BIV Hoofdstuk 7: Het inkoopproces

Inkopen kunnen betrekking hebben op: - het verwerven van grondstoffen - handelsgoederen - kantoorartikelen - investeringen - vreemd geld - diensten

De formele, meer operationele inkoophandelingen (die van grondstoffen en/of handelsgoederen) worden verzorgd door de inkoopfunctie/afdeling inkoop. De overige inkopen worden vaak gedaan door de afdeling administratie, de directie of het management van de desbetreffende afdeling.

Een belangrijk risico voor het inkoopproces word gevormd door bonussen, provisies, grote kerstcadeaus of zelfs steekpenningen dit inkopers in het vooruitzicht worden gesteld door leveranciers. De inkoper kan hierdoor geneigd zijn om niet meer tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding in te kopen.
Maatregelen die hiertegen genomen kunnen worden: - het goed screenen van inkopers; - het belonen van inkopers als ze hun inkoopdoelstellingen met betrekking tot prijs-kwaliteitverhouding behalen; - het opstellen van een gedragscode die het aannemen van geschenken door inkopers verbiedt; - het toepassen van offerteprocedures; - het (in detail) vergelijken van inkoopprijzen met marktgegevens; - het vergelijken van gemiddelde inkoopprijzen tussen inkopers.

7.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces.
[pic]
7.2 Geven van inkoopopdrachten
Het inkoopproces wordt in gang gezet door een impuls tot inkoop. Deze impuls kan bijvoorbeeld afkomstig zijn van de productieafdeling of de verkoopafdeling (deze twee inkoopprocessen zijn in principe hetzelfde, behalve de bron van de impuls). Als voorbeeld gebruiken we een productiebedrijf.

Bij een productieonderneming wordt door het bedrijfsbureau bepaald welke goederen per wanneer en welke hoeveelheden de productieafdelingen nodig hebben. Dit om te voorkomen dat er te grote en eventueel incourante voorraden ontstaan. Deze heeft namelijk ook een overzicht van welke producten in welke hoeveelheden wanneer geproduceerd moeten worden.

Bij een organisatie met productie op voorraad, stelt het bedrijfsbureau in overleg met de afdeling inkoop een bestelvoorraad vast. Dit houdt in dat wordt nagegaan bij welke voorraad een bestelling moet plaatsvinden. Het bereiken van de bestelvoorraad kan op drie plaatsen worden gesignaleerd, namelijk: 1. in het magazijn, door de magazijnmeester; 2. met behulp van de kantoorvoorraadadministratie; 3. door de inkoper zelf.

1. Magazijnmeester
De magazijnmeester kan op 2 manieren te werk gaan: - Hij geeft aan het bedrijfsbureau door dat de bestelvoorraad bereikt is, het bedrijfsbureau controleert en geeft zo nodig een opdracht aan de inkoopafdeling. - Hij geeft rechtstreeks aan de afdeling inkoop door dat de bestelvoorraad bereikt is en op grond hiervan word er bijbesteld. Dit houdt in dat de magazijnmeester in feite de opdracht tot bestelling geeft.
Nadeel als de magazijnmeester opdracht geeft tot bestelling:
De magazijnmeester kan bewust of onbewust een fout maken bij het tellen van de voorraad.

2. Kantoorvoorraadadministratie
Indien deze voortdurend bij is en goed werkt, kan deze worden gebruikt voor het doorgeven van de aanvraag tot bestelling aan de inkoop.

3. Inkoper
Hierbij geeft een geautomatiseerd systeem het bereiken van het bestelniveau aan op basis van de kantoorvoorraadadministratie aan de afdeling inkoop.

7.3 Uitvoering van inkoopopdrachten
Als de afdeling inkoop een inkoopopdracht ontvangt, moet men deze volgens de volgende handelingen afhandelen: 1. nagaan welke leveranciers de gevraagde artikelen kunnen leveren; 2. nagaan wat de leveringscondities zijn; 3. beslissen bij welke leveranciers de bestelling moet worden geplaatst; 4. een bestelorder maken en verzenden.

1. Leveranciers
Voor het nagaan welke leveranciers de gevraagde goederen kunnen leveren, wordt gebruikgemaakt van het inkoopbronnenbestand.

2. Leverancierscondities onderzoeken
Om te weten te komen welke condities de in aanmerking komende leveranciers de gevraagde goederen willen leveren, is het soms nodig de betreffende leveranciers te verzoeken een offerte te doen.

Het controleren van de ontvangen offertes moet door een andere functionaris van de afdeling inkoop worden gedaan dan degene die de offertes heeft aangevraagd. Als dit door dezelfde functionaris gedaan zou worden, ontstaat het gevaar dat deze functionaris met de offertes zodanig gaat manipuleren dat er door hem ‘partijdige’ beslissingen worden geforceerd. (Hij kan bijvoorbeeld de leverancier aan hem een bepaald bedrag laten betalen, waarvoor hij ervoor zorgt dat eventuele voordeligere offertes van andere leveranciers ‘verdwijnen’)

3. Leverancierskeuze
Nadat is vastgesteld dat van alle leveranciers een offerte is ontvangen, maakt het hoofd van de afdeling inkoop een keuze, bij belangrijk beslissingen zal hij deze voorleggen aan het management.

4. Bestelorder maken en verzenden
Dit word gedaan door de zogenaamde bestelafdeling (onderdeel van de afdeling inkoop). Als gebruik is gemaakt van een offerte zal de bestelafdeling aan de hand van de door het management/hoofd afdeling inkoop ondertekende offerte een bestelorder maken.
De gegevens van de bestelorders worden door de bestelafdeling opgenomen in een bestelorderbestand. Dit bestand bevat per bestelorder minimaal de volgende gegevens: - bestelordernummer; - besteldatum; - productcode; - leverancierscode; - hoeveelheid; - prijs; - leverdatum; - overige condities.

In het geautomatiseerd systeem, zijn het productbestand, het leveranciersbestand en het bestelorderbestand samen opgenomen in de inkoopdatabase.
Hieruit is het dan mogelijk om de volgende gegevens te verkrijgen: - overzichten voor de vervaardiging van journaalposten; - overzichten per leverancier, per artikel, per leveringsdatum, dan wel combinaties daarvan; - overzicht van de bestelde artikelen in de kantoorvoorraadadministratie ten behoeve van verkoop of productie; - vergelijking van de bestelde hoeveelheden met werkelijk ontvangen hoeveelheden; - vergelijking van de gegevens van de bestelling met de gefactureerde waarde; - historische overzichten per leverancier.

7.4 Ontvangst van de goederen
Dit vormt een belangrijk schakel in de waardekringloop en is daardoor van grote betekenis voor de interne controle. Belangrijk bij het ontvangen van goederen is het vaststellen van: - de juistheid van de ontvangen goederen; - de volledigheid van de uitvoering van de bestelling; - de levering op het juiste tijdstip tegen de overeengekomen voorwaarden.

7.5 Controle van de inkoopfacturen
Op grond van de noodzakelijke functiescheiding mag de factuurcontrole (=controlerende functie) beslist niet worden uitgevoerd door de inkoopafdeling (=beschikkende functie) of door de magazijnmeester (= bewarende functie). Dit word dan ook gedaan door de financiële administratie of de afdeling factuurcontrole die hieronder valt.
Om haar taak goed te kunnen uitoefenen, moet de afdeling factuurcontrole over gegevens beschikken met betrekking tot: - de bestelorder en soms de offerte; - de ontvangstmelding van de goederen; - de factuur.

1. De bestelorder
Deze gegevens moeten via het geautomatiseerd systeem rechtstreeks worden ontvangen van degene die de order heeft geautoriseerd (de inkoopafdeling).
De bestelorder bevat gegevens inzake de kwantiteit, de benaming van de goederen, de prijs, de kwaliteit en overige leveringscondities en de naam en adresgegevens van de leverancier.

2. De ontvangstmelding van de goederen
Deze gegevens moeten via het geautomatiseerd systeem worden ontvangen van degene die de goederen in ontvangst heeft genomen. Bij de ontvangstmelding worden de gegevens inzake de datum van ontvangst, de kwantiteit, de kwaliteit, de benaming van de goederen en de naam van de leverancier vastgesteld.

3. De factuur
Dit is een document waarmee een leverancier bericht dat hij op een zeker tijdstip een aantal met name genoemde goederen heeft geleverd en dat hij op grond daarvan recht heeft op betaling van de overeengekomen prijs. De factuur dient rechtstreeks te zijn ontvangen van de postafdeling. De postafdeling heeft tot taak om de factuurgegevens vast te leggen in het geautomatiseerd systeem. Zij leggen de volgende gegevens vast: - de datum van de factuur; - de naam van de leverancier; - het bedrag van de factuur.

7.6 Crediteurenadministratie
De financiële administratie registreert de totalen van de goedgekeurde facturen en de betreffende betalingen in het grootboek, al dan niet gesplitst naar groepen van crediteuren. De crediteurenadministratie registreert per crediteur de goedgekeurde facturen en de betreffende betalingen (behoort tot de bewaarfunctie).

De crediteurenadministratie dient als vaste gegevens de crediteurencode en de naam en adresgegevens van de crediteur te bevatten. Daarnaast bevat hij gegevens die reeds zijn vastgelegd bij ontvangst en controle van de factuur zoals het factuurbedrag en vervaldatum.

Wanneer de crediteurenadministratie betalingsopdrachten kan geven, zijn ook gegevens nodig over de betaalgegevens (bank/kas) en het banknummer.

Uit de crediteurenadministratie kunnen de volgende overzichten ontstaan: - overzicht van te betalen facturen; - overzicht met individuele betalingsopdrachten; - overzichten liquiditeitspositie ten behoeve van financieel beheer, rekening houdend met de vervallen inkoopfacturen; - automatische signalering kortingsvoorwaarden leveranciers; - tellingen per valutasoort ten behoeve van financieel beheer; - historische overzichten van de crediteurenpositie(s).

7.7 Betaling van de inkoopfacturen
Nadat de facturen zijn gecontroleerd, moeten ze betaalbaar worden gesteld. De algemene regel is dat slechts die facturen betaalbaar mogen worden gesteld waarvan vaststaat dat het erop vermelde bedrag juist is. Hiertoe moeten de door de afdeling factuurcontrole goedgekeurde facturen worden gefiatteerd voor betaling door een betalingsfiatteur, ook wel procuratiehouder genoemd. Deze functionaris heeft tot taak na te gaan of de vereiste controlehandelingen zijn verricht en of de ontvangstmelding en de bestelorder inderdaad bestaan. Als hij op deze wijze de juistheid van de factuur heeft nagegaan, fiatteert hij de factuur voor betaling.

BIV Hoofdstuk 8: Het voorraadproces

Voor veel organisaties is het aanhouden van voorraden goederen zeer gebruikelijk. Zo beschikt een handelsonderneming over een voorraad goederen om tijdig aan klanten te kunnen leveren en een productieonderneming over een voorraad hulp- en grondstoffen om tijdig te kunnen produceren.
Aan de andere kant kost het aanhouden van voorraden doorgaans veel geld en brengt het ook risico’s met zich mee.

8.1 Risico’s, attentiepunten en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het voorraadproces
[pic]

8.2 Ontvangst van de goederen
Indien goederen bij het magazijn worden afgeleverd, stelt de magazijnmeester vast dat het aantal en de aard van de goederen overeenkomen met de vrachtbrief. Daarna controleert de magazijnmeester de levering met de corresponderende bestelorder. Hiertoe word het bestelordernummer van de goederen ingevoerd in het geautomatiseerd systeem. Indien de goederenlevering in het bestelordersysteem voorkomt, is de magazijnmeester geautoriseerd om de goederen in ontvangst te nemen. De magazijnmeester ondertekent vervolgens de vrachtbrief als bewijs voor de vervoerder dat de goederen zijn afgegeven.

Als aan de goederen een bepaalde kwaliteitseis word gesteld, moet de magazijnmeester beschikken over instructies om deze controle uit te voeren. Als hij deze niet heeft of als het testen van de kwaliteit professionalisme vereist, zal dit gedaan moeten worden door een aparte afdeling (afdeling kwaliteitscontrole).

8.3 Registratie van de goederen
De kantoorvoorraadadministratie registreert per product de hoeveelheid en de waarde. Deze registrerende functie is meestal ondergebracht onder de afdeling financiële administratie. Dus niet in de handen van de magazijnmeester, dit omdat deze al een bewarende functie heeft ten opzichte van de voorraad.
Na invoer van voorraadmutaties heeft de magazijnmeester geen bevoegdheid meer over de gegevens en heeft daarmee geen registrerende functie.

De kantoorvoorraadadministratie is nodig om controle op de aanwezigheid van de voorraden, het beheer en de controle op het beheer van de voorraden mogelijk te maken.

Door de kantoorvoorraadadministratie word de technische voorraad geregistreerd.
Technische voorraad:
De bij het bedrijf aanwezige voorraad.

Economische voorraad:
De hoeveelheid goederen waarover door het bedrijf wegens schommeling van de marktprijzen prijsrisico word gelopen. Deze bestaat uit: - de technische voorraad; - de reeds bestelde, nog niet ontvangen goederen (voorinkopen); - de reeds verkochte, nog niet afgeleverde goederen (voorverkopen).

De taken van de kantoorvoorraadadministratie zijn: 1. het registreren van de voorraden per product in hoeveelheden en waarden; 2. het signaleren van het bereiken van de bestelvoorraden; 3. het signaleren van incourante producten; 4. het signaleren van te grote voorraden.

1. het registreren van de voorraden per product in hoeveelheden en waarden
Dit geschied met behulp van de gegevens van de ontvangst en afgiftemelding van de magazijnmeester.
De kantoorvoorraadadministratie word meestal gevoerd per product, maar als dit economisch niet haalbaar is, kan ook per productgroep, productsoort of partij worden gevoerd.

2. het signaleren van het bereiken van de bestelvoorraden
Door middel van geprogrammeerde controles word door het geautomatiseerd systeem de aanwezige voorraad vergeleken met de bestelvoorraad en wordt een bestelopdracht geïnitieerd of wordt de inkoopafdeling geïnformeerd over het bereiken van het bestelniveau.

3. het signaleren van incourante producten
Hiervoor kan vanuit de kantoorvoorraadadministratie door middel van geprogrammeerde controles regelmatig een overzicht worden samengesteld van de producten waarvan geruime tijd (bijvoorbeeld 3 maanden) geen afgiften hebben plaatsgevonden.

Afkeuren van de incourante producten mag beslist niet door de magazijnmeester alleen gedaan worden. Hij zou dan namelijk voorraadverschillen kunnen verhullen. Een functionaris die geen belang heeft bij het afkeuren moet hiervoor toestemming verlenen.

Als de incourante producten moeten worden vernietigd, mag dat slechts gebeuren in aanwezigheid van twee functionarissen van twee verschillende afdelingen (bijv: magazijnmedewerker en medewerker financiële administratie). Door hier twee medewerkers op te zetten wordt de kans verkleind dat de producten niet worden vernietigd, maar mee worden genomen. Van de vernietiging moeten de twee medewerkers een protocol van vernietiging in het voorraadbestand opmaken.

4. het signaleren van te grote voorraden
Door middel van geprogrammeerde controles wordt door het geautomatiseerd systeem de aanwezige voorraad vergeleken met de maximaal toegestane voorraad.

De vaste gegevens in de kantoorvoorraadadministratie, die door meerdere functies (planning, administratie, inkoop en verkoop) kunnen worden gebruikt, zijn minimaal, namelijk de artikelcode en de omschrijving.
Overige gegevens kunnen zijn: - nadere aanduiding van het artikel; - eventueel codevervangend artikel; - magazijnlocatie; - vaste verrekenprijs; - datum inventarisatie en eventueel de verschillen en oorzaken daarvan (in codevorm).

Afhankelijk van de functie worden de volgende gegevens toegevoegd: • ten behoeve van de inkoop voor het gereedmaken van de bestelorders: o leverancierscode; o code inkoper; o eventueel de inkoopprijs; o bestelvoorraad (bestelniveau); o bestelhoeveelheid; o eventueel de maximumvoorraad; o levertijd leverancier. • Ten behoeve van de verkoop voor het vervaardigen van facturen: o code verkoper; o vaste verkoopprijs; o btw-code; o aantal stuks per verpakkingseenheid.

8.4 Opslag van de goederen
Aan een magazijn worden de volgende twee eisen gesteld: - De goederen moeten er zo goed mogelijk worden opgeslagen. Dat houdt in dat de goederen met een zodanige kennis van zaken moeten worden behandeld en dat ze gedurende de tijd dat ze in het magazijn zijn opgeslagen in goede staat blijven verkeren. - Goederen kunnen niet worden onttrokken uit het magazijn zonder autorisatie van een daartoe bevoegde functionaris.

De zorg voor de goede opslag en juiste behandeling van de in het magazijn aanwezige goederen is opgedragen aan de magazijnmeester. Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen, moet de organisatie van het magazijn aan de volgende eisen voldoen: - De goederen moeten in een afgesloten ruimte zijn opgeslagen, terwijl de mogelijkheid dat anderen dan de magazijnmeester de goederen uit het magazijn kunnen halen, moet zijn uitgesloten. Als anderen dan de magazijnmeester ook bij de goederen kunnen, kan men de magazijnmeester niet per definitie verantwoordelijk stellen als er iets ontbreekt. - De afgifte van de goederen mag slechts plaatsvinden tegen gelijktijdige overdracht van door daartoe bevoegde functionarissen geautoriseerde documenten. Hiermee kan de magazijnmeester laten zien dat hij goederen heeft afgeleverd in opdracht van… . - De magazijnmeester dient te beschikken over informatie over de voorraad en de mutaties daarin.

Deze drie eisen gelden niet voor de opslag van alle goederen, namelijk niet bij: 1. Goederen van geringe waarde. 2. Goederen waarvoor geldt dat ze in een vast verband met andere goederen worden verbruikt, zal geen artikelgewijze registratie plaatsvinden en zal de magazijnmeester niet verantwoordelijk zijn voor de voorraad. We spreken dan van een open magazijn.

1. Goederen van geringe waarde
Voor deze goederen kan terecht de vraag worden gesteld of het wel economisch verantwoord is deze op te slaan binnen een afgesloten ruimte en de afgiften apart te administreren. Aangezien de kosten van de registratiecyclus per product hoger kan worden dan de waarde van het eigenlijke product.

Open magazijn:
Goederen worden buiten het magazijn opgeslagen, meestal bij de afdeling die het product het meest gebruikt.

Retrogrademethode (controleert de opname van een open magazijn):
Er word gekeken naar hoeveel producten (bijv.: A4’tjes) zijn gebruikt gedurende een bepaalde periode en vervolgens naar de productiviteit gedurende dezelfde periode en hoeveel producten (A4’tjes) daartoe gebruikt mogen worden. Als er meer zijn gepakt dan nodig/toegestaan was, weet men dat het systeem niet werkt.

2. Goederen van waarde in een open magazijn
Heel veel goederen die in productieondernemingen worden toegepast vertonen een vast verband met de eindproducten of met andere onderdelen van het te maken product.

Voorbeeld van de fietsenfabriek:
In deze fabriek staat exact vastgesteld hoeveel spaken, kettingkasten, wielen enzovoorts per frame nodig zijn. Met alleen het registreren van het aantal frames, kan de fabriek ook afleiden hoeveel van de andere producten gebruikt word.

In een dergelijke fabriek kan met een open magazijn toch door de administratie het toegestane verbruik exact worden bepaald.

8.5 Afgifte van de goederen
Voor het afgeven van goederen uit het magazijn moet opdracht worden gegeven. Het initiatief tot het afgeven van goederen ligt niet bij de magazijnmeester (bewarende functie, geen beschikkende), maar geschied in opdracht van de verkoop- of de productieafdeling.

Nadat de verkoopafdeling (of productieafdeling) een nieuwe verkooporder (of productieorder) heeft ingevoerd in het geautomatiseerde systeem, genereert het systeem door middel van een geprogrammeerde procedure een opdracht tot goederenafgifte. Deze opdracht autoriseert de magazijnmeester tot afgifte van de goederen.

Vervolgens voert de magazijnmeester het productnummer, de hoeveelheid en de afnemerscode in. Op grond van deze afgifte melding wordt de kantoorvoorraadadministratie bijgewerkt.

8.6 Inventarisatie van de goederenvoorraad
Inventarisatie vormt het sluitstuk van de interne controle. Om vast te stellen dat de voorraden volgens de kantoorvoorraadadministratie juist zijn, moet worden nagegaan of de goederen bestaan en waarde hebben. Het bestaan word vastgesteld door inventarisatie. De waarde zal deels bij de inventarisatie worden geconstateerd, namelijk de compleetheid en/of onbeschadigdheid van het product en soms de prijscode op het product.

Inventarisatie van goederen waarvoor een gedetailleerde kantoorvoorraadadministratie word gevoerd:
Hierbij gaat het bij het inventariseren vooral om het vaststellen dat de voorraad per product in het magazijn in overeenstemming is met de productgegevens uit de kantoorvoorraadadministratie.

Een gedeeltelijke, steekproefsgewijze, inventarisatie wordt een partieel roulerende inventarisatie genoemd.

Inventarisatie van goederen waarvoor geen gedetailleerde kantoorvoorraadadministratie word gevoerd:
Voorraden waarvoor geen gedetailleerde kantoorvoorraadadministratie wordt gevoerd dienen integraal te worden geïnventariseerd. Het doel van de inventarisatie is dan het vaststellen van de balanswaarde van de voorraad.
Deze stelt men als volgt samen:
Beginvoorraad + inkopen – verkopen = verwachte eindvoorraad = opgenomen voorraad

De verwachte eindvoorraad zou in principe de opgenomen voorraad (getelde voorraad) moeten zijn. Deze kunnen echter van elkaar verschillen door diefstal, beschadiging, enz.