GUIA DEL ALUMNO

| |UNIDADES TEMÁTICAS | |
| |Unidad I.- La función de compras. | |
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| |Unidad II.- Administración de la función de compras. | |
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| |Unidad III.- Procedimiento de Compras | |
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| |Unidad IV.- Compras en el sector Publico | |
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UNIDAD I

1.- La Función de compras

Historia de la función de compras

A principio del siglo en los negocios pequeños o nuevos, el dueño entre sus múltiples obligaciones tenia a de controlar todas las compras. A medida que las compañías fueron expandiéndose, fue necesario encomendar a alguien ese trabajo, aunque bajo la autoridad del dueño. Sin embargo cuando las empresas fueron creciendo la función de compras quedo a menudo en manos del departamento de producción. Pero en 1940 se evidencio una clara tendencia a separar las compras de la producción.

Muy poca ha sido la comprensión de la función de compras por parte de los ejecutivos no relacionados con ella, probablemente porque esta función no tenia en tiempos pasados la importancia que tiene hoy, y porque los compradores no eran considerados como personal de talento superior en las organizaciones. Por consiguiente, las compras han sido relegadas a una posición subordinada a otros departamentos, especialmente el de producción. En años recientes, esta costumbre ha cedido, afortunadamente, su lugar al reconocimiento gradual de que una labor de compras eficaz requiere individuos con intereses y conocimientos especializados y con capacidad para hacer frente a las condiciones cambiantes que experimentan los negocios modernos.

1.1 Factores que han despertado interés en las compras:

La segunda guerra mundial.- por los faltantes de materiales y necesidades del gobierno.
La reducción de utilidades.- Obliga a emplear todos los recursos a fin de sobrevivir a la competencia.
El costo de materiales representa un gran porcentaje del costo total del artículo fabricado.
La competencia extranjera cada vez mayor.
La complejidad de los múltiples productos de reciente creación.

1.2 Concepto de compras y abastecimiento

Conceptos:

Compras.-

A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios identificando y comparando los proveedores y los abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus abastecedores quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y servicios, prosiguiendo al pago de éstos.

La función de compras consiste en obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), restando el servicio correcto (tanto antes como después) al precio conveniente.

1.3 El abastecimiento en la empresa

Toda empresa, cualesquiera que sean sus actividades tiene la necesidad de obtener ciertos bienes o servicios para sus operaciones. La empresa industrial se abastece de materias primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios para sus procedimientos de producción. La empresa comercial compra productos que se revenderán con una utilidad. La empresa de servicios obtiene los muebles y equipos que serán necesarios para sus procedimientos administrativos.

Concepto de abastecimiento:

Consiste en procurar a un sistema de producción los bienes y servicios en la cantidad y calidad requeridas, al mejor precio, del mejor proveedor, en el lugar y el momento oportunos, a fin de satisfacer las exigencias de sus operaciones.

En síntesis trata de responder a las siguientes preguntas:

¿Qué comprar? ➢ Calidad respecto de las necesidades ➢ Substituto de los productos utilizados ➢ Precio teniendo en cuenta calidad
¿En qué cantidad comprar? ➢ Según las necesidades ➢ Según la cantidad económica ➢ Según los descuentos y rebajas

¿Cómo comprar? ➢ Procedimiento de compra e importancia monetaria de las compras. ➢ Políticas de compra ➢ Manual de procedimientos

¿Cuándo comprar?
1. Necesidad de los consumidores
2. Necesidad de la producción
3. Condiciones del mercado

¿De quién?
Elección de los proveedores
Interpretaciones comerciales
Comprar fabricar o rentar

1.4 Ciclo de compra

Para mantener el abastecimiento de es necesario estudiar el ciclo de la compra que consiste en una serie de actividades o etapas que se encadenan e inician en una demanda interna denominada “Requisición de compra” y los servicios que implica.

Emisión / recepción de una requisición de compra:

Esta es la etapa en la que se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento. Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control de inventarios. Esta última práctica es la más común en la mayoría de las empresas.

Análisis de la requisición:

Aquí se analizan algunos puntos como: La información contenida en la requisición, si es una compra normal, si existe un contrato con el proveedor, si es satisfactorio el último proveedor y si ha cambiado el mercado., así como si se puede asignar por referencia, etc.

Investigación y elección de un proveedor.

Esta etapa existe en las siguientes situaciones: ➢ Compras nuevas. ➢ Compras importantes desde el punto de vista económico o técnico. ➢ Insuficiencia del proveedor actual. ➢ Evolución del mercado (disminución de los precios, aparición de un nuevo producto, de un nuevo proveedor).

La investigación y elección de un proveedor comprende las tres siguientes actividades:

1.- Elaboración de una lista de proveedores aceptables 2.- Elaboración de cotizaciones o concursos de ofertas 3.- Evaluación de las ofertas y elección de un proveedor

Emisión de la Orden de Compra y/o contrato:

Una vez que se ha hecho la elección se expide al proveedor una orden de compra, la cual constituye el contrato escrito entre la empresa compradora y el proveedor.

Seguimiento de la Orden de Compra:

La responsabilidad del abastecimiento no termina con la expedición de la orden de compra, sino se extiende hasta la utilización del material en las líneas de producción. Entre estas dos etapas es necesario que el responsable de la compra siga la orden de cerca y proceda a hacer recordatorios y solicitudes de información al proveedor a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea entregado en la fecha prevista.

Recepción e inspección de la mercancía:

En el momento de la recepción la inspección se hace generalmente en dos etapas que pueden denominarse inspección general e inspección técnica. La inspección general es realizada por un comisionado del departamento de recepción, el cual verifica el estado general de la mercancía. Posteriormente dicha mercancía se guarda en la zona de control o zona de cuarentena, en espera de la inspección técnica por parte de los especialistas de la empresa.

Verificación y pago de la factura:

Si el informe de inspección es favorable para la aceptación de la mercancía, este envía al departamento de contabilidad para la autorización del pago.
Dentro de este ciclo se deben tomar en cuenta el tiempo de la demanda y la exigencia y repetición de utilización de los productos o servicios para establecer los días, horarios y tiempos de entrega y así mantener un abastecimiento constante.
Y de acuerdo a con el control de inventarios y clasificación de la mercancía se realiza el abastecimiento por: Consumo del último periodo, Consumo de promedio móvil, Método A. B. C, Máximos y mínimos o la teoría del justo a tiempo.

1.5 La función de compras en la organización y su ubicación en la estructura organizacional.

Función del departamento de compras:

La función de compras consiste en ayudar a producir más utilidades a la empresa.

En la empresa pequeña el propietario es quien hace la compra de todos los materiales. A medida que esta crece se requiere de la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras.

Coordinación con otras funciones

La actividad de las compras esta relacionada con todos los departamentos de la empresa, en particular con Ingeniería y Producción. Mientras que Ingeniería diseña el producto, Producción fabrica para el mercado, Compras se encarga de conseguir los suministros necesarios para cumplir con el ciclo económico de la empresa.

La coordinación entre Compras y la Dirección de la empresa debe ser muy estrecha, de tal manera que cualquier cambio en los planes de producción sea puesto en conocimiento del gerente de compras, antes de que esta se realice. La falla en coordinar esta información podría ocasionar una falta de materiales o bien un exceso de inventarios.

Con el departamento de Contabilidad, para facilitar la preparación de registros que permitan el pronto pago a los proveedores, con el fin de aprovechar todos los descuentos y evitar posibles errores.

Con Ingeniería consiste en el diseño del producto y especificaciones previas a los requerimientos de producción.

1.6 Áreas funcionales de la empresa

Finanzas: La finalidad de esta área es obtener recursos monetarios y utilizarlos adecuadamente.

Recursos Humanos: Es el área que coordina y optimiza las habilidades, los conocimientos y las experiencias de todas las personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr su máxima eficiencia.

Producción: Este departamento formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas
Mercadotecnia: Esta función abarca todo el ciclo de ventas y distribución, desde la planeación del producto hasta la investigación de mercados, el almacenamiento, el contacto con distribuidores y la colocación del producto en los centros de distribución.
Compras: Encargado del abastecimiento de las materias primas, insumos y suministros necesarios para el buen funcionamiento de la organización.

1.7 Diferencia entre las funciones y jerarquías del departamento de compras

La ubicación jerárquica del departamento de compras es en dependencia del departamento de logística o abastecimientos, en este caso hipotético se muestra de esta forma, pero existen otras interdependencias según el tipo de y tamaño de la empresa y en lugar de estar dependiendo de contabilidad, depende de administración, del subgerente e incluso de producción.

Los efectos de las compras en los estados financieros tiene un reflejo tanto en el estado de resultados o comúnmente conocido como estado de pérdidas y ganancias y en el balance general.

Existe una partida presupuestal para compras, pero que pasa cuando exista variación en la economía, en los precios etc, al balance general lo incrementa en su cuenta de almacén, al estado de pérdidas y ganancias en sus costos y gastos sobre compra y finalmente la utilidad se verá mermada.
Recogiendo algunos casos reales de las empresas de la región se pueden hacer simulaciones o acercamientos más objetivos.

1.8 Subcontratación

En estas compras lo que se adquiere es capacidad y no componentes, por ejemplo se contrata las horas maquina requeridas para la fabricación de los componentes, es una orden de compra escrita en términos y condiciones más explícitos.

La subcontratación es recomendable cuando la necesidad de está capacidad de producción adicional o el servicio complementario es esporádico, no así cuando el requerimiento se hace constante y es mejor ampliar la capacidad de producción o pensar en obtener el insumo de otra manera.

El subcontratar generalmente implica la intervención de mas de un departamento, el departamento de compras se ve involucrado porque está por medio una transacción comercial en le que el dinero de la compañía se esta gastando con un proveedor externo.

UNIDAD II
Administración de la función de compras

2.1 Política de compras

Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o enunciados que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.

Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas, pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.

Las políticas tienden a dar una estructura unificada, estableciendo los límites de la supervisión y señalando los lineamientos de la acción administrativa.

La elaboración y emisión de políticas no debe ser estáticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes, lo que provoca continuos ajustes o acoplamientos.

Como guías del pensamiento en la toma de decisiones, las políticas deben estar al margen para juzgar flexiblemente, de lo contrario serian reglas que no permitirían desviaciones.

Principales aspectos que deben de considerarse para integrar las políticas.

Deben ser claramente expuestas.
Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
Indicar factores limitativos y determinantes.
Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
Niveles que deben abarcar.

2.2 Pronósticos de Compra

Pronósticos

La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantar a las oportunidades y a los peligros.

Pronósticos: Son predicciones de la cantidad de unidades a comprar para una determinada utilidad dentro de la organización.

Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirán en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales.

Los objetivos

1. Mejor precio.
2. Mejor calidad.

La obtención de la mejor calidad debe ser una de las metas básicas de compras.

Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener él más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad.

3. Estas condiciones deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador.

Estas condiciones son de importancia porque deben ir de acuerdo a los planes de financiamiento de la compañía.

2.3 Concepto de Presupuesto de compras, tipos y elementos

Programa de compras:

Se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución.

Procedimientos:

Son las funciones a realizar, en forma sistemática, lugar en que se organizaran y fecha en que deberán ejecutarse. Por ejemplo ¿en qué orden especial deberán ejecutarse los pasos necesarios para realizar una compra?

Los procedimientos para el control de los materiales se dividen en dos clases generales:

Especialización en la compra de un artículo especial
Especialización en un aspecto del procedimiento

Presupuesto de compras

El presupuesto se define como “la formalización de planes para un futuro período, dado en términos numéricos”.

Constituyen un medio de regulación entre los ingresos y los gastos de un periodo definido, y marcan los límites de actuación de la empresa en cuanto a sus recursos materiales y son la guía a seguir para lograr las metas predeterminadas en un periodo específico de tiempo.

La formulación y aplicación de los presupuestos proporcionan:

Establecimiento de controles financieros
Instrumento de medición de esfuerzos de la actuación de las diversas áreas integrantes de la empresa
Posibilidad de evaluación de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo planeado y determinar medidas de corrección.

Presupuesto de operación de la gerencia de compras
Clasificación:
Presupuesto de compras de materiales o partes

El presupuesto de operación de la gerencia de compras se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo la operación normal de la misma y comprende entre otros los siguientes conceptos:

Sueldo.
Tiempo extra.
Gastos de representación.
Gastos de viaje.
Comunicación.
Papelería y artículos de escritorio.
Mobiliario y equipo.
Suscripciones.
Cursos de entrenamiento, etc.

Dentro del presupuesto de compra de materiales o partes se incluyen todas aquellas partidas que vienen a constituir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de operación.

Bases del presupuesto:

Presupuesto de producción.
Explosión de compras, piezas por volumen.
Comparación contra el empleado el año anterior.
Revisión del resultado comparado con los puntos anteriores.
Clasificación de los materiales a comprar.
Análisis del incremento del costo de acuerdo al modelo inflacionario.
Determinar los materiales vivos de sobrantes de producción del año anterior.
Recálculo del volumen real a comprar.
Determinación del presupuesto.

La formulación de este presupuesto esta condicionada a las necesidades de la producción, pero también al conocimiento del mercado en cuanto a precios, procesos simplificados, calidad, fuentes de abastecimiento, competencia, ubicación de las fuentes, etc., que tenga el gerente de compras y/o su personal, el tipo de producto a producir y la materia prima necesaria.

2.4 Estructura y Organización del área de compras

El área de compras es un equipo de la Gerencia Administrativa o Contable de la Empresa que tiene como principal responsabilidad obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que requieren los departamentos de la empresa.

La estructura del departamento de compras puede ser de la siguiente manera:

O la siguiente en empresas de tamaño grande:

[pic]

2.5 Perfil del comprador

1. Conocimientos contables (No indispensable).
2. Capacidad de análisis.
3. Facilidad de palabra.
4. Trabajo en equipo.
5. Capacidad para entender las necesidades de los diferentes departamentos.
6. Conocimiento técnico respecto a los materiales a comprar.
7. Inglés.
8. Capacidad para negociar.

2.6 Evaluación de la función de compras

La calidad en las compras esta en función del uso que se la va a dar al producto, es decir, esta en función de las necesidades que satisfaga, por lo cual, podemos decir que un producto posee calidad cuando cubra las expectativas de uso por parte del comprador.

Cuando se tiene que tomar una decisión respecto a una compra se deben considerar dos aspectos fundamentales: el económico y el técnico. Es, finalmente en este punto donde radica la calidad, en función de los requerimientos mínimos deseados.

Un ejemplo de esta situación sería el siguiente: un electricista requiere utilizar cable del número 8 para poner toda la instalación en unas nuevas oficinas de su empresa, cuando pasa la requisición al departamento de compras, es posible que el comprador le diga que no es necesario comprar del número 8, con el 10 es suficiente ya que cumple con las normas de seguridad. He aquí la importancia de contar con compradores especializados. Algunas grandes empresas cuentan con diferentes compradores dependiendo del tipo de que compras que tiene que realizar.

Otro enfoque en la evaluación de las compras es el establecido de acuerdo a indicadores de cumplimiento en: ordenes de compra, requisiciones de compra, importación de mercancías, servicio, cumplimiento de los procedimientos y sistemas de calidad que utilice la empresa.

UNIDAD III
Procedimiento de Compras

3.1 Clasificación de las compras:

Las compras suelen clasificarse en dos grupos:

BIENES Materias primas Mercancías Suministros

SERVICIOS Personales Profesionales Financieros Transportes Turísticos

Así mismo, las compras suelen clasificarse de acuerdo a su territorialidad en:

NACIONALES. Son aquellas que se realizan dentro del territorio nacional y están regidas por las leyes del país

INTERNACIONALES. Son aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes del que las realiza o bien, en base a los acuerdos o tratados firmados por los países involucrados.

México ha firmado tratados con varios países entre los que se tienen, entre otros:

TLCAN Estados Unidos y Canadá
TLC – G3 Colombia y Venezuela
TLCUEM Unión Europea
TLC MEXICO – AELC Islandia, Noruega; Liechtenstein

De acuerdo a su marco de tiempo: Cíclicas Esporádicas Urgentes

3.2 Determinación de la cantidad a comprar:

Lote económico de compra

* Planes para la determinación de cantidad a comprar:

Plan de compra para necesidades exactas

La producción es en base a pedidos ya fincados, se compra solo lo que se va requerir para la producción con un margen de seguridad.

Plan en base al tiempo de producción

Este plan reclama cantidades que cubren un periodo determinado. La cantidad se puede basar en la que habría de utilizarse en cierto numero de ciclos de producción ligados a las condiciones cambiantes del mercado, localización diferente de las zonas de almacenamiento y otros factores.

Las mercancías pedidas sobre este plan no son de carácter reiterativo. El volumen de la compra puede variar. La determinación de las existencias que cubran determinado tiempo no es fácil, se debe tomar en consideración:

- Perspectivas del mercado
- Compras futuras estimadas
- Mermas
- Deterioro
- Obsolescencia
- Descuentos por cantidad
- Costos de almacenamiento

También se le llama a este plan Órdenes de compra “abiertas”

Plan en base al precio del mercado

Se procuran reserva para necesidades futuras apropiadas al ciclo productivo de materias primas sujetas a variaciones súbitas de precios por la ley de la oferta y la demanda.

Plan en base cantidad indeterminada

Se compra basado en una estimación del historial de consumo y en la buena fe del comprador.

Plan de compra máximo

Basado principalmente en el control de inventarios y aplicado a artículos de uso repetitivo en la producción.

Principia con una cantidad máxima que se va utilizando hasta llegar a un punto llamado “de compra”, que es superior a una cantidad mínima que tiene por objeto garantizar la seguridad de continuar ininterrumpidamente la producción.

Costos que aumentan al elevarse el nivel de stock

- Intereses
- Obsolescencia
- Depreciaciones
- Pérdidas
- Mermas
- Gastos de almacenaje
- Vigilancia
- Control

Costos que disminuyen al aumentarse el nivel de stock

- Descuentos logrados por cantidad
- Gastos de compra diluidos en compras mayores
- Fletes de transporte

El lote económico de compra más conveniente será aquel que encuentre el justo equilibrio.

Tomando en cuenta los costos de adquisición, almacenamiento e intereses la cantidad a comprar es igual a:

[pic]

Donde :

Q = Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mínimo de compra, en unidades.

G = Costo total de preparar el pedido de compra medido en dinero (gastos de funcionamiento del Depto. de compras, costo de formas impresas y otros materiales, viajes y tiempo de ejecutivos en relación con el pedido, etc.).

S = Consumo del material en unidades por año.

C = Precio total de compra de una unidad del material, incluido los costos de flete.

I = Tipo de interés sobre el dinero, en %.

B = Espacio neto de piso de almacenaje, ocupado por una unidad de material, en m2.

E = Costo anual por almacenamiento por m2 de área de suelo.

Punto de reorden equivale a:

P = L R

Donde:

P =Punto de reordenamiento

L = Tiempo que tarda en llegar el pedido

R = Demanda diaria

3.3 Procedimiento de abasto.

Procedimiento de abasto
Iniciación del procedimiento de compra.

1.
2. Determinación de lo que hay qué comprar y cuánto hay que comprar.
3. Estudio de las condiciones del mercado.
4. Determinación de las fuentes de abastecimiento.
5. Obtención de un precio favorable.
6. Adjudicar y preparar el contrato de compra.
7. Conseguir la entrega de los materiales.
8. Comprobar la terminación del contrato y su pago respectivo.

Requisición de compra

La requisición de compra es simplemente una petición formal dirigida al departamento de compras para que este adquiera ciertos materiales de una clase particular y en cantidad especificada.

La requisición de compra es una forma de uso por medio de la cual la administración de los departamentos de la empresa hace llegar sus necesidades al departamento de compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción, mantenimiento y mobiliario de la empresa, etc.

Elementos de la requisición

1. Hoja membretada 2. La descripción de requisición de compra 3. Fecha de la requisición de compra 4. Departamento solicitante 5. Folio 6. Cantidad, código o numero de parte, descripción, precio unitario, precio total 7. Proveedores sugeridos 8. Firma de autorización por parte del Gte. Del área solicitante. 9. Firma de quien la elabora 10. Firma de quien la recibe en el departamento de compras.

Parte posterior de la requisición de compra:

1. Tabla comparativa de precios 2. Numero de partida 3. Cantidad 4. Precio unitario 5. Precio Total 6. Descuentos especiales (Por pronto pago, por volumen, etc.) 7. Costos adicionales (Fletes, Tramites aduanales, etc) 8. Totales 9. Observaciones

Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones

Traer las firmas de aprobación necesarias
Indicar las fechas de entrega solicitadas
Estar indicada la cantidad y la unidad
Venir acompañada del plano y/o especificación para la identificación correcta del material o servicio.
Traer la cuenta de aplicación correcta.

* Recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboración de la requisición.

Escriba correctamente y de preferencia a maquina para que pueda leerse fácilmente sin prestarse a confusión.

Recomendación para el control de archivo de la requisición que deberá ser de un original y 2 copias y su forma de distribución deberá ser la siguiente:

Original.- Uso exclusivo del departamento de compras: Esta deberá ser usada para todos los acuerdos entre el comprador y sus proveedores ya que la requisición original es la que contiene la Tabla Comparativa de Precios.
Copia 1.- Usuario: Esta copia deberá ser devuelta al usuario posterior a la recepción y verificación del Depto. De Compras, con esta copia el usuario podrá llevar un mejor control de los materiales o servicios solicitados por su depto. y con esta misma podrá expeditar la llegada de sus materiales con el Depto. De Compras.
Copia 2.- Uso exclusivo del depto. De compras: Esta por ser una copia fiel del original deberá ser archivada por orden consecutivo y del cual no deberá de tener ningún tipo de alteración.

Orden de compra

Es un documento que maneja el departamento de compras y puede variar en su forma y extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa sin embrago en las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compra-venta generando consecuentemente derechos y obligaciones para ambas partes.

Generalmente consta de:
1 Número orden de compra.
2 Fecha en que se formula.
3 Nombre y razón social del comprador y vendedor
4 Partida
5 Cantidad
6 Unidad de medida
7 Descripción de los artículos.
8 Precio unitario y total.
9 Cantidad con Letra
10 Condiciones de entrega de los materiales y productos
11 Condiciones de pago
12 Firmas correspondientes.
13 Observaciones
14 Cláusulas a las que se sujetaran comprador y vendedor.

Reabastecimiento automático

Con los avanzados sistemas de comunicación y de informática los gerentes de compras pueden estar realizando sus pedidos sin tener que hacer esfuerzos de tiempo o tener que estar manualmente verificando el estado de las mercancías en el almacén se aplica un sistema de control de inventarios o un software computacional que este realizando las entradas y salidas del almacén y a su vez indicando los niveles de inventario para que en cualquier momento se conozca la naturaleza o estado que guardan las mercancías almacenadas pedidas o entregadas a las unidades orgánicas, con la utilización del correo electrónico a un mas se automatiza el procedimiento de abastecimiento.
Recuérdese que compras representará un reembolso llamado inversión en la era digital las empresas aun las pequeñas, tratan de implementar un sistema de información confiable, rápida y eficaz, que permita tomar decisiones adecuadas; en la era digital, un sistema con esas características podría quedar de la siguiente manera: a) Catálogo de proveedores y artículos. b) Requisiciones c) Cotizaciones incluye comparativos y selección de pedidos d) Reportes del comportamiento de compras.

3.4 Localización de fuentes de abastecimientos.

El buscar fuentes de abastecimiento puede ser una tarea muy compleja o muy fácil dependiendo del producto que se quiera comprar.

Las siguientes son algunas fuentes de ayuda:

1. Directorios telefónicos clasificados 2. Catálogos de Proveedores 3. Registros 4. Guías de compradores 5. Competidores 6. Cámaras 7. Asociaciones de compradores 8. Exhibiciones comerciales

3.5 Selección, desarrollo y evaluación de proveedores.

SELECCIÓN, DESARROLLO Y EVALUACION DE PROVEEDORES

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características: 1. Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de producción.
2. Que su servicio de entrega sea oportuno.
3. Que el precio sea él más bajo, en relación con sus competidores.
4. Que el servicio que preste sea excelente.
5. Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos. Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del vendedor, son sus instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de administración, reputación, su volumen de ventas, y localización

Al seleccionar un proveedor y desde la primera compra la parte compradora deberá comenzar a evaluar el desempeño del proveedor en por lo menos tres aspectos: Precio, Calidad y Servicio.

Para lograr esto es necesario establecer un sistema de calificación donde se definirán cuáles serán los indicadores del desempeño se especifiquen los criterios de penalización o compensación y se identifique al responsable de calificar cada uno de los indicadores establecidos.

Sistema de calificación de los proveedores
|Aspecto |Indicadores de desempeño |Criterios de penalización o |Responsable a calificar |
| | |compensación | |
|Cumplimiento |Cantidad recibida vs. cantidad pedida|Hasta una merma 10pts. |Jefe de almacén |
|Costo |Frecuencia de descuentos |Ninguna ocasión (Pts) |Jefe de compras |
|Calidad |% de defectos |Hasta 1% de defectos |Jefe de calidad |

Características que deben tener los proveedores de la empresa.

Ubicación: Se refiere al lugar geográfico donde se encuentra ubicado el proveedor
.
Certificaciones de calidad: Son los documentos que el proveedor ha ganado ya sea en la producción de las materias que la empresa compradora demanda o bien por sus servicios de distribución en materia de calidad como son: premios, certificados, etc.

Precio neto: Son los precios que el proveedor maneja como precio de negociación también conocidos como precio de lista estos tienen un margen de incremento o descuento dependiendo del tipo de pago.

Crédito: Es una confianza comercial o tiempo de espera en los pagos de la mercancía comprada y de acuerdo al convenio que exista queda libre de intereses o pude incluirlos.

Descuento por pronto pago: Es otra modalidad que el proveedor maneja para motivar a sus compradores a liquidar más rápido los adeudos contraídos se estipulan cantidades porcentuales de descuento.

Descuento por volumen: Algunos proveedores prefieren vender por cantidad de piezas y hacer la motivación de compra descontando por cantidad o volumen de compra.

Relaciones a largo plazo: La relación a largo plazo es lo más conveniente así se simplifican muchos pasos que se tienen que realizar para nuevamente establecer relaciones con los proveedores esto demora a la actividad normal del departamento de compras pero definitivamente si existen fuerzas externas las cuales pueden sugerir la creciente necesidad de la iniciativa del comprador en la creación de futuras fuentes de abastecimiento como son: ➢ La tecnología ➢ El desarrollo del comercio internacional ➢ La administración que se refiere a tratar con calidad y el cero inventarios.

En este sentido los proveedores también deben de estar enterados de los cambios en el mercado y las exigencias de la empresa pudiendo hacer un proceso planeado para lograr que los proveedores produzcan los bienes que le comprador necesita de acuerdo con sus estándares de calidad en las cantidades y fecha de entrega en que se necesiten proporcionando asesoría o asistencia técnica, ayuda comercial respecto al transporte compra de materiales o equipo lo que ayuda a tener compromisos a largo plazo de abastecimiento lo que ayuda a tener menos proveedores y a la vez mejores proveedores.

3.6 Calidad en las compras

Tradicionalmente las relaciones con los proveedores tiene como objetivo obtener mejor precio y mejores productos y en esta lucha por cuidar el presupuesto de compra o por parte del proveedor de no desaprovechar la oportunidad de la venta se generan las siguientes circunstancias.

Yo gano – tú pierdes: Es una situación de doble sentido es decir como puede ocurrirle al comprador puede sucederle al proveedor pero cualquiera que sea el afectado en la negociación tendrá una imagen de desventaja del otro y si este fenómeno persiste incluso puede ser el motivo para dejar la relación de compraventa.

Yo gano – tu ganas: Esta es la mejor postura para realizar el intercambio comercial o abastecimiento donde mutuamente tienen conformidad y confianza de negociación, es el primer paso para establecer relaciones más duraderas y por tener el motivador de igualdad de intercambio habrá la oportunidad para saber de ambas partes las necesidades y oportunidades de crecimiento.

Yo pierdo - tu ganas: Es una situación en desventaja que también es causal para deteriorar las relaciones comerciales dado que los sentimientos de inconformidad económica impulsan las búsqueda de nuevas oportunidades de negociación.

UNIDAD IV
Compras en el sector Público

4.1 Licitación publica

Licitación pública: Es considerada como un procedimiento administrativo por el cual la administración pública elige para contratar a la persona física o persona moral que le ofrece las condiciones más convenientes.

Principios sobre los que se rige:

Concurrencia: Se refiere a la participación de un gran número de oferentes.

Igualdad: Consiste en que dentro del procedimiento de licitación no debe haber discriminaciones o tolerancias que favorezcan a uno de los oferentes en perjuicio de los otros.

Publicidad: Implica la posibilidad de que los interesados conozcan todo lo relativo a la licitación correspondiente, desde el llamado a formular ofertas hasta sus etapas finales.

Oposición o contradicción: radica en la impugnación de las ofertas y defensas de las mismas

ETAPAS 9. Existencia de la partida presupuestaria:
La designación económica por parte de la administración pública

10. Elaboración de las bases o pliego de condiciones:
Documento en el cual se detalla la contraprestación requerida. Las bases o pliego de condiciones constituyen un conjunto de cláusulas preparadas unilateralmente por la administración pública, destinadas tanto de la formulación del contrato a celebrar como a su ejecución ya que detallan en forma circunstanciada el objeto del contrato, su regulación jurídica sus derechos y obligaciones de las partes es decir incluyen por un lado las condiciones específicas de tipo jurídico, técnico y económico, las cuales se traducen en verdaderas disposiciones jurídicas reglamentarias en cuanto a que regulan el procedimiento licitatorio en sí, y por otro lado cláusulas especiales que constituyen la disposiciones específicas de naturaleza contractual relativas a los derechos y obligaciones del convocante, además las bases de toda licitación produce efectos jurídicos propios, no puede modificarse después de haberse hecho el llamado, en síntesis las bases son las condiciones que para regular tanto el procedimiento de licitación como el contrato de adjudicación y los órganos licitantes tienen la facultad para imponerlas .

11. 12. Publicación de la convocatoria:
A través de ella se hace la invitación a las personas físicas o morales que puedan estar interesadas en licitar y debe hacerse en el Periódico Oficial del estado y en un periódico privado de mayor circulación en el país así como en uno de la entidad federativa.

13. Presentación de ofertas:
En esta fase los interesados que satisfagan los términos de la convocatoria respectiva tendrán derecho a presentar sus proposiciones y, para ello deberán tener cuidado en su preparación ya que de la redacción, confección y presentación de la oferta depende de que sea aceptada las ofertas deberán reunir tres requisitos a saber: a) subjetivos que se refieren a la capacidad jurídica para encontrar de la persona que presenta la oferta; b) objetivos se refieren al contenido de la oferta de acuerdo a lo que establecen las bases; c) formales que se refiere a la confección de la oferta, misma que debe ser en forma escrita, firmada, clara e incondicionada , secreta y debe ser presentada en el lugar y fecha que se haya indicado en la convocatoria.

14. Apertura de ofertas
Como su nombre lo indica en ella se procederá a la apertura de los sobres que contienen las ofertas de los participantes y se dará a conocer las propuestas que se desechen por no cubrir con la documentación o requisitos exigidos en las bases de licitación, levantando al efecto una acta circunstanciada de lo que suceda en esta fase de la licitación, en la que se dará a conocer la fecha en la que se conocerá el respectivo fallo.

15. Adjudicación:
Es el acto por el cual el órgano estatal licitante, determinará cual de las propuestas es la mas ventajosa o conveniente para la administración pública. Previa a la adjudicación deberá realizar un dictamen técnico en donde considerará los requisitos cuantitativos y cualitativos de los oferentes a fin de determinar cual reúne los requisitos legales, técnicos económicos requeridos por el convocante.

16. Perfeccionamiento del contrato:
Es la última fase del procedimiento de licitación, donde una vez que se conozca el nombre de la persona ganadora, el órgano licitante como el adjudicario procederán a formalizar o perfeccionar el contrato.

Base jurídica

Articulo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios relacionados con Bienes muebles e inmuebles del estado.

Licitaciones públicas en la ley estatal

Estatales: Son aquellas en las que se preferirá en igualdad de circunstancias a los proveedores del estado en el que se realiza la licitación.

Nacionales: Son aquellas en la cuales únicamente podrán participar proveedores de nacionalidad mexicana.

Internacionales: pueden participar tanto proveedores nacionalidad mexicana como extranjera y los bienes a adquirir sean de origen nacional o extranjera.

4.2 Invitación restringida

Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán optar por no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa. (Art. 41 de la Ley)

La selección del procedimiento que realicen las dependencias y entidades deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado. El acreditamiento de los criterios mencionados y la justificación de las razones para el ejercicio de la opción, deberá constar por escrito y ser firmado por el titular del área usuaria o requirente de los bienes o servicios.

En cualquier supuesto se invitará a personas que cuenten con capacidad de respuesta inmediata, así como con los recursos técnicos, financieros y demás que sean necesarios, y cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con los bienes o servicios objeto del contrato a celebrarse.

En estos casos, el titular del área responsable de la contratación, a más tardar el último día hábil de cada mes, enviará al órgano interno de control en la dependencia o entidad de que se trate, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior, acompañando copia del escrito aludido en este artículo y de un dictamen en el que se hará constar el análisis de la o las propuestas y las razones para la adjudicación del contrato. No será necesario rendir este informe en las operaciones que se realicen al amparo del artículo 41, fracciones IV y XII, de este ordenamiento.

4.3 Adjudicación directa

El fundamento de la adjudicación directa se encuentra en el Artículo 39 de la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios “Las dependencias y entidades previa justificación de la conveniencia de distribuir, entre dos o más proveedores de la partida de un bien o servicio, podrán hacerlo siempre que así se haya establecido en las bases de la licitación”.

En este caso, los precios de los bienes o servicios contenidos en una misma partida y distribuida entre dos o más proveedores no podrán exceder del cinco por ciento respecto de la propuesta solvente más baja.

Procedimiento de adjudicación directa

Las adjudicaciones directas con tres o cinco proveedores, se llevan a cabo de acuerdo a los montos establecidos por la Ley del presupuesto General de Egresos para el estado sujetándose a lo siguiente:

a) Cuando se trate de adjudicación directa con cotización de tres proveedores a través de la evaluación de las propuestas que reciban los proveedores invitados.

b) Al tratarse de una adjudicación directa con cotización de cinco proveedores se llevara a acabo mediante la evaluación de las propuestas que reciban los proveedores invitados.

Se contará con un mínimo de tres o cinco propuestas según se trate del supuesto previsto por Ley.

En las solicitudes de cotización se indicarán como mínimo la cantidad y descripción de los bienes adquiridos.

4.4 Adquisiciones con recursos propios.

Las instituciones deberán realizar los mismos procedimientos de licitación, donde lo que se busca es proteger los intereses de los mexicanos y de darles a todos los proveedores las mismas oportunidades de obtener un contrato y/o pedido.
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Asistente

Montacarguistas

Almacenistas
Montacarguistas

Jefe de Embarques

Jefe de Almacén de recibo de materiales

Asistente Ejecutivo

Choferes

Compradores

Asistente Ejecutivo

Gte. De Almacenes

Gte. De Import & Export o Trafico

Gte. De Compras o Abastecimientos

Gte. De Logística

Chofer

Secretaria

Ayudante

Comprador

Comprador

Comprador

Gerente de compras