1. NAV werkt met een zogenaamde Role Tailored Client (RTC). Wat is een RTC? en geef aan waarom Microsoft voor deze opzet heeft gekozen.
RTC betekent rolgerichte cliënt. Je kan NAV opstarten in verschillende rollen, met elk een andere samenstelling van het scherm. Microsoft heeft voor deze opzet gekozen omdat gebruikers dan uitsluitend worden voorzien van de informatie die voor hen relevant is.

2. In hoofdstuk 2 wordt het “voorbeeldbedrijf” Cronus toegelicht. Welke afdeling (kenmerkend voor een handelsbedrijf) ontbreekt in het organogram op bladzijde 20?
De afdeling inkoop ontbreekt in het organigram.

3. Geef aan wat de verschillen of overeenkomsten zijn tussen RTC en de controle-technische functiescheiding zoals we deze bij AO/BIV zien.
Overeenkomst: bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bedrijf worden bij beide systemen verdeeld, zodat de kans op fouten wordt verminderd en daarnaast er geen fraude kan gepleegd worden door het personeel.
Verschil: bij de controle-technische functiescheiding kunnen vijf functies onderscheiden worden: beschikken, bewaren, controleren, registreren en uitvoeren. Bij RTC kan men alleen inloggen als bepaalde rol. Voorbeelden hiervan zijn: directeur, administrateur, debiteurenbeheerder, inkoper, servicemanager etc.

4. Waarom is de RTC voor een bedrijf een voordeel, maar voor een onderwijssituatie soms een nadeel?
Het is voor een bedrijf een voordeel, omdat elke medewerker kan inloggen in het systeem met zijn eigen rol, waardoor hij minder gemakkelijk fraude kan plegen. Daarnaast kunnen de medewerkers hun taken vlot en efficiënt uitvoeren.
Voor een onderwijssituatie is het minder handig omdat je de hele tijd moet uitloggen en inloggen en je verschillende rollen nodig hebt om het bedrijf te simuleren, bij een bedrijf is dit altijd maar één rol.

5. Waarom benadrukt de auteur van het boek op bladzijde 7 het belang van de werkdatum?
Het systeem gebruikt standaard de huidige datum als werkdatum. De opdrachten die je moet uitvoeren zijn in het verleden gebeurd.
________________________________________
Opdracht: Werk hoofdstuk 3 helemaal door m.u.v. paragraaf 3.8 en de opgaven 9 en 10 op bladzijde 50/51 en beantwoord de vragen 6 t/m 13. Belangrijk: je moet dus alle opdrachten maken (tenzij anders aangegeven). Denk aan je rol en aan je werkdatum!
________________________________________
De rol “orderverwerker” staat in het boekje genoemd. Deze bestaat niet in NAV. Selecteer in dit geval Verkooporderverwerker.

6. In hoofdstuk 3 wordt gesproken over “contacten”. Wat is het verschil tussen een contact en een klant?
Een contact is een algemene term en kan worden gekoppeld aan een andere entiteit. Een bedrijf kan eerst een contact aanmaken met alle gegevens en deze daarna koppelen aan bijv. een klant, leverancier of bank. Het grote verschil tussen contact en een klant is dus dat een klant altijd een contact is, maar een contact hoeft niet perse een klant te zijn.

7. Bij opgave 3.3.2 moet je in NAV een nieuwe klant aanmaken. Zoals je kunt zien, kun je enorm veel gegevens vastleggen van een klant. Geef met betrekking tot de gegevens op de klantkaart het volgende aan.
a. Waarom zou je moeten aangeven wie de verkoper is (tabblad algemeen)?
Als er dan iets fout gaat met de verkoop, dan weet je wie het artikel heeft verkocht en kan je verhaal halen bij die persoon.
b. Wat is het nut van het tabblad “BTW-bedrijfsboekingsgroep” (tabblad “ facturering”)?
Daarmee kan je zien of het bedrijf uit het binnenland komt, in een EU-land zit of dat het een land betreft die niet in de EU zit.
c. Waarom is de historie van de klant zo expliciet vermeld aan de rechterzijde van het scherm?
Zo kan je gemakkelijk zien of de klant kredietwaardig genoeg is. (of er nog veel posten open staan van deze klant, die hij of zij al had moeten betalen)
d. Behoren deze gegevens tot een bestand of tot een database? Uit je antwoord moet het verschillen tussen een bestand en een database blijken.
Een database is een digitaal opgeslagen archief, ingericht om het zo makkelijk mogelijk te gebruiken. Databases spelen een belangrijke rol voor het archiveren en actueel houden van gegevens bij onder meer de overheid, financiële instellingen en bedrijven, in de wetenschap, en worden op kleinere schaal ook privé gebruikt. Een bestand is een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door het elektronische apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken. Deze gegevens worden niet onder een naam behandeld en aangesproken. Zo kunnen verschillende afdelingen bij deze gegevens. Hier is dus sprake van een database. Het is een opgeslagen archief, ingericht om het zo makkelijke mogelijk te gebruiken, want verschillende afdelingen kunnen het raadplegen, maar zij zullen dit vanuit een verschillende rol doen.

Blz 31. De werkdatum moet zijn: 11 februari 2011. In sommige boekjes staat dit goed, bij sommige boekjes staat 24 februari 2011.

Blz. 33. Bij het aanmaken van een verkooporder moeten altijd de volgende dimensies gekoppeld (geselecteerd) worden: District, Klantgroep en Kostenplaats. Dit mag eventueel ook al bij het aanmaken van de verkoopofferte. Voor deze dimensies is ingesteld dat ze verplicht zijn voor mutaties op Klanten.

8. Onderaan bladzijde 33 staat dat je mogelijke leverdata kunt berekenen. In welke fase van het verkoopproces volgens de “AO-theorie ” zou je deze actie plaatsen? Motiveer je antwoord.
Bij de fase: orderacceptatie. Om de order te kunnen accepteren moet de vraag gesteld worden: kan ik leveren? Zo nee: wanneer is het mogelijk om het te leveren? Om tot antwoord te komen hierbij zal je de mogelijke leverdata kunnen berekenen.
Bladzijde 34 “order vrijgeven”: Zorg dat je dubbelklikt om echt “in de order” te komen. Daarna kun je de optie vrijgeven selecteren.
9. Zie foutmelding op bladzijde 36. Waarom zou de gebruiker (in dit geval de student) zichzelf niet als magazijnmedewerker mogen registreren?
Omdat de gebruiker niet bevoegd is als magazijnmedewerker, moet deze bevoegd door iemand anders gemaakt worden. Anders kan iemand zomaar inloggen en wijzigingen inbrengen in het systeem. De kans op fraude is dan heel groot

Als voor een magazijnverzending gevraagd wordt om brondocumenten op te halen, kan het systeem dit weigeren met een foutmelding ‘verzending vereist moet een waarde hebben’. Het betekent dat in het magazijn van waaruit je wilt verzenden (bv. magazijn Zilver om iets naar Amsterdam te sturen), geen vinkje gezet is bij het veld ‘verzending vereist’. Dus daarvoor naar Afdelingen, Magazijn, helemaal bovenaan bij instellingen kiezen voor vestiging. In dat bestand dubbelklikken op het betreffende magazijn en dan in het tabblad verzending checken of het veld ‘verzending vereist’ is aangevinkt. Zodra dat gebeurd is, terug naar de verzending en de brondocumenten kunnen opgehaald worden.

10. Op bladzijde 39 moet je een “verkooporder ophalen”. Is hier nu sprake van voorfacturering of nafacturering? Deze begrippen staan ook in de theorie van AO.
Er is sprake van nafacturering, want je gaat eerst de goederen bij elkaar rapen en dan pas de factuur maken.

Blz. 40 Om de pick te kunnen registreren moet het veld “Te verwerken aantal” ingevuld worden

11. Op bladzijde 41 kies je voor “verzenden” . Wat is het verschil met de knop “verzenden en factureren”? Verwerk in je antwoord ook journaalposten die je hebt geleerd over de problematiek van volgorde van facturen en goederen (blok 3 en 5).
Bij verzenden neemt de orderverwerker het weer over om de verzending te factureren. Bij verzenden en factureren wordt de factuur meteen mee aangemaakt door de magazijnmedewerker. De journaalpost die hierbij van toepassing is die van een verkoop.

Debiteuren
Aan te betalen ob
Aan omzet
+
Iwo
Aan voorraad goederen

12. Blz 43: wat is ook alweer een subadministratie? Antwoord zo concreet mogelijk, gericht op de casus van Cronus BV.
De sub administratie is de administratie van de debiteuren en crediteuren. Het is heel specifiek. Wanneer een inkoopfactuur of verkoopfactuur wordt ingeboekt komt dit bedrag als openstaande post bij de relatie te staan van wie het betreft. Wanneer het betaald of ontvangen wordt, dan kan dit ook bijgewerkt worden in de subadministratie. Zo kan je gemakkelijk zien welke posten er nog open staan van welke relaties. Bij Cronus betekent dit dat een factuur word ingeboekt en daarna is dit te zien in de subadministratie debiteuren als openstaande post. De factuur wordt naar de klant verstuurd en vervolgens verwerkt de medewerker administratie de betaling. Hij gebruikt hiervoor het bankafschrift, die ontvangt de medewerker debiteurenbeheer op het moment dat de klant betaald heeft. Daarna worden de gegevens van het bankafschrift ingevoerd en wordt de openstaand post tegengeboekt, die eerder bij het aanmaken van de factuur ontstaan was.

Bij opgave 1 van paragraaf 3.9 moet je een nieuwe klant aanmaken. Deze mag je zelf verzinnen. Zorg dat je behalve de NAW gegevens tenminste ook het veld “DISTRICT” invult.
13. Maak de opgaven 1 t/m 8 van hoofdstuk 3 vanaf blz. 48. Neem over in deze uitwerking de antwoorden op de vragen:
a. 3b en 3c; De kostprijs is maar €350,595 en de verkoopprijs is €4000,- Dit is dus een heel groot verschil. Waarschijnlijk is de kostprijs verkeerd ingevuld en moet deze €3505,95 bedragen. Het nummer van de verkoopofferte is: 1009.
b. 5a en 5c; De status is open. De status is vrijgegeven.
c. 7b; verkoopordermedewerker, startpagina, verkooporders, verzonden.
d. 8d. verkoopordermedewerker, geboekte documenten, geboekte verkoopfacturen.

De algemene opdrachten en opdrachten over het verkoopproces zijn nu gemaakt. Vanaf nu gaan we verder met het inkoopproces in hoofdstuk 4.
________________________________________
Opdracht: Werk hoofdstuk 4 door, m.u.v. de paragrafen 4.8 t/m 4.10. De opgaven 4.11 hoeven ook niet gemaakt te worden. Beantwoord de vragen 14 t/m 18. ________________________________________
14. Vergelijk de triggers van blz. 53 (paragraaf 4.1) met de situatie zoals deze bij LS Fashion BV gelden. Welke verschillen en overeenkomsten zijn er?
Een trigger is een mechanisme, dat een proces in gang zet. Overeenkomst: de verkopen zijn ook bij LS fashion een trigger/impuls om in te kopen. Verschil: LS fashion koopt niet per product maar een bepaalde partij in.

15. Bij het invoeren van de verkooporder op bladzijde 54/55 krijg je een melding dat de goederen niet op voorraad zijn. In welke fase van het verkoopproces zit deze melding?
Na het maken van de order en voor het leveren.

16. Het inkoopvoorstel van paragraaf 4.4 kun je eigenlijk zien als een interne bestelaanvraag die “door de computer” wordt gedaan. Uiteindelijk wordt door NAV niet automatisch een bestelling (inkooporder) gedaan. Waarom niet?` Het pakket voert in feite een berekening uit op basis van de economische voorraad, maar met de inachtneming van instellingen in het artikelbestand in de magazijnaansturing. Hierdoor verandert het pakket soms het inkoopvoorstel. Doordat het niet meteen verzonden wordt kan een medewerker dit nog controleren. En dit kan nog wijzigen als de medewerker ook andere inkoopvoorstellen doet. Daarom is het handig dat eerst alle voorstellen gedaan worden en vervolgens pas een order wordt gemaakt.

17. Op bladzijde 59 staat beschreven dat de inkooporder wordt verstuurd aan de leverancier, en bij ontvangst wordt de inkooporder vrijgegeven. Wat wil dit “vrijgeven” zeggen?
Dit vrijgeven wil zeggen dat de datum die de leverancier in haar orderbevestiging toezegt, kan de afdeling inkoop invoeren als toegezegde ontvangstdatum. Het vrijgeven is overigens een voorwaarde voor het kunnen boeken van de goederenontvangst later