ĐỀ TÀI:

GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG TY

LỜI MỞ ĐẦU

Con người luôn phải hòa nhập, gắn mình và tồn tại trong một môi trường xã hội để giao tiếp với người khác, khẳng định được cái riêng của mình. Giao tiếp ứng xử là cách phổ biến nhất trong hoạt động sống, vì trong mọi trường hợp ai cũng phải làm việc và mưu cầu thông qua, với người khác. Chúng ta giao tiếp, trao đổi với bạn bè về các vấn đề xã hội, công việc, học tập; giao tiếp với vợ chồng về con cái, cuộc sống, chi tiêu trong gia đình và những dự định về tương lai. Tuy nhiên trong môi trường công ty, việc giao tiếp và trao đổi là cả một nghệ thuật, nó không chỉ là sự kết hợp khéo léo trong giao tiếp mà là cả sự điều hòa ở bản thân mỗi người. Làm sao để tạo cho mình một môi trường thật thoải mái trong suốt tám giờ đồng hồ làm việc? Tuy nhiên cơ sở lâu dài của việc xây dựng các quy tắc giao tiếp, ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp còn tuỳ thuộc vào văn hóa tổ chức và các cơ chế cạnh tranh về lợi ích mà doanh nghiệp đã áp dụng như thế nào. Việc sử dụng người như thế nào, coi cái gì là quan trọng trong đối nhân xử thế của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp là tác nhân trực tiếp để hình thành nên mối quan hệ bằng hữu, thân ái tin cậy nhau trong nội bộ tổ chức. Suy cho cùng giao tiếp ứng xử không những là những câu nói, cử chỉ mang tính xã giao, mà phải chứa đựng trong bản chất và mục tiêu của nó là sự thúc đẩy hợp tác hướng vào công việc.
I. Giao tiếp nội bộ: Trong mọi nhóm, tổ chức, doanh nghiệp đều diễn ra hoạt động giao tiếp. Giao tiếp là chất keo gắn liền nhiều thành phần lai với nhau, cho phép doanh nghiệp phát triển, phối hợp hoạt động, cho phép mọi người làm việc chung và hoàn thành những mục tiêu đề ra. Như vậy giao tiếp có tính thiết yếu cho sự thành công của cả công ty.
1. Các kênh giao tiếp chính thức Luồng giao tiếp chính thức trong tổ chức có 3 kênh quan trọng nhất : từ trên xuống dưới; từ dưới lên trên; và theo chiều ngang – cả 3 luồng này được sử dụng thường xuyên trong quá trình giao tiếp. Kết qua nghiên cứu cho thấy rằng thông tin bị biến dạng, bị xuyên tạc khi đi từ cấp dưới lên cấp trên; hầu hết thông tin bị thất lạc khi đi từ cấp trên xuống cấp dưới; sự giao tiếp theo hàng ngang co thể gặp trở ngại do kinh địch và ghen tỵ giữa các bộ phận và cá nhân.
a. Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới Trong nội bộ tổ chức bạn sẽ gặp nhiều trường hợp giao tiếp tư cấp trên xuống cấp dưới, nghĩa là thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp hơn, từ người chủ xuống công nhân, tư người lập kế hoạch tới người thực hiện. . .ví dụ, hướng dẫn cách thức giải quyết công việc, những nhận định đánh giá của người giám sát về cách tiến hành công việc của nhân viên; những tuyên bố chính sách, huấn thị, chỉ thị, thư thông báo, giải thích ve các mục tiêu của tổ chức. Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm :
- Kiểm tra việc thực hiện cac quyết định;
- Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt;
- Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc;
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ. Để đạt được các mục đích trên, nha quản trị cần co nghệ thuật giao tiếp mới tạo được bầu không khí thân tình, tin tưởng ở nhân viên như giao tiếp phải đúng mực, lịch thiệp, chú ý lắng nghe ý kiến cua nhân viên, không nên ép buộc họ bằng quyền lưc, uy lực mà phai bằng uy tín thực sự. Thông thuờng, cuộc giao tiếp với cấp dưới được tiến hành như sau :
- Khởi đầu là giao tiếp xã giao, nhưng ngay từ phút ban đầu nhà quản trị phải gây được thiện cảm cho nhân viên (chào hỏi thân mat, nha nhan, lịch sự, mời ngồi, mời uống nước), có thể đưa ra vai câu hỏi thăm về sức khoẻ và gia đình.
- Sau đó khéo léo chuyển sang nội dung chính, nêu vấn đề và giải quyết vấn đề.
- Trong quá trình giao tiếp, người quan lý nên khuyến khích nhân viên nói lên ý kiến và tập trung lắng nghe, không nên ngắt lời họ. Nếu họ đi chệch nội dung, cần khéo léo lái câu chuyện đi đúng trọng tâm. Để thành công trong giao tiếp với cấp dưới đòi hỏi các nhà quản trị, kinh doanh cần thực hiện tốt cả 8 nguyên tắc cơ bản sau : 1. Hãy tin tưởng và tín nhiệm nhân tài. Tuyển chọn được nhân tài đã khó, nhưng sử dụng họ còn khó hơn. Sử dụng con người trước tiên phải tin tưởng và tôn trọng họ. Được tôn trọng và trọng dụng, họ sẽ làm việc hết mình. Tin vào nhân tài và trao quyền cho họ la biện pháp hữu hiệu đưa doanh nghiệp đến thành công. Giám đốc là người quyết định mọi vấn đề nhưng không độc đoan chuyên quyền. Những vấn đề quan trọng nên chưng cầu ý kiến của cấp dưới. Một khi đã thành nghị quyết thì giao cho các bộ phận chức năng thực hiện, đồng thời tôn trọng quyền lợi của họ. Như thế họ mới tích cực phát huy tài năng, dám nghĩ, dám làm, hết lòng phục vụ. 2. Hãy dùng người đúng. Người quản trị phải nhìn thấy được tài năng của nhân viên và phải lượng tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ. 3. Quan tam đến việc đào tạo bồi dương nhân tài. Tài năng cua con người không phải tự sinh ra mà là được hình thành, phát triển trong hoạt động và học tập.
Vì vậy, vấn đề đào tạo và bồi dưỡng nhân tài là nội dung quan trọng, phải có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng mới có được đội ngũ nhân lực cao, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động của công ty trong cạnh tranh và hội nhập. 4. Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Lắng nghe mới biết được tâm tư nguyện vọng của quần chúng để thoả mãn cũng như khó khăn, thuận lơi của công ty, biết được mức độ chính xác của quyết định, chính sách mình đưa ra, lợi dụng được sức mạnh, trí tuệ của tập thể. Cuối cùng lắng nghe sẽ khuyến khích được tính tích cực, sáng tạo của nhân viên. 5. Hãy tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới. Ai cũng muốn được người khác quan tâm và tôn trọng. Nếu lãnh đạo tôn trọng và quan tâm đến nhân viên và gia đình họ, chắc chắn họ sẽ phấn khởi và sẵn sàng làm việc hết mình khi giám đốc giao công việc cho họ. 6. Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim. Trong giao tiếp, người quan lý phải cư xử bằng tấm lòng chân thực. Trong giao tiếp với nhân viên, phải tăng cường mối quan hệ tình cảm, tâm lý. Đối với nhân viên, ngoài chế độ tiền lương, cần chú ý cả việc cải thiện điều kiện làm việc và phúc lợi như nghỉ phép, tặng quà sinh nhật, chia sẻ buồn vui, . .làm cho nhân viên thấy ấm áp, gắn bó với công ty. 7. Đừng bao giờ quên lời hứa, mỗi khi đã hứa với nhân viên thì cần phải thực hiện, cho dù gắp khó khăn. Nếu không thực hiện được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi. Có như thế mới tạo được niềm tin nơi nhân viên. 8. Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng mức khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản tác dụng. Tuy nhiên, người có thành tích đều muốn khen trực diện, công khai trước mọi người. Đối với người có sai lầm, khuyết điểm thì nên góp ý trao đổi riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng.
b. Giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên Giao tiếp từ cấp dưới lên được thiết kế để tạo ra phản hồi về các hoạt động của tổ chức được thực hiện như thế nào. Những người lao động ở cấp thấp được mong đợi đưa ra các thông tin từ dưới lên về việc thực hiện nhiệm vụ của họ và những thực tiễn cũng như các chính sách của tổ chức. Dạng phổ biến của giao tiếp từ dưới lên bao gồm các báo cáo, những bản ghi nhớ, hộp thư góp ý, họp nhóm và những lời kêu ca phàn nàn, truyền miệng, . .
Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt được dùng để đạt 3 mục tiêu :
- Để báo cáo công tác hay thành tích cá nhân, ban ngành.
- Để đưa ra các đề nghị, ý kiến.
- Để phát huy sự tham gia vào quản lý. Luồng giao tiếp từ dưới lên một cách chính xác sẽ giúp cho nhà quản trị có được những thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp dưới, giúp họ phát hiện ra các nhân viên có triển vọng, các nhân viên chậm tiến và chuẩn bị một luồng giao tiếp khác từ trên xuống có hiệu quả hơn. Đồng thời, luồng giao tiếp từ dưới lên thường làm cho cấp trên bị mắc lừa, bởi nhìn chung cấp dưới sẽ báo cáo cho cấp trên những gì họ tin chắc rằng cap trên muốn nghe, chứ không phải những gì mà họ cần nói. Khi báo cáo lên cấp trên, các nhân viên cũng nhận thấy nguy cơ họ có thể bị trù dập, nếu phải nói thật tất cả mọi việc. Một luồng giao tiếp tư dưới lên thật đáng tin cậy, nếu dựa vào sư tin tưởng lẫn nhau giữa 2 bên. Khi hai bên tin tưởng lẫn nhau ở một mức độ nào đó, thì họ có thể bộc lộ chính bản thân mình và sẽ không cảm thấy lo sợ, khi phải nói thật tất cả mọi điều. Chúng ta cần phải chú ý tới một số yếu tố quan trọng sau đây trong luồng giao tiếp từ dưới lên :
- Giao tiếp từ dưới lên thực chất là sự phản hồi lai các đề nghị, chỉ thị và hành động của cấp trên.
- Cấp dưới thường báo cáo những gì, ma họ cho rằng cấp trên thích nghe, mặc dù thông tin đó có thể không chính xác.
- Giao tiếp từ dưới lên trên dựa vào lòng tin đối với cấp trên.
- Giao tiếp từ dưới lên thường là mối đe dọa đối với cấp trên. Một vấn đề khó khăn nhất phải vượt qua trong luồng giao tiếp từ dưới lên đó là độ tin cậy, chính xác của thông tin. Những kết quả nghiên cứu cho thấy nhân viên có khuynh hướng giấu kín ý kiến, tư tưởng và khó khăn đối với cấp trên của họ. Họ cảm thấy sẽ gặp khó khăn, nếu tỏ ra trung thực với cấp trên; họ sợ rằng cấp trên sẽ coi họ là thiếu độc lập; và họ cho rằng nhà quản trị không thực sự quan tâm đến những khó khăn của họ. Để vượt qua khó khăn này bạn phải thiết lập đươc mối quan hệ tin cậy và cởi mở với cấp dưới thấy an tâm và sẵn sàng nói thật nhiều điều với bạn. Ngoài ra, sau khi nhận được thông tin từ cấp dưới gửi lên, bạn phải thẩm tra lại độ chính xác của nó. Trong quá trình giao tiếp với cấp dưới bạn phải tỏ ra quan tâm tới họ, những khó khăn của họ. Khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần chú ý những điểm sau : - Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải tuân theo. Có thể bạn không hợp với cấp trên trực tiếp của mình, và bạn cho rằng ông ta la người kém cỏi không có khả năng giải quyết vấn đề, nhưng nếu bạn mà “qua mặt” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì sẽ gặp rắc rối đấy. Nên nhớ không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp.
- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình.
- Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư
- Hãy quý trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.
- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng.
- Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.
c. Giao tiếp hàng ngang Đây là luồng giao tiếp giữa những người cung một cấp, một bậc trong hệ thống, nhưng lĩnh vực hoạt động khác nhau. Trong các sơ đồ tổ chức, rõ ràng không phản ánh quan hệ hàng ngang giữa các cấp. Nhưng trong thực tế các quan hệ này lại là cơ sở để đạt được sự phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức, sự giao tiếp theo hang ngang là phương thức chủ yếu để đạt được sự phối hợp trong tổ chức. Dòng giao tiếp này không ngừng trở nên quan trọng khi tổ chức trở nên rộng lớn hơn, phức tạp hơn và được chuyên môn hóa hơn.Tuy vậy, ngay trong những công ty nhỏ, giao tiếp hàng ngang cũng thiết yếu để phối hợp những chức năng khác nhau bằng cách khuyến khích tinh thần tập thể giữa đồng nghiệp. Những trở ngại chính trong giao tiếp hàng ngang bao gồm: sự biệt lập bộ phận, thiếu thời gian và cơ hội giao tiếp, sự ghen tỵ và kình địch giữa các nhóm. Những khó khăn này chắc chắn là vượt qua được, nhất là khi bạn nghĩ tới lợi ích của tinh thần làm việc tập thể; phối hợp công tác, giải quyết khó khăn, chia sẻ thông tin, giải quyết tranh chấp, tăng cường quan hệ giữa các cá nhân. Về điểm này các nhà quản lý cần phải hiểu rằng, giao tiếp không chính thức theo hàng ngang luôn hiện hữu trong bất cứ tổ chức nào. Giao tiếp và hành vi không chính thức phát triển đồng thời với giao tiếp và hành vi chính thức, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các công việc của tổ chức. Ngoài ra, nó còn định rõ các quan hệ giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên. Theo đúng nghĩa, giao tiếp theo hàng ngang giữ chức năng phối hợp trong tổ chức. Các bộ phận phối hợp các hoạt động của mình để thực hiện các mục tiêu như là một dây chuyền liên tục. Điều quan trọng nhất cần phải nhớ kỹ là giữ cho sự giao tiếp đó thông suốt vì lợi ích lớn nhất của bạn và vì lợi ích lớn nhất của công ty bạn. Những người trẻ tuổi khi bắt đầu sự nghiệp của mình thường hay coi thường hình thức giao tiếp này, vì dòng giao tiếp hàng ngang không phải là một thành phần của mô hình tổ chức thông thường được chế định về công tác báo cáo và thương nghị.
2. Kênh giao tiếp thân mật (giao tiếp không chính thức) Giao tiếp thân mật tồn tại trong mọi tổ chức. Những hoat động giao tiếp này được hình thành từ những quan hệ không chính thức và nó vượt qua những giới hạn của dòng thông tin chính thức. Một so đặc tính của hoạt động giao tiếp thân mật là :
- Hoạt động giao tiếp thân mật là tự nhiên trong mọi tổ chức và không thể loại trừ giao tiếp không chính thức này. Sẽ rất tự nhiên khi người lao động trao đổi với nhau về những vấn đề mà họ cùng quan tâm.
- Thông tin được truyền qua kênh giao tiếp không chính thức có tốc độ nhanh hơn so với thông tin được truyền qua kênh chính thức.
- Thông tin phi chính thức có hình thức tự nhiên hơn và vì thế nó có sức thuyết phục cao hơn, dễ được tin cậy hơn thông tin chính thức.
- Trong những tình huống thông tin bị kiểm duyệt và bị lọc, thông tin phi chính thức trở nên có sưc thuyết phục mạnh hơn.
- Thông tin phi chính thức thường dễ bị bóp méo. Giao tiếp thân mật cũng mang lại những lơi ích cho tổ chức, các nhà quản trị thường sử dụng kênh giao tiếp thân mật để nắm được những thông tin không chính thức để bổ sung cho thông tin chính thức. Trong những tổ chức không có sự tin tưởng lẫn nhau giữa các nhà quản trị va nhân viên thì thông tin phi chính thức tạo ra những khó khăn cho tổ chức và doanh nghiệp. II. Giao tiếp với bên ngoài: Trong nền kinh tế thị trường, sự thành bại của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Chính khách hàng là người trả lương cho doanh nghiệp. Vì thế mọi quyết định của bạn đều phải nhắm vào nhu cầu và quyền lợi của khách hàng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có những kế hoạch tỉ mỉ trong giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên tuỳ từng đối tượng khách hàng để giao tiếp có hiệu quả nhất. 1. Giao tiếp với khách hàng:
a. Giao tiếp với khách hàng đến cơ quan. Chào hỏi lịch sự, gọi cả tên, họ, các chức danh (nếu có). Phải chủ động chào, bắt tay,mời ngồi, mời nước… Hỏi thăm xả giao vìa ba câu và vào ngay nội dung công việc. Chọn thời cơ đúng lúc để công văn, thư, quà biếu. Duy trì sự nhiệt tình, vui vẻ trong suốt thời gian tiếp khách (không làm việc khác). Nhìn vào mắt người giao tiếp, lắng nghe, gật đầu, mỉm cười… để khuyến khích họ nói. Tránh cử chỉ bất nhã. Nói ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ giản dị dễ hiểu, lập luận chặt chẽ sẽ gây được sự mến phục của khách. Khiêm tốn, tôn trọng khách. Kết thuc cuộc gặp nhớ bắt tay, chào tạm biệt (và chú ý đến tư trang của khách, nếu quên thì nhắc khéo). Tùy khách mà tiễn tới cửa, ra tận xe, ra tận sân bay.

b. Giao tiếp với đại lý – khách hàng: Trong khi nói chuyện trực tiếp, hãy ghi chú (hãy đối xử với họ như đối xử với thủ trưởng của mình). Hãy lắng nghe họ nói và ghi những chi tiết quan trọng. Hãy điện thoại trả lời ngay sau đó và giao hàng dúng thời gian đã hứa. Giữ uy tín với đại lý – khách hàng.
Hãy sánh bước cùng những thay đổi trong ngành ki9nh doanh của khách hàng. Trao đổi, hỏi thăm về xu hướng phát triển, cơ hỏi, thách thức… của ngành hàng. Cố gắng làm việc dưới góc độ “chúng ta”. Khi hoài nghi, chưa hiểu hãy hỏi rõ khách hàng muốn điều gì và để cho họ trả lời càng nhiều chi tiết càng tốt, bạn sẽ đặt nền móng cho mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Hãy đi thăm nới làm việc của đâị lý – khách hàng, thỉnh thoảng mời họ đi ăn cơm chung, thiết mối quan hệ con người. Chia sẻ những vấn đề thân mật, không liên quan gì đến công viêc như sở thích, gia đình… Người dứng đầu công ty của đại lý (nhanh chóng thôi) trao cho họ một cái tên, một gương mặt để gây ấn tượng về công ty của bạn trong số đối tác khác của họ. Hãy mỉm cười, người ta luôn luôn thích ở bên những người vui vẻ, tươi tắn. Hãy vứt bỏ những cuộc mua bán lạnh lùng, vứt bỏ tâm trạng lo lắng, căng thẳng và bày tỏ niềm vui sướng với công việc mình làm để kiếm sóng. Đó là sự giao tiếp tốt nhất cho bạn.
c. Một số tâm lý chung của khách hàng: Khách hàng muốn được mua hàng tốt, chất lượng cao, nhiều công dụng, có tính thẩm mỹ. Túi tiền của khách hàng gần trái tim hơn khối óc. Khách hàng thích được mua rẻ hơn người khác, nếu hai món hàng như nhau, chỗ nào bán rẻ thường đông khách hơn (giá số lẻ). Khách hàng thích được tôn trọng, được hướng dẫn để xem và tìm hiểu mọi khía cạnh, được chọn, được khuyên, nhủ tin cậy, được khen, được tán tụng. Khách hàng thích nơi mua nhanh chóng, thuận lợi, an toàn trong việc thanh toán, chuyên chở. Khách hàng thích mau hàng có bảo hành, bảo đảm, nếu không thích có thể trả lại. Khách hàng thích mua ở những nơi quen biết tin cậy. Khách hàng thích mua ở những nơi có người bán dễ thương, có duyên, lịch sự, tận tình hướng dẫn và được sự tin cậy. Khách hàng hay bị chi phối bởi hiện tượng áp lực nhóm: thấy nhiều người mua mình cũng mua. ❖ Đặc điểm tâm lý của khách hàng phụ nữ: Phụ nữ hiểu biết về hàng hóa tốt hơn nam. Tuy nhiên một số mặt hàng như đồ điện, kim khí, máy móc, phụ nữ ít am hiểu hơn. Phụ nữ chú ý nhiều hơn đến giá, tính tiền giỏi, nhanh hơn. Phụ nữ chú ý đến mốt, kiểu dáng và lựa chọn kỹ về mặt này. Thích mau hàng giảm giá, hạ giá hơn nam giới. Phụ nữ quan tâm nhiều đến trưng bày, quảng cáo. Khi mua hàng phụ nữ lựa chọn lâu hơn, chú ý đến nhiều yếu tố và cân nhắc kỹ hơn nam giới. Phụ nữ yêu cầu cao hơn với người bán hàng. Phụ nữ hay mua sắm và thích mua sắm hơn nam giới. ➢ Tóm lại: khách hàng là phụ nữ thường khó tính và kỹ hơn nam giới nhưng đồng thời họ thích mua sắm và mau nhiều hơn nam giới. ❖ Đặc điểm tâm lý khách hàng là nam giới. Do ít kinh nghiệm mua hàng và ít hiểu biết về món hàng nên khách hàng nam giới thường muốn được người bán khuyên, cố vấn và tiếp thu những lời khuyên nhnh chóng hơn phụ nữ. Khi mua hàng nam giới quyết định nhanh hơn phụ nữ. Không thích mua hàng giảm giá, hạ giá mà thích mua hàng tốt,hàng xịn. Khi đã vào cửa hàng, họ thường có ý định rõ ràng, cương quyết chứ không vào để xem ngắm hay có tính chất dạo chơi. Thường quan tâm đến chất lượng nhiều hơn giá cả. 2. Giao tiếp với nhà cung cấp: Đề hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bạn không chỉ phải tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, mà còn phải biết duy trì mối quan hệ tương tự với bạn hàng, các nhà cung cấp các phương tiện kỹ thuật, sản phẩm phần cưng, phần mềm của tin học, các đơn vị cung cấp dịch vụ thông tin, truyền tin, cung cấp nguyên vật liệu sản xuất...Chính họ là người đảm bảo cho hoạt động công ty được thực hiện thuận lợi, trôi chảy. Do vậy khi quan hệ với các nhà cung cấp, các nhà kinh doanh ngân hang phải chú ý đến những điều cơ bản sau đây :
- Hãy tôn trọng họ do đó, đừng bắt họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian là vàng bạc.Và đối xử với họ như những khách hàng.
- Hãy báo cho họ ngay về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh, để họ có những kế hoạch của họ.
- Hãy nêu rõ những yêu cầu của mình bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt.
- Hay thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt.
- Hãy cẩn thận về những bí mật kinh doanh của mình, vì các nhà cung cấp còn giao dịch với các đối thủ khác, và cũng đừng bao giờ dò hỏi về những bí mật về đối thủ làm cho họ trở nên khó xử.
- Hãy mạnh dạn yêu cầu họ cho lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành. 3. Giao tiếp với chính quyền: Bất một doanh nghiệp nào cũng phải liên hệ với các cơ quan chính quyền, kể từ khi nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế...các doanh nghiệp cần phải có những dịch vụ cụ thể về an ninh, trật tự va cách chính sách tài trợ của chính phủ. Có nhiều hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền. Hoặc là bạn co thể trực tiếp giao tiếp với họ. Chẳng hạn, trực tiếp tiếp xúc với các cấp chỉ huy các ngành lập pháp, hành pháp để tham khảo ý kiến; thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp; tổ chức các buổi tiệc, tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các đại diện chính quyền đến tham dự, đây là dịp tốt để để nhờ chính quyền lưu tâm đến công ty, hiểu rõ thực trạng của công ty nhằm áp dụng những chính sách thuế khóa hợp lý; có thể tổ chức các cuộc viếng thăm các cấp lãnh đạo chính quyền tại công ty bạn. Bạn có thể giao tiếp gián tiếp với chính quyền bằng các báo cáo định kỳ, phỏng vấn bằng thư tín để thu thập ý kiến và quan điểm của giới lập pháp và hành pháp về các vấn đề kinh tế, thời sự, chính sách . . .
❖ Hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền: - Giao tiếp trực tiếp : + tiếp xúc với các cơ quan nhà nước để tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp; + tổ chức các buổi tiệc, tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các đại diện chính quyền đến tham dự; + tổ chức các cuộc viếng thăm các cấp lãnh đạo chính quyền tại công ty bạn. - Giao tiếp gián tiếp thông qua các báo cáo định kỳ…
❖ Những điểm cần lưu ý khi đến cơ quan chính quyền: Thứ nhất: Ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không sặc sỡ, loè loẹt quá dễ làm cho người ta có ác cảm và nếu bạn được hẹn thì hãy nên đến đúng giờ; Thứ hai: Mỗi cơ quan thường có quy định riêng của nó, vì vậy bạn có bất bình vì nó vô lý cũng đừng phản đối kẻo lại gây khó khăn cho việc giải quyết công việc. Sau này bạn có thể góp ý qua hộp thư của họ; Thứ ba: Hãy tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng không có nghĩa là bạn phải quỵ luỵ, khúm núm làm mất thể diện. Cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc theo đúng chức trách và nhiệm vụ của họ; Thứ tư: Hãy nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng. Vì thế người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng hoá thì bạn cũng thông cảm, cái chính là bạn cần giải quyết được công việc của bạn.
4. Giao tiếp với báo chí, truyền thông. Trong hoạt động của doanh nghiệp, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ báo chí. Bạn hãy nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì có thể sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn hàng ngàn đô-la tiền quảng cáo. Ngược lại nếu bạn quan hệ không tốt có khi doanh nghiệp gặp chuyện bất lợi, thất thiệt sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên”. Có một số quy tắc sau để bạn cần lưu ý: ✓ Tỏ ra lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp; ✓ Sử dụng ngôn từ đúng mực, không dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn với doanh nghiệp khác. ✓ Khi được phỏng vấn, chú ý cách dùng ngôn từ, cẩn thận về cú pháp và văn phạm. ✓ Chuẩn bị sẵn những gì nên nói, nên không, tránh để tình trạng sau một hồi phỏng vấn bạn mới nói với báo chí rằng: “Chuyện này xin đừng đưa tin lên báo, đài”; ✓ Với thông tin chưa chắc chắn bạn có thể nói với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định chỉ mang tính tham khảo mà thôi.

KẾT LUẬN

Trong môi trường kinh tế xã hội phát triển đầy cạnh tranh như ngày nay, chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại cho bạn một vị trí xứng đáng. Mỗi người cần phải nổ lực làm việc, học hỏi thật nhiều trên con đường xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Nhưng cho dù có chất cả núi kiến thức trong bụng, đổ hàng tấn công sức cho công việc mà không có sự trao đổi thông tin với mọi người, không có sự giúp đỡ hay nhất là không có sự tin tưởng của người khác, bạn cũng khó gặt hái được thành công. Do vậy, kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại và là hành trang không thể thiếu của một người thành công.