¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.

Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

* Filtro de informe. Los campos que se coloquen en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales se podrá restringir la información que se ve en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas específicas. * Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica. * Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. * Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Se puede tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos de maneras diferentes para poder obtener la información que se necesita
Supongamos que se tiene una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Se ha solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que se necesita hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas se puede utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Se puede imaginar una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que se debe hacer es especificar los campos de la tabla de datos que se va a comparar. Se elige las ciudades como las filas de la tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de la tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora se hace lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente se elige una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así se tendrá un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación se obtendrá el total de ventas. Lo más importante es que las tablas dinámicas permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Crear una tabla dinámica en Excel
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.

Campos calculados en tabla dinámica.
Las tablas dinámicas permiten hacer uso de campos calculados los cuales son columnas que obtienen su valor de la operación realizada entre algunas de las otras columnas existentes en la tabla dinámica.
Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las ventas de los productos del año pasado.

Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá el pronóstico de ventas para el próximo año y el cual se ha estimado que tendrá un crecimiento del 4%. Esta nueva columna la podemos agregar como un campo calculado a la tabla dinámica de la siguiente manera.
Dentro del título Herramientas de tabla dinámica selecciona la ficha Opciones y posteriormente el botón Cálculos el cual desplegará varias opciones y deberás seleccionar Campos, elementos y conjuntos para finalmente seleccionar la opción Campo calculado.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo calculado en donde se puede especificar un Nombre para el campo.

Además del nombre del campo se debe especificar la Fórmula que Excel utilizará para realizar el cálculo de la nueva columna. Se puede observar un recuadro donde aparecen enlistados todos los Campos de la tabla dinámica de manera que al seleccionar alguno de ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su nombre en la fórmula. Una vez que hayas terminado de configurar el nuevo campo calculado pulsa el botón Aceptar y Excel insertará el campo.

Al actualizar los datos de la tabla dinámica los campos calculados reflejarán automáticamente los nuevos cálculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva columna que ha sido creada realizando operaciones con los campos existentes de una tabla dinámica.

Elementos calculados en tablas dinámicas.
Excel también permite agregar elementos calculados que no son más que una nueva fila en la tabla dinámica que agrupa otras filas.

Para hacerlo debo seleccionar alguna celda de las etiquetas de fila e ir a la ficha Opciones dentro de Herramientas de tabla dinámica y pulsar el botón Cálculos. Posteriormente seleccionar la opción Campos, elementos y conjuntos para finalmente seleccionar la opción Elemento calculado.

De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado.

Al pulsar el botón Aceptar se insertará una nueva fila al final de la tabla dinámica llamada Latinoamérica y las suma de las ciudades que pertenece.

¿Cómo crear un gráfico dinámico en Excel?
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.