SƠ ĐỒ MỐI LIÊN HỆ CÁC BÊN TRONG CHỨNG TỪ

Bước 1: Sau khi công ty dịch vụ giao nhận ký hợp đồng giao nhận với chủ hàng (là người nhập khẩu trong hợp đồng kinh tế), với nhiệm vụ là làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhận hàng tại địa điểm mà người nhận hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế nêu trên. Người nhận hàng sẽ cung cấp cho phòng giao nhận của công ty giao nhận một bộ hồ sơ gồm: Bill of lading (1 bản original) Packing list (1 bản original) Commercial invoice (1 bản original) Certificate of origin (C/o – 1 bản original) Contract (1 bản chính)
Bước 2: Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên của phòng giao nhận cần phải ký xác nhận cho người nhận hàng là đã nhận đủ 5 chứng từ như đã nêu ở trên (lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao, số lượng mỗi bản, ngày tháng năm ký nhận). Sau đó nhân viên giao nhận cần phải photo các chứng từ này ra nhiều bản, nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất công việc mà các bản sao y đó có lúc không cần phải chứng nhận sao y, có lúc cần phải đem cho người nhận hàng chứng nhận sao y. Khi chứng nhận sao y, người nhận hàng sẽ ký tên, đóng dấu tên và chức vụ người chứng nhận sao y bản chính và dấu “ sao y bản chính” cùng với con dấu của doanh nghiệp – ở đây là người nhập khẩu. Sau một thời gian, người nhận hàng sẽ nhận: “giấy báo hàng đến” hay “thông báo hàng đến”. Người nhận hàng sẽ gởi thông báo này cho phòng giao nhận của công ty giao nhận. Tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thông báo hàng đến khác nhau, nhưng đều có những nội dung cơ bản như sau: Ø Tên tàu Ø Số vận đơn Ø Dự kiến thời gian tàu đến Ø Người gởi hàng Ø Người nhận hàng Ø Tên hàng Ø Số lượng, trọng lượng Ø Cảng bốc Ø Cảng dỡ Ø Những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O) Có trong tay giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là lô hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không, dựa vào đối chiếu trên vận đơn, thường thì người nhận hàng đã kiểm tra rồi.
Bước 3: Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of lading) hoặc vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O. Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận D/O và các biên. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam). Tùy theo mỗi hãng tàu mà số lượng cũng như màu sắc của các D/O khác nhau, có hãng tàu thì có nhiều màu: trắng, xanh, vàng, hồng, ví dụ: China Shipping. Có hãng tàu toàn là màu trắng, ví dụ: Vina Consol. Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh. Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: Ø Tên tàu Ø Số vận đơn Ø Tên và địa chỉ người nhận hàng Ø Người gởi hàng Ø Tên hàng Ø Loại hàng: (là hàng lẻ hay là hàng nguyên công) v Nếu là hàng lẻ thì xem có bao nhiêu kiện, khối lượng bao nhiêu v Nếu là hàng nguyên container thì xem số lượng container, loại container (20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng của mỗi container, số kiện của mỗi container Ø Cảng bốc Ø Cảng dỡ Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Bước 4: Nhân viên giao nhận cần tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bộ hồ sơ gồm những chứng từ và sắp xếp thứ tự (mang tính tương đối) như sau: 1. Phiếu tiếp nhận hồ sơ (1 bản) 2. Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) – bản lưu người khai hải quan (1 bản) 3. Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) – bản lưu hải quan(1 bản) 4. Phụ lục tờ khai – bản lưu hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt hàng) 5. Phụ lục tờ khai –bản lưu người khai hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt hàng) 6. Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu – khi là hàng có C/O và được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan 7. Phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan (1 bản) 8. Giấy giới thiệu (1 bản chính) 9. Hóa đơn thương mại (1 bản chính) 10. Packing list (1 bản copy, 1 bản chính) 11. Bill of lading (1 bản copy) 12. Hợp đồng thương mại (1 bản copy) 13. C/O (1 bản gốc) 14. D/O (1 bản chính) 15. Giấy phép nhập khẩu (nếu có) 16. Quota và phiếu theo dõi thực hiện quota (nếu là hàng có quota) 17. Các công văn, giấy tờ khác. Ví dụ: Giấy cam kết hàng hoá là thiết bị đồng bộ, xác nhận nhập hàng làm tài sản cố định, đăng ký làm thủ tục ngoài giờ v.v…
*Những lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan: 1. Nếu D/O quá thời hạn hiệu lực mà vẫn chưa làm thủ tục hải quan để nhận hàng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container, thì nhân viên giao nhận phải gia hạn D/O – có nghĩa là đóng tiền phạt do chậm lấy hàng, tại đại lý của hãng tàu. Trình D/O cho đại lý hãng tàu, đại lý của hãng tàu thu tiền phạt, viết hóa đơn và đóng dấu lên D/O:“extended, ngày…x…tháng…y… năm… z …” hoặc là:“đã gia hạn ngày…x…tháng…y…năm… z … và dấu “đã thu tiền” hay “paid”. Có nghĩa là D/O đã được gia hạn đến ngày… x …tháng … y … năm… z ….Nhân viên giao nhận đóng tiền, ký hóa đơn, lấy hóa đơn và D/O đã gia hạn. Trong bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, nếu D/O hết hạn thì phải được gia hạn trước khi nộp bộ hồ sơ cho hải quan khu vực, lúc này D/O mới hợp lệ. Trước khi thanh lý hàng tại hải quan bãi thì D/O phải còn giá trị hiệu lực. 2. Trong tờ khai hàng nhập, nếu là hàng mới thì phải ghi rõ:“hàng mới 100%” ở mục tên hàng trong tờ khai. 3. Nếu là hàng không có C/O thì phải ghi:“không trình, không nợ C/O” ở góc dưới phía bên trái của tờ khai (xem minh họa tại phần chứng từ minh họa). 4. Hàng máy móc nhập khẩu đã qua sử dụng thì phải ghi:“hàng đã qua sử dụng, chất lượng trên 80%”. Phải trên 80% mới được nhập. 5. Nếu là hàng nhập theo giá CFR thì chủ hàng phải tự quy ra CIF để tính thuế nhập khẩu, thuế VAT (nếu là hàng chịu hai loại thuế trên). 6. Ở mục 20 trong tờ khai, phải ghi rõ tổng khối lượng, tổng số kiện. 7. Những giấy tờ sao y phải có chữ ký, con dấu của thủ trưởng và dấu “sao y bản chính”. 8. Các con dấu trong các giấy tờ làm thủ tục thông quan và các giấy tờ khác có liên quan phải nhất quán với nhau. Một dấu là của công ty một dấu là của chi nhánh là không hợp lệ. 9. Chữ ký của các giấy tờ phải cùng một người, có thể là giám đốc hoặc là người nào đó được giám đốc ủy quyền, lúc này phải kèm theo giấy ủy quyền trong bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan. 10. Nếu tờ khai có kèm theo phụ lục, có danh sách đính kèm thì phải đóng dấu giáp lai. 11. Khi tới hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, nhân viên giao nhận cần đem theo giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu để trình cho hải quan lúc cần thiết. 12. Nếu là mặt hàng có thuế mà nhà nước lại quản lý giá tối thiểu khi nhập khẩu, nếu giá trên hóa đơn thấp hơn giá tối thiểu thì lấy giá tối thiểu làm căn cứ để xác định giá tính thuế, ngược lại thì lấy giá trên hóa đơn làm giá để tính thuế. 13. Nếu là mặt hàng có thuế, thuế suất khi nhập khẩu có hoặc không có C/O là khác nhau. Nếu có C/O thì thuế suất sẽ thấp hơn khi không có C/O. Khi nộp bộ hồ sơ mà doanh nghiệp không trình được C/O thì hải quan khu vực tiến hành tính thuế như không có C/O. Khi doanh nghiệp tiến hành bổ sung C/O thì sẽ được hoàn lại khoản thuế được ưu đãi. Thời hạn doanh nghiệp nợ C/O tối đa là 60 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Trong trường hợp doanh nghiệp nộp chậm như vậy thì phải làm đơn xin nộp chậm trình cho thủ trưởng chi cục. 14. Tên người bán, người mua trong các chứng từ phải nhất quán với nhau. 15. Nếu tờ khai mà có phụ lục và lại có trên 9 mặt hàng thì phải tạo phụ lục khác theo mẫu của Tổng Cục Hải Quan, ngược lại thì sử dụng mẫu của Tổng Cục Hải Quan. Phụ lục và tờ khai đều có hai bản, có nội dung giống nhau, một bản có tên:“bản lưu hải quan”, bản còn lại có tên:“bản lưu người khai hải quan”. Lúc này nếu có phụ lục thì hai phụ lục phải có chữ ký, con dấu đỏ của thủ trưởng đơn vị.
Bước 5: Sau khi bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập đã hoàn chỉnh nhân viên giao nhận tới hải quan cửa khẩu khu vực, hoặc hải quan thành phố, nộp bộ hồ sơ tại phòng đăng ký tiếp nhận hồ sơ. Quá trình đăng ký tờ khai diễn ra khép kín trong nội bộ hải quan, nhằm tránh thất lạc những chứng từ hoặc việc sửa đổi sau khi cán bộ hải quan đã kiểm tra. Quá trình này diễn ra như sau: Nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ vào bộ phận đăng ký mở tờ khai, cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ và bắt đầu kiểm tra nợ thuế, để kiểm tra doanh nghiệp đứng tên trong bộ hồ sơ có nợ thuế hay không. Cán bộ hải quan sẽ truy tìm trên mạng, nếu thấy công ty không nợ thuế thì sẽ in ra một bản mẫu có nội dung là không nợ thuế, cán bộ này sẽ ký tên, đóng dấu, điền ngày tháng năm vào và kẹp bản này vào bộ hồ sơ, bộ hồ sơ sẽ được chuyển qua cán bộ hải quan khác. Nếu cán bộ hải quan truy tìm và thấy rằng doanh nghiệp có nợ thuế, cán bộ hải quan cũng sẽ in ra một bản tra cứu danh sách cưỡng chế theo tờ khai, trên bản này sẽ thể hiện số tiền nợ thuế là bao nhiêu, của tờ khai nào, đăng ký vào ngày nào, đăng ký ở đâu. Nhân viên giao nhận cần kiểm tra lại là thật sự doanh nghiệp có nợ thuế hay không. Việc các doanh nghiệp đã hoàn tất việc nộp thuế nhưng vẫn bị cưỡng chế là do hệ thống thông tin giữa kho bạc nhà nước (ngân hàng) – cục thuế thành phố – hải quan chưa có sự phối hợp chặt chẽ, gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng nhập. Sau khi đã kiểm tra lại, nếu doanh nghiệp thật sự nợ thuế thì nhân viên giao nhận sẽ nhận lại bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan, do cán bộ hải quan người đã tiếp nhận bộ hồ sơ trả lại, nhân viên giao nhận trình với lãnh đạo của doanh nghiệp vấn đề trên để lãnh đạo có đề xuất phòng kế toán tài chính tiến hành giải tỏa cưỡng chế. Chỉ có giải tỏa cưỡng chế rồi thì bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan mới được giải quyết. Sau khi lãnh đạo của công ty và kế toán trưởng đưa ra phương hướng giải tỏa cưỡng chế là chuyển khoản hay nộp tiền mặt, nhân viên giao nhận lấy mẫu:“ giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản hay bằng tiền mặt” (theo mẫu của Bộ Tài Chính) điền vào những nội dung cần thiết, lưu ý là số tờ khai nợ thuế ở hải quan khu vực nào thì đóng tiền vào tài khoản của hải quan khu vực đó, sau đó trình cho lãnh đạo của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu đỏ của doanh nghiệp ở mục “đối tượng nộp”. Nhân viên giao nhận cầm giấy này đến ngân hàng mà doanh nghiệp có mở tài khoản, trình cho nhân viên ngân hàng, giấy nộp tiền sẽ được chuyển vào kế toán trưởng của ngân hàng, kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, kế toán viên ký tên vào mục “ngân hàng phục vụ đối tượng nộp”. Sau khi giấy nộp tiền đã được thể hiện trên đó chữ ký của kế toán trưởng, kế toán viên cùng với con dấu của ngân hàng thì giấy này là bằng chứng là doanh nghiệp đã nộp tiền. Ngân hàng sẽ trả lại giấy này cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận cầm giấy nộp tiền này tới hải quan khu vực, nộp vào phòng giải tỏa cưỡng chế cùng với bản tra cứu danh sách cưỡng chế theo tờ khai, sau khi xem xét nếu thấy hợp lệ thì hải quan giải tỏa cưỡng chế sẽ cho biên lai là đã giải tỏa cưỡng chế. Nhân viên giao nhận cầm biên lai này kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan và nộp lại bộ hồ sơ này cho hải quan ở bộ phận đăng ký mở tờ khai để tiếp tục quá trình thông quan. Chú ý: Nếu là hàng dự án, đầu tư có tổng giá trị lớn khoảng trên 400 tỉ đồng thì theo công văn 5082 của Tổng Cục Hải Quan là được miễn cưỡng chế. Ngoài ra cứ số tiền nợ thuế > 0 đồng là bị cưỡng chế. Sau khi cán bộ tiếp nhận bộ hồ sơ, kiểm tra bộ hồ sơ không có vấn đề gì thì ký tên, đóng dấu họ và tên vào góc phải trên đầu của tờ khai ở ô:“cán bộ đăng ký” và đóng dấu họ và tên lên tất cả các giấy tờ, mỗi chứng từ là một con dấu. Để tạo điều kiện làm việc cho hải quan đăng ký cũng như tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mau lấy được phiếu tiếp nhận, công việc đóng dấu này nhân viên giao nhận đóng giúp và đánh dấu số thứ tự rồi đếm có bao nhiêu tờ, ghi vào tổng số tờ vào mục: Tổng số tờ trên hai phiếu tiếp nhận. Cách đánh dấu như sau: 1 là giấy giới thiệu, các giấy tờ nằm sau giấy giới thiệu lần lượt là 2, 3, 4 v.v… hai tờ khai, hai phiếu tiếp nhận, hai phụ lục (nếu có) không đánh dấu số thứ tự, nhân viên giao nhận đăng ký ngày giờ kiểm hóa tại mục:“chủ hàng đăng ký kiểm hóa” trên phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan, ký tên và trả lại bộ hồ sơ lại cho cán bộ tiếp nhận.
Bước 6: Cán bộ hải quan sẽ đóng dấu lên phiếu tiếp nhận hồ sơ họ và tên và ký tên, cho số tờ khai và gởi lại cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đến bảng phân công kiểm hóa để tìm hiểu cán bộ kiểm hóa nào sẽ tiến hành kiểm tra lô hàng, hải quan khu vực cho công khai các số điện thoại của các cán bộ kiểm hóa để tiện liên lạc với kiểm hóa viên.
Bước 7: Trong thời gian chờ đợi lãnh đạo chi cục phân công kiểm hóa viên, nhân viên giao nhận ra hải quan giám sát bãi hoặc hải quan kho để đối chiếu lệnh, mục đích là xác định lô hàng chuẩn bị lấy có ở bãi, kho hay không dựa trên manifest mà tàu đã đưa cho cảng tránh trường hợp số liệu trên manifest và trên D/O không khớp với nhau công việc đối chiếu này thì được nhân viên hải quan thực hiện trên mạng thông tin nội bộ. Trước khi đưa D/O vào đối chiếu, nhân viên giao nhận cần viết lên D/O tên công ty, số tờ khai, loại hình, nơi đăng ký tờ khai. Sau khi hải quan giám sát bãi đối chiếu xong, sẽ đóng dấu hình vuông mang tên: “đã đối chiếu” kèm theo ngày tháng năm trên D/O.
Bước 8: Tiếp tục nhân viên giao nhận cần tìm lô hàng nhập đang ở đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa. Ø Nếu là hàng nguyên container thì nhân viên giao nhận chạy ra bãi container, tìm xem container đang ở vị trí nào, nếu như container đang ở trên cao, hoặc đang ở dưới đất mà không thể mở nắp container ra để kiểm hóa viên kiểm tra hàng thì nhân viên giao nhận tới phòng điều độ trình D/O, yêu cầu hạ container xuống để kiểm hóa, tiện thể yêu cầu điều độ viên đóng dấu:“cắt seal”. Lúc nhân viên giao nhận yêu cầu hạ container nếu ở Tân Cảng thì phải cho điều độ viên phí hạ container, 1 container 20’ là 10.000 VNĐ, 1 container 40’ là 15.000 VNĐ. Phí này thuộc dạng như tiền bo, không có hóa đơn hay biên lai thu, còn nếu ở các cảng khác hay ở ICD thì không phải đóng phí này, dĩ nhiên nếu container đang ở dưới đất mà có thể mở nắp container ra dễ dàng thì không phải nhờ điều độ viên hạ container. Ø Nếu là hàng lẻ thì nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm hóa.
Bước 9: Sau khi đã biết được vị trí lô hàng ở kho CFS hay ngoài bãi container - đã có thể mở container dễ dàng, nhân viên giao nhận liên lạc với kiểm hóa viên (gồm hai người), dẫn kiểm hóa viên tới vị trí lô hàng để tiến hành kiểm tra hàng, nếu là hàng lẽ thì dẫn vào kho CFS, nếu là hàng nguyên container thì dẫn ra bãi container. Khi hải quan kiểm hóa đã tới vị trí lô hàng, nếu là hàng lẻ thì hải quan bắt đầu kiểm tra hàng, nếu là hàng nguyên container thì nhân viên giao nhận phải tìm đội cắt seal, trình D/O có đóng dấu chữ:“cắt seal”, yêu cầu cắt seal, mở container để kiểm hóa viên kiểm tra hàng. Công việc cắt seal có thể diễn ra trước lúc hải quan kiểm hóa ra tới container, hoặc diễn ra ngay khi kiểm hóa viên có mặt trước container chứa hàng, tùy theo ý muốn của kiểm hóa viên. Sau khi container đã mở kiểm hóa viên bắt đầu kiểm tra hàng. Kiểm hóa viên sẽ kiểm tra tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa (mới 100% hay đã qua sử dụng, có hư hỏng hay không) có đúng như đã khai trên tờ khai hay không.
Bước 10: Khi kiểm hóa viên không xác định được rõ ràng tên hàng, mục đích sử dụng của lô hàng, ví dụ: Là một phần thiết bị đồng bộ, thì kiểm hóa viên sẽ cho ra phiếu trưng cầu giám định. Mục đích là yêu cầu cơ quan giám định, với tư cách là người thứ ba, hoạt động độc lập xác nhận lại tên hàng, hàng có phải là một phần của thiết bị đồng bộ hay không v.v… tùy theo yêu cầu của kiểm hóa viên mà vấn đề cần giám định trong phiếu trưng cầu giám định sẽ khác nhau. Cơ quan giám định sẽ được kiểm hóa viên chỉ định rõ trong phiếu trưng cầu giám định, tuy nhiên nhân viên giao nhận có thể thỏa thuận với kiểm hóa viên chọn cơ quan giám định theo ý riêng của mình. Nhân viên giao nhận ký tên vào phiếu trưng cầu giám định, kiểm hóa viên cũng ký tên vào, sau đó kiểm hóa viên mang trình với đội phó hoặc đội trưởng ký tên vào, cuối cùng là lãnh đạo chi cục phê duyệt đồng ý với nội dung trong phiếu trưng cầu giám định.
Bước 11: Lúc này kiểm hóa viên gởi lại cho nhân viên giao nhận phiếu trưng cầu giám định. Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng nộp cho giám định viên của cơ quan giám định như đã được đề cập trong phiếu trưng cầu giám định. Bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng (thường có khi hàng là thiết bị đồng bộ) gồm: Ø Giấy yêu cầu giám định – 1 bản chính Ø Packing list – 1 bản copy Ø Bill of lading – 1 bản copy Ø Commercial invoice – 1 bản copy
Bước 12: Giám định viên tiếp nhận và ký tên vào biên bản giao nhận chứng từ do nhân viên giao nhận trình ra để làm bằng chứng là đã giao chứng từ. Đồng thời lúc đó giám định viên sẽ cho ra “phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định” gởi lại cho nhân viên giao nhận.
Bước 13: Nhân viên giao nhận cầm phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định cùng với công văn xin giải tỏa hàng khi chờ kết quả giám định nộp cho kiểm hóa viên, sau đó nhân viên giao nhận cần liên lạc với giám định viên để lấy chứng thư giám định nộp tiếp cho kiểm hóa viên. Sau khi có được chứng thư giám định, phiếu tiếp nhận cầu yêu cầu giám định, phiếu trưng cầu giám định, công văn xin giải tỏa hàng hóa khi chờ kết quả giám định, kiểm hóa viên sẽ điền kết quả kiểm tra vào tờ khai, hai kiểm hóa viên sẽ ký tên, đóng dấu họ và tên tại phần kết quả kiểm tra.
Bước 14, 15: Bộ hồ sơ sẽ chuyển qua đội thuế để tính lại thuế và ra thông báo thuế, thường thì hàng nhập khẩu chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, tùy theo loại hàng nhập về chịu thuế hay không chịu thuế mà việc tính lại thuế và ra thông báo thuế có hoặc không có. Bước 16: Cuối cùng bộ hồ sơ sẽ được chuyển lên lãnh đạo chi cục để phúc tập hồ sơ. Bước 17: Nhân viên giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có thuế, thuế có thể đóng ngay nếu là hàng phi mậu dịch hoặc đóng sau 30 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế nếu là hàng nhập theo hợp đồng mua bán) nhận lấy tờ khai đã thông quan. Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị việc lấy hàng về giao cho người nhận.
+ Nếu là hàng lẻ (LCL):
Bước 18: Nhân viên giao nhận chuẩn bị xe, kho (của công ty dịch vụ giao nhận) và liên lạc với người nhận, thông tin cho người nhận ngày giờ dự tính sẽ giao hàng, để người nhận bố trí kho, nhân viên để nhận hàng. Bước 19.2: Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS (Container Freight Station).
Bước 18b: Trong khi chờ xe vào kho, nhân viên giao nhận tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thì thương vụ cho ra phiếu xuất kho, ví dụ cảng Vict (Kp5 Đường A5, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Hồ Chí Minh), có cảng thì thương vụ đóng dấu lên D/O:“Đề nghị giao hàng CFS”. Ví dụ Tân Cảng.
Bước 19b, 20.2: Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu D/O có đóng dấu:“đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thì thủ kho sẽ ra phiếu xuất kho) trình cho thủ kho.
Bước 21.2: Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
Bước 24: Tiến hành viết phiếu gởi hàng (trucking bill), để gởi hàng cho người nhận tới địa điểm mà người nhận đã yêu cầu, nhân viên giao nhận và chủ xe ký tên vào trucking bill, giấy gồm 3 liên, hai liên gởi cho chủ xe và 1 liên nhân viên giao nhận giữ lại.
Bước 26: Nhân viên giao nhận cầm hai phiếu xuất kho cùng với một D/O và tờ khai ra hải quan cổng đăng ký thanh lý hàng, hải quan cổng đóng dấu vào hai phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận đưa bản màu hồng cho chủ xe, để khi ra cổng chủ xe đưa lại chi hải quan cổng, lúc này xe mới được phép ra cổng, còn bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
+Nếu là hàng nguyên container (FCL)
Bước 19.1: Nhân viên giao nhận điều xe ra bãi container.
Bước 18a: Sau đó vào đại lý hãng tàu (thường thì trong cảng và ICD điều có) trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược container, ra biên lai cược thu tiền cược khoảng 400.000 VNĐ/container 20’ và khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “lấy nguyên container” hay “rút ruột tại bãi” và dấu của đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container và giữ phiếu thu tiền cược.
Bước 19a: Nhân viên giao nhận đem các D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty dịch vụ giao nhận. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container.
Bước 20a, 21a, 22, 23: Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Từ phiếu điều động, nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe.
Bước 24: Sau khi hàng đã bốc xong, nhân viên giao nhận viết phiếu gởi hàng (trucking bill), gởi cho chủ xe hai bản, một bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
Bước 25: Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container thương vụ sẽ thu hay không thu, nếu thương vụ có thu thì khi rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trưởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngược lại thì phải xác nhận container sạch, tất nhiên lúc này nếu container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành cho dọn vệ sinh container, nếu đem container về thì bước này không cần có.
Bước 26: Khi đem container về thì nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, D/O ra hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng sau đó hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container và trả lại cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận gởi cho chủ xe (tài xế) để chủ xe trình cho hải quan cổng lúc ra cổng, như thế xe mới được phép ra cổng. Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc thương vụ (tùy cảng hay tùy ICD) trình D/O yêu cầu cho phiếu ra cổng (phiếu giao nhận hàng rời - trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng) đem phiếu này ra hải quan cổng thanh lý hàng các thủ tục thanh lý giống như lúc đem container về.
Bước 27: Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu, trình trucking bill cho chủ hàng ký tên vào, lúc này có hai bản mà chủ xe đã giữ một bản gởi cho chủ hàng, một bản chủ xe giữ lại để trình lại cho nhân viên giao nhận.
Bước 28: Nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận, biên bản gồm hai bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ một bản.
Bước 29: Nếu trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cược công đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container ví dụ là container sạch, tốt, không hư hỏng v.v…
Bước 30: Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container.
Bước 31: Sau đó cần trình lại với lãnh đạo phòng giao nhận để doanh nghiệp hoạch toán giao dịch. Thường thì ngoài những chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, còn xuất hiện những chi phí phụ, tất cả những loại phí này điều được doanh nghiệp khoán cho nhân viên giao nhận. Sau đây là điển hình những phí (VNĐ) phải bỏ ra để doanh nghiệp hoàn tất giao dịch: ü Phí kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan: 50.000 – 100.000. ü Phí cho kiểm hóa viên: 300.000/container. Nhiều container thì phí giảm xuống ví dụ có 10 container thì chi khoảng 1.000.000. Tùy theo tính chất hàng và số lượng container. ü Phí cho đội thuế: khoảng 30.000. ü Phí cho đối chiếu lệnh: 10.000/ container. ü Phí cho xe nâng: 1 container 40’ 40.000, 1 container 20’ 20.000. ü Phí cho hạ container: 10.000/ container 20’, 15.000/ container 40’. ü Tài xế cho mỗi xe nâng: 10.000. ü Phí cho hải quan cổng: 10.000/ 1 xe ra cổng. Những mức phí trên chỉ mang tính tương đối, tùy hải quan khu vực mà có loại phí, có loại không có và giá khác nhau.

-----------------------
L and S Vina Co.,LTD

Wah Fung Knitters Limited

Dong Tai Logistics Company

Nam Sung Shipping Co., LTD

WingTrans Logistics.,LTD

Nam Sung Shipping Co., LTD