Free Essay

Management Information System

In: Computers and Technology

Submitted By mohdazlin
Words 3497
Pages 14
Isi Kandungan Mukasurat

1.0 Pengenalan 3
2.0 Masalah-Masalah Yang Mungkin Akan Dihadapi 5 Oleh DCB Tanpa Menggunakan MIS.
3.0 Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku 7
Oleh DCB Menggunakan MIS.
4.0 Gambarajah Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB. 11
5.0 Perbincangan Berkaitan Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) 12 Bagi MIS Tersebut 5.1 Lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk 12 Perancangan Strategik Sistem Maklumat. 5.2 Ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong 15 halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan MIS.
5.3 Sistem Infomasi Untuk Menyokong Pengurusan 16 Taktikal Dan Perancangan Strategik Sistem Maklumat.
Kesimpulan 17

Rujukan 18

Rajah Mukasurat
Rajah 1: Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan 10 Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS.
Rajah 2: Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB. 11
Rajah 3 : Senibina infrasturktur IT dan hubungkait di antara 12 syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.

1.0 Pengenalan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS) adalah sistem yang dibangunkan untuk membekalkan maklumat untuk membantu pengurus dalam menjalan pelbagai aktiviti harian. Ini membolehkan proses perancangan, kawalan dan pemantauan dilakukan dengan lebih cekap dan lancar, Secara umumnya, MIS terdiri dari beberapa sub-sistem yang memberikan tumpuan untuk tugas dan fungsi tertentu seperti contoh Perakauanan, Sumber Manusia dan Pemasaran. Sebagai contoh untuk Pemasaran terdiri dari beberapa sub-sistem yang berkaitan dengan penjualan, pembelian dan lokasi buku di dalam gudang. Input untuk MIS dihasilkan daripada data dalaman yang diperolehi melalui Sistem Pemprosesan Transaksi (TPS) dan data luaran iaitu daripada vendor dan pembekal. Pengurusan Sistem Maklumat (MIS) adalah direka untuk memberi maklumat yang tepat dan berkesan dalam menyokong perancangan dan pengurusan kawalan data. Sistem ini digunakan untuk membuat keputusan, menyelesaian masalah, penyeliaan aktiviti dan pengesanan kemajuan. Di antara kelebihan menggunakan sistem ini adalah membuat rekod dengan mudah, penjanaan laporan pesat, integrasi mudah, memaksimumkan maklumat dan laporan secara konsisten dan terkini, memperbaiki masa tindakbalas dan kertersediaan, peningkatkan produktiviti tenaga kerja, peningkatkan pengurusan risiko, anggaran, pengurusan keperluan, analisa dan pengurusan data dengan lebih baik. Sistem ini memberikan tiga jenis maklumat iaitu:
a) Maklumat terperinci – pengesahan aktiviti pemprosesan transaksi.
b) Ringkasan maklumat – Yang menggabungkan data ke format yang boleh disemak dengan cepat dan mudah.
c) Maklumat pengecualian – Untuk menapis data yang bukan dalam keadaan normal.
Kesemua data tadi diagihkan kepada pengurus dalam tiga kategori:
a) Laporan berkala – iaitu dihasilkan selepas masa yang tertentu atau mengikut jadual yang ditetapkan seperti harian, mingguan dan bulanan.
b) Laporan yang diminta – dihasilkan apabila diminta oleh pengurusan atasan atau pelanggan. Contoh laporan penjualan buku harian atau pembelian buku-buku baru.
c) Laporan yang tidak dijangka – dihasilkan secara otomatik apabila berlakunya peristiwa yang tidak dijangka yang jarang atau tidak pernak berlaku dan memerlukan tindakan segera pihak pengurusan.
Tujuan laporan yang ditulis ini adalah untuk memberi cadangan kepada DC Bookshop (DCB) untuk menggunakan MIS bagi tujuan mengesan buku-buku dalam kedai buku termasuk proses penerimaan stok buku-buku baru,pergerakan buku-buku dari satu seksyen ke seksyen lain, dan penjualan buku di kaunter kedai. Juga akan dibincangkan kemungkinan masalah-masalah yang dihadapi oleh DCB sekiranya tidak menggunakan MIS. Selepas itu pula penerangan untuk proses dan carta aliran baru untuk pengesanan buku dalam kedai DCB dengan penggunaan MIS. Ini termasuk juga perbincangan berkaitan Perancangan Strategi Sistem Maklumat (IS) yang perlu dilakukan oleh pengurusan atasan DCB untuk menyokong MIS itu.
DCB merupakan kedai buku yang telah memulakan operasi pada tahun 1995 dan bertempat di sebuah bangunan 3-tingkat di Kuala Lumpur. DCB menjual pelbagai buku dalam pelbagai bahasa. Pihak pengurusan tertinggi DCB telah mengenalpasti salah satu fungsi MIS dan memutuskan untuk membuat Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) bagi MIS tersebut.

2.0 Masalah-Masalah Yang Mungkin Akan Dihadapi Oleh DCB Tanpa Menggunakan MIS Tanpa MIS, DCB menghadapi masalah dalam penjejakan buku-buku di dalam kedai kerana dibahagikan kepada dua bahagian iaitu gudang penerimaan stok buku-buku baru dan penyimpanan serta bahagian kedua bahagian jualan iaitu bahagian utama. Bahagian jualan ini adalah tempat di mana buku-buku dipamerkan kepada pelanggan untuk dibeli.
Masalah-masalah yang DCB hadapi pada masa ini adalah mereka tidak mempunyai sistem maklumat yang lengkap dan komprehsif untuk menyemak dan mengetahui sama ada buku-buku dengan tajuk-tajuk tertentu masih terdapat di gudang atau telah dipindahkan ke bahagian utama. Masalah lain adalah pihak pengurusan tidak mengetahui jumlah terkini buku-buku yang terdapat di kedua-dua bahagian. Maka dengan itu maklumat stok terkini tidak diperolehi oleh pengurusan utnuk membuat langkah seterusnya. Disebabkan oleh ketiadaan sistem yang diperlukan maka DCB menghadapi masalah dalam membuat pengiraan stok-stok terkini di kedua-dua bahagian menjuruskan masalah kehabisan stok di DCB.
Sekiranya pekerja gudang terlupa lokasi diletakkan buku tersebut, maka untuk mengesannye kembali akan mengambil masa yang agak lama. Seterusnya sekiranya ada pekerja yang baru diambil bekerja dan tidak tahu selok belok tempat penyimpanan, maka masalah untuk menjejaki dan mengambil buku tersebut akan mengambil masa dan tenaga dibazirkan di sini.
Masalah ini juga menjejaskan nama baik DCB kepada pelanggan yang selalunya memerlukan buku-buku tertentu dalam masa terdekat atau yang tersedia ada di kedai tersebut. Para pelanggan juga akan tidak berasa puas hati sekiranya DCB menyebabkan kelewatan kepada stok buku yang mereka tempah. Oleh kerana itu DCB amat memerlukan satu sistem yang terbaik bagi menyelesaikan masalah-masalah tersebut bagi menjaga pelanggan mereka serta memperkemaskan lagi rekod stok mereka.
Selain itu DCB juga tidak mengetahui rekod jualan dan trend buku-buku yang diminati oleh pelanggan. Ini adalah kerana tidak mempunyai data pegurusan maklumat yang membolehkan mereka mengetahui trend masa kini dan juga meramal trend yang akan datang.
Dan yang paling penting adalah pihak pengurusan DCB tidak mengetahui jumlah stok buku-buku mereka yang banyak dengan lebih tepat dan lebih terperinci kerana berada di merata bahagian yang berasingan. Ini adalah kerana mereka tiada satu sistem yang dapat memberikan maklumat itu serta yang dapat mengeluarkan laporan yang tepat untuk mereka mengetahui lokasi dan jumlah stok buku terbabit. Kesimpulannya,pengurusan atasan DCB memerlukan satu sistem yang terbaik bagi menyelesaikan masalah-masalah yang mereka hadapi sekarang dan juga bersedia untuk masa akan datang.

3.0 Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS. Tanpa mengira apa jua teknologi penjejakan, matlamat akhhirnya adalah untuk mencari cara yang mudah dan cepat untuk mengesan barang. Aplikasi pengesanan adalah asas yang penting dalam mengesan barangan, kereta, pengurusan aset, rangkaian sosial, atau pengurusan seumber mudah alih dan sebagainya. Oleh kerana ini masalah pengesanan dan penjejakan buku yang dihadapi oleh DCB boleh dielakkan dan juga DCB boleh mempertingkatan sistem untuk memeriksa inventori syarikat dan kadar jualan mereka dari masa ke masa dengan lebih berkesan.
Syarikat DCB boleh menggunakan pelbagai sistem untuk manfaat dan menyelesaikan masalah mereka dalam penjejakkan atau penegesanan buku-buku mereka serta masalah berkaitan stok mereka.
Sistem yang dicadangkan untuk DCB adalah sistem Bar Kod atau Tag Pengecam Frekuensi Radio (RFID) iaitu tag kecil yang boleh dibaca pembaca tanpa wayar. Ia digunakan untuk mengesan dan menguruskan aset seperti buku, dokumen bercetak atau produk makanan. Tag RFID mempunyai beberapa kelebihan berbanding bar-kod: contohnya tag RFID boleh dibaca walaupun ia dilalui berhampiran pembaca, jadi tidak perlu meletakkan item itu sebagai tepat seperti apabila membaca kod bar. Selain itu tag RFID boleh dibaca apabila mereka terlindung atau tidak kelihatan - tag boleh dibaca walaupun ia di dalam kotak, karton atau bekas. Akhir sekali pengesan boleh membaca beberapa tag RFID pada sesuatu masa - tidak seperti kod bar, yang hanya boleh dibaca pada satu masa.
Tetapi Bar Kod adalah mudah dan murah berbanding RFID yang kosnya agak tinggi. Maka DCB boleh memilih cara yang terbaik untuk mereka. Di antara kelebihan dan kebaikan yang boleh DCB perolehi dengan menggunakan MIS adalah:
• Mengurangkan kehilangan dan proses mencari buku-buku.
• Peningkatan automasi proses – peningkatan masa sebenar yang tepat ke dalam pergerakan bahagian-bahagian dan bahan-bahan yang membolehkan pengeluaran dibuat lebih cekap.
• pengesanan tepat lokasi buku-buku dan laporan terkini.
• keselamatan dan kemudahan lebih baik untuk pekerja di setiap bahagian.
• Peningkatan penggunaan aset – inventori yang lama dapat dikesan dan dialihkan.
• Peningkatan produktiviti - masa tidak dibazirkan mengesan buku-buku. Sistem maklumat pengurusan (MIS) adalah satu sistem maklumat yang dapat berfungsi pada semua peringkat pengurusan. Pengurusan sistem maklumat digunakan di peringkat pengurusan organisasi, menyediakan pengurus dengan laporan dan sering akses dalam talian kepada prestasi semasa organisasi dan rekod sejarah. Biasanya, MIS lebih kepada secara eksklusif untuk dalaman, data-data terkini dan maklumat tertentu. MIS digunakan sebagai fungsi merancang, mengawal, dan membuat keputusan di peringkat pengurusan. Secara umumnya, mereka bergantung kepada urus niaga asas sistem pemprosesan data mereka. MIS juga akan merumuskan dan melaporkan kepada syarikat itu berkaitan operasi asas. Pihak pengurusan akan mendapat akses kepada data organisasi melalui MIS , yang menyediakan mereka dengan laporan yang sesuai. MIS biasanya menjana laporan untuk pengurus dalam mingguan, bulanan dan tahunan, walaupun sesetengah MIS membolehkan pengurus untuk mengambil dan melihat setiap hari atau data setiap jam jika diperlukan. MIS umumnya memberi jawapan kepada soalan-soalan rutin yang telah ditetapkan terlebih dahulu dan mempunyai prosedur yang telah ditetapkan untuk menjawab mereka. Sebagai contoh, laporan MIS mungkin bandingkan jumlah angka jualan tahunan bagi produk tertentu kepada sasaran yang dirancang.
Sistem Pemprosesan Transaksi adalah sistem operasi peringkat di bahagian bawah piramid. Mereka biasanya dikendalikan secara langsung oleh pekerja kaunter kedai atau kakitangan barisan hadapan seperti penerimaan di gudang, yang menyediakan data utama yang diperlukan untuk menyokong pengurusan operasi. Data ini biasanya diperolehi melalui pengesanan automatik atau separa automatik aktiviti tahap rendah dan urus niaga asas. Kod bar digunakan untuk membaca data dan memasukkan ke pengkalan data yang dinamakan Sistem Pengurusan Gudang (WMS). Kod Bar akan dibaca menngunakan pengesan Kod mudah alih sekiranya buku tersebut dialihkan ke lokasi lain dan data terus dibaca oleh pengurus melalui sistem. Bagi DCB, MIS yang dicadangkan boleh digunakan untuk proses penerimaan stok buku-buku baru, penjejak buku-buku dari satu bahagian ke bahagian yang lain, jualan buku di kaunter serta memberi rekod dan data yang terkini untuk inventori. Data-data yang terkumpul juga boleh digunakan sebagai maklumat untuk merancang langkah yang seterusnya seperti rancangan jangka pendek dan jangka panjang syarikat. Langkah pertama adalah apabila stok buku-buku baru sampai, pekerja di bahagian gudang akan memasukkan data setiap buku tersebut dalam data dengan menggunakan sistem kod bar. Segala maklumat buku dibuat menerusi sistem program Kod Bar dan segala maklumat akan dimasukkan ke dalam komputer dan dimasukkan ke dalam pengkalan data. Maklumat tentang jumlah stok, lokasi, nama tajuk buku dan lain-lain akan dimasukkan oleh pekerja di bahagian stor. Selepas itu buku-buku titu diletakkan ke lokasi yang telah diagihkan. Apabila pekerja ingin mengeluarkan buku ke bahagian lain maka buku itu akan direkodkan lagi. Ini dilakukan dengan menggunakan teknik pengimbasan ( scanning). Program dalam MIS akan merekodkan pula maklumat terbaru berkaitan lokasi dan jumlah stok terkini. Seterusnya apabila buku tadi dikeluarkan dari gudang, maka pekerja tersebut akan mengimbas kod bar tadi dan sistem akan merekodkan buku tadi telah dikeluarkan daripada gudang. Seterusnya buku tersebut akan dihantar ke bahagian jualan kaunter di di mana pekerja di bahagian ini akan pengimbas kod bar tadi. Di sini sistem akan merakamkan bahawa buku tersebut telah di keluarkan dari gudang dan dihantar ke bahagian jualan. Maklumat tersebut akan disimpan di dalam sistem yang merekodkan bahawa buku tadi telah dialihkan dari bahagian gudang ke bahagian jualan dan stok dibahagian gudang telah dikeluarkan. Di dalam kod bar tersebut juga dimasukkan maklumat lokasi buku diatur dan disimpan oleh pekerja dan memudahkan pekerja terbabit untuk mencari dan menjejak buku tersebut. Laporan akan dijana pada setiap hari atau setiap minggu mengikut kehendak pengurusan bagi memeriksa stok buku-buku yang sedia ada serta stok buku yang perlu dibeli lagi. Oleh kerana ini masalah pengesanan dan penjejakan buku yang dihadapi oleh DCB boleh dielakkan dan juga DCB boleh mempertingkatan sistem untuk memeriksa inventori syarikat dan kadar jualan mereka dari masa ke masa dengan lebih berkesan. Akan tetapi walaubagaimana canggih dan maju sistem itu sekalipun, orang atau pekerja adalah aset yang penting untuk menentukan kejayaan sistem itu. Sistem itu akan berjalan lancar dengan adanya pekerja-pekerja dan pengurusan yang sentiasa fokus kepada objektif dan kejayaan syarikat. Gambarajah di bawah menunjukkan cara proses dan carta bagaimana MIS ini digunakan.

Rajah 1: Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS. Seterusnya untuk menjejak buku-buku yang diperlukan, pekerja hanya perlu masukkan judul buku dalam sistem, maka semua maklumat akan keluar di paparan skrin komputer mereka. Ini termasuk lokasi rak di kedai jualan mahupun buku itu masih terdapat di dalam gudang penyimpanan. Untuk pengurusan atasan pula, maklumat judul buku yang perlu dipesan atau disimpan boleh didapati melalui pengkalan data dengan program tertentu di dalam MIS. Dengan itu mereka tidak perlu lagi membuat kiraan stok atau anggaran secara manual disebabkan laporan telah disediakan oleh MIS di DCB .

4.0 Gambarajah Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB.

Untuk langkah pertama adalah melalui transaksi atau kemasukan data iaitu pekerja di gudang akan memasukkan data ke dalam sistem untuk dibuat Kod Bar pada setiap buku yang diterima. Kod bar ini mempunyai segala maklumat yang telah diterangkan sebelum ini. Seterusnya data akan dimasukkan ke dalam Sistem Pemprosesan Transaksi
Seterusnya Kod bar tadi akan diimbas sekiranya buku tersebut di bawa keluar dari gudang ke bahagian lain. Di sini stok buku di gudang dan di kaunter telah berubah. Ini ditunjukkan di dalam MIS. Laporan akan dikeluarkan oleh pengkalan data berkaitan dengan jumlah stok di bahagian terbabit.
Seterusnya apabila buku tersebut dijual maka sistem akan merekodkannya dan maklumat tadi terus dimasukkan ke dalam pengkalan data DCB. Ini membolehkan pengurusan mengetahui dan mengemaskini maklumat yang mereka dapati dari MIS.

Maklumat, laporan dan data

5.0 Perbincangan Berkaitan Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) Bagi MIS Tersebut Maklumat adalah satu faktor penting dalam menentukan kejayaan atau sebaliknya untuk sebuah organisasi. Dalam hal itu, objektif syarikat hendaklah selari dengan kecekapan dalam penggunaan dan pengurusan maklumat supaya ia berfungsi dengan cekap dengan pengeluaran optimum untuk syarikat. Keperluan maklumat untuk DCBadalah berdasarkan analisa keperluan maklumat untuk penjejakan dan pengesanan buku-buku di bahagian gudang, stor dan kaunter. Dalam usaha untuk syarikat mencapai maklamat ini, rekabentuk maklumat sesuai amat diperlukan . Seni bina maklumat adalah pemetaan keperluan maklumat syarikat DCB, hala tuju, pengurusan dan pelaksanaan untuk sekarang dan juga masa akan datang. Namun kesedaran dan pelaksanaan teknologi maklumat ini memerlukan sokongan infrastruktur tertentu yang melibatkan peralatan dan perisian.
Perancangan strategik Sistem maklumat ini melibatkan secara langsung pengurusan peringkat atasan DCB dalam usaha bagaimana MIS itu:
a) Selaras dengan perancangan strategik kedai buku itu.
b) Dalam menyediakan keperluan perkakasan teknoligi maklumat untuk membolehkan pengguna, aplikasi dan pengkalan data dirangkaian dan disepadukan.
c) Membuat bajet untuk menentukan sistem yang sesuai dan berfungsi dengan baik pada setiap masa.

5.1 Lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk Perancangan Strategik Sistem Maklumat Untuk DCB menjayakan rancangan berikut maka terdapat lima komponen penting bagi menghasilkan satu sistem yang bersepadu ;
a) Perkakasan (Hardware)
b) Perisian ( Software)
c) Data
d) Prosedur
e) Pekerja

Berikut adalah cadangan DCB untuk infrasturktur dan hubungkait di antara syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.

Rajah 3 : Senibina infrasturktur IT dan hubungkait di antara syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.
5.1.1 Perkakasan Perkakasan merujuk kepada kategori peralatan iaitu senibina maklumat termasuk komputer, pengkalan data, rangkaian, internet dan juga peralatan sokongan sepertiperanti input dan output, mesin pengimbas, mesin pembaca kod bar dan juga alat telekomunikasi. DCB memerlukan satu bajet yang di dalam kemampuan mereka untuk menyediakan pekakasan yang diperlukan oleh syarikat.
Senibina Maklumat merujuk kepada pemetaan maklumat yang diperlukan oleh DCB, halatuju tersebit, pengurusan dan pelaksanaan untuk masa sekarang dan mas akan datang.
Pengurusan DCB perlu memikirkan langkah-langkah yang konkrit untuk syarikat menyelesaikan masalah pengesanan dan kehilangan buku di dalam gudang serta juga mengetahui infrasturktur berkaitan peralatan dan perisian.

5.1.2 Perisian Perisian adalah berkaitan dengan program komputer dan manual yang menyokong sistem itu. Program komputer adalah arahan yang boleh dibaca oleh mesin dan alatan peranti yang disambung secara terus kepada sistem bagi menghasilkan maklumat pada masa itu juga. Data yang terhasil boleh dibaca dan akan disimpan dalam pengkalan data.
5.1.3 Data. Data merupakan input fakta-fakta yang digunakan oleh program-program perisian bagi mendapat dan mengumpulkan maklumat yang berguna. Seterusnya maklumat ini mudah untuk didapati dan dilihat oleh penguna untuk mendapatkan status terkini DCB. Data-data ini akan disimpan di dalam pengkalan data untuk kemudahan dan laporan.

5.1.4 Prosedur. Prosedur merupakan dasar-dasar dan langkah-langkah yang mengawal operasi sistem komputer. Prosedur ini adalah untuk pekerja dan perisian adalah untuk perkakasan adalah menggambarkan hubungan antara sistem dan manusia. DCB memerlukan prosedur yang tepat bagi setiap maklumat dapat dimasukkan dan dapat diakses dengan cepat.

5.1.5 Pekerja. Setiap sistem yang terkini dan terbaik juga memerlukan pekerja/pengguna yang baik untuk menjadikan sistem itu berfungsi dengan betul. Maka DCB hendaklah menyediakan pengetahuan dan kemahiran yang perlu bagi pekerja mereka di setiap peringkat untuk memastikan kelancaran sistem mereka. Latihan, kursus dan pengetahuan yang berguna itu diterjemahkan dalam tugasan mereka harian untuk mencapai objektif syarikat.

5.2 Ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan. Oleh kerana lokasi DCB yang terletak di pusat bandaraya maka Ketersediaan infrastruktur IT tidak menjadi masalah kepada mereka. Di lokasi tersebut kemudahan untuk capaian IT seperti internet dan sistem rangkaian amat mudah diperolehi. Pada masa ini persoalan sama ada, ketersediaan infrastruktur IT adalah cukup untuk menyokong hala tuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan mengesan buku-buku di kedai buku, untuk sekarang dan untuk masa depan perlu difikirkan oleh pengurusan DCB. Untuk infratuktur di gudang dan bahagian jualan ini, DCB akan menyediakan satu rangkaian yang bersepadu yang terus dihubungkan ke pengkalan data. Sistem operasi yang perlu ada di DCB adalah berkaitan dengan MIS dan juga apa dikehendaki dengan tujuan utama DCB iaitu menyelesaikan masalah yang dihadapi seterusnya selaras dengan objektif syarikat.
Penggunaan komputer peribadi, alat pengimbas tangan mudah alih, mesin pencetak, mesin pengimbas di kaunter serta juga kelengkapan rangkaian untuk sistem intranet dan internet amat penting bagi menjayakan ini. DCB juga boleh mencari sistem yang sesuai dengan membuat kajian dan juga analisa berkaitan sistem itu dengan mengambil contoh syarikat atau organisasi yang menggunakannya. Pengurusan boleh memilih MIS yang sesuai dengan fungsi mereka dan dalam bajet yang ditetapkan. Oleh itu pengurusan perlu melihat lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk Perancangan Strategik Sistem Maklumat. Anggaran masa yang diperlukan oleh DCB adalah amat berkaitrapat dengan bajet mereka dan juga kepentingan sistem itu. Oleh kerana lebih banyak buku-buku dan stok di dalam gudang dan juga bahagian pameran maka pengurusan atasan perlu mengambil kira masa yang patut untuk melaksanakan penggunaan MIS. Kajian dan analisa juga dibuat secara menyeluruh dan teliti oleh pengurusan DCB bagi pelaksanaan MIS untuk masa sekarang dan masa akan dating

5.3 Sistem Infomasi Untuk Menyokong Pengurusan Taktikal Dan Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Pengurusan taktikal biasanya digunakan oleh mengurusan pertengahan untuk membuat keputusan. Sistem ini berfungsi untuk mengumpul, menganalisa, membuat kesimpulan serta juga mengatur data dan maklumat untuk menjadikan ia berguna untuk membuat keputusan.
MIS yang DCB perlu di sini adalah seperti:
i) Sistem Otomasi Pejabat (OAS).
- Membantu dalam pelaksanaan tugasan pejabat dan operasi.
- Sebagai contoh Mesin Pengimbas mudah alih, pengimbas tetap dan juga perisian komputer. ii) Sistem Sokongan Membuat Keputusan
- Digunakan untuk pengurusan atasan dan pertengahan bagi membuat keputusan dengan pantas. iii) Sistem Sokongan Maklumat Eksekutif
- Sistem ini untuk menjaga laporan dan kesimpulan untuk pengurusan membuat pesanan baru atau penambahan stok di dalam DCB. iv) Sistem Maklumat Strategik.
- Digunakan untuk mencari peluang dan juga melihat apa juga keadaan perniagaan yang berlaku di dalam syarikat dan juga pasaran luar.

Kesimpulan.

Segala permasalahan penjejakan buku dan mengiraan inventori di DCB akan menjadi sejarah pada masa akan datang sekiranya pengurusan atasan DCB mengambil keputusan untuk mengunakan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS). Masalah yang besar adalah dalam penjejakan dan pengesanan buku kerana DCB ada dua bahagian yang terpisah. Dengan penggunaan MIS, apa juga buku bukan sahaja dapat dikesan malah lokasi, jumlah inventori serta laporan jualan juga dapat diketahui dengan cepat. DCB perlukan satu Pengurusan Sistem Maklumat (MIS) adalah direka untuk memberi maklumat yang tepat dan berkesan dalam menyokong perancangan dan pengurusan kawalan data. Sistem juga boleh membuat pengiraan-stok bagi buku-buku mereka dari masa-ke-semasa di kedua-dua bahagian dan ini menjejaskan operasi kedai buku ini serta juga masalah kehabisan stok.
Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang perlu difikirkan adalah selaras dengan perancangan strategik kedai buku itu, dengan perkakasan dan perisian yang tertentu dan di dalam lingkungan bajet yang ditetapkan. Untuk DCB menjayakan rancangan MIS tersebut lima komponen penting iaitu Perkakasan, Perisian, Data, prosedur dan pekerja (sumber manusia).
Lokasi DCB yang strategik membolehkan mereka mencari dan merancang infratruktur IT. DCB juga memikirkan dan menghalusi ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan. Seperti ntuk infratuktur di gudang dan bahagian jualan ini, DCB akan menyediakan satu rangkaian yang bersepadu yang terus dihubungkan ke pengkalan data juga penggunaan komputer peribadi, alat pengimbas tangan mudah alih, mesin pencetak, mesin pengimbas di kaunter serta juga kelengkapan rangkaian untuk sistem intranet dan internet amat penting bagi menjayakan ini.
Dan akhir sekali, Sistem Infomasi untuk menyokong pengurusan taktikal dan perancangan strategik sistem maklumat seperti sistem otomasi pejabat (oas), sistem sokongan membuat keputusan, sistem sokongan maklumat eksekutif dan sistem maklumat strategic yang perlu ada bagi meyokong operasi dan boleh digunakan untuk mencari peluang dan menganalisa keadaan perniagaan yang berlaku di dalam syarikat dan juga pasaran luar.

Similar Documents

Premium Essay

Management Information System

...SES’s- GOI- FACULTY OF MANAGEMENT Course: MMS, Semester (II) Examination: Final Examination- 2013 Subject: Management Information System Date: 22/04/2013 Time: 2 hrs Maximum Marks: 30 Instructions: 1. Before starting to write the examination, make sure that it is complete and that there are no printing defects. This examination paper consists of 6 pages. There are 5 questions each of 6 marks, for a total of30 marks. 2. Read the questions carefully and answer what is asked, clearly and to the point only. 3. To assist you in answering the examination questions, the following glossary of terms is included. 4. All questions are compulsory and carry 10 marks each. Glossary Compare Examine qualities or characteristics that resemble each other. Emphasize similarities, although differences may be mentioned. Contrast Compare by observing differences. Stress the dissimilarities of qualities or characteristics. (Also Distinguish between) Criticize Express your own judgment concerning the topic or viewpoint in question. Discuss both pros and cons. Define Clearly state the meaning of the word or term. Relate the meaning specifically to the way it is used in the subject area under discussion. Perhaps also show how the item defined differs from items in other classes with an example. Describe Tell the whole story in narrative form. Diagram Give a drawing, chart, plan or graphic answer. Usually you should label a...

Words: 1121 - Pages: 5

Premium Essay

Management Information System

...of the Currency Administrator of National Banks Management Information Systems Comptroller’s Handbook May 1995 Management M Management Information Systems Introduction Background Risks Associated with MIS Assessing Vulnerability to MIS Risk Achieving Sound MIS MIS Reviews Examination Objectives Examination Procedures Internal Control Questionnaire Purpose MIS Policies or Practices MIS Development User Training and Instructions Communication Audit Conclusion Verification Procedures Table of Contents 1 1 3 4 5 6 9 10 17 17 17 18 19 20 20 21 22 Comptroller's Handbook i Management Information Systems Management Information Systems Background Introduction A management information system (MIS) is a system or process that provides the information necessary to manage an organization effectively. MIS and the information it generates are generally considered essential components of prudent and reasonable business decisions. The importance of maintaining a consistent approach to the development, use, and review of MIS systems within the institution must be an ongoing concern of both bank management and OCC examiners. MIS should have a clearly defined framework of guidelines, policies or practices, standards, and procedures for the organization. These should be followed throughout the institution in the development, maintenance, and use of all MIS. MIS is viewed and used at many levels by management. It should be supportive of the institution's longer...

Words: 5493 - Pages: 22

Premium Essay

Management Information Systems

...Management Infotmation System INTRODUCTION OF AIR ASIA [pic] Air Asia is one of the Malaysian Airline, as the second Malaysian National Airline, Air Asia was born in 1993 and started operations on 18 November 1996. It was originally founded by a government-owned conglomerate DRB-Hicom. On 2 December 2001, the heavily-indebted airline was purchased by former Time Warner executive Tony Fernandes's company Tune Air Sdn Bhd for the token sum of one ringgit. Normally low-costs Airline has a lot of differences with traditional Airline. These differences such as ticketless travel, online ticket booking & pay, no international offices, no free food and beverages, use second city airports. These doesn’t make Air Asia hard to survive in Airline industry, whereas became the features of Air Asia. By using a simple but strong slogan “Now Everyone Can Fly”, Air Asia become a successful company in Airline industry. Now in this era Air Asia is one of the succeed low-costs Airline company in the world. Nowadays, Air Asia has put their investment to other areas. Air Asia is not only focus on Airline industry. Tune hotel is one of the good examples. Air Asia boasted total assets worth RM9.52billion in 2008, is the one of growing rapidly company in Malaysia. Nowadays, people use computer to let their life easier. Management information system is systems that use hardware, software, people, procedures and data to help companies work more efficiency. It included...

Words: 319 - Pages: 2

Premium Essay

Management Information Systems

...Management Information Systems Unit 5 IP Your name here American Intercontinental University Abstract Management information systems (MIS) is the actual study of technology, people, organizations and the relationships between them. MIS professionals help organizations to discover their maximum benefit from investment through employees, equipment and business processes. . A management information system is a computer-based system that provides the information necessary to manage an organization effectively and should be designed to enhance communication to reach an organization’s strategic goals and directions. Information technology is more than just computers. Advantages of MIS systems are better planning and to help with business decision making. A major disadvantage is constant monitoring. Over the years management information systems have changed the dynamics of running businesses efficiently. One of the biggest advantages is decentralization. Decentralization allows monitoring of operations at low levels, which free up resources so that department managers can dedicate time to strategic activities. In cases such as this, managers can see what exactly the problem is in all departments. Another advantage of MIS is that it minimizes information overload, since that is very common with conventional businesses in the modern era. The way MIS is designed, it ensures better planning and ways to measure performance, manage resources and facilitate compliance...

Words: 705 - Pages: 3

Premium Essay

Management Information System

...Class Lectures of Management Information Systems (MGT: 305) Introduction: System: System means interrelated set of elements. MIS: Management Information System means managing information resources in a systematic way. Chapter: 01 (Managing the Digital Firm) Q#01: Management challenges while building an information system: 1. 2. 3. 4. 5. Designing competitive and efficient system Understanding system requirements of global business environment Creating information architecture Determining business value of information system Designing system in such a way so that people can control, understand and use in a socially ethically responsible manner. Q#02: What is an information system? An information system is a set of interrelated components that collects, process, stores and distribute information to support decision making, coordination and control in an organization. In addition to supporting decision making, coordination and control information system may also help managers and workers analyzing problems, visualizing complex subjects and creating new products. Core Functions of Information System: INPUT PROCESS OUTPUT FEEDDBACK 1. Inputting 2. Processing a) Classify b) Arrange c) Calculate 3. Outputting 4. Feedback Q#03. What are the changes that occurred in the business world in the recent past? 1. Globalization 2. Industrial economies 3. Transformation of the enterprises 01.Globalization: Globalization is the...

Words: 2113 - Pages: 9

Premium Essay

Management Information System

...Chapter 1 Information Systems in Global Business Today True-False Questions 1. Internet advertising is growing at a rate of more than 30 percent a year. Answer: True 2. Difficulty: Hard Reference: p. 6 A business model describes how a company produces, delivers, and sells a product or service to create wealth. Answer: True Difficulty: Easy Reference: p. 11 3. Information technology (IT) consists of all the hardware that a firm needs to use in order to achieve its business objectives, whereas information systems consist of all the software and business processes needed. Answer: False Difficulty: Medium Reference: pp. 13–14 4. Computers are only part of an information system. Answer: True Difficulty: Easy Reference: p. 16 5. Information systems literacy describes the behavioral approach to information systems, whereas computer literacy describes the technical approach. Answer: False Difficulty: Easy Reference: p. 16 6. The dimensions of information systems are management, organizations, and information technology. Answer: True Difficulty: Easy Reference: p. 16 7. In order to understand how a specific business firm uses information systems, you need to know something about the hierarchy and culture of the company. Answer: True Difficulty: Easy Reference: pp. 17–18 8. Developing a new product, fulfilling an order, or hiring a new employee are examples of business processes. Answer: True Difficulty: Easy Reference: p. 7 1 9. Business...

Words: 4161 - Pages: 17

Premium Essay

Management Information Systems

...4050 Management Information Systems(3) Home Assignment Two Submitted to Dr. Uchenna EZE From: Major:Management of Human Resource ID Number:1231500046 Name:Yang Jingmiao/Jasmine Date: 2015/04/16 Management Decision Problem: P145 Macy’s Inc. new strategy is to tailor merchandise more to local tastes. From this aspect, Macy’s management can make use of information system to achieve its strategy since information technology plays a critical role in helping organizations perceive environmental change and in helping organizations act on their environment and information systems as the “lens” of the firm, observing external factors and filtering information back in to the firm. First, in the economic impacts, IT affects the cost and quality of information and changes economics of information. Thus, information system helps Macy’s Inc., contract in size because it can reduce transaction costs, which are the cost of participating in markets. In addition, IT also can reduce internal management costs, since Macy operates approximately 800 department stores in US and it also should do a totally new change in its local tastes in each individual stores, which also require a greater number of employees and then the overall management costs also increase. Therefore, IT, by reducing the costs of acquiring and analyzing information, permits Macy to reduce agency costs. Second, the Internet increases the accessibility, storage, and distribution of information and knowledge...

Words: 771 - Pages: 4

Premium Essay

Management Information System

...LQUESTION Describe the strategic role of information in an organization. INFORMATION This script purposely focuses attention on the definition of information, its characteristics, classification, functions and the strategic role it plays in an organization. Information is a data that is accurate and timely, specific and organized for a purpose, presented within a context that gives it meaning and relevance and can lead to an increase in understanding and decrease in uncertainty. The functions and importance of information to an organization cannot be overemphasized. According to Davis and Olson: “Information is a data that has been processed into a form that is meaningful to recipient and is of real or perceived value in the current or the prospective action or decision of recipient.” Information is also described as data that has been processed in some manner into a form that is both usable and meaningful to the end user. Information therefore is data that has been processed, organized, structured or presented in a given context so as to make them useful. The value of information lies solely in its ability to affect a behavior, decision or outcome. A piece of information is considered valueless if, after receiving it, decisions that information is supposed to influence remain unchanged. Information is a most critical resource of the organization. Managing the information means managing future. Information is knowledge that one derives from facts placed in the right...

Words: 2218 - Pages: 9

Premium Essay

Management Information Systems

...Course Technology’s Management Information Systems Instructor and Student Resources Introduction to IS/MIS Principles of Information Systems, Eighth Edition • Stair, Reynolds Fundamentals of Information Systems, Fourth Edition • Stair, Reynolds Management Information Systems, Sixth Edition • Oz Information Technology in Theory • Aksoy, DeNardis Office Applications in Business Problem-Solving Cases in Microsoft Access & Excel, Sixth Annual Edition • Brady, Monk Succeeding in Business Applications with Microsoft Office 2007 • Bast, Gross, Akaiwa, Flynn, et.al Succeeding in Business with Microsoft Office Excel 2007 • Gross, Akaiwa, Nordquist Succeeding in Business with Microsoft Office Access 2007 • Bast, Cygman, Flynn, Tidwell Databases Database Systems, Eighth Edition • Rob, Coronel Concepts of Database Management, Sixth Edition • Pratt, Adamski Data Modeling and Database Design • Umanath, Scamell A Guide to SQL, Seventh Edition • Pratt A Guide to MySQL • Pratt, Last Guide to Oracle 10g • Morrison, Morrison, Conrad Oracle 10g Titles Oracle9i Titles Enterprise Resource Planning Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition • Monk, Wagner Data Communications Data Communications and Computer Networks: A Business User’s Approach, Fourth Edition • White Systems Analysis and Design Systems Analysis and Design in a Changing World, Fifth Edition • Satzinger, Jackson, Burd Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process • Satzinger, Jackson, Burd Systems Analysis and Design...

Words: 223685 - Pages: 895

Premium Essay

Management Information System

...Management Information Systems is the study of people, technology, organizations and the relationships among them. Today we use information systems at all levels of operation to collect, process and store data. Management aggregates and disseminates this data in the form of information needed to carry out the daily operations of a business. Everyone who works in any business, from someone who pays the bills to the person who makes employment decisions, uses information systems. A car dealership could use a computer database to keep track of which products sell best. A retail store might use a computer-based information system to sell products over the Internet. In fact, many businesses concentrate on the alignment of MIS with business goals to achieve competitive advantage over other businesses. MIS professionals create information systems for data management; examples include storing, searching and analyzing data. In addition, they manage various information systems to meet the needs of managers, staff and customers. Microsoft would be considered a MIS. For example, our textbook might have been created using Word. First, an author writes the content; other contributors and editors change, format, and edit the content, and then the content from a specific chapter can be integrated into the larger work. In this sense, Word is an effective tool in a management information system because it is facilitating the way a business operates. Think of the time and effort saved because...

Words: 251 - Pages: 2

Premium Essay

Management Information System

...MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TO HELP MANAGERS FOR PROVIDING DECISION MAKING IN AN ORGANIZATION 1G.SATYANARAYANA REDDY, 2RALLABANDI SRINIVASU, 3SRIKANTH REDDY RIKKULA, 4VUDA SREENIVASA RAO 1Professor & HOD-MBA in CMR College of Information Technology, Hyderabad, India 2Professor & Director –PG Studies. St. Mary’s Group of Institutions, Hyderabad, India. 3Associate Professor, MCA Dept. St.Mary’s College of Engg. & Technology, Hyderabad ,India. 4Professor & Head CSE, IT Dept. St.Mary’s College of Engg. & Technology, Hyderabad ,India. E-mail: satya3831@yahoo.com, rsrinivasusas@gmail.com, rikkula@gmail.com, vudasrinivasarao@gmail.com ABSTRACT Management Information System (MIS) provides information for the managerial activities in an organization. The main purpose of this research is, MIS provides accurate and timely information necessary to facilitate the decision-making process and enable the organizations planning, control, and operational functions to be carried out effectively. Management Information System (MIS) is basically concerned with processing data into information and is then communicated to the various Departments in an organization for appropriate decision-making. MIS is a subset of the overall planning and control activities covering the application of humans, technologies, and procedures of the organization. . The information system is the mechanism to ensure that information is available to the managers in the form they want it and when they need...

Words: 344 - Pages: 2

Premium Essay

Management Information System

...by Barbara J. Ellestad Chapter 1 Business Information Systems in Your Career Computers continue to change every aspect of our lives from entertainment to shopping, from the work we do and where we do it, to how we communicate with friends, relatives, and business associates. As you can see from the opening vignette in the text, many businesses are remodeling their products and services to take advantage of expanded channel outlets such as the Internet, cell phones, and even iPod devices. This chapter gives you an overview of many of the subjects we’ll touch on in this course. It will help you understand how information technology is being used by many businesses worldwide to increase efficiency, save money, and create better relationships with suppliers and customers. 1.1 The Role of Information Systems in Business Today Ask managers to describe their most important resources and they’ll list money, equipment, materials, and people—not necessarily in that order. It’s very unusual for managers to consider information an important resource, and yet it is. As electronic business and electronic commerce grow in popularity and more firms digitize their operations, having useful information is becoming even more important to the global business community. This chapter will begin to explain why you need to manage your information resources as closely as any other in your organization. How Information Systems Are Transforming Business The next time you’re...

Words: 4875 - Pages: 20

Premium Essay

Management Information Systems

...Chapter 2 E-Business: How Businesses Use Information Systems 2.1 Copyright © 2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice Hall Essentials of Management Information Systems Chapter 2 E-Business: How Businesses Use Information Systems STUDENT LEARNING OBJECTIVES • What are the major features of a business that are important for understanding the role of information systems? • How do systems serve the various levels of management in a business and how are these systems related? 2.2 Copyright © 2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice Hall Essentials of Management Information Systems Chapter 2 E-Business: How Businesses Use Information Systems STUDENT LEARNING OBJECTIVES • How do enterprise applications and intranets improve organizational performance? • Why are systems for collaboration and teamwork so important and what technologies do they use? • What is the role of the information system’s function in a business? 2.3 Copyright © 2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice Hall Essentials of Management Information Systems Chapter 2 E-Business: How Businesses Use Information Systems The Tata Nano Makes History with Digital Manufacturing • Problem: creating a car that costs $2,500 without sacrificing safety or value • Solutions: implement digital manufacturing that automates processes in product design and production engineering planning 2.4 Copyright © 2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice...

Words: 3051 - Pages: 13

Premium Essay

Management Information System

...and analyze the information requirements of an organization operating in a competitive global environment. This in turn will require an 2. in depth understanding of the decision making at each of the managerial levels and thereby, 3. Help appreciate the critical relationship between the Business strategies, IS strategy and the IT strategy in an organization. 4. Recommend Information Systems at each level of decision making, justify how these Information Systems would benefit the organization. 5. This assignment also helps the student examine the latent ethical issues of information systems. Assignment brief: Consider a successful Business organization in the UK or in a country of your choice. For this organization, you are required to do the following- 1. Analyze the goals and objectives using the mission statement as the basis. 2. Critically evaluate the strengths and weaknesses, taking into consideration all the environmental factors. 3. Evaluate the strategic model of the organization and identify at least four key performance indicators for the organization. 4. To measure the key performance indicators selected in (3), identify the information requirements for the key decisions at the various managerial decision making levels. 5. After mapping the information requirements to the key decisions and the managerial levels, recommend information systems, which would give a competitive edge to this organization. You may also include information systems that enhance the...

Words: 411 - Pages: 2

Premium Essay

Management Information Systems

...Management Information Systems Management Information Systems (MIS) is the term given to the discipline focused on the integration of computer systems with the aims and objectives on an organization. Modern businesses have been leveraging on MIS to manage, order, organize and manipulate the gigabytes and masses of information generated for various purposes. MIS helps businesses optimize business processes, address information needs of employees and various stakeholders and take informed strategic decisions. The development and management of information technology tools assists executives and the general workforce in performing any tasks related to the processing of information. MIS and business systems are especially useful in the collation of business data and the production of reports to be used as tools for decision making. With computers being as important and widely used as they are today, there's hardly any large business that does not rely extensively on their IT systems. However, there are several specific fields in which MIS has become invaluable like in decision support systems, resource and people management applications, Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), project management and database retrieval applications. While computers cannot create business strategies by themselves they can assist management in understanding the effects of their strategies, and help enable effective decision-making...

Words: 579 - Pages: 3