Introducción
"Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".
En español, las ERP son bien conocidas como “Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales”, y han provocado un impacto global desde su implementación en la década de 1990.
Surgieron como una necesidad (e innovación) para las empresas de poder mejorar su rendimiento en cuanto a la producción, planeación, organización, finanzas, inventarios y sobre todo su relación con clientes y proveedores (que sus servicios sean rápidos y eficientes). Misma que se fue implementando al auge tecnológico que se iba presentando en dichas décadas en que empezó a ser formado, y que hoy en día va relacionado con la tecnología de la información, como una opción muy eficiente para gestionar datos e información de una empresa.
En este trabajo veremos qué es el ERP, su historia e importancia en las empresas, casos de empresas que usan o se dedican a la administración de ERP, y su relación con la Contabilidad y Finanzas.

ERP, Definición e Historia.
Un ERP funciona como un sistema para las empresas hoy en día, éste sistema se encarga de gestionar la información de una empresa en cuanto a su planeación y organización para sus ramas de manufactura (producción), inventarios, ventas, marketing, finanzas y su comunicación tanto con clientes como con proveedores. El propósito con el que son creados y usados es el de otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales en operación.
Su historia se remonta a los alrededores de la década de 1970 como indicios de su inicio, década en que se empezó a utilizar el software MRP (Material Requirement Planning), el cual solo planificaba los procesos de producción de las empresas, implementado ya que las empresas empezaban a trabajar bajo el plan de inventario “Justo a Tiempo”, por lo que requerían un mayor control y rapidez en la producción, sin degradar la calidad. Pasada una década se empezaron a requerir sistemas que no solo gestionaran y administraran el proceso de manufactura, sino que además se encargara de otras ramas vitales de las compañías, por lo que empezaron a ser creados los Sistemas de Planificación de cada rama, como la Administración de la Cadena de Suministro, Administración de Relación con el Cliente, Administración de Recursos Humanos, Administración de Recursos Financieros. Fue hasta 1990 que se empezaron a unir dichos sistemas como un solo ente para que la empresa trabajara con éste. El término ERP fue acuñado por el Gartner Group, un grupo especializado en la investigación de las Tecnologías de la Información. Los ERP empezaban a tener un auge y ser de utilizada a cualquier empresa de cualquier giro, pudiendo gestionar desde sus entradas hasta después de sus salidas y garantizando un retorno de la inversión (ROI), pero había un problema, éstas solo trabajaban para las misma empresas, lo que no le permitía a terceros el acceso a dicha información, además de que no siempre se podía acceder a la información por parte de los empleados. La misma compañía Gardner solucionó dicho problema implementando el llamado ERP II en el año 2000, un software el cual podía proveer la información en tiempo real a empleados y proveedores acerca de la empresa, además de poder llevar a cabo transacciones y negociaciones con otras empresas. Hoy en día las ERP llevan a cabo consigo más tareas, como la toma de decisiones, relación con empleados, clientes, proveedores y socios (interesados en la organización), estandarización, transparencia y globalización. Se le quisieron dar nombres nuevos como “ERP III” o “IRP”, pero el concepto permaneció como ERP.

Aplicación de los ERP a las Empresas.
Hoy en día existen organizaciones dedicadas a implementar Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales en distintas empresas (cada una basada en diferentes giros, algunas en todos), algunas dedicadas a implementar sistemas de planeación y control solamente en áreas específicas, como finanzas, producción, ventas, o inventarios; pero la tendencia global de estas organizaciones es poder abarcar todos los aspectos en los que puede influenciar el ERP. Tal es el caso de una de las principales empresas especializadas en este tema a nivel global, llamada Epicor, la cual se dedica a gestionar a las empresas desde todos sus puntos de vista posibles, como finanzas, cadena de suministro, producción, planeación, proyectos, manejo de información, servicios, recursos humanos, precios, y relaciones con el cliente, todo desde un software diseñado por la misma empresa, siendo un sistema de solución eficiente con un interfaz de usuario completa y fácil de usar, todo estando a la vanguardia en cuanto a su tecnología utilizada. Epicor da presencia en alrededor de 150 países y más de 30 lenguas diferentes.

Muchos testimonios existen de muchas empresas alrededor del mundo, estadounidenses, asiáticas, latinas, hasta de países de medio oriente. Muchos dicen que les facilitó sus tareas exponencialmente, otros que el retorno de la inversión llegó casi de inmediato por ello, y otros que no pueden vivir sin él ahora.
Un ejemplo de una empresa mexicana dedicada a la instalación de ERP es Estrasol, quien comenzó en 1996 como una empresa de consultoría en empresas para su implementación de ERP, con la posibilidad de crear accesos web para las tareas involucradas de la empresa, y de softwares para su gestión, quienes han traído éxito a más de 1000 proyectos. Ahora mantiene presencia en México, Estados Unidos, y en varios países de Latinoamérica. Algunas especialidades a las que se enfoca son la cadena de suministro, las relaciones con el cliente, los puntos de venta y la contabilidad y finanzas. Una especialidad que tiene es que tiene la opción de soluciones y gestión móvil en base al uso del sistema operativo BlackBerry. Estrasol ha ayudado a muchas empresas de distintos giros, tales como tequileras, industrias, universidades, telecomunicaciones, laboratorio y residenciales.

Relación de los ERP con la Contabilidad y Finanzas.
Un ERP no solo es de gran apoyo con la manufactura o relaciones con el cliente, éste también tiene la capacidad de traer una gestión bien completa y a prueba de errores en cuanto al aspecto contable de las empresas.
Los sistemas de ERP orientados a la contabilidad y finanzas facilitan en gran parte el manejo de muchas cuentas de cobranza y pago, teniendo la posibilidad de traer a la mano cualquier balance necesario, automatización de impuestos al día, poder generar facturas de cualquiera departamento de manera inmediata, además de poder gestionar cualquier cuenta en distintos tipos de moneda.
Principalmente, lo que vino a cambiar la implementación de ERP para la Contabilidad y Finanzas fue el hecho de que muchas veces los errores dentro de las operaciones contables de una empresa sucedían porque eran efectuados manualmente, con la tendencia a tener muchos errores a la hora de escribir, y sobre todo el tiempo que tomaba hacer dichas operaciones. Otra circunstancia es que muchas empresas pueden estar bien en su aspecto contable, pero nomas van a poder ver dentro de su panorama, no desde el de alguien más, como los clientes, socios, competencia, diferentes sucursales, etcétera; cosa que los ERP permiten. Un ejemplo de una empresa que se dedica a llevar a cabo este tipo de operaciones para las empresas es “OpenBravo”, una organización que no solo se especializa en la implementación de ERP en servicios contables y financieros, sino que también en logística, inventarios, ventas, producción y toma de decisiones. Esta información fue un testimonio hecho por el dueño de una empresa tequilera en México llamado Humberto Mojica, quien como muchos, se vio positivamente afectado por el uso de los sistemas otorgados por OpenBravo en su contabilidad y otras ramas.

Desventajas de los ERP.
Como en todas las cosas, donde hay algo bueno tiene que haber algo malo de por medio, y los ERP no son la excepción. Primero que nada, se necesita saber bien acerca del tema para implementar una ERP a una organización, para no invertir inadecuadamente en ellos.
El éxito de los ERP en las empresas dependen de la fuerza del trabajo de ésta, qué tan correctamente opera dicha empresa, se requiere capacitación, instalarlos requiere un elevado presupuesto, en especial si con el tiempo se requiere una modificación, quienes instalan ERP suelen cobrar más por la renovación de licencias, toma tiempo acostumbrarse a dichos sistemas tan rigurosos, se necesita mucha exactitud en cuanto a los datos utilizados, puede dejar información valiosa de la organización al descubierto, o los sistemas pueden requerir de excesiva ingeniería con respecto a las necesidades reales del consumidor.
Muchas veces el éxito de una empresa tras armonizar todos sus sistemas mediante un ERP suele tomar mucho tiempo, o no ser certero del todo. Tal es el ejemplo de la compañía de gas “Linde”, compañía que decidió implementar este sistema (como decisión de su director ejecutivo, Wolfgang Reitzle) y tenía planeado que en 4 años empezara a reflejarse en sus ganancias, pero pasaron esos cuatro años y el punto de ganancias económicas se seguía viendo lejano, esto porque sus costos se fueron agudizando durante su implementación y uso. A esta empresa no le fue tan mal, ya que estadísticamente llegará al punto en que el uso de ERP represente ganancias, pero otras empresas suelen quedarse estancadas y endeudadas por un mal uso o mala visión acerca de los ERP.
Se debe de ser muy cuidadoso y decidido como administrador o dueño de una empresa al querer hacer que una ERP forme parte de su organización; éstos deben tener claras las metas a lograr o los procesos claves a facilitar tras la implementación de dichos sistemas y mantener comunicación y acuerdo con los demás empleados que se verán afectados por este nuevo sistema.

Conclusiones
Los ERP hoy en día funcionan como una parte o función clave para la empresas, siendo un sistema de gestión empresarial tan bien diseñado que puede ser utilizado en cualquier tipo de empresa y brindarle a cualquiera de éstas una clara optimización de sus procesos, desde su fabricación (entrada de insumos), hasta la misma venta y atención al cliente (salida de producto transformado).
Tras este trabajo podemos darnos cuenta que los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, al igual que la implementación de la tecnología y el uso de los Sistemas de Información dentro de las empresas, vino para quedarse, y con el tiempo irán evolucionando más y más dentro de éstas, hasta llegar al punto que éstas sean a prueba de errores. Personalmente pienso que muchas empresas hoy en día, si no es que todas aquellas que tengan una organización y sistema bien establecidos, deberían usar un ERP para rendir mejor y así estar en menos peligro de bancarrota, problemas legales, de producción, ambientales, etc.

Referencias http://www.erp.com.mx/ http://luisotake.brinkster.net/trabajouniversitario/curso1/ERP.pdf http://www.estrasol.com.mx/contabilidad_y_finanzas.php http://www.erp.com/component/content/article/324-erp-archive/4407-erp.html http://www.epicor.com/Solutions/Pages/ERP.aspx http://www.eurotreasurer.com/news/software-it/the-minefield-of-harmonising-erp/