quizá nuestro jefe esté equivocado al considerar que el sistema de correspondencia no funciona, pero quizá haya un tema en el manejo de la información. Puede ser que el disparador, nuestro jefe, esté equivocado en la direccion de su observacion. El no ha sabido determinarlo con claridad y cuando nos dice que trabajemos sobre eso, nuestra reacción es despreciar el asunto porque sabemos que nuestro

jefe esta equivocado. Lo que no sabemos es que él nos está hablando de un problema que existe pero que no sabe como expresar, un problema de informacion que identifica con el manejo de la correspondencia. La manera que se aconseja habitualmente para definir un problema es preguntarse porque?. La cuestion es que habitualmente nuestros porque van dirigidos hacia las consecuencias y aquí es ir hacia arriba en la cuestion, es decir en las causas previas. Si aplicamos esta cuestión a la implementación de un sistema de evaluación de desempeño, a nuestro ¿porque? la respuesta es para conocer el desempeño del personal. Si seguimos adelante, Porque -- para pagarle mérito o echarla Porque -- porque ahora no tenemos elementos en los cuales basarnos Porque -- porque queremos ser equitativos, no cometer injusticias y reducir así el conflicto Porque -- porque así mejoramos el ambiente de trabajo y la eficacia ¿Se mantiene nuestra descripción del problema? Podemos tomar dos posiciones: todos los porque nos dan las bases en que nos apoyamos para poner en marcha un sistema de evaluación de desempeño o podemos decir que en realidad tendríamos en primer lugar que resolver el problema de mejorar el ambiente de trabajo y la eficacia. Si no hemos hecho antes este trabajo, nos puede pasar que estemos tomando un camino equivocado y que lo que necesitamos no es la evaluación de desempeño o no solamente la evaluación de desempeño. Si agregamos elementos como el conocimiento del potencial y el desarrollo de personal, podemos complicarnos aun más el panorama. Concretamente, la necesidad es enfrentar una situación en que se quiere mejorar el ambiente de trabajo y la eficacia. Para esto podemos tomar esa accion u otras, pero en todo caso estaremos trabajando sobre el problema verdadero.

QUE ES LO QUE NO QUIERO

El siguiente paso en el proceso es establecer que es lo que no quiero. Con esta definición lo que buscamos es limitar las respuestas futuras a situaciones que básicamente acordaremos, lo cual nos limpia el panorama de una cantidad de posibilidades y nos ayuda a centrar los puntos siguientes en situaciones realistas y no en suposiciones que nos llevarían a resultados por debajo del SUBMAPA, que es lo mínimo que estamos dispuestos a aceptar. En todos los casos este es básicamente un asunto subjetivo, algo que tomamos o no según nuestra definición personal y nuestro gusto y necesidad. En los casos de ampliar el espacio, lo que no quiero puede modificar la descripción del problema. Si digo que no quiero comprar un departamento adjunto al mío, porque estas uniones son siempre un adefesio, digo que me mudo de donde estoy. Si digo que no quiero vivir en una casa porque es mas peligroso que vivir en un departamento, digo que me mudo a un departamento. Si busco seguridad digo que me mudo a un edificio con seguridad y en un barrio seguro; si digo que no quiero vivir lejos del centro digo que me quiero mudar a un departamento con seguridad en los alrededores del centro. En resumen, he cambiado la descripción del problema cuando he exteriorizado lo que no quiero. A esta altura del proceso ya tengo alguna idea de las personas con las que me encontrare. Voy a recurrir a una empresa inmobiliaria y tratar de evitar aquellas que tienen fama de tramposas. Si es un departamento nuevo buscaré uno que este construido por

personas con prestigio en plaza. Al único que no conozco es al vendedor, pero a ese lo tomaré en cuenta una vez que lo conozca. En el caso de la evaluación de desempeño, puedo decir que no quiero procesos de instalación largos ni procesos de utilización complicados; no quiero que sea algo secreto para quienes evalúan; no quiero que sea un simple repaso de lo ocurrido durante el año. Con estos elementos pongo en foco la descripción del problema, lo que supone darle un carácter diferente. Como ya sé claramente cuales son las personas con las que me encontraré ya puedo esbozar una primera estrategia.

Definir que es lo el problema ----que no quiero----información

INFORMACIÓN

El tema de la información es interesante. En general consideramos que tenemos la información necesaria. Cuando actuamos tendemos a encerrarnos en la información que tenemos. La primer reacción habitual del ser humano es la de sentir que uno está en lo cierto y no el otro, lo cual hace que en principio nos encerremos en la información que tenemos. La información tiene dos puntos que son críticos y ellos son: * ¿Cuánto sabemos realmente? * ¿Nuestra información básica es representativa? Al enfrentar la situación, puede ocurrir que ni siquiera busquemos información suplementaria, sino que sigamos adelante con la que ya tenemos, porque creemos que sabemos lo suficiente para tratar la cuestión. Una actitud abierta hacia la información con que contamos nos permite tener en cuenta que efectivamente sea valida o que a nuestra información le falte algún elemento o directamente esté equivocada. En este análisis inicial y búsqueda posterior, tendemos a cometer ciertos errores típicos. Los errores más habituales que cometemos con la información, son:

importante

Entonces, en esta búsqueda de la memoria de acciones anteriores que es la información, trataremos de ayudarnos de distintas maneras:

1. Conseguir feed-back de personas confiables Todos sabemos cuan difícil es conseguir feed-back, porque cada persona tiene subjetividades que muchas veces van más allá de un simple punto de vista diferente, sino que tienen broncas o envidias que les aparecen en esos juicios, pero que no se hacen evidentes o por lo contrario, tienen simpatías o intereses que no se notan. 2. Conseguir feed-back de grupos de personas con los que tratamos la manera de hacer esto es el 360 para desarrollo personal; en los demás casos estamos embretados en la situación que describíamos en el párrafo anterior. 3. Usar técnicas de experimentación: * tener alguna forma de determinación del resultado que esperamos * tomar nota de lo que ocurre después * analizar las diferencias entre lo que esperábamos conseguir y lo que ocurrió.

4. Buscar antecedentes escritos o grabados en las empresas hay información por lo general en formas escritas, aunque no siempre son de fácil acceso, en especial si se trata de temas de hace algunos años. 5. Buscar situaciones similares en el mundo dependiendo de que se trate, podremos encontrar antecedentes útiles en situaciones similares ocurridas en la misma empresa en otras partes del mundo, en la misma industria/servicio/especialidad, o en otra, siempre que tengamos en cuenta las diferencias que ambas situaciones sin duda tendrán, tanto en lo técnico, cuanto en lo social en general y cultural en particular.

La información nos afecta de una manera diferente según como viene explicitada. El marco de definición es muy importante y por esto tenemos que ser cuidadosos al tomar una información, y tratar básicamente de "desenmarcarla", es decir sacarla de la manera en que se nos da y observarla con un fraseo diferente. Algunas tendencias en este sentido son las siguientes: 1. La presentación negativa tiende a ser rechazada. En el ejemplo típico * plan 1, vamos a cerrar dos plantas de las tres que tenemos ó * plan 2, vamos a mantener una de las tres plantas, las personas tienden a votar por la segunda opción. Objetivamente son idénticas, pero la sensación es diferente.

2. La influencia de la tendencia: cuando nuestra tendencia es a estar ganando en un tema, en el siguiente paso tenderemos a creer que vamos a ganar, pero cuando estamos perdiendo, en el siguiente caso tenderemos a creer que perderemos. 3. La certidumbre o seudocertidumbre de las opciones, aumentan la tendencia a aceptar la información. En el ejemplo clásico de la póliza de seguro, la reducción del seguro por fuego e inundación es preferida cuando se anuncia como cobertura total por fuego que cuando se anuncia como reducción. El hecho es el mismo, la información que recibiremos es la misma, pero la reacción será diferente según como nos la den. 4. Reacción frente a posibles ganancias o perdidas: las personas tienden a preferir pequeñas ganancias sucesivas que una sola grande, pero prefieren una sola gran perdida que muchas pequeñas. Esto las cubre de una repetición de frustración y daño, mientras la otra les ofrece la posibilidad de varias satisfacciones sucesivas. 5. El uso futuro del tiempo, hará que la información sea mejor o peor aceptada, dependiendo de donde esté utilizado ese tiempo y cuanto sea lo que nos gusta lo que haríamos. En definitiva, estos ejemplos nos tienen que servir para no tomar simplemente la información como nos la dan, sino para verificar el contenido, sin dejarnos llevar por cualquiera sea la tendencia que nosotros tenemos en cada uno de los casos que cubra cada una de las informaciones que recibimos. Lo más importante en el tema de la información es no dar por supuesto, sino tratar de comprobar. Para hacerlo tenemos que comenzar por tener un espíritu abierto a buscar y a evaluar lo que creemos y pensamos con la información nueva, porque aunque no estemos aun en periodo de evaluación de la información, la tendencia muestra que ponemos un tamiz de critica a lo que recibimos, con lo cual eliminamos o reducimos la informacion hemos recibido.

Definir que es lo buscar el problema----que no quiero--- información-----alternativas---

ALTERNATIVAS

Un paso muy importante para manejar una situación es abrir alternativas. En una relación cotidiana las alternativas vimos que eran pocas y cortas. En una situación de envergadura las alternativas tienen que extremarse, porque de ellas dependerán los caminos que tendremos por delante. No hay que suponer que ya tenemos suficientes. Algunas reglas para ayudarnos a establecer alternativas son las siguientes: * primero ponerlas luego evaluarlas * partir desde lo más alto

* empezar por poner mis puntos de vista * recordar la experiencia * enfrentar los limites * buscar sugerencias * darle tiempo al inconsciente para que opere Una costumbre habitual en todos nosotros es el evaluar al mismo tiempo que proponemos o peor aun, auto-criticarnos y no darnos esa alternativa. Esto es tan común que no merece mayor descripción. La cuestión es esforzarse y poner todo, lo que consideremos bueno o lo que creamos deleznable. Después ya veremos que es lo que realmente sirve. Cuando evaluamos las alternativas empecemos siempre desde lo mas alto. Ya tendremos tiempo para bajar. Asimismo enfrentemos nuestros propios limites, los que nos hacen quedarnos y no atrevernos a dar algunas posibilidades como alternativas. Al igual que en el caso anterior, ya habrá tiempo para ver despues si podemos o no llevar adelante tal alternativa, pero si nos coartamos antes de evaluar vamos a disminuir nuestras posibilidades. En algunos casos se pueden buscar sugerencias, en otros no. Cuando se puede, conviene tener un punto de vista diferente, no porque sea mejor o peor sino básicamente porque es diferente y nos puede abrir nuevos campos de análisis. Sea una sola persona o sea un grupo, hacer un brainstorming es una buena manera de hacer una lista de alternativas especificas. Es bueno dejar que lo que hemos planteado sedimente mientras hacemos otras cosas. Borges lo llamaba el otro Borges, otros lo han denominado otro-yo, el enano interno, la inspiración, etc. En todo caso el hecho es que existe una actividad que no manejamos y que nos provee de elementos. Personalmente lo escucho mucho y me da excelentes resultados. Es cierto que para que este interno nos aporte algo tenemos que darle tiempo y quietud. Quizá en la noche esto ocurra, pero no son cualidades que los modernos tengamos a mano con facilidad.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas---

EVALUAR LAS ALTERNATIVAS Una vez que tenemos las alternativas listadas, el paso siguiente es evaluarlas. En el paso anterior solamente hemos buscado alternativas. Ahora las evaluaremos. Para hacerlo tenemos que * comparar las alternativas * analizar las diferencias * elegir * que es más importante * eliminar lo que es similar * priorizarlas Al hacer este análisis hay que tener en cuenta: * no mantener el statu-quo

toda modificación de la situación actual es resistida aun inconscientemente. Las alternativas que tiendan a cambiar nuestra situación actual serán peor vistas que aquellas que la mantienen, aunque la situación actual no nos satisfaga, ya que aun en ese caso trataremos de mantener lo que nos gusta, eliminando lo demás. * no proteger decisiones anteriores es muy común, sobre todo en las empresas, que las alternativas que supongan poner en tela de juicio decisiones que hemos tomado antes, sean despreciadas, tratando de justificar indirectamente lo que hemos hecho antes. * buscar alternativas y no adherir a otros para muchas personas es más cómodo quedarse en la posición de otros o directamente no buscar alternativas tomando como tales lo que piensan inicialmente. * no menospreciar consecuencias cruciales de la alternativa las alternativas pueden tener consecuencias que son cruciales; si elegimos una alternativa determinada, eso puede significar mudarnos, hacer un viaje, despedir a alguien, enfrentarnos con alguien, etc., lo que en el momento de evaluar las alternativas podemos pasarlo por alto porque nos molesta, lo que no impide que nos encontremos después con esa circunstancia. * pensar bien los posibles acuerdos o intercambios las alternativas pueden suponer acuerdos o intercambios. Sobre ellos vendremos al tratar las estrategias, pero si les damos un espacio al evaluar las alternativas adelantaremos tiempo y nos evitaremos considerar algo sobre lo cual estamos en total desacuerdo.

* dar puntos se pueden puntuar las alternativas, pero la puntuación produce un efecto de certidumbre que no suele ser real; el hecho de que tengamos números frente a cada alternativa parecería que le da un valor agregado lo cual es relativo ya que es el resultado de elementos subjetivos y por lo tanto no es un valor agregado absoluto como se ha pretendido. Podemos priorizar en orden sucesivo o en grupos de diferente importancia para nosotros, en cuyo caso estamos aceptando la subjetividad y le damos un menor impacto. * dar espacio a la incertidumbre es habitual que la incertidumbre nos moleste y por eso es común que las personas al evaluar las alternativas tiendan a eliminarla, suponiendo que todo lo que se establece es cierto, lo cual es poco menos que imposible que sea así. Para mejorar su posición en este asunto - tome la lista de incertidumbres que ha definido - reduzca esa lista a las más probables -dos o tres- en cada una de estas, decida que hará si ocurre piense que hay personas que sufren al sentir incertidumbres en algunos temas pero no en otros. Por lo cual es posible que eso le ocurra a usted, por lo que conviene listar los tipos de incertidumbres que mas lo molestan. * tomar en cuenta la tolerancia al riesgo

ocurre asimismo que despreciemos nuestra tolerancia al riesgo. Las personas que suben a un globo y se asustan arriba son un caso primario de esto. Pero en el manejo de situaciones es habitual que haya riesgos económicos, físicos o emocionales que no tomamos en cuenta. * tomar en cuenta decisiones relacionadas cuando se elige una alternativa se abren otras situaciones que significan decisiones que habrá que tomar, que podemos querer evitarnos no tomándolas en cuenta, lo cual significa simplemente que nos veremos en una situación desagradable que habremos construido nosotros mismos. La ultima cuestión aquí es cuando dejamos de buscar alternativas. La decisión de dejar de buscar alternativas se basa principalmente en: * Tenemos alternativas de buena calidad * El tiempo u otros medios se están terminando * La cuestión no amerita seguir buscando alternativas. Como ocurre en todos estos casos, la definición de la situación es algo que solamente puede hacer quien está en ella. Estas no son sino reglas generales que pueden ser de alguna utilidad a quien en ultima instancia será el responsable por ello. Analicemos los cuatro elementos que suelen tener menos espacio en las consideraciones de quienes definen la situacion: Análisis de intercambios Incertidumbre Tolerancia al riesgo Decisiones relacionadas

Análisis de intercambios

Habitualmente cuando se llega al punto de tener que elegir en un asunto, los elementos involucrados son más de uno. Cuando es una sola la condición, lo cual es raro, la situación es simple. Si quiero viajar de un punto a otro de la forma más rápida, sin importar otro elemento, me bastará buscar la alternativa que mejor satisfaga esa necesidad. Pero como decimos esto es raro y en general toda situación tiene mas de una condición. Allí es donde entra el tema del análisis de los intercambios, porque no será tampoco habitual que encontremos una alternativa que satisfaga todas las condiciones. Los intercambios tienden a hacerse más desde el punto de vista psicológico, que desde el punto de vista racional. Esta tendencia se ha hecho evidente con el uso de algunos ejercicios donde la definición se dirige hacia la apariencia relacionada con lo que uno siente o cree. Un ejercicio ideado por Sarah Lichtenstein y Paul Slovic plantea las alternativas de A una posibilidad alta (8 sobre 9) de ganar 4$ ó B una posibilidad baja (1 a 9) de ganar 40$. La mayoría de las personas eligen la posibilidad A.

Curiosamente, si se da valor a ambas posibilidades, la posibilidad B aparece en el 77 por ciento de los casos como de más alto valor que la posibilidad A, lo cual contradice la elección previa. Para mejorar la elección entre las alternativas, conviene recurrir a la evaluación de los elementos que las componen. En el caso de la compra de una casa deberíamos ver cuales son las partes que nos interesan para conformar el siguiente cuadro y evaluar cada uno de los componentes por simple orden, dándoles importancia de 1 a 4, donde 1 es el mayor:

casa 1 tipo de construcción barrio 2

casa 2 1 1 1 3 4

casa 3 2 3 1 4 2 1

casa 4 4

ambientes necesarios

1 1 3 4

4 3 4 2

amplitud de los ambientes 2 distribucion interna tiempo al trabajo 1 2

Al concentrarnos en cada uno de los componentes, hemos claramente dejado en ultima instancia la casa 4 y también podemos eliminar la casa 3. Debemos refinar el análisis entre las casas 1 y 2 para llegar a una conclusión. Este refinamiento se puede hacer también desde un principio si se quiere dar prioridad a los componentes. Y así si damos al componente tipo de construcción el valor mayor, sería 1, el barrio sería para nosotros la segunda prioridad, el tipo de construccion la tercera, y así sucesivamente. Multiplicamos el orden de importancia del componente por la calificacion que le habiamos dado al componente en esa casa y esto nos dará un resultado global, en el cual lo mejor tendrá menos puntos. El resultado sería el siguiente: orden casa 1 casa 2 de prioridad Tipo de construcción 3 3 9 Barrio 2 1 4 2 1 8 6 10 18 20 8 1 4 casa 3 6 6 1 16 12 5 4 12 24 10 casa 4 12

Ambientes necesarios

Amplitud de ambientes 4 Distribución interna Tiempo al trabajo 6 5

Total

36

54

48

68

Al aplicar este método, resulta que la casa 3 es mejor que la casa 2. Esto nos llama la atención y si lo analizamos, notaremos que se debe al hecho de que los pesos de los componentes son diferencias matemáticas, lo cual en la realidad nunca es así, ya que las diferencias son concretas y sicologicas y en este sentido no hay exactitud matemática, sino elementos mucho mas complejos. Por esto seguramente es mas interesante usar el método simple, eliminando alternativas sucesivamente para tener mayor claridad en la definicion que hacemos de cada una. Al hacer este análisis no debemos mirar el objetivo "Casa", sino solo el componente de manera aislada, y en el caso de darle valor a los componentes, tenemos que tratar de ser equitativos en la decisión del orden que les demos. Podemos usar el método para que nos dé cualquier resultado o podemos movernos de tal manera que nos dé el resultado que nosotros queramos. Este, como cualquier otro método de análisis de alternativas, tiene un camino que, cuando se lo domina, permite llegar adonde uno quiere, no adonde el análisis nos puede llevar. En definitiva, de la computadora sale lo que en ella ponemos.

Incertidumbre La incertidumbre es un elemento que va adjunto a cualquier actividad humana. Nunca podemos estar totalmente seguros de los resultados y esto es algo que a los humanos nos molesta. Toda modificación a lo que teníamos previsto es un inconveniente, es una molestia, o es más doloroso aún el daño que estamos recibiendo al romperse nuestra cadena de seguridad. Sin embargo siempre tendremos que estar preparados para que esto ocurra, porque nadie nos puede asegurar el futuro. En esto tiene que ver la característica del mundo actual, pero no es definitivo. Si la velocidad de nuestro mundo se modificara, el futuro seguiría siendo incierto y la certidumbre que le pusiéramos sería tan solo un hecho voluntario, un deseo. Por esto con la incertidumbre podemos hacer dos cosas: ignorarla o preverla. Aunque en general hacemos lo primero y solemos andar por la vida sin otra prevención que la reacción ante la sorpresa, no hay duda que prever un inconveniente es más útil. Para hacerlo, lo más conveniente es hacer una lista de las cosas que podrían ocurrir. De esa lista eliminar las que son secundarias y dejar las que podrían ser importantes. La importancia no la da solamente la posibilidad de que ocurra, sino también y sobre todo la consecuencia. Pueden haber hechos que son de difícil ocurrencia, pero que de ocurrir, son muy importantes. Una vez hecha la lista, pongamos en orden los tres elementos, a saber: * Que puede ocurrir * Cual es la posibilidad de que ocurra * Cuales son las consecuencias

En un caso simple podemos graficarlo de la siguiente manera. Supongamos el caso del comprador de la casa. Supongamos que ha hecho una oferta. Un cuadro de análisis de la incertidumbre sería, por ejemplo, el siguiente:

Ocurrencia

Posibilidad

Consecuencias

No aceptan la oferta media la segunda casa en el rango es aceptable por ese precio Hacen contraoferta muy posible si excede el 10% dejo la casa; sino oferto un 5% más

Aceptan

media muy buena; tomar un tiempo de un mes para preparar la mudanza.

Las ocurrencias son las habituales del mercado, la posibilidad es una estimación intuitiva, las consecuencias son planes alternativos que tenemos. Pero esto no siempre es tan sencillo. No cabe duda que lo primero que tenemos que hacer es usar nuestro propio juicio. En la mayoría de los casos será suficiente. Pero puede ser que estemos hablando de un tema que por lo que supone o por el nivel de conocimiento que tenemos, amerita dar otros pasos. Estos pasos serían: * Buscar información, datos que no tenemos y que nos ayudarán a hacer el cuadro de alternativas; a veces estos datos están a nuestra disposición, otras veces tendremos que recurrir a los servicios de terceros para hacer un estudio de mercado o alguna otra tarea de investigación; * Consultar a expertos, que nos puedan dar su punto de vista; * Analizar las partes de la situación para estar en claro acerca de cuales son los puntos que establecen una diferencia que puede hacernos tender hacia una definición u otra. Por eejmplo, construcciones en el barrio, alza de la delincuencia en otra área, etc. Hay algo que creemos que es esencial para enfrentar las situaciones y esto es tener una alternativa. Cuando nos encontramos cerrados y no tenemos otra posibilidad, entonces estamos prisioneros. Si en cambio, hemos previsto esa posibilidad y tenemos un camino alternativo, seguimos siendo personas libres que ejercen su derecho a la vida. Analizar la incertidumbre y tener planes alternativos frente a las consecuencias de lo que pueda ocurrir, es mantenernos en acción y no quedar de pronto sin salida y esto es esencial en cualquier aspecto de la vida.

Tolerancia al riesgo Las personas tenemos diferentes tolerancias al riesgo. Lo que es más tenemos diferentes tolerancias según de que riesgos se trate y aun cada uno de nosotros tiene tolerancias distintas a riesgos distintos en cada momento de su vida.

Algunas personas que gozan navegando no pueden subirse a un avión, es un riesgo que no están dispuestas a correr. Pero la misma persona, obligada a viajar en avión por sus negocios se acostumbra a hacerlo, pero deja de navegar porque se siente inseguro arriba de un barco. Sin entrar a considerar los aspectos psicológicos de cada caso, lo que queremos señalar es que * Cada uno tiene que ser consciente de su tolerancia al riesgo * No tiene que hacerlo universal, ya que hay cosas mas temidas que otras * No tiene que suponer que porque no le importaba hace diez años, tampoco le importará ahora, ni viceversa. La importancia de la tolerancia al riesgo reside en el hecho de que si no la evaluamos adecuadamente nos podemos encontrar en el medio de una situación que nos ponga en peligro. Un caso muy comun es el de las discusiones legales. Se pasa de un simple intercambio de opiniones a una diferencia de opiniones y se termina en un litigio. A medida que la discusión sube de tono, la tensión sube y cuando se llega a tribunales la situación se ha hecho más difícil. Algunas personas en estas situaciones tienen ataques cardiacos, aumentos de presión sanguínea, ulceras u otras formas de manifestar la dificultad en que se encuentran. Cuando comenzaron la discusión no advirtieron que era más sencillo hacer algún intercambio o perder algo, para ganar la vida que se deteriora cuando se sigue el camino de la pelea. Algunos autores recomiendan hacer un cuadro de "deseabilidad" del resultado, es decir siendo que hay varios resultados posibles, cuales son los mas deseables. Sin embargo creemos que lo contrario al riesgo no es la "deseabilidad" sino la seguridad. En todo caso de lo que se trata es de la posibilidad-consecuencia de riesgo de un acto y no cuanto lo deseemos. Así el tema de la tolerancia al riesgo toma el camino del análisis personal. Si hemos hecho una lista de ocurrencias posibles para analizar la incertidumbre, esa misma lista debería servirnos para analizar el riesgo que corremos. En este caso tenemos que tomar tanto la posibilidad de ocurrencia cuanto la consecuencia. Tomemos el caso de la oferta para la compra de la casa. Habíamos dicho que las ocurrencias, posibilidades y consecuencias eran las siguientes:

Ocurrencia

Posibilidad

Consecuencias

No aceptan la oferta media la segunda casa en el rango es aceptable por ese precio Hacen contraoferta muy posible si excede el 10% dejo la casa; sino oferto un 5% más

Aceptan

media muy buena; tomar un tiempo de un mes para preparar la mudanza.

Sin embargo al mirar nuevamente el cuadro, nos damos cuenta que la segunda alternativa de casa tiene el defecto de estar lejos del barrio actual. Si bien este elemento no nos hizo dejarla de lado y estaba entre las mejores, nos damos cuenta que tenemos menor tolerancia al riego por dejar el

barrio de lo que creíamos. Eramos mas racionales al analizar las alternativas, pero cuando se acerca el momento de la definición, nos duele más la posibilidad de dejar el barrio. Analizamos los números y decidimos ofertar hasta un 15% por encima de nuestra oferta inicial, aunque estamos conscientes que esa suma nos estará haciendo pagar entre un 5 y un 7% más que el mercado. Si rechazaran la oferta, el plan alternativo sería mandar a otra persona a hacer una oferta ligeramente mayor y que si lo aceptaban por fin, hiciera un boleto de compraventa con comprador a designar y en la escritura me lo transfiriera. Es decir que ante la aproximación del desenlace podemos sentir que nuestra tolerancia al riesgo disminuye y esto, que ocurre muy a menudo, nos puede hacer cambiar algunos elementos que hasta hacia poco tiempo nos parecían firmes. Para enfrentar adecuadamente el problema del riesgo, conviene seguir algunos parametros, tales como: * Analicemos cuidadosamente si tenemos listadas todas las incertidumbres posibles. * No seamos fácilmente optimistas, disminuyendo el riesgo y lo que supone vivir en ese riesgo o con ese riesgo. * No nos concentremos en demasía en lo negativo; cada situación tiene aspectos positivos y negativos y es tan malo ser alegremente optimista, cuanto lo es centrarse en las cosas que van a ir mal. * No adelantemos la evaluación de la tolerancia al riesgo. Algunas personas introducen los pensamientos o sentimientos respecto del riesgo de lo que harán antes de llegar al punto de evaluacion del riesgo. Una vez vista cual es la mejor definición, hay que evaluar el riesgo y quizá cambiarla, pero no decidir como parte de la tolerancia al riesgo, a menos que este nos resulte tan claro e importante como para rechazar esa posibilidad. * No dejemos de tomar decisiones riesgosas. A veces la posibilidad de alguna consecuencia o la complejidad del asunto nos lleva a no tomar decisiones. Esto tampoco es bueno y seguramente la mayoria de las decisiones tomadas en la vida de la Humanidad no han sido objeto de tanto cuidado. * Cuando tratamos de negocios, podemos asegurarnos contra el riesgo, podemos buscar mas información acerca del riesgo que creemos estar tomando, podemos reducir el riesgo compartiéndolo con otros o podemos reducirlo dividiéndolo en diferentes situaciones.

Decisiones relacionadas

Cuando tomamos un camino determinado, esto significa que deberemos tomar ciertas definiciones futuras, porque la vía que hemos tomado implica hacerlo. La cuestión reside en tener en claro cuales serán esas decisiones que deberemos tomar, de manera de estar preparados para la nueva situación. Esas decisiones relacionadas serán algunas y no otras, es decir que tomar un camino significa que hay situaciones que estamos evitando y otras situaciones hacia las que vamos. En términos viales, si decidimos ir a Mar del Plata tomaremos la ruta 2 y no tomaremos la ruta 7. Si vamos a Mar del Plata tendremos que comer en el camino y si comemos en el camino querremos hacerlo donde paramos siempre y esto significará pagar peaje e ir por la autopista.

En este ejemplo muy elemental podemos advertir cómo una definición que le demos a la situación en la que estamos, nos implicará nueva decisiones que están relacionadas con la definición que hayamos tomado. En la medida en que mantengamos una situación fluida nuestra flexibilidad será mayor; en la medida en que nos atengamos a líneas muy duras, nuestra posibilidad será mas estricta. En este caso la línea de decisiones sucesivas serán casi obligatorias, mientras en la otra tendremos mas campo de definición. Así una vez que hayamos decidido ir a Mar del Plata en automóvil, las decisiones sucesivas son ineludibles. Algunos políticos en cambio tienen el arte de mantenerse en situaciones de poca definición que les permiten adoptar distintas posiciones, aunque demuestren un bajo grado de conviccion. El análisis de las decisiones relacionadas debe hacerse en la medida en que se hacen los análisis anteriores. Al ver los intercambios que podemos hacer, tomaremos en cuenta la incertidumbre que tenga cada uno, cual es el riesgo que implica y cuales son las decisiones relacionadas. De la misma manera al analizar las incertidumbres finales podremos ver a que tipo de situación nos pueden llevar y cuales son los escenarios en los cuales tendremos que tomar ciertas decisiones. Y por ultimo cuando analizamos la tolerancia al riesgo que vamos a tener respecto de las situaciones que nos estamos planteando, tendremos que analizar cuales son las decisiones que tendremos por delante. Las decisiones que tendremos que tomar, nos llevaran a su vez a ciertas situaciones y no a otras, lo cual merece ser analizado en mayor o menor detalle según cuan importante sea el asunto y según cuanto sea lo que nos preocupa.

En cada caso donde tengamos que enfrentar una situación, necesitaremos información para analizar los intercambios y tener en claro las incertidumbres, la tolerancia al riesgo y las decisiones que están ligadas al camino que elegimos. Para esto se necesita un sentido de realidad suficiente para no engañarnos.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias

CONSECUENCIAS

El tema de este paragrafo es que podamos entender claramente cuales son las consecuencias de la acción que tomemos, porque sino las consecuencias ocurrirán de todas maneras para nuestra sorpresa y seguramente para nuestro disgusto.

Hay una relación indudable entre las alternativas y las consecuencias y cada una de aquellas nos depara situaciones diferentes. El punto fundamental aquí es asegurarse que entendemos las consecuencias, es decir que hemos escudriñado atentamente acerca de que va a ocurrir y que lo hemos hecho de una manera naif, ingenua, para no distorsionar lo que parecería razonable suponer. Podemos fijar nuestra atención en: 1. cuan deseables son las consecuencias 2. cuales son las posibilidades de que ocurran 3. cual es la que resulte más atractiva 4. no enfocar excesivamente en lo negativo ni ser muy optimista 5. no tomar simplemente el escenario más probable, hay otros 6. no evitar decisiones complejas 7. ayudar a sus colaboradores a tomar riesgo 8. asegurarse contra el riesgo que toma 9. ver donde colocar el punto neutral Para tener una buena visión de las consecuencias, conviene hacer una lista de las consecuencias de cada una de las alternativas y después colocarlas en un cuadro que nos permita ver el conjunto. Al hacerlo no pongamos solamente las consecuencias matemáticas, sino todo tipo de consecuencias. Y a medida que las coloquemos eliminaremos alternativas que nos resultan obviamente de menor calibre. Al tener escrito y explicitado el futuro que tenemos por delante, podemos hacer una primera aproximación hacia el objetivo: podemos hacer la negociación interna, los intercambios entre alternativas, viendo que es mejor de una respecto de otra y definiendo que preferimos.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----informacion-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar objetivos

FIJAR EL OBJETIVO

Analizadas las alternativas y sus consecuencias estamos en posición de fijar el objetivo. Cuando empezamos este ejercicio describimos cual era el problema. Ahora vamos a definir el punto al que queremos llegar. En este punto, podemos tomar el ejemplo de Objetivos y Planes en el capitulo respectivo del libro.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias objetivos y seguir el proceso

ESTRATEGIAS

Con todos estos elementos en la mano, tenemos que definir la estrategia que vamos a seguir para mejorar la situación. En primer termino esta definicion significa establecer si vamos a buscar una solución permanente o una solución momentánea. No es lo mismo hacer un spot-business, que establecer una relación de provisión o interacción. En estas estaremos mas proclives a ceder en función de la continuidad, en aquellos no nos importara tanto llegar a una solución que signifique un conflicto posterior, ya que para cuando ese conflicto ocurra, nosotros estaremos afuera de la situación. Este es un aspecto que hay que cuidar de que sea así, ya que en el mundo actual las comunicaciones hacen que sea mas difícil estar fuera del cuadro de situación del otro. Si hemos actuado con esa perspectiva y eso no se da, seguramente tendremos problemas no evaluados correctamente. Pensemos que suceden hechos no planificados. Cuanto más flexibles hayan sido nuestros planes, más difícil será que nos encontremos encerrados en la sorpresa de un hecho que no tuvimos en cuenta. Supongamos pues que vamos a trabajar sobre la base de establecer una situación estable y útil. Para esto tenemos que atender diferentes grupos de aspectos. En primer lugar tenemos que conocer a las personas con las que vamos a tratar. Para esto se requiere: A - PREPARACIÓN póngase en sus zapatos analice las emociones de ellos vea que intereses hay detrás reconozca los intereses compartidos trate de conocerlos más analice que alternativas tienen analice sus propias emociones. Si queremos mejorar una situación tenemos que tratar de conocer a las personas involucradas y tenemos que comprenderlas. Esto implica que no demos los hechos por sentados, sino que tratemos de ponernos en sus zapatos. Es difícil, todos tenemos ideas sobre los demás y nos resulta muy difícil poner en tela de juicio lo que tenemos como algo que la experiencia nos ha dado. Pero si queremos establecer bases sólidas en una relación, situaciones no conflictivas,

tenemos que comprenderlo al otro para poder ayudarlo a llegar a una solución, que es la mejor manera de ayudarnos a llegar a un resultado útil. Quizá para esto nos convenga salir a jugar a algo, a pasear, a conversar. Hagámoslo si creemos que nos servirá. Pidamos otras opiniones. Asegurémonos de conocer reacciones de estas personas en situaciones similares en el pasado. Tratemos de pensar que podrían plantearse ellos como alternativas en esa situación. Y en el mismo principio de este ejercicio y en el final, planteemos cuales son nuestras emociones. Tenemos rabia con esa persona, envidia, celos, admiración, estima, amor? Creemos que es inteligente, idiota, honesta, sinvergüenza? Tenemos miedo, nos sentimos impotentes o por el contrario creemos que somos mucho más fuertes e importantes? Nuestras emociones serán las que se expresaran en gestos, en tonos y en miradas cuando empecemos la relación para mejorar la situación. Estemos seguros de cuales serán nuestros gestos, los tonos de nuestra voz, las de nuestras miradas cuando estemos por largos ratos con personas tratando problemas, porque en algun momento seremos transparentes y mostraremos lo que sentimos. Busquemos como podemos involucrar nuestras emociones en la alternativa que planteemos y en la estrategia que seguiremos. Querer ser amables con alguien a quien despreciamos u odiamos hará que en algún momento de la relación se lo hagamos notar y toda nuestra estrategia se desmoronará. De la misma manera si queremos ser duros con alguien a quien admiramos o queremos, aunque por otra parte no hay peor adversario que aquel que nos amó -salvo excepciones-. Una vez que haya hecho esto: B - PLANTEO comunique su interés al otro piense que el mayor interés son las personas: no las ataque y no las culpe establezca los puntos en que están de acuerdo comprometa a la otra parte en busca de soluciones plantee intereses mutuos fije criterios, no posiciones La intención es lograr establecer elementos comunes y disminuir las tensiones que puedan existir. No hay negociación sin personas. Así, la relación y el asunto se mezclan de tal manera que resulta difícil en muchas ocasiones deslindarlos. Por esto es muy importante analizar con el otro y separar las relaciones personales con el fondo de la cuestión. Si el otro tiene algún exabrupto, no reaccione, déjelo que diga lo que sienta por la situación. Esto ayudará a mejorar la situación. Si se pone ofensivo, tome las actitudes de que hablamos más adelante. Es importante comenzar por aquellas cosas que se tienen en comun. Aun en las situaciones mas antagónicas seguramente hay cuestiones en que se está de acuerdo. En el caso de la evaluación de desempeño seguramente se esta de acuerdo en saber que pasa con el personal, en gerenciar la empresa de la mejor manera posible, en lograr buenos resultados para la empresa, y en otros más. En el caso de la mudanza, seguramente se estará de acuerdo en que uno quiere comprar y el otro vender, en que ambos quieren sentir que no son sobrepasados por el otro, que ambos ganan en el intercambio, y otros más específicos del caso. Esta determinación de elementos hace que lo que hasta ese momento aparecía como una confrontación se convierta en la base de un acuerdo. No estamos tan en desacuerdo como creíamos. Esto cambia nuestra sensación y modifica la situación a partir de allí.

En el mismo sentido, sentarnos frente al otro y decirle que queremos preservar los intereses de ambos, que no hay acuerdo duradero sin ganancia mutua, cambia la situación. La tensión disminuye y aunque el otro pueda expresarse escéptico, ha recibido un mensaje que no esperaba y que le abre una puerta diferente. Llegados a este punto estamos en situación de poder incitar al otro a alcanzar un compromiso de buscar conjuntamente soluciones de interés mutuo. Si lo conseguimos enriqueceremos la situación, ya que no solamente seremos más para pensar, sino que seremos más para pensar en posición positiva y no de cara al conflicto. Es importante como ya dijéramos, fijar criterios. Las situaciones establecidas sobre la base de criterios objetivos tienden a ser agradables y duraderas. Para fijar criterios objetivos hay que pensar en elementos que permitan establecer formas de guía. En algunos casos se podrá recurrir a criterios internacionales, estándares aceptados, costos determinados, etc. Es conveniente insistir en establecer criterios objetivos en comun, para hacer mas sólida la relación. En toda esta etapa es claro que resulta fundamental que nosotros estemos en una actitud abierta, que trabajemos con mente amplia que nos permita aceptar razonamientos. Si no lo hacemos así habremos destruido todo lo que hemos construido con los pasos previos de disminución de la tensión y de búsqueda de elementos comunes. Esto no significa aceptar presiones de la otra parte. Tenemos que distinguir entre tener la mente abierta y permitir que el otro nos tire basura en ella. Para esto analizaremos los casos en que el otro hace trucos de distinto tipo. Si la respuesta es adecuada llegamos a la siguiente etapa: C - TRANSCURSO trate de llevar soluciones mas que preguntas pregunte y pregúntese siempre porque si hay algún ataque no reaccione use preguntas y haga silencios. Cuando tenemos frente a nosotros una persona o un grupo que esta dispuesto a sentarse a discutir una cuestión bajo los paraguas que establecimos antes, de un razonable mutuo interés, aceptablemente dirigidos a buscar criterios objetivos, etc., en esa misma línea de trabajo, tenemos que llevar soluciones. De la misma manera que el otro esperamos que aporte, tenemos que aportar nosotros. No hay un resultado aceptable, si creemos que la cuestión es preparar el campo como dijimos y luego no nos mantenemos activos en la busqueda de la mejor manera para ambas partes. La mejor manera de evaluar lo que esta pasando y lo que hacemos es preguntarse porque. Porque es la pregunta que nos lleva a la base de la cuestion que ocurre o que se propone. Encontrar la razón que impulsa nuestra manera o la del otro, es la forma más fácil de llegar a una solución. Porque es lo que esta en el fondo y si lo hacemos de buena fe y estimamos que el otro lo hace de buena fe, la solución esta mas cerca. En todo proceso de manejo de la situación, cuando tomamos contacto con el otro, hay cuatro aspectos que son comunes a todo lo que hagamos en cualquier sentido:

* hacer preguntas es mejor que ser agresivo o contraatacar. La pregunta no requiere una resistencia sino una respuesta y esto lleva la discusión por otros terrenos menos ásperos y que conducen hacia ciertos objetivos en los que pensamos. * Hacer silencios. El silencio produce una sensación incomoda que lo lleva al otro a seguir hablando. La mayoría de las personas tiene una especie de pánico a ese vacío que siente que implica el silencio. Siguen hablando y dicen más cosas, quizá algunas que no esperaban decir. * El otro tiene problemas. Por muy fuerte que nos parezca, por muy seguro que aparezca, tiene problemas que inciden en su vida y seguramente en la situación que consideramos. No demos por supuesto que es mas fuerte o que esta en mejor posición que nosotros, porque esta es una suposición que por lo general es gratuita y falsa. * Es difícil tratar algo con alguien si no sabemos cual es su verdadero interés en el tema. No tenemos que dejarnos llevar solamente por lo que dice o por los gestos que hace. Es importante por el bien de cualquier situación futura que tratemos de comprenderlo y tratemos de entender porque está haciendo lo que hace. Asimismo y en todo proceso de mejora de la situación, tenemos que pensar que en algún momento pueda ser que lleguemos a la conclusión de que no es posible llegar a un acuerdo como habíamos pensado que sería posible alcanzar. Hay personas o grupos que no quieren socios, otros los quieren solamente bajo ellos, otros no quieren hacer ese negocio, otros no nos quieren. Hay en fin, una cantidad de posibilidades donde el otro solo nos quiere para explotarnos o no nos quiere. Esto no debe sino excitar nuestra mente en busca de nuevas alternativas. Es parte de esta cruel Humanidad que haya quienes quieren explotar a otros y es natural que haya quienes no nos quieren, de la misma manera que nosotros tampoco queremos a toda la Humanidad como socios. No hay que deprimirse ni hacer un drama por eso, sino que lo más útil para nosotros es enfrascarnos a la misma velocidad en un análisis de nuevas alternativas, empezando por revisar la permanencia de la descripción del problema, o ver si la situación ha cambiado y por lo tanto ha cambiado la descripción del problema.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampasobjetivos y seguir el proceso

LOS TRUCOS

Si cuando inicia el contacto la respuesta no es adecuada se encuentra en la misma situación en que estaría si usted hubiera decidido manejar la situación apelando a hacerle trucos al otro. Los trucos habituales son:

a) negativa a negociar ataques personales b) autoridad ambigua mi socio es duro bueno-malo c) dudas hechos o intenciones dudosos d) situaciones de estres amenazas demoras calculadas e) demandas demandas excesivas demandas en escalada sucesiva tómalo o déjalo publicación del tope Si usted ha iniciado la trampa es porque cree que con posiciones de tal dureza puede llegar a algún acuerdo. Puede ser que así sea. Lo que no cabe duda es que la persona o el grupo con que haya acordado esperara mejor oportunidad para tomarse revancha. Y cuanto mas obsecuente y sojuzgado parezca, puede usted temer mayor retaliacion por parte de ellos. Esto es de toas maneras una cuestión muy personal y cada uno sabe que hace y si no lo sabe la vida le hará llegar las consecuencias de su acción. Como es conocido, la vida no tiene premios ni castigos, sino solamente consecuencias. Lo cual es más de lo que muchas personas quisieran. Veamos ahora que ocurre si es el otro el que hace trucos. a) Negativa a negociar En aquellos casos en que una de las partes no quiere negociar, toma habitualmente una de estas tres posiciones, o las tres: se instala fuertemente en sus ideas, ataca nuestra propuesta o nos ataca personalmente. La manera de salir de esta situacion no es contraatacando sino haciéndose a un lado. Cuando alguien hace alguna de estas cosas nos hace reaccionar defendiéndonos o contraatacando, lo cual aunque es lo natural es la manera de quedar encerrados en posiciones y así lleva la negociación a un punto muerto en que cada uno está encerrado en su posición. La técnica frente a esto es hacerse a un costado. Si el otro se instala en sus ideas o si ataca las nuestras, en vez de defendernos o contraatacar, lo que tenemos que hacer es volver el tema a los criterios y principios en que nos basamos. Si está muy firme, presuma que es de buena fe aunque lo vea tozudo y arbitrario y trate de ver cuales son las razones o intenciones que están detrás de lo que dice. Una negativa a la evaluación de desempeño puede soslayarse pidiendo que proponga alguna manera de llegar al mismo resultado o acordando con él en que la situación actual puede ser buena, pero que si él se va la arbitrariedad de alguien que venga después puede hacer mucho daño sobre todo lo que él ha construido.

Si el ataque es contra la propuesta que hacemos, no la defendamos. Escuchemos y veamos que es lo que está diciendo realmente. Tratemos de entender que intención lo lleva a atacar la propuesta, reconfirmemos los objetivos y principios en que nos basamos y establezcamos que estos son comunes y luego pidámosle que nos dé una solución que crea preferible. Cuando proponemos alguna cosa, pensemos cual es la situación del otro cuanto puede moverse realmente y donde puede tener resistencias en su grupo y de que tipo de resistencias se trata. Es bueno lograr que los negociadores se sientan como avanzadas de los grupos que representan y que son personas que tratan ecuánimemente de mejorar la situación de ambos. Si el otro lo atacas personalmente reconvierta el ataque sobre usted como un ataque sobre el problema. Si le dicen que usted es un abusador o un explotador por la oferta que ha hecho, diga que entiende que lo que el otro dice es que la oferta le parece muy baja y que usted puede estar de acuerdo con él y que cree que conviene rever cuales son las bases de los objetivos del trato que están haciendo. Si la negativa a negociar es directa si que siendo valido lo dicho antes y al igual que en cualquier momento en que la situación se hace difícil, se puede reunir a terceros que actúen como mediadores en el conflicto.

b) Autoridad ambigua El truco de la autoridad ambigua tiene diferentes métodos. Uno es que no esté determinado quien es el que realmente decide. Otro es que cuando llegamos a un acuerdo nos digan que en realidad quien tiene que decidir es el superior. Una tercera es que nos hagan el juego del bueno/malo. "Yo estoy de acuerdo, pero mi (jefe, socio, etc.), es muy duro y no querrá". La mejor manera de tratar estos casos es enfrentándolos. En el primero hay que retirar todas las concesiones y exigir que se definan respecto quien tiene la autoridad para negociar. Si no lo hacen, no sigamos negociando porque nos van a seguir empujando a más y mas acuerdos que después no respetaran bajo la misma excusa. En el segundo caso hay que retirar las concesiones y exigir que el superior venga a tratar el asunto directamente. Si no quiere venir que le haga un poder escrito a alguien que nos hagan conocer y que sea expeditivo respecto de la autoridad que delega. Si no estamos como en el caso anterior en la situación de retirarnos. En el tercer caso hay que plantear también que si esto es así, el "malo" venga a negociar o le dé a su socio todo el poder necesario por escrito. En caso contrario hay que retirarse. En todos los casos el retiro puede producir la reacción de la otra parte si está interesada en establecer alguna nueva relación. c)Dudas Hay ocasiones en que la otra parte se manifiesta de tal manera que nos hace dudar sobre lo que dice. El caso más típico de esto es el del vendedor y en especial el vendedor de automóviles. Los vendedores de automóviles dicen cosas como "Este auto perteneció a..." ó "este auto de diez años

tiene 5000 kmts recorridos". Muchas veces lo que nos dicen otros nos suena como a que no parece verdadero. Si nos interesa hay que pedir pruebas de lo que se dice o hacer revisar el producto. Otro caso es de la duda respecto de las intenciones. Es típico en esta situación la promesa de pago de alimentos. Es habitual que esto no se cumpla. Si creemos que será así busquemos documentarlo.

d) Las situaciones de estrés o las amenazas. Son formas de violencia en diferente grado. Las situaciones de estrés tenemos que evaluar en que medida son nuestras o están siendo provocadas. Pueden tener que ver con lugares desagradables o incómodos para conversar, demoras innecesarias, falta de atención. En todos estos casos si nos molesta tenemos que plantearlo como un problema nuestro que no podemos evitar y que tenemos que cambiar de lugar o haciéndonos los tontos sobre las demoras o la falta de atención, según creamos mejor. En este ultimo caso conviene recurrir a nuestras propias necesidades en la fijación de futuras fechas y en los tiempos ajustados que tendremos en la siguiente reunion. Por otra parte hay una tendencia a no querer ir a negociar al lugar del otro, siendo que esto tiene la ventaja muy importante de que uno se levanta cuando quiere sin que eso sea necesariamente lesivo. Las amenazas pueden ser rebatidas haciendo notar que la prensa estará interesada en semejante posición o diciendo al que llama que se lo esta grabando, etc. e) Demandas Las demandas pueden ser de distinto tipo. Las demandas en escala sucesiva son una táctica que significa que cada vez que se llega a algún acuerdo o que se cede algo, se abre un nuevo capitulo, "hay una ultima cuestión", temas que nunca se han tratado antes o aspectos nuevos de cuestiones ya dejadas de lado. Esta es una táctica que se debe bloquear ya que sino termina en cualquier situación no querida. La manera de hacerlo es hacerle notar al otro lo que está haciendo, establecer que uno no va a seguir sobre esa base y aun retirar todas las concesiones hechas, insistiendo en tratar sobre principios para restablecer una negociación seria. Si la otra parte insiste en la táctica lo mas adecuado es dejar la mesa de negociación Otro caso es el las tácticas de cierre. En este caso la demanda puede ser la clásica "tómalo o déjalo", que tiene la dureza de quien no va a seguir negociando, como forma de negociación. La respuesta a esto es si, no, o volver sobre lo que el otro pierde si no se llega a un acuerdo, insistiendo en que la oferta que estamos haciendo tiene que ventajas para él. Puede ser que no se avance más si el otro se mantiene en la posición. La otra forma de cierre es publicando la oferta mínima que se aceptara. Esto puede hacerse a través de los medios cuando el tema es suficientemente importante o puede hacerse a grupos de personas allegadas, familiares o socios. Si no es con la prensa el cierre nunca es tan efectivo, pero de todas maneras podemos adoptar las posiciones que describimos en el párrafo anterior o podemos también tomar como algo un tanto jocoso o risueño esa táctica de ir al diario, tratando de aflojar la tensión y darle a la cuestión una elasticidad que no tenía.

Los consejos de Etzioni A.Etzioni, un especialista en estos temas, plantea que una manera de mejorar las situaciones en que estemos, no es encontrar una solución completa y definitiva, sino que es * enfocar prueba y error, no haciendo y equivocándose, sino haciendo parcialmente sobre la base de que siempre faltan datos * para esto conviene aproximarse sucesivamente de acuerdo con resultados y demorar para tener mas información. * cuando se trata de moverse, avanzar fraccionadamente porque esto permite modificar la línea frente a nuevos datos * aconseja asimismo no poner todos los huevos en la misma canasta y para ello, dividir apuestas, es decir, no concentrarse en un solo camino a menos que se tenga mucha información y en el mismo sentido, * tener reversibilidad, es decir, tomar decisiones que puedan revertirse fácilmente cuando la información es aun parcial Los consejos de Etzioni son básicamente que seamos muy prudentes en función de la información que tengamos y no tomemos acciones que nos lleven a caminos sin retorno. Es preferible demorar un poco, aun diciéndoselo a la otra parte, en busca de información que nos falta y luego tratar de no jugarnos a una sola cuestión. Obviamente estas son decisiones muy personales que tienen que ver con cual es la manera en que uno quiere manejar la situación. Así como lo es la definición de hacer trucos o no hacerlos, también lo es cual sea el carácter que le queramos dar a la relación que estamos desarrollando.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampas- comunicación-objetivos y seguir el proceso

EL TEMA DE LA COMUNICACIÓN Este es un tema que ya hemos considerado y por lo tanto nos referimos a lo expuesto anteriormente.

Definir

que es lo

buscar

abrir

evaluar

el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampas- comunicación-objetivos y seguir el proceso ---fijar elMAPA

MAPA

El MAPA es la mejor alternativa que uno cree tener para acordar. No es la mejor alternativa absoluta ni ideal, ni es una manera de fijar una meta alta que nos ayude a negociar. Con el MAPA que definamos, lo que haremos será fijar la estrategia para alcanzarlo, no negociar a partir de él.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampas- comunicación-objetivos y seguir el proceso ---fijar el---fijar el-MAPA SUBMAPA

SUBMAPA

Llamamos SUBMAPA a las condiciones mínimas que estaríamos dispuestos a aceptar si no conseguimos el MAPA. Mas allá de ese punto saltaríamos de la situación y para eso tendríamos preparada la forma de salir.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas---

--consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampas-la comunicación-objetivos y seguir el proceso ---fijar el---fijar el---aprenderMAPA SUBMAPA

APRENDIZAJE

Experiencia no significa aprender. Experiencia significa recordar algo que se ha hecho, lo que no significa que se haya internalizado y adoptado. Aprender significa incorporar experiencias y esto implica modificarse a sí mismo, sea por acumulación o por cambio, es decir porque se haya incorporado algo nuevo totalmente o porque se haya incorporado algo que es distinto a lo que teníamos como creencia, actitud o conducta. En ambos casos hay una modificación de nuestro ser, aunque sin duda la modificación es mas radical cuando se cambia que cuando se incorpora. Las personas tendemos a no aprender de nosotros mismos por varias razones, tales como:

emoria de lo que dijimos o hicimos

Todos pretendemos mantener el control de las situaciones. Algunos más, otros menos, pero la falta de control se aproxima al descontrol y eso a la locura, lo que nos atemoriza y por lo tanto nos presiona para mantener el control, aunque sea de una manera ilusoria. Hay una anécdota de un señor que gana la lotería con el numero 48. ¿Cómo hizo para apostar a ese numero?, le preguntan. Porque hace siete años que estoy casado y era día siete. ¿Y que tiene que ver eso? Pues que 7 x 7 son 48. En resumen que él había logrado el premio por que controlaba la situación, aunque no supiera multiplicar. Este tipo de actitudes (no el error aritmético, sino la ilusión de control), son muy comunes en las empresas, porque nos reabastecen de la seguridad de que todo ocurre como creemos que tiene que ser o como planeamos. Si no tenemos el control sentimos que las cosas se nos escurren de las manos y podemos estar en problemas. También son típicos de las empresas el pasar la responsabilidad a terceros. Una anécdota típica es la del hombre que erra el golpe en el golf, toma el palo y lo rompe. Va a su bolsa elige otro palo y le dice: ya viste lo que le pasó al otro, así que hacelo bien. El error no existe en la empresa y esta premisa increíble pero cierta, hace que los miembros de las organizaciones agucen su instinto de conservación responsabilizando a terceros.

Esta causa hace también que neguemos la experiencia diciendo que fuimos malentendidos, protegerse contra eventuales ataques de terceros y en ultima instancia proteger el ego, porque en todos estos casos la inseguridad o el error reconocido nos colocaría en una situación de debilidad que nos heriría nuestro yo. Otra forma de defensa que nos bloquea el aprendizaje es distorsionar la memoria de lo que dijimos o hicimos, colocándonos en una posición segura e inclusive modificamos nuestras prioridades con el mismo objetivo defensivo. De hecho habitualmente hacemos bloqueos que involucran mas de uno de los puntos señalados. Así cuando le pasamos la pelota a un tercero estamos también defendiéndonos de que otros nos ataquen por ese error o problema, para lo cual tenemos que distorsionar la memoria de lo que dijimos o modificar nuestras prioridades o decir que fuimos malentendidos, con lo cual protegemos nuestro ego y al mismo tiempo mantenemos el control o por lo menos la ilusión de mantenerlo. O sea que cuando tememos quedar en una mala posición preferimos no profundizar en la cuestión sino articular la situación de alguna manera en que no nos dañe. Lo logremos o no, de todas maneras lo que no logramos es aprender de esta experiencia, ya que para ser convincentes con los demás tenemos que distorsionar la realidad para nosotros mismos, sino totalmente en alguna medida. Es muy difícil negar a los demás y aceptar nosotros lo que realmente ocurrió. Si bien es cierto que los éxitos nos dan experiencias y es cierto que las cosas que nos gustaron o que nos salieron bien producen en nosotros la actitud de repetirlas, también es cierto que se puede aprender mucho más de los fracasos y que habitualmente eludimos considerarlos en toda su magnitud para poder aprender de ellos. En la mayoría de los casos las personas se dirigen a quienes tienen éxito y tratan de que les cuenten porque y como lo obtuvieron. En ocasiones el proceso no es contable, en otras se ha perdido memoria y en muchisimos casos quienes han tenido éxito no tienen en claro porque fue realmente que lo tuvieron, sino que tienen una historia preparada para sí mismos uy para los demás que suele centrarse en una o dos afirmaciones doctrinarias. Afirmaciones tales como "perseverancia y fuerza", "hago lo que me propongo", "conseguir gente capaz", son eslogans que por lo general quienes los dicen los han recibido como herencia o creen que mejoran su imagen. Entre estas afirmaciones tajantes y la realidad hay siempre una brecha que no ha sido llenada para lograr un buen aprendizaje.

Definir que es lo buscar abrir evaluar el problema ----que no quiero----información-----alternativas---alternativas----consecuencias---fijar ---definir estrategias---las trampas-la comunicación-objetivos y seguir el proceso ---fijar el---fijar el---aprender---ver la posibilidad de cambio MAPA SUBMAPA

POSIBILIDAD DE CAMBIO

Para poder cambiar tenemos que comenzar por conocer la realidad, nuestra realidad. En este caso la realidad es nuestro estilo de manejo de las situaciones. Como decidimos, como negociamos, como reaccionamos, son los elementos que tenemos que tener en claro para poder cambiarlos si nos parece que tenemos que mejorarlos. Podemos preguntarnos cosas como: * cuales son nuestras tendencias? * cuales son las trampas en que solemos caer? * los aceptamos sin criticarnos? * como son los procesos de nuestras decisiones? * cuanto tiempo dedicamos a cada etapa? * como reaccionamos frente a actos de terceros? * cual es nuestro estilo de negociación en general? * cual es nuestra forma cotidiana de decidir y negociar?

Recordemos los trucos mas habituales en el manejo de situación. Son: meterse en el tema sin definir lo esencial no hacer un desarrollo escrito por creer que uno tiene todo en la cabeza error al interpretar la evidencia del pasado dramatizar hechos de experiencias anteriores equivocar el marco guiarse por practicas esquemáticas exagerar la propia confianza mantener la ilusión del control suponer que porque es una decisión grupal es buena no tener notas sobre lo que se hace en forma sistemática no hacer auditoria ni análisis posterior celos o envidia ser muy prudente, ritual (pas de deux), decidir adaptándose, buscar seguridad, alejarse del problema ser temerario Podemos enumerar algunas acciones que pueden ayudar a mejorar la manera en que enfrentamos y manejamos las situaciones. 1. Como ya dijimos la experiencia no es una solución por sí misma y lo que nos conviene hacer es mirar las situaciones de frente y sacar conclusiones que nos permitan aprender de ellas. Los biases no desaparecen por simple experiencia 2. Es muy importante aprender de las derrotas. Los mejores lideres han aprendido más de sus fracasos que de sus éxitos, porque para aprender de las derrotas hay que empezar por aceptar la idea de que uno puede ser derrotado y esto nos da una fuerza muy diferente que la omnipotencia

infantil de creer que vamos a ganar siempre. La derrota nos muestra elementos de falla que son aquellos que nos seguirán perjudicando si no los reconocemos, ya que si no sabemos que están no podremos modificarlos. Cuando algo sale mal es el mejor momento par, en vez de deprimirse o quejarse, analizar que pasó y que hicimos que deberíamos reconsiderar para lo futuro. 3. Algunas personas tienen habilidad en unas situaciones pero no en otras. Reconocer cuales son nuestras mejores situaciones es aquel principio de que un general elige el campo de batalla. La habilidad que tengamos es una fuerza que debemos reconocer, porque es una de las bases en que deberemos apoyarnos. 4. Las personas que tienen éxito tienden a volverse o ya son omnipotentes. Quienes tienen éxito tienen que recordar que el éxito es una de las antesalas del fracaso. Reconocer las propias habilidades es importante, pero reconocer las propias debilidades lo es más aun y quien se deja obnubilar por el éxito y por quienes lo aplauden corre el riesgo cierto de golpearse con un fracaso que será doblemente duro. 5. Quizá el resumen de estos puntos sea la conveniencia de desarrollar en nosotros la actitud de mirarnos desprejuiciadamente, sin creer que uno comete siempre errores o que siempre lo hace bien y observar en cambio la tendencia que tiene sin enjuiciarse y más aun, sin castigarse. 6. Hay que considerar que las situaciones cambian y por otra parte es difícil sino imposible que encontremos dos situaciones iguales. Por esto mantener criterios de evaluación de las alternativas, en el juicio de las personas o en cualquier otro aspecto de estos procesos, tiende al error. 7. Puede ser conveniente usar modelos. Pensemos que es muy difícil eliminar las propias tendencias, las que, otra parte, no está dicho que sean perjudiciales. Nunca se pueden eliminar del todo. Tenemos que considerar que mas allá de nuestro deseo, aquellos con quienes trabajamos tienen su propias tendencias, con lo cual cuando queramos hacer un proceso de mejora de situación, estará siempre tendenciado por los demás y pretender lo contrario es de robots y no de seres humanos. Para mejorar los daños de las posibles tendencias, un mecanismo es tener un modelo desarrollado para nosotros por un experto que haga que el grupo siga cierto orden lineal de proceso, lo que no significa lineal de pensamiento. 8. Nos conviene manejar nuestra intuición. Nuestra intuición puede ser muy buena. Puede ser útil ponerla a prueba con la ayuda de terceros o experiencias anteriores de otros. La cuestión es que nuestra creatividad se ve limitada básicamente por nuestras presunciones formadas por experiencias anteriores. Estas limitaciones se manifiestan de muchas maneras. Las personas con las que se ha investigado el tema terminan por expresar las cosas de tal manera que se hace evidente que no saben porque hacen las cosas como las hacen.

DINÁMICA DE LA SITUACIÓN

Hasta aquí hemos estructurado las partes de lo que entendemos que es más útil hacer para mejorar una situación. Hemos desarrollado un mecanismo para las situaciones cotidianas y hemos desarrollado un mecanismo para situaciones de envergadura. Este mecanismo es mas complicado, dada la importancia de estos casos. Para quien tiene que tomar un camino frente a una situación, no es practico tener a su lado un libro e ir siguiendo lo que el autor ha resumido. Tampoco es practico tener un plástico que uno puede tener sobre el escritorio o llevar en un bolsillo y cada vez que tiene que enfrentar una situación, ver cuales son los pasos y las advertencias. A una situación no se llega por casualidad, sino que se llega como partte del transcurso de la vida de un hombre o de una mujer y por lo tanto es vanidoso pretender dar las soluciones, no ya al tema, sino ni siquiera al proceso de definición que convenga. No es gratuito el hecho de que se haya llegado a esa situación y no otra y es propio de cada persona o de cada grupo darle a la situación una salida propia, como de todas maneras han hecho desde que nacieron, porque cada uno de nosotros va construyendo su vida a partir de cómo enfrenta y resuelve cada situación. Cuando iniciamos este capitulo mostramos cuales eran las etapas que había que seguir en el análisis. Las recordamos: CUAL ES EL PROBLEMA QUE ES LO QUE NO QUIERO TENGO INFORMACIÓN ADECUADA QUE ALTERNATIVAS TENGO CUALES SON LAS CONSECUENCIAS CUAL ES EL OBJETIVO FINAL ESTRATEGIAS TRAMPAS COMUNICACIÓN MAPA SUBMAPA APRENDIZAJE POSIBILIDADES DE CAMBIO Las dos ultimas son apuestas para lo futuro, las anteriores son las que tienen que ver con lo que nos pasa. Trataremos de hacer un desarrollo practico para dar algún otro punto de vista a la parafernalia de datos que hemos dado. Pero antes de hacerlo queremos señalar aunque sea brevemente algunas variantes en las que podemos vernos involucrados, cuales son: 1.La definición grupal 2.La multiplicidad de participantes 3.La formación de coaliciones 1. Hay una tendencia a suponer que la decisión grupal es mejor que la individual y esto es un error. El hecho de que más personas hayan pensado sobre un tema no significa que la conclusión

a la que se llegue sea mejor y mucho menos que la acción que se tome sea la mas adecuada. El primer problema en un grupo es determinar quien lo lidera. Suponiendo que esto esté aclarado o que se aclare, la siguiente cuestión es permitir una discusión abierta, tratando de ir cerrando los temas a medida que se produce consenso o acuerdo de mayoría según el mismo grupo haya elegido como procedimiento. Si no se hace así, quien estuviere en desacuerdo en un punto, volverá sobre ese aspecto cinco o seis pasos mas adelante, complicando todo el proceso. Si por fin se llega a una conclusión respecto de los puntos que hemos desarrollado, la acción no es fácil de acordar,porque siempre hay mas de una persona que quiere actuar y esto es complicado y generalmente perjudicial. La negociación de convenios colectivos es un buen ejemplo de todo este tema y quienes hemos tenido oportunidad de participar en ellas, sabemos que difícil es contar con la lealtad de todas las partes involucradas y por lo tanto del cumplimiento por cada uno del rol que se le haya adjudicado, así fuere el de observar o tomar nota. Si se puede, una vez que se haya llegado a alguna conclusión, es preferible que se le de representación a uno de los miembros para que maneje la situación con ese mandato. Pero no siempre se puede hacer así. 2. Un caso similar es el de la multiplicidad de participantes. Esta multiplicidad tiene dos caminos posibles: mas de una persona por lado o más de dos lados. En el primero de los casos estamos dentro del tema del grupo, que puede ser amigable o no y esto nos llevará a enfrentar situaciones internas que básicamente tienen la misma estructura que hemos descripto en el paragrafo anterior. En caso de que hubiera mas de dos partes involucradas en la situación, la dificultad se transfiere al punto siguiente: el problema de las coaliciones. 3. Si por alguna razón en una situación hay mas de dos participantes (por ejemplo el caso de una sucesión), de una u otra manera se recurre a las coaliciones. Formar una coalición es también lo mismo que haremos cuando proyectamos un cambio. Uno de los primeros puntos en el proceso de cambio es buscar aliados. Esto es formar coaliciones y quizá por esto sea que este punto en particular tiene un interés mayor que los otros dos, ya que el tema del cambio es uno de los más abundantes en nuestros días. La dificultad de las coaliciones es que se trata de un tema de percepción personal. No hay fórmulas para definir que queremos decir cuando decimos que las posibilidades de hacer una coalición con quien es mas critico con nosotros o con el proyecto, ofrece pocas posibilidades de éxito. Sin embargo en muchas ocasiones quienes han tomado un gobierno socialista han conseguido modificaciones sociales que ningún conservador hubiera logrado y viceversa, desarrollando coaliciones impensadas con la otra parte. La Historia esta llena de coaliciones impensables y exitosas. Ante todo es muy importante, en especial en el mundo de los negocios u otros (no así en la política), cual es nuestra historia. Si nuestro pasado habla de que hemos mantenido sociedades y alianzas a las que hemos respetado y nos hemos jugado en ellas como si fuéramos nosotros mismos, la situación que nos espera es muy diferente que si nuestro pasado es conocido por las veces que hemos dejado aliados en descubierto. Esta cuestion es parte importante de la posición que deberemos tomar, porque lo primero que tenemos que hacer cuando buscamos coaliciones es tener en claro cuales son nuestro MAPA y nuestro SUBMAPA, porque no vamos a enfrentar una situación como cualquier otra. La diferencia sutil esta en la base: ¿nos estamos dirigiendo a la persona o al grupo?¿Con cual lograremos la

mejor coalición si alguna? Esto no tiene respuesta previa y es algo que se mide por el siempre discutible éxito del intento que se haya hecho. El otro aspecto a considerar es la medida en que podemos dirigirnos a quien tenga mas que perder si no se alía con nosotros. Podemos presentar el caso exagerado de la mafia que nos ofrece una alianza o la muerte. Es probable que elijamos pagar nuestra cuota. Por ultimo podemos dividir la situación en diferentes aspectos y buscar los grupos o personas que estarán de acuerdo con cada uno de los aspectos en que hayamos dividido la cuestion. Así lograremos eventualmente el acuerdo en cada punto, pero también nos arriesgaremos a que cada uno nos reclame después por lo que estamos haciendo con los demás. Esta aproximación es mas bien propia del terreno de la política, personas que tienen una flexibilidad mucho mayor respecto de los acuerdos y abandonos sucesivos, que no son los mismos que campean en el mundo de los negocios, donde las personas que desarrollan este tipo de estrategia diversificada no suelen ser bien vistos. El manejo de la situacion tiene pues una dinamica que le es propia, que es el proceso de administracion del tema que nos ocupe, que no es el tema en sí mismo y hay que distinguir uno delotro, ya que las tecnicas del manejo de situacion cuando se mezclan en nuestras mentes con los temas que estamos tratando, producen contagios de uno al otro que dificultan llegar a soluaciones adecuadas. Concretamente, una cosa es la cuestion de comprarme un automovil y otra que se le superpone, es la tecnica de Manejo de situacion que utilizare para llegar a la mejor solucion posible.

UN CASO PRACTICO

Vamos a desarrollar un caso de envergadura. Esta afirmación, por sí sola es excesiva, porque es imposible desarrollar un caso en todas sus variables. Cada una de esas variables nos llevaría por caminos que se bifurcarían infinitamente, por lo cual este caso será necesariamente un caso limitado, que sirva como ejemplo de lo que hemos planteado en las paginas anteriores. CUAL ES EL PROBLEMA El primer tema pues era definir el problema. En el caso que plantearemos el problema es mudarse. La pregunta a aplicar es porque y la respuesta es porque tengo mas hijos. La definición del problema entonces no es mudarme de casa sino tener mas espacio. La necesidad de espacio puede ser resuelta mudándose o de otras maneras. Si me encierro en mudarme, elimino alternativas desde el principio. El problema entonces es: Tener mas espacio QUE ES LO QUE NO QUIERO ¿Qué es lo que no quiero? No quiero alejarme de la zona donde estoy. No quiero vivir en una casa. No quiero vivir en planta baja ni en ultimo piso.

No quiero alquilar. No quiero ambientes muy pequeños. No quiero una casa sin alguna vigilancia en horas como el mediodía. No quiero vivir en edificio torre. No quiero vivir sobre una avenida o una calle ruidosa. No quiero endeudarme en mas de un quince porciento de mis ingresos. Tenemos pues una cierta lista de no quiero. INFORMACIÓN ADECUADA Con estos elementos en mano puedo buscar información. Básicamente me interesa saber cuanto vale mi departamento, cuanto cuesta lo que quiero y como puedo financiar esta diferencia. Debo elegir hacer la búsqueda directamente o a través de terceros. Vivo en un tercer piso y por lo tanto no puedo ampliar el departamento actual. Puedo buscar en los pisos superior e inferior al mío y en el vecino. Mi departamento vale 120.000 y uno con las condiciones que quiero vale entre 130 y 250.000 dependiendo de la calidad del edificio y del metraje. Esto me hace agregar otro "no quiero": no quiero estar en una casa de menor jerarquía que en la que vivo. Elijo una inmobiliaria del barrio porque conoce detalles que las grandes inmobiliarias no conocen

CUALES SON LAS CONSECUENCIAS Las consecuencias de la definición a la que estoy llegando son: 1. estrés por negociación 2. cambio de vivienda 3. complicación por la mudanza 4. posible endeudamiento 5. gastos por decoración 6. discusiones por decoración 7. sorpresas de construcción 8. consorcio malo 9. portero malo 10.riesgo de ser engañado

Se que durante el tiempo de negociacion nuestra vida será diferente. Este estrés adicional podra ser aceptado por la familia? La mudanza significa un desarraigo. Somos personas que lo hagan facilmente o que nos cueste? El cambio de barrio, el cambio de ambito donde vivir, son modificaciones muy importantes. Como nos adaptaremos? Estos temas los hablare con los demas miembros de mi familia, para que ellos tomen conciencia y podamos evaluarlos antes de entrar en nuevos movimientos.

EVALUAR ALTERNATIVAS Me dedico a ver departamentos en la zona preestablecida y según las condiciones de todo lo que no quiero (y su contrario que es lo que quiero) y llego así a un cierto punto. Las alternativas que tengo en ese momento son las siguientes y no me parece que sea conducente seguir mirando, ya que básicamente están incluidas las probabilidades que parece haber en el mercado:

dep. 1

dep. 2

dep. 3

dep. 4

1.ambientes necesarios

1

1 1 3 3 4 2 2 1

1 4 4 4 2

4 3

2.amplitud de los ambientes 2 3.tipo de construcción 4.distribucion interna 5.tiempo al trabajo 1 1 2

Multiplico el cociente que le he dado a cada prioridad por la calificación del orden que le he dado a cada departamento, sin haber establecido diferencias mayores que las del orden simple y el resultado que me da es el siguiente: departamento 1 = 22 puntos, departamento 2 = 44 puntos, departamento 3 = 28 puntos, departamento 4 = 48 puntos. Elimino los departamentos 2 y 4.

CUAL ES EL OBJETIVO FINAL Mi objetivo es comprar el departamento 1 MI MAPA pagar 180.000 en mi Banco con 30% al boleto a cuenta de pago con mi escribano

con posesión con la escritura pudiendo ver mientras tanto el departamento para planear las refacciones que queramos hacer por el departamento 1

MI SUBMAPA pagar 200.000 en otro Banco sin volver a ver el departamento hasta la posesión. Las demás condiciones iguales al MAPA por el departamento 3

ESTRATEGIAS

En este punto, puedo adoptar genéricamente las siguientes posiciones de negociación: 1. Aceptar, lo cual no haré sino cuando haya otros elementos que quiera preservar, porque en ultima instancia me resulta mas importante que lo que estoy aceptando. 2. Posponer, lo cual haré cuando crea que el momento no es el oportuno o no vea una solucion plausible a la cuestion en ese momento. 3. Negociar positivamente, lo cual significa que voy a mantenerme dentro del desarrollo del metodo de negociacion de mutuo acuerdo y ganancia(yes-yes), tratando de encontrar una solucion que satisfaga a las partes involucradas. 4. Enfrentar, lo que significa que voy a actuar con fuerza para conseguir lo que quiero sin importarme el otro. En el caso que tenemos planteado no vamos a aceptar ni a posponer. Podemos negociar positivamente o enfrentar. Cualquiera de las dos son las estrategias que se suelen adoptar en estas circunstancias, pero es mas conveniente comenzar por tratar de negociar antes de ir aun enfrentamiento en que el otro dificilmente se sienta tan debil como para aceptar nuestra posicion. La posicion de fuerza puede ser una parte de la negociacion positiva, lo que no quiere decir que vayamos al enfrentamiento. Los ocupantes de los departamentos son sus propietarios. Una es una familia de dos personas mayores que se achican. Hace treinta años que viven en ese departamento y lo estiman mucho. Estan en el departamento 1. Un matrimonio joven que se va a vivir afuera en un barrio cerrado, está en el departamento 3. La primer definición que tengo que hacer entonces, es si voy a negociar con trucos o no. Siendo esta una situación spot, es decir única, la posibilidad de negociar buscando un acuerdo de mutuo interés y largo alcance no tiene mucho sentido, a menos que haya otros elementos como que el vendedor es un amigo o el intermediario es un familiar cercano. Asimismo, si se tratara de que soy un inversor en bienes inmuebles o una empresa que se dedica a la compra y venta de bienes inmuebles. En estos casos la elección en favor de una estrategia de mutuo interes (yes-yes) sería mas fuerte, ya que tomar actitudes en las situaciones que hemos descripto haciendo trucos es

menos aconsejable, ya que estas posiciones hacen que me haga una cierta imagen y fama en el mercado que no sea la que mas me convenga a largo plazo, ya que los futuros negociadores con que me relacione vendrán en una actitud muy diferente que si saben que juego "limpio", o que deteriore la relacion con una persona a quien estimo. Pero cuando estoy comprando un departamento para vivienda sin relaciones excepcionales, estoy haciendo una opracion que seguramente no repetiré hasta dentro de diez o veinte años, por lo cual la fama que tendré en ese momento, no será por esta operación de compraventa. Tomando pues en consideración estos elementos, decido que puede ser que tome algunas de las actitudes que hemos descripto como trucos, cuidando que no produzcan reacciones adversas mas alla de lo que estime conveniente, ya que el truco es en general sentido como violencia. La segunda cuestión que tenemos que definir es si vamos a negociar por un solo departamento o por los dos, y en este caso si vamos a dejar saber a las partes que estamos negociando por otro departamento. En estas condiciones, siendo que uno u otro me resultan igualmente interesantes, elijo negociar por los dos departamentos, aunque daré mayor espacio a la negociación por el departamento 1 que he elegido como mi MAPA. Como una actitud de mayor fuerza elijo también hacerle saber a ambas partes que estoy negociando contemporáneamente por otro departamento. Dadas las características del mercado inmobiliario, negociaré a través del intermediario, pero no excluyo la posibilidad de tomar contacto directo con el propietario en algún momento de la negociación. Si el intermediario decidiera que no negocia si estoy negociando por otro departamento, tomare contacto con el propietario de ese departamento para hacerle saber la situación y sugerirle no desaprovechar la posibilidad de la venta. Tomada esta definicion, podemos empezar nuestra accion haciendole saber al intermediario cuales son las condiciones laterales en cada caso, sin entrar a considerar el precio. Por el departamento 1 estan pidiendo 210.000 $ y por el 3, 195.000 $. En los dos casos le haremos saber que estamos negociando por otro departamento que esta mas barato pero que no nos interesa en la misma medida. Habitualmente las partes estaran de acuerdo con esas condiciones y las condicionaran eventualmente al precio. La intencion ha sido comenzar la relacion de una manera poco conflictiva, estableciendo los puntos de acuerdo. A lo largo de nuestras visitas al departamento habremos tratado de preguntar, no solo sobre el departamento sino sobre las personas, para entenderlas mejor y poder actuar despues en consecuencia. El siguiente paso es complicado. Este tipo de negociacion tiende a cerrarse, lo cual, como vimos es una de las cosas que tenemos que evitar. Sin embargo en un momento determinado uno suele quedar encerrado en 100, no 110, etc. Podemos intentar un proceso intermedio, pidiendo cual seria el precio si aumentaramos el adelanto o si dieramos un refuerzo a los quince dias. En las visitas habremos reunido datos y habremos establecido una relacion laxa por lo cual deberiamos conocer cuales son las ideas y las necesidades de los propietarios, la posibilidad de que tengamos elementos en comun, tales como el barrio, clubes o sociedades intermedias, posibilidad de colaborar con ellos en algun proyecto futuro que tengan o en cualquier forma en que podamos abrir campos comunes, donde la otra parte sienta que esta logrando una ventaja, por compartir un club, por contar con una ayuda en algo, por tener alguna ventaja economica tal como que le paguemos la mudanza, que le paguemos los honorarios del escribano o la comision o en fin algun

elemento que nos balancee el precio que queremos pagar con la busqueda de abrir la negociacion. De todas maneras hay que empezar por dar algun precio de oferta de compra. En el caso de 195.000 podemos ofrecer 156.000, un 20% por debajo del precio pedido y que nos deja un buen margen de negociacion. En el otro departamento podemos hacer lo mismo aunque 168.000, nos deja mas cerca de nuestro MAPA. En los dos casos recibiremos una contrapropuesta que puede ser tanto el rechazo de nuestra oferta, cuanto una suma intermedia. Si cualquiera de los dos rebajara a 180.000 estariamos dentro de nuestro MAPA. La tentacion es seguir negociando, haciendo una nueva oferta, lo cual nos deja mas encerrados. Puede ocurrirnos que si contraofertamos 170 al nuevo precio de 180, la otra parte se cierre y no acepte las demas condiciones que previamente estaba acordando, lo cual no nos permitiria alcanzar el MAPA que nos habiamos propuesto. Otra forma de enfrentar la negociacion es dando primero un precio y esperar la respuesta y entonces abrir la negociacion a las demas condiciones. Esta es una forma mas aspera ya que nos importa fijar una oferta que sea una apuesta alta y esto puede descolocarnos si antes no hemos establecido algun campo en comun. Hay tambien algun autor que sugiere que no hay que empezar por lo blando ni por lo duro, sino que hay que hacer paquetes donde se transen situaciones diferentes. En cualquier caso esta es una definicion personal tomando en cuenta la situacion concreta, pero con dos premisas ciertas en este aspecto: la experiencia indica que empezar por lo blando ayuda mas que empezar por lo duro y que una negociacion que se subdivida en paquetes de negociacion tiene que ser una negociacion compleja, lo cual no es este caso. Si hay algo que tenemos que tratar en una negociacion es mantenerla en los terminos mas simples posibles para que las partes puedan entender mejor a que se estan comprometiendo y para que la simplicidad ayude a tomar caminos claros mas facilmente. Por esto cuando las negociaciones son complejas se aconseja reducirlas a terminos mas claros o subdividirlas. La presencia de un intermediario es siempre una dificultad, ya que no solamente él tiene sus propios intereses en el asunto, sino que ademas no hará nunca las cosas como nosotros creemos que hay que hacerlas. En algunas ocasiones se establecen comisiones fijas, mas alla del precio que se alcance, para que el intermediario no sienta que esta perdiendo cuando tiene que negociar el precio. En el proceso podemos guardar silencio por algunos dias sin dar respuesta, lo cual suele poner nervioso al que está haciendo la oferta o podemos alegar que nuestra familia no ha estado de acuerdo con algo que dijimos y que nos tenemos que desdecir, lo cual suele colocar a la negociacion al borde de la ruptura. Tambien podemos, al llegar al momento de la firma y con el dinero sobre la mesa, agregar una condicion que es suficientmente menor como para que sea aceptada, como no pagar algun gasto, disminuir la comision o el honorario pasandolo a cargo del otro, que nos dejen un aire acondicionado, etc. Las variantes a cada negociacion son multiples, casi infinitas. Pero cada tecnica de negociacion que usemos nos permitirá ganar terreno cuando no sean trucos y cada uno de los trucos que hagamos nos pondra en riesgo de ruptura o nos permitirá doblegar la resistencia del otro. El costo de esto ultimo es lo que cada uno debe evaluar, incluyendo la tolerancia al riesgo y a la incertidumbre que cada uno tenga. Porque ellos tienen las necesidades y los problemas que habremos sabido detectar a traves del comisionista y a traves de las visitas que hayamos hecho.

Todo esto en definitiva tiene un principio básico universal: quien maneja la situacion es en definitiva cada persona y de su habilidad global depende la mejora o la dificultad en lograr el MAPA.

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