Le tabelle pivot
La tabella pivot deve il suo nome al fatto che le intestazioni di riga e colonna possono essere ruotate intorno all’area dati principale per offrire diverse visualizzazioni dei dati di origine.
Una tabella pivot può essere costruita partendo da un elenco di dati di Excel, da una tabella pivot già esistente nella cartella di lavoro o da un’origine esterna, come una tabella di database. Una tabella pivot riepiloga i dati utilizzando i metodi di calcolo come somma e media.
In questo articolo, ci limiteremo ad analizzare il caso in cui si voglia utilizzare come origine un elenco in un foglio di Excel: l’elenco non deve contenere righe o colonne vuote e deve essere fornito di intestazioni di colonna.
Con dati esterni la procedura sarebbe la stessa: dovremmo solamente specificare dove si trovano i dati e importarli. Utilizzeremo per i nostri esercizi il file vendite.xlsx, visibile in figura 1.

Figura 1: un prospetto per costruire una tabella pivot
Costruzione di una tabella pivot
Vogliamo ora costruire una tabella pivot che riepiloghi il totale del fatturato di ogni agente per categorie di vendita, mese per mese. Anche per la tabella pivot occorre fare clic in una delle celle dell’elenco. Quindi nella scheda Inserisci, nel gruppo Tabelle, premete la freccia sul pulsante Tabella pivot e, dal relativo menu, scegliete Tabella pivot. Excel vi mostrerà la finestra Crea tabella pivot, visibile in figura 2.

Figura 2: la finestra Crea tabella pivot
La finestra chiede di specificare quali sono i dati origine: in questo caso scegliamo Seleziona tabella o intervallo. La finestra vi chiede anche dove creare la nuova tabella pivot. Noi la inseriremo in un nuovo foglio, quindi scegliete l’opzione Nuovo foglio di lavoro. Poi premete OK per proseguire. Excel inserisce il nuovo foglio di lavoro con la struttura vuota della tabella pivot e mostra sulla destra gli strumenti per la creazione della tabella stessa. Alla barra multifunzione si aggiungono gli strumenti Tabella pivot, visibili in figura 3.

Figura 3: la struttura della tabella pivot e gli strumenti per la sua creazione e gestione
Se osservate la struttura della tabella pivot, vi accorgerete che ci sono quattro aree in cui potete inserire i dati: * Pagina (rilasciare qui i campi pagina): contiene l’elemento che dev’essere posto sulla terza dimensione. Si tratta, cioè, dei dati che verranno visualizzati uno alla volta (nel nostro esempio l’elemento sarà Categorie, infatti otterremo il riepilogo della situazione per tipo di prodotto venduto). * Riga: contiene i dati che saranno utilizzati come etichette per le righe della tabella pivot. Nel nostro caso l’elemento è Mese: ciascuna riga della tabella pivot conterrà i dati relativi a un mese. * Colonna: contiene i dati che saranno utilizzati come etichette per le colonne della tabella pivot. Nel nostro caso Venditore: ogni colonna della tabella pivot conterrà i risultati dei singoli agenti. * Dati: contiene i dati da riepilogare nella tabella pivot sulla base di una funzione matematica. Nel nostro caso i dati da riepilogare sono i fatturati e ne calcoleremo la somma.
La prima operazione da fare è selezionare, nel riquadro Elenco campi tabella pivot, i campi (Venditore, Mese, Categoria, Fatturato) da inserire nella tabella. Excel inserisce tutti i campi nell’area Riga, tranne Fatturato che viene messo nell’area Dati, vedi figura 4. Notate anche che Excel aggiunge automaticamente una funzione (in questo caso la somma) che riepiloga i dati inseriti.

Figura 4: i campi nell’area Riga della tabella pivot
Naturalmente dobbiamo sistemare un po’ meglio i campi. Cominciamo con lo spostare il campo Categoria nell’area Pagina. Nel riquadro Etichette di riga, fate clic sulla freccina posta accanto alla voce Categorie e, dal relativo menu, scegliete Sposta nel filtro per il rapporto, vedi figura 5.

Figura 5: spostare il campo Categorie nell’area Pagina
Fate clic sulla freccina posta accanto a Venditore e, dal relativo menu scegliete Sposta nelle etichette di colonna: ora tutti campi sono dove ci occorrono, come visibile in figura 6.

Figura 6: I campi della tabella nella posizione corretta
Abbiamo imparato a spostare i campi presenti nella tabella pivot. Se vogliamo aggiungerne altri, non dobbiamo fare altro che selezionarli nell’elenco dei campi e poi spostarli dove ci occorrono. Per eliminare un campo dalla tabella pivot basta deselezionarlo dall’elenco.
Scegliere il giusto formato per i campi
Dobbiamo migliorare ancora un po’ la nostra tabella: per esempio, i dati riepilogati (sommati, per la precisione) nell’area Dati sono soldi, ma non sono formattati come tali. Nel riquadro laterale con gli strumenti per la gestione della tabella, nella sezione Valori, fate clic sulla freccina posta accanto alla voce Somma di fatturato e, dal relativo menu, scegliete la voce Impostazioni campo valore. Excel vi mostrerà la finestra Impostazioni campo valore, visibile in figura 7.

Figura 7: la finestra Impostazioni campo valore
Premete il pulsante Formato numero. Vedrete la finestra Formato celle, in cui potrete scegliere il formato numerico che desiderate. Potete usare la stessa tecnica per scegliere il formato data che desiderate per i mesi.
Selezionare gli elementi da visualizzare
Per impostazione predefinita, la tabella pivot ci mostra i dati relativi a tutte le categorie (cioè l’elemento che abbiamo inserito nell’area Pagina), ma noi possiamo scegliere di vedere i dati di una sola categoria alla volta o solo di alcune categorie. Basta aprire l’elenco a discesa, visibile in figura 8, relativo alla categoria.

Figura 8: scegliere le categorie
A questo punto avete due possibilità: selezionare la categoria che desiderate e premere OK oppure mettere un segno di spunta alla voce Seleziona più elementi e selezionare tutte le categorie di cui desiderate vedere i dati nella tabella pivot. Per tornare a vedere i dati relativi a tutte le aree, riaprite l’elenco a discesa della figura 8 e scegliete la voce Tutto. Così come potete scegliere quali valori del campo Pagina visualizzare, potete anche “filtrare” i dati in riga. Vi basta fare clic sulla freccina posta accanto al nome del campo da filtrare e deselezionare gli elementi che volete escludere dalla tabella, come visibile in figura 9. Poi premete OK.

Figura 9: filtrare i dati in riga
Avrete notato che questo menu è più ricco rispetto a quello per i campi pagina. Invece di scegliere uno o più dati da mostrare, potete anche selezionare le voci Filtra per data o Filtra per valore e impostare un criterio in base a cui filtrare i dati. Potete procedere allo stesso modo per filtrare i dati in colonna.
Modificare il modo in cui i dati riepilogati sono mostrati
Oltre a mostrare i dati riepilogati in modo assoluto, Excel ci permette di mostrarli come percentuali del totale di riga o del totale di colonna. Facciamo un esempio per chiarire meglio. Vogliamo sapere quanto incide in percentuale ciascun venditore sul totale delle vendite di ogni mese. Dobbiamo riaprire la finestraImpostazioni campo valore, vista precedentemente nella figura 7. Questa volta ci porteremo alla scheda Mostra valori, come mostrato nella figura 10.

Figura 10: la finestra Impostazioni campo valore alla scheda Mostra valori come
Dall’elenco a discesa Mostra valori come scegliete % di riga (se volete il calcolo della percentuale sul totale di colonna, scegliete % di colonna). Ora, come visibile in figura 11, la tabella pivot mostra i valori come percentuali del totale di riga.

Figura 11: i valori come percentuali del totale di riga
Non vediamo più i valori assoluti. Se desideriamo vedere sia questi sia le percentuali, occorre inserire il campo Fatturato due volte. Non è possibile farlo direttamente dall’elenco campi: per inserire il campo la seconda volta bisogna selezionarlo dall’elenco campi e trascinarlo nell’area della tabella pivot (in questo caso nell’area Dati) che ci interessa, come mostrato in figura 12.

Figura 12: inserire di nuovo il campo Fatturato
Eventualmente impostate nuovamente il formato Contabilità per il campo appena inserito. Anche per rimuovere una delle due copie di Fatturato, non possiamo ricorrere all’elenco dei campi; infatti, se deselezioniamo dall’elenco il campo Fatturato, vengono rimosse entrambe le copie dalla tabella pivot. Dovete procedere così: fate clic sulla freccina vicina al nome del campo da eliminare nel riquadro Valori, in basso a destra. Dal menu che vi viene mostrato, scegliete la voce Rimuovi campo.
Aggiungere un campo e cambiare la funzione di riepilogo
Già prima abbiamo spiegato come aggiungere un campo alla tabella pivot. Ora vogliamo tornare sull’argomento e approfondirlo un po’. Se osservate la tabella di origine, noterete che non tutte le vendite sono state pagate. Ora vogliamo distinguere i fatturati realmente incassati dagli altri.
Per semplicità abbiamo eliminato le percentuali del fatturato. Inseriamo in riga il campo Pagato. Ora la tabella si presenta come nella figura 13.

Figura 13: il campo Pagato inserito nella tabella pivot
Noi però non vogliamo vedere il totale del fatturato che è stato pagato e il totale non pagato, ma vogliamo sapere quante vendite sono state pagate e quante no: dobbiamo cambiare la funzione di riepilogo del campo Fatturato, che non sarà più SOMMA ma CONTEGGIO.
Riaprite la finestra Impostazioni campo valore, vista in figura 7, e scegliete Conteggio nella casellaRiepiloga campo valore per (qui trovate tutte le funzioni disponibili per il riepilogo dei dati). Prima di chiudere la finestra impostate il tipo di dati Numero, altrimenti i conteggi verranno mostrati ancora col formato contabilità. In figura 14 è visibile la nuova tabella.

Figura 14: i dati riepilogati con la funzione Conteggio |
Nascondere i subtotali
Dato che ci sono due campi in riga, Excel ha aggiunto dei subtotali di riga. Se non ci occorrono, possiamo rimuoverli, ricorrendo al menu che possiamo attivare dal pulsante Subtotali che trovate nel gruppoLayout della scheda Progettazione degli strumenti Tabella pivot.
Raggruppamenti
I dati nelle tabelle pivot possono anche essere raggruppati: immaginiamo di voler riepilogare le vendite non mese per mese, ma per trimestre. Questo tipo di raggruppamento può essere fatto automaticamente dato che Excel conosce questi tipi di dati ed è in grado di individuare dei criteri per accorparli.
Per poter raggruppare, dobbiamo prima rimuovere il campo Pagato che si trova al di sotto dei mesi.
Potremo aggiungere nuovamente questo campo alla fine della procedura di raggruppamento. Fate clic su uno dei dati da raggruppare, poi visualizzate la scheda Opzioni degli strumenti Tabella pivot. Nel gruppo Raggruppa premete il pulsante Campo gruppo. Excel vi mostrerà la finestra Raggruppa, visibile in figura 15.

Figura 15: la finestra Raggruppa
Fate clic su Mesi per deselezionarlo e poi su Trimestri per selezionarlo. Premete OK per completare il raggruppamento, il risultato è visibile in figura 16.

Figura 16: i dati raggruppati
Per creare un raggruppamento manuale, basta selezionare gli elementi da raggruppare, poi usare il pulsante Raggruppa nel gruppo Raggruppa della scheda Opzioni degli strumenti Tabella pivot. Con il pulsante Separa potete rimuovere tutti i raggruppamenti, sia quelli manuali sia quelli automatici.
Campi calcolati
Una tabella pivot può contenere anche campi calcolati, ossia dei campi che non erano presenti nell’elenco originario. Immaginiamo di voler calcolare qual è la provvigione del singolo venditore per ogni categoria di vendita. Immaginiamo anche che la provvigione sia pari al 10% del venduto. Partiamo dalla tabella pivot della figura 6, ma con i dati formattati come Contabilità.
Aprite la scheda Opzioni degli strumenti Tabella pivot e, nel gruppo Strumenti, premete il pulsanteFormule. Dal relative menu scegliete Campo calcolato. Excel vi mostrerà la finestra Inserisci campi calcolati, visibile in figura 17.

Figura 17: la finestra Inserisci campi calcolati
Nel campo Nome scrivete Provvigione e, nel campo Formula, scrivete = Fatturato*0,1. Questa formula ci permette di calcolare il 10% del fatturato, vedi figura 18.

Figura 18: aggiungere il campo Provvigione
Premete il pulsante Aggiungi per creare effettivamente il campo, quindi fate clic su OK per inserire il campo nella tabella pivot, che ora appare come nella figura 19.

Figura 19: la tabella pivot col nuovo campo
Aggiungere e aggiornare i dati
Se vengono modificati i dati dell’elenco di origine (a meno che non si aggiungano delle righe all’elenco) è possibile aggiornare la tabella pivot in modo semplice.
Posizionatevi in una cella della tabella pivot e fate clic sul pulsante Aggiorna del gruppo Dati, nella scheda Opzioni degli strumenti Tabella pivot.
Se invece è cambiata la struttura dell’elenco di origine, cioè se avete aggiunto righe o colonne, non basta aggiornare la tabella pivot (vengono aggiornati solo i dati che si trovano nell’intervallo definito in fase di creazione della tabella pivot). Dovete invece premere il pulsante Cambia origine dati (è alla destra del pulsante Aggiorna). Excel vi mostrerà una finestra in cui potrete selezionare il nuovo intervallo. Fatelo, poi premete OK per ricostruire la pivot con i nuovi dati.
Formattare la tabella pivot
Nella filosofia di Office 2007, che vuole semplificare al massimo le operazioni di formattazione, anche per le tabelle pivot sono pronti degli stili che possono essere applicati velocemente. Trovate questi stili nella scheda Progettazione degli strumenti Tabella pivot, nel gruppo Stili veloci tabella pivot, visibili in figura 20.

Figura 20: gli stili per formattare la tabella pivot
Fate clic sullo stile che preferite per applicarlo alla tabella pivot. Selezionando le varie opzioni del gruppoOpzioni stile tabella pivot potete ulteriormente personalizzare l’aspetto della vostra tabella.
Grafico pivot
Un grafico pivot può essere facilmente generato a partire da una tabella pivot esistente, semplicemente facendo clic in una delle celle della tabella e poi inserendo il grafico del tipo che si preferisce. Il grafico verrà inserito nello stesso foglio della tabella.

Figura 21: il grafico pivot creato automaticamente dalla tabella
Accanto al grafico trovate un riquadro con cui modificare le opzioni di visualizzazione del grafico stesso. Se si modifica qualcosa nel grafico, cambia anche la tabella sulla base della quale il grafico era stato generato e viceversa.
Per esempio, se nel grafico scegliete di vedere solo i dati relativi al mese di gennaio, vedrete solo i dati relativi al mese di gennaio anche nella tabella.
Se preferite, potete creare un grafico pivot ex-novo, basandovi su un semplice elenco di dati e non su una tabella già esistente.
La procedura per creare un grafico pivot è identica a quella per la tabella pivot. Semplicemente, nella scheda Inserisci, nel gruppo Tabelle, premete la freccia sul pulsante Tabella pivot e, dal relativo menu, scegliete Grafico pivot anziché Tabella pivot. Excel inserirà il nuovo grafico con tutti gli strumenti per la sua creazione, come visibile in figura 22.

Figura 22: la struttura vuota del grafico pivot
Anche per il grafico pivot vi basterà trascinare dall’elenco dei campi i dati che volete inserire nelle varie sezioni del grafico. Quando generate un grafico pivot, Excel crea automaticamente anche una tabella pivot con la stessa struttura del grafico.
Conclusioni
In questo articolo su Microsoft Excel abbiamo visto cosa sono e come utilizzare le tabelle pivot, un utile strumento per analizzare, filtrare e raggruppare i dati di un foglio di calcolo. Continuate a seguire i nostri articoli su Microsoft Office 2007.
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Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.