Introducción:
En el siguiente trabajo se abordaran diferentes temas vistos en el primer parcial de la especialidad de “Adquirir los bienes y servicios que requiere la empresa”. Destacando entre algunos La importancia de la empresa, La relación del departamento de compras con otros departamentos, principios básicos de las compras entre muchos otros igual de importantes. A lo largo de las exposiciones de cada equipo se fueron desenlazando los temas que nos despertaban interés y que con el paso del tiempo fueron explicados en su mayoría claramente por cada uno de los compañeros. Este periodo también estuvo acompañado de dinámicas muy divertidas, que aparte de hacer más entretenida la clase, nos ayuda para desplazarnos de mejor manera y perder el miedo de hablar frente a un grupo de personas, y a tener más confianza en nosotros mismos.
Lo cual es uno de los principales objetivos de la administración, saber liderar a un grupo de personas.
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Primeramente reafirmaremos el concepto de empresa, que, hemos leído y releído acerca de el en el último año, veremos cómo es la estructura organizacional de la misma y la importancia que tiene esta ya que la empresa “promueve” el crecimiento o desarrollo, ya que la inversión es “oferta” y es “demanda”, porque por ejemplo: crear una empresa implica la compra de terreno, maquinaria, equipo, patentes, materias primas, etc., pero también es oferta por que genera producción y esta a su vez, promueve el empleo y progreso general. Y por último del primer tema estudiaremos la importancia del departamento de compras con otras areas.
“Una empresa es una organización, institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.”(Wikipedia)
En la empresa se materializan la capacidad intelectual, la responsabilidad y la organización, condiciones o factores indispensables para la producción. Empresa es un equipo productivo, dedicado y organizado para el aprovechamiento de una actividad económica. Estas a su vez se clasifican por varios motivos, por su tamaño, por sus sectores económicos que inciden, por el origen del capital, por el número de propietarios e incluso por su función social, por lo tanto podemos concluir que las empresas son una parte esencial de las economías del estado. Una empresa puede ser desde una gran industria petrolera hasta el puesto de la señora que vende fruta en la escuela. Una empresa puede ser privada o pública, las dos prestan un servicio a la comunidad.
La estructura organizacional es la interrelación de las partes que componen una empresa específica la división de actividades y muestra la relación entre funciones o actividades. Muchos de los modelos o estilos de organización que podemos encontrar. Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos, que designan un área o división en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas, de acuerdo con su uso más general, los departamentos pueden ser producción, control de calidad, ventas, investigación de mercado.
En la relación del departamento de compras con otras áreas cabe resaltar la gran responsabilidad que tiene este, para que la empresa se pueda desarrollar de una buena manera, la distribución de recursos de manera moderada, manteniendo un orden y control y tratando siempre de ser lo más profesional posible, por la responsabilidad que necesita este cargo.
Después nos enlazamos a las responsabilidades, necesidades y requisitos del departamento de compras; cuales son las funciones que lleva a cabo, que necesita para tener un buen funcionamiento, entre otras cosas que nos hicieron ver que para toda acción hay una reacción.
“La función primordial del departamento de compras es proveer a la empresa los materiales y demás provisiones requeridos cuando y donde sean necesarios a un precio acorde con las condiciones prevalecientes.”
En la organización moderna el agente de compras procura obtener la calidad especializada por el departamento de ingeniería o de diseño, y la cantidad especificada por la planeación o producción. La mayor parte de las compras tiene su punto de partida en el control de inventarios que lleva el encargo del balance de almacén, y este control comúnmente lo ejerce el departamento de planeación.
Si el producto no es estándar el agente de compras generalmente tiene que decidir muchos asuntos relacionados con la compra del material que no estarían bajo su jurisdicción si el producto fuera estándar.
Entre los requisitos para el personal de compras los más destacables son:
1. Entrevistar o los vendedores aun cuando de momento no se vaya a comprar, manteniendo así un contacto importante con los posibles proveedores.
2. Formulas especificaciones, o cuando menos, cooperar a su determinado final.
3. Obtener cotizaciones para las compras importantes, comparar las que se reciben , y otorgan el pedido de acuerdo con las normas de la empresa.
4. Comprar directamente los artículos de menor importancia que no ameriten cotización previas o concurso.
5. Formular normas interdepartamentales y participar en las formulaciones de las normas de compañía relacionadas con compras y con las relaciones publicas que puedan afectarlas.
6. Revisar (cerciorarse de que se revisan, si esto lo hace otro departamento de inspección, por ejemplo) la cantidad y calidad de las compras recibidas.
7. Estar pendiente de todas las compras para cersiorarse de que se reciben en la fecha prometida.
8. Aprobar todas las facturas para su pago.
9. Estar pendiente de los nuevos adelantos en los procesos o en los materiales y someterlos a la arencion de los superiores responsables del asunto en cuestión.
10. Estudiar las tendencias económicas del mercado de determinadas mercancías así como de los negocios en general.
Conforme fuimos avanzando llegamos al tema de las compras el cual se define de la siguiente manera:
“Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra.
Con la orden de compra el servicio que realizó el requerimiento podrá recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con ordenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor.
La Orden de Compra y el alta del material en el servicio habilitan luego el pago de los bienes que será realizado por la oficina de PAGOS.
El circuito de PAGOS no es parte de este tutorial.” (ManualAngel, 2008)
Este concepto nos ayuda mucho cuando pensamos en la idea de por que es tan importante este departamento en la estructura de una empresa y da la siguiente conclusión.
El departamento de compras es sumamente importante ya que este es el que nos provee de los materiales o productos indispensables para la empresa, tiene una gran responsabilidad ya que debe saber administrar los recursos y como comprador hacer un buen papel encontrando ofertas que nos brinden calidad, cantidad y renombre, su jurisdicción es muy importante para la empresa, esperando siempre tener la aprobación de los gerentes.
En las compras se 3 principales principios básicos para ser realizadas en los que se encuentran: 1. Organización: Organizar el servicio de compra con el fin de realizar su función de una forma más eficaz. Para ello, cada departamento deberá tener definidas sus metas y responsabilidades, así como sus objetivos y tareas. 2. Previsión: Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en efecto, estudiar en el mercado qué vendedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3. Control: Definir un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita resaltar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.
Una vez que teníamos bien claros y definidos los términos de cada tema y los pasos que debíamos seguir llegamos al último equipo del parcial, el cual nos hablo de tres temas muy importantes que son Relación entre Producción, Ventas y Compras, Los 5 pasos fundamentales de las compras y por últimos; Los procedimientos de compras.
En el primero nos percatamos lo unidas que se mantienen la producción, ventas y compras que aunque son departamentos completamente diferentes son indispensables para la organización de una empre y se complementan uno con otro.
El cómo tener un producción eficiente nos ayuda directamente a mejorar la calidad de nuestras ventas tomando en cuenta los estándares de calidad para satisfacer a nuestros clientes, mientras que las ventas nos hacen ganar prestigio como compradores aprendemos nuevas técnicas para comprobar la calidad y eficiencia de un producto.
En los 5 pasos fundamentales para la realización de las compras aprendimos como tener un buen criterio, poniendo a prueba el producto de nuestro proveedor.
La planificación de compras: Tener claro que es lo que buscamos siendo directos en nuestra búsqueda y no dejándonos llevar por funciones que no buscamos. Comparación de precios: Siempre es necesario antes de firmar un contrato pedir una cotización para asegurarnos que es la oferta más conveniente para la empresa y que mejor se adapta a sus posibilidades. Selección de proveedor: Escoger un proveedor que nos brinde aparte de un buen producto, confianza, esta es muy importante ya que en el proveedor depositamos un gran número de recursos y necesitamos cerciorarnos que es la persona indicada. Realización del pedido: Realizar el pedido leyendo todo lo que nos dicta el contrato, teniendo asesoría legal para no efectuar una compra ilegal o con robo por parte del proveedor. Control de compras o inspección de calidad: Poner a prueba los productos o materiales y darnos cuenta si en realidad son utiles para la actividad que lo necesitamos, haciéndolo pasar por todo el control de calidad que maneje nuestra empresa, hasta estar seguros de su calidad.

Conclusión:
Para finalizar y después de lo aprendido en este parcial cabe destacar la enseñanza que nos deja el tema de las ventas no solamente a nivel empresa si no en nivel humano, ya que necesitamos ser un equipo organizado, trabajar en conjunto, dirigidos por un líder, dispuestos a escuchar y acatar responsabilidades. Saber seguir los pasos ya que un error pequeño puede cambiar el rumbo de la empresa, tomando en cuenta que también se manejan distintos valores como son la ética, la responsabilidad, el respeto, la puntualidad, etc. Tambien que favorece el progreso humano “como finalidad principal” al permitir dentro de ella la autorrealización de sus integrantes. De igual manera, favorece directamente el avance económico de un país y armoniza los numerosos y divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.
Muchas cosas de las que ya teníamos una idea nos fueron enriquecidas con las exposiciones de los equipos, mientras que también hubo temas nuevos que nos ayudan en nuestra especialidad de Administración. Siempre hay que tener en cuenta un margen de calidad que nos ayude a satisfacer a nuestros clientes y de igual forma como compradores resultemos satisfechos.

Referencias: Wikipedia, ManualAngel, Nano Guerra (2010)