Inhoudsopgave 1. Inleiding 1 2. Algemene Informatie 2 2.1 Wat is een woningcorporatie? 2 2.2 Typologie R&B wonen 3 1.2.1 Dienstverlening met het beschikbaarstellen van specifieke gereserveerde ruimte 3 1.2.2 Overige dienstverlening 3 1.2.3 Dienstverlening met een zekere doorstroming van eigen goederen 4 2.3 R&B wonen 5 2.4 Actuele bezigheden R&B wonen 6 2.5 Organogram 7 3. Inkoop 8 3.1 Inkopen 8 3.2 Inventariseren en specificeren 9 3.3 Kostenraming 9 3.4 Selecteren 9 3.4.1 Vastgoed 9 3.4.2 Overige inkopen en contracten 10 3.4.3 Preferred suppliers 10 3.4.4 Directe gunning uit de hand 10 3.4.5 Meervoudige onderhandse aanbesteding 10 3.5 Leverancierslijsten 10 3.5.1 Planmatig onderhoud 10 3.5.2 Nieuwbouw 11 3.5.3 Overige inkopen en contracten 11 3.6 Communicatie 12 3.7 Clustering opdrachten 12 3.8 Offerte en selectiecriteria 12 3.8.1 Uitsluitingsgronden 12 3.9 Financiële en economische geschiktheid 13 3.10 Technische geschiktheid 13 3.11 Gunningcriteria 13 3.12 Contracteren 13 3.13 Bijzondere situaties 14 3.13.1 Bouwteam 14 3.13.2 Co-makership 14 3.13.3 Europese aanbesteding 15 3.14 Evaluatiecyclus 15 3.15 Vergelijking met de theorie 15 3.16 Risico in het proces en interne beheersingmaatregelen 16 3.17 Conclusie 18 4. Verhuur 19 4.1 Huur opzegging 19 4.2 Aanbieden van woning 24 4.3 Intake woningaanbieden 25 4.4 Bezichtiging woning 26 4.5 Accepteren van woningen 26 4.6 Huur incasseren 27 4.7 Bepalen van de verhuurprijzen 28 4.8 Jaarlijkse huurverhoging 28 4.9 Overige kosten 29 4.10 Risico’s en maatregelen van het verhuurproces 30 4.10.1 Vrijkomen woning 30 4.10.2 Verhuren woning 31 4.11 Vergelijking met de theorie 33 4.12 Conclusie 34 5. Verkoop 35 5.1 Verkopen van woningen 35 5.2 Risico in het proces en interne beheersingsmaatregelen 37 6. Bronnenlijst 38

Inleiding

Voor de cursus BIV-AO moesten wij een rapport en een presentatie maken over een typologie. Na lang nadenken hebben wij gekozen voor de typologie: beschikbaarstelling van specifieke ruimtelijke capaciteit. Hier hebben wij voor gekozen omdat wij voor een andere cursus: BE in de praktijk een presentatie hebben gekregen over R&B Wonen. Zo konden we dus de informatie van beide cursussen gebruiken voor deze cursus. Ook hebben wij contact gezocht met R&B Wonen en zij waren bereid ons te helpen.
In dit rapport kunt u lezen over de algemene informatie over R&B Wonen, de organisatiestructuur en een uitleg over de bedrijfsprocessen: * Inkoopproces * Verhuurproces * verkoopproces
Er wordt afgesloten met een conclusie.
Veel leesplezier

Algemene Informatie
Wat is een woningcorporatie?
Corporaties zijn maatschappelijke ondernemers die, samen met andere maatschappelijke organisaties, de leefbaarheid in wijken en buurten, in steden en dorpen proberen te verbeteren. Dat doen zij in samenwerking met de burgers, rechtstreeks of via hun vertegenwoordigers. Corporaties zoeken naar wegen om inzichtelijk te maken op welke wijze ze invulling geven aan de maatschappelijke opgave.
Maatschappelijk ondernemen vormt het fundament van goed maatschappelijk presteren van corporaties. Corporaties krijgen het vertrouwen van huurders, stakeholders en politici als zij invulling geven aan de belangen van deze groepen, en als zij hun maatschappelijk vermogen op een effectieve en efficiënte manier inzetten. Wat effectief en efficiënt is, bepaalt de corporatie in samenwerking met haar stakeholders. Daarom is het van groot belang dat corporaties hun omgeving kennen. Dit betekent investeren, niet (alleen) in geld, maar ook in tijd en aandacht. Een maatschappelijk ondernemende corporatie vindt dat ze een relatie moet hebben met haar omgeving. Dat moet blijken uit onder andere huurders die vinden dat ze in een prettige en leefbare woonomgeving wonen.
De corporatie als maatschappelijke instelling moet verantwoording afleggen. Naar de overheid, maar zeker ook naar de maatschappij.
Verantwoording afleggen aan de overheid doet zij op grond van het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Daarin staat vermeld op welke wijze corporaties zich (achteraf) moeten verantwoorden voor de door hen geleverde prestaties. Ieder jaar moeten zij daarvoor een volkshuisvestingsverslag bij de minister inleveren.
Het verantwoorden naar de diverse externe partijen gebeurt via het jaarverslag, met daarin het volkshuisvestingsverslag. Om tot een juist en volledig jaarverslag te komen moet het voortraject juist zijn. Goede interne controle en een transparante organisatie zijn hiervoor noodzakelijk. De huishouding moet beheerst worden met de interne controle beheersing.

Typologie R&B wonen
Binnen de R&B wonen is een drietal typen aanwezig. De hoofdactiviteit van R&B wonen is het verhuren van woningen. De deelactiviteiten van R&B wonen zijn het verkopen van bestaande woningen, het laten bouwen en verkopen van nieuwbouw woningen en het onderhouden van de verhuurde woningen. Onderstaand worden de typen verder toegelicht. 1.2.1 Dienstverlening met het beschikbaarstellen van specifieke gereserveerde ruimte
De belangrijkste activiteit van R&B wonen is het typeren als het ter beschikbaarstellen van specifieke gereserveerde ruimte. De steunpunten van de volledigheid van de opbrengstverantwoording zijn de maximale capaciteit ( investering in nieuwbouw woningen), desinvestering , bezettingsregistratie en de leegstaandcontrole. De leegstandcontrole worden gedaan aan de hand van de inspectierapportages, toewijzingsrapporten en verhuurmutatieprocedure van R&B wonen.
Bij R&B wonen wordt een speciefieke ruimte, in dit geval een woning of een onroerendgoed, voor een langere tijd verhuurd. De interne controle zal gebaseerd worden op de volledigheid van de opbrengstverantwoording van de totale capaciteit ( het aantal woningen en onroerendgoed) die kan worden verhuurd. Het niet gebruikte deel zal op onafhankelijk wijze moeten worden vastgesteld. De leegstand van woningen en onroerendgoed behoort tot de uitzonderingen en kan periodiek worden vastgesteld door de opzichter. De opzichter is bezwaard met het onderhoud van de woningen en de onroerendgoed. Het komt niet vaak voor dat een woning en/of een onroerendgoed lang leegstaat, omdat R&B wonen een lange wachtlijst heeft.
Aan de hand van rapportages van de opzichter wordt vervolgens vastgesteld welke huuropbrengsten mogen ontbreken. De interne controle wordt verricht door de medewerker planning en control (afd. Finnaciën) die tevens vaststelt wat de maximale verhuuropbrengst per maand moet zijn. Hierbij maakt hij een aansluiting tussen de theoretische huuropbrengst en de werkelijke huuropbrengsten, rekening houden met leegstand. Aangezien R&B wonen en wachtlijst met woningzoekenden heeft, is de bezetting vrijwel altijd volledig. 1.2.2 Overige dienstverlening
De overige dienstverleningen zijn de activiteiten rondom de verkoop van bestaande (huur)woningen. De steunpunten van de volledigheid van de opbrengstverantwoording is de capaciteit, het label verkoop en de taxatierapporten van de makelaar. Met label verkoop wordt bedoeld dat een huurhuis verkocht gaat worden. Zodra de woning vrijkomt, wordt deze woning te koop aangeboden.
De activiteiten rondom de verkoop van nieuwbouw koopwoningen zijn typeren als overige dienstverlening. De aanknopingspunten van de volledigheid van de opbrengstverantwoording zijn de verkoopovereenkomsten (contracten die zij afsgesloten en getekend met de koper), de definitieve verkoopprijs van de woning en de brochures van de koopwoning.

1.2.3 Dienstverlening met een zekere doorstroming van eigen goederen
Binnen R&B wonen is er twee soorten onderhoudskosten. Er zijn onderhoudskosten die komen voor de rekening van R&B wonen en er zijn onderhoudskosten die voor rekening zijn van de huurders. De kosten die voor R&B wonen zijn , zijn kosten zoals schilderwerk aan de buitenzijde van de woning en onderhoden van dakbedekking. Kosten die komen voor de rekening van de huurder, zijn kosten die onder hun verantwoordelijkheid vallen bijv het vervangen van de kozijen of dakgoten etc.
De steunpunten op de juistheid van de kostenverantwoording zijn de urenbestedingen en de gebruikte materialen.

R&B wonen
R&B Wonen is een woningcorporatie en heeft 4.300 woningen in zijn bezit die zij kunnen verhuren. De woningen die zij aanbieden zijn vooral: * Eengezinswoningen * Appartementen

Toch wil dit niet betekenen dat er geen andere woningen worden aangeboden aan klanten. Deze woningen staan vooral in de gemeente Borssele en de gemeente Reimerswaal. R&B Wonen is gevestigd in Heinkenszand. Dit ligt in de gemeente Borsele. Met de 4.300 woningen is R&B Wonen de grootste woningcorporatie in zowel de gemeente Borsele als in de gemeente Reimerswaal. Dit geeft eigenlijk aan hoe klein Zeeland is aangezien R&B Wonen de grootste is in twee gemeentes in Zeeland terwijl het gemiddeld aantal woningen in Nederland hoger is.
R&B Wonen is ingeschreven in het handelsregister op 5 oktober 1916. Dit laat zien hoe lang woningcorporaties al bestaan.

De missie van R&B Wonen is: KIEZEN VOOR KERNEN

Dat wil zeggen dat ze in hun werkgebied staan voor: * Passende huisvesting van hun primaire doelgroep in kwalitatieve en duurzame woningen; * De kwaliteit van wonen en leven in de kernen; * Een hoogwaardige dienstverlening aan huurders, overige klanten en de samenleving.

De visie van R&B Wonen is: * Een woonbedrijf zijn met een focus op het verhuren van woningen (vooral sociale huurwoningen) en ze zijn solidair aan de regio waarin ze werken. Verder streeft R&B Wonen naar een robuuste voorraad woningen passend bij de doelgroep. * Maatschappelijke ontwikkelaar zijn. Dus de commerciële activiteiten zijn dienstbaar aan de sociale activiteiten. * Arbeidsmigranten uit Midden- en Oost-Europa zijn een opkomende aandachtsgroep in het werkgebied. Hier wil R&B Wonen op inspelen. * Werken volgens de governancecode. Integriteit, goed bestuur en goed toezicht krijgen bijzondere aandacht. * Presteren naar vermogen. Daarmee wordt vooral bedoeld om een balans te vinden tussen maatschappelijk investeren en behoud van continuïteit. De primaire taak is natuurlijk het bouwen, verhuren en verkopen van woningen , maar dit kan uiteraard niet zonder dat er vermogen aanwezig is. * De primaire focus om mee samen te werken ligt op de gemeente Reimerswaal en Borsele. Samen met deze gemeente proberen ze de leefbaarheid en de duurzaamheid in de gemeente te verbeteren. Vanzelfsprekend ligt de focus op de eigen huurders maar er wordt dus ook gekeken naar de leefomgeving. * Een regiebedrijf zijn met een solide basis van kennis en kunde zodat de opdrachtgevende rol kan worden betreden.
Duurzaam werken. Er wordt geprobeerd om met zoveel mogelijk duurzame woningen te werken.

Actuele bezigheden R&B wonen
Natuurlijk staat R&B Wonen voor het onderdak bieden aan mensen maar er komt meer bij kijken om een woningcorporatie op de been te houden. Er komen nog weleens problemen voor, zoals scheefwonen. In Nederland komt het veel voor dat mensen scheefwonen. Dit betekend dat mensen in een woning wonen die voor hun eigenlijk te goedkoop is. De verhouding inkomen en huurprijs is niet goed. Natuurlijk moet iedereen zelf weten in wat voor woning hij woont maar zo houden de scheefwoners de woningen bezet voor mensen die enkel en alleen een goedkopere woning kunnen betalen. De woningcorporaties probeert deze mensen uit te roken door ze een hogere huur te laten betalen dan mensen die een lager inkomen heeft. Momenteel zijn de politieke onderhandelingen bezig waarin ook wordt vergaderd over huur verhogingen voor scheefwoners.

Waar R&B Wonen zich op dit moment ook heel erg mee bezighoudt is dat de vraag naar woningen erg verandert. Vroeger waren vooral de gezinswoningen erg in trek. Die vraag is heel erg veranderd want nu komt het vaker voor dat mensen alleen in een huis willen gaan wonen. Als mensen alleen in een woning willen gaan wonen willen zij geen huis met drie slaapkamers en meestal ook geen tuin. Dit zorgt ervoor dat de woningcorporaties andere soorten woningen moeten gaan aanbieden. Dit is ook iets waarmee ze erg bezig zijn. Verder op in het rapport wordt besproken hoe er met over/ondercapaciteit wordt omgegaan.

directeur-bestuurder
Peter Bevers
Manager Financiën & Control
Dick Koomen
Manager Wonen
Erik Dutour Geerling
Manager Vastgoedontwikkeling en -beheer
Reinier de Jonge
Manager Beleids- en bestuursondersteuning Iris de Vries
1 coördinator financiële administratie 1 medewerker planning & control 1 medewerker grootboekadministratie 1 medewerker crediteuren
1 teamleider wonen
3 baliemedewerkers
2 opzichters mutaties en reparatieverzoeken 2 woonconsulenten
1 coördinator woonservicemedewerkers 5 woonservicemedewerkers
2 projectmanagers
3 projectleiders
1 projectleider planmatig onderhoud 3 planmatige opzichters
1 medewerker vastgoed ontwikkeling en - beheer
2 managementassistenten
1 woningmarktconsultant
1 communicatiemedewerker
Organogram

Zoals er te zien is in totaal 37 mensen bij R&B Wonen. Daarvan zijn 4 managers en 1 eindbaas. De managers zijn iedere verantwoordelijk voor hun afdeling. Zij kunnen dus niet de schuld geven aan een ‘lagere’ medewerker zij zijn eindverantwoordelijk. Bij het uitkiezen van de manager wordt er natuurlijk ook rekening gehouden met opleiding en ervaring maar ook met de span of controle. De manager moet zijn functie natuurlijk wel aankunnen.
De manager mag ook vragen om een nieuwe medewerker als hij/zij vindt dat er teveel werk is. Iedere week wordt er een vergadering gehouden met de managers en de eindbaas. De managers mogen ook mee beslissen met de belangrijke beslissingen maar de eindbaas blijft de beslisser.De medewerkers werken allemaal onder de manager.Met Iris de Vries, manager beleids- en bestuursondersteuning hebben wij contact gehad. Ook hebben wij nog een keer gebeld naar R&B Wonen een receptioniste hielp ons verder.

Inkoop
Inkopen
Inkopen is het proces waarbij Woningbouwcorporatie R&B Wonen probeert tegen zo laag mogelijke kosten het gehele proces van leveringen (ook projecten) en diensten te verwerven volgens vooraf gedefinieerde kwaliteit.

Er kan een keuze gemaakt worden uit diverse vormen van Inkopen. Hierbij gaat het vooral om de keuze tussen een openbare (en mogelijk Europese) en een onderhandse aanbesteding. Essentieel is dat de gekozen procedure past bij de wettelijke voorschriften, de aard en omvang van de opdracht, de situatie op de markt en dat zij voldoende concurrentie waarborgt.

Woningbouwcorporatie R&B Wonen probeert met haar inkoopbeleid niet alleen een goede prijs voor de gewenste kwaliteit te krijgen. Het inkoopbeleid is er ook op gericht om op een efficiënte manier in te kopen. En niet in de laatste plaats is het van belang om een bepaalde mate van keuzevrijheid te hebben tijdens het inkoopproces. Ten slotte vindt Woningbouwcorporatie R&B Wonen het van groot belang dat tijdens het inkoopproces de integriteit van zowel de inkopende medewerker als van Woningbouwcorporatie R&B Wonen wordt gewaarborgd.

De reikwijdte van het inkoopbeleid van Woningbouwcorporatie R&B Wonen betreft zowel het technische als niet technische deel van de door Woningbouwcorporatie R&B Wonen in te kopen werken, goederen en diensten.
Het gaat dan om alle werken, diensten en goederen op het gebied van: * dagelijks, niet planmatig onderhoud, inclusief mutatieonderhoud. * planmatig onderhoud. * nieuwbouw. * (bouwtechnische) diensten en adviezen. * alle overige inkopen.

Binnen de reikwijdte van het inkoopbeleid vallen zowel de projectmatige als de contractmatige inkopen. De procuratieregeling van Woningbouwcorporatie R&B Wonen regelt de bevoegdheden binnen de organisatie en dient mede als basis voor de uitvoering van het inkoopbeleid.

Inventariseren en specificeren
De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van
Woningbouwcorporatie R&B Wonen.

Naar aanleiding van deze behoefte wordt gespecificeerd aan welke eisen en (rand)voorwaarden het in te kopen werk de dienst of de levering dient te voldoen. Het kan daarbij gaan om: een specificatie van het eindresultaat (functionele specificatie zoals een programma van eisen) of een technische specificatie van het product.

Kostenraming
Als de specificatie gereed is, wordt op basis van voorcalculatie een inschatting gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen. Op basis van de kostenraming wordt het budget beschikbaar gesteld. Aan de hand van de kostenraming wordt bepaald hoe de aanbesteding plaats moet vinden. Daarnaast geeft de kostenraming inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om het project te realiseren. Later in het aanbestedingsproces biedt de kostenraming referentiemateriaal bij de beoordeling van
(prijs)aanbiedingen. De kostenraming dient altijd in het aanbestedingsdossier te zijn opgenomen.
Selecteren
1.1.1 Vastgoed
In beginsel worden alle inkopen vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 10.000,00 (excl. BTW) meervoudig onderhands aanbesteed

* Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 10.000,00 (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd. * Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 100.000,00 (excl. BTW) worden opdrachten meervoudig onderhands aanbesteed (zie 2.3.5.) * Inkopen met een geraamd bedrag onder € 10.000,00 (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund.

Niettemin verplicht Woningbouwcorporatie R&B Wonen zich om deze inkopen marktconform en integer in te kopen.Bij opdrachtverstrekking voor schilderwerken geldt in afwijking van bovenstaande een eerste voorkeur voor bedrijven die eerder in de betreffende complexen actief zijn geweest en vindt contractvorming plaats één op één op basis van prestatieafspraken. De schilders komen terug op een werk en “adopteren” daarmee een wijk of complex.

1.1.2 Overige inkopen en contracten
In beginsel worden alle overige inkopen vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 5.000,- (excl. BTW) meervoudig onderhands aanbesteed. Bij inkoop van meerjarige contracten wordt uitgegaan van het totale geraamde bedrag van de opdracht. * Vanaf een geraamd inkoopbedrag € 5.000,- (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd. * Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 25.000,- (excl. BTW) worden opdrachten meervoudig onderhands aanbesteed (zie 2.3.5.) * Inkopen met een geraamd inkoopbedrag onder € 5.000,- (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund.
Niettemin verplicht Woningbouwcorporatie R&B Wonen zich om deze inkopen marktconform en integer in te kopen. Hiertoe zal voor overige inkopen en contracten boven €5000,- een externe prijstoets gedaan worden. 1.1.3 Preferred suppliers
Bij opdrachtverstrekking voor producten en diensten die regelmatig terugkerend of permanent geleverd worden geldt een eerste voorkeur voor bedrijven die eerder naar tevredenheid de betreffende producten en diensten hebben geleverd.
Waar mogelijk wordt een tweede leverancier gecontracteerd die ca. 20% van het volume in opdracht krijgt. 1.1.4 Directe gunning uit de hand
Hierbij wordt rechtstreeks een order geplaatst bij een leverancier. Er is dus geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. 1.1.5 Meervoudige onderhandse aanbesteding
Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd (tenzij dat niet mogelijk of wenselijk is, mits goed gemotiveerd).
Leverancierslijsten
1.1.6 Planmatig onderhoud
Bij een voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten. Per jaar doet de afdeling vastgoed voor het planmatig onderhoud een voorstel met betrekking tot de uit te nodigen partijen. De Directeurbestuurder accordeert de lijst. De lijst is niet openbaar.

Bij het opstellen van de leverancierslijst gelden ten minste de volgende criteria: * Leveranciers onderschrijven de gedragscode voor leveranciers. * Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier. * Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij Woningbouwcorporatie R&B Wonen in voorgaande jaren. * Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwcorporatie R&B Wonen of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten. 1.1.7 Nieuwbouw
Bij nieuwbouwprojecten doet de projectmanager een voorstel voor de uit te nodigen partijen aan de manager vastgoed. Deze besluit , samen met de directeurbestuurder, welke partijen worden uitgenodigd.
Voor de uit te nodigen partijen zijn de volgende criteria van toepassing: * Partijen onderschrijven de gedragscode voor leveranciers. * Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de partijen. * Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij Woningbouwcorporatie R&B wonen in voorgaande jaren. * Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwcorporatie R&B Wonen of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten. 1.1.8 Overige inkopen en contracten
Bij een voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten, leveringen en diensten. De verantwoordelijke manager besluit welke leveranciers uitgenodigd worden
Bij het opstellen van de leverancierslijst gelden tenminste de volgende criteria: * Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier. * Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit leveringen aan Woningbouwcorporatie R&B wonen in voorgaande jaren. * Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwvereniging R&B Wonen of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten.

Communicatie
Woningbouwcorporatie R&B Wonen verplicht zich om zorgvuldig te communiceren met haar leveranciers. Zowel leveranciers die worden opgenomen op de leverancierslijst, als leveranciers die worden verwijderd van de leverancierslijst krijgen hiervan bericht.
Indien een leverancier wordt uitgenodigd om een offerte te maken, krijgt hij eveneens een gemotiveerd bericht als de opdracht wordt gegund aan een andere partij.
Clustering opdrachten
Woningbouwcorporatie R&B Wonen behoudt zich het recht voor om bepaalde opdrachten te clusteren. Deze clusters zullen in de vorm van een raamovereenkomst worden aangeboden. Deze raamcontracten worden eveneens in beginsel meervoudig onderhands aanbesteed.

Offerte en selectiecriteria
Selectiecriteria kunnen bestaan uit de uitsluiting gronden en criteria met betrekking tot beroepsbekwaamheid, financiële, economische en technische geschiktheid. De gehanteerde criteria worden altijd genoemd in de offerte aanvraag. De in de offerte aanvraag vermelde criteria worden gebruikt bij de beoordeling van de binnen gekomen offertes. Het is niet mogelijk dat Woningbouwcorporatie R&B Wonen achteraf een criterium toevoegt. 1.1.9 Uitsluitingsgronden
Woningbouwcorporatie R&B wonen kan een ondernemer van deelname uitsluiten als zich één van de genoemde situaties voordoet: * De ondernemer verkeert in staat van faillissement. * Voor de ondernemer is surseance van betaling, faillissement of liquidatie aangevraagd. * Jegens de ondernemer is een gerechtelijke uitspraak gedaan m.b.t. gedrags- of beroepsregels. * Door de ondernemer is een ernstige fout begaan, die door Woningbouwvereniging R&B Wonen aannemelijk kan worden gemaakt. * De ondernemer heeft niet heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen. * De ondernemer heeft niet voldaan aan zijn verplichting tot belastingbetaling. * De ondernemer heeft de gedragscode van Woningbouwcorporatie R&B wonen niet ondertekend. * De ondernemer heeft zich schuldig gemaakt aan valse verklaringen e.d

Financiële en economische geschiktheid * Er moet sprake zijn van voldoende geschiktheid om de opdracht zonder risico’s voor Woningbouwcorporatie R&B wonen uit te kunnen voeren. De algemene financiële toestand (solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit) en omzetgegevens op het vlak van de opdracht kunnen daarbij van belang zijn.

Woningbouwcorporatie R&B wonen kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te overleggen en/of een eigen verklaring af te geven. * Op de financiële en economische geschiktheid wordt altijd een toets gedaan. Een rapport wordt telkens opgevraagd bij opdrachten vanaf €50.000,-. * Bij opdrachten vanaf €5000,- waarbij vooruitbetaling wordt gevraagd, vraagt Woningbouwcorporatie R&B wonen zekerheden in de vorm van een bankgarantie of eigendomsverklaring

Technische geschiktheid
Net als bij de financiële en economische geschiktheid dienen de criteria met betrekking tot de technische geschiktheid objectief te worden vastgesteld en in verhouding te staan met de aard en omvang van de opdracht. De gegadigde kan worden gevraagd naar ervaringsgegevens met betrekking tot vergelijkbare opdrachten. Veelal worden daarbij een aantal referenties gevraagd van projecten die door de opdrachtgever zijn goedgekeurd. Woningbouwcorporatie R&B wonen kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te over te leggen en/of een eigen verklaring af te geven. Gunningcriteria
Woningbouwcorporatie R&B wonen hanteert ofwel het gunningcriterium van de laagste prijs ofwel van de economisch voordeligste aanbieding. In de offerteaanvraag wordt vermeld welk criterium van toepassing is. Bij het gunningcriterium van de economisch voordeligste aanbieding kunnen verschillende criteria een rol spelen, zoals bijvoorbeeld dienstverlening aan de klanten van Woningbouwcorporatie R&B wonen, kwaliteit, planning, technische waarde, onderhoudskosten en natuurlijk ook de prijs.
Contracteren
Op basis van de inschrijving en de vastgestelde selectie- en gunningcriteria wordt tot gunning overgegaan. Het is daarbij van belang (tenzij sprake is van gunning uit de hand) aan de gegunde partij aan te geven dat er een opschortende voorwaarde is van 15 dagen in verband met de bezwaartermijn voor niet gegunde inschrijvers.

Niet-gegunde inschrijvers krijgen gemotiveerd bericht met de mogelijkheid eventueel binnen 15 dagen bezwaar aan te tekenen tegen de negatieve beslissing. Dit onder sanctie van verval van ieder recht. Een en ander dient reeds in de uitnodiging tot het doen van offerte te worden opgenomen. Als de opschortende voorwaarde is komen te vervallen, kan de overeenkomst definitief tot stand komen. Woningbouwcorporatie R&B Wonen behoudt zich te allen tijde het recht voor om een opdracht niet te gunnen. Ook behoudt Woningbouwcorporatie R&B Wonen zich het recht voor om met de laagste respectievelijk de economische voordeligste aanbieder in onderhandeling te treden, indien de laagste respectievelijk economisch voordeligste aanbieding hoger is dan de kostenraming van Woningbouwcorporatie R&B Wonen en/of het beschikbare budget.
Woningbouwcorporatie R&B Wonen hanteert als uitgangspunt dat alle (levering)afspraken en overeenkomsten met leveranciers schriftelijk worden vastgelegd.

Bijzondere situaties
Woningbouwcorporatie R&B Wonen behoudt zich het recht voor om af te wijken van haar inkoopbeleid in de volgende situaties: * Er is sprake van een spoedeisende of anderszins dringende situatie. * Woningbouwcorporatie R&B Wonen kiest er voor een werk in bouwteamverband of op basis van co-makership te ontwikkelen en/of realiseren. * Marktpartijen hebben een grondpositie. In dit geval is handhaving van het aanbestedingsbeleid (meestal) niet mogelijk.

Woningbouwcorporatie R&B Wonen selecteert de partij(en) die zal/zullen deelnemen in het bouwteamverband of co-makership in principe zonder daartoe een onderhandse meervoudige aanbesteding te houden. Woningbouwcorporatie R&B Wonen behoudt zich het recht voor om met de externe partij(en) die deelnemen aan het bouwteamverband of co-makership een intentieovereenkomst te sluiten voor de realisatie van het betreffende project.

Indien gekozen wordt voor bouwteam of co-makership dient dit te allen tijde schriftelijk onderbouwd te worden. Inzichtelijk moet zijn op welke gronden is gekozen voor een afwijkende vorm van aanbesteden. Het MT neemt hierover het uiteindelijke besluit.
Bij de uiteindelijke prijsstelling wordt te allen tijde een extern kostendeskundige ingeschakeld. Indien de aanbieding meer dan +X% afwijkt van het advies van de kostendeskundige wordt de aanbieding als zijnde niet-marktconform afgewezen. Het percentage X wordt vastgelegd in de intentieovereenkomst.

1.1.10 Bouwteam
Onder bouwteam verstaat Woningbouwcorporatie R&B Wonen de situatie dat vanaf de ontwerpfase een aannemer en/of constructeur bij het project worden betrokken. 1.1.11 Co-makership
Onder co-makerschip verstaat Woningbouwcorporatie R&B Wonen de situatie dat in de ontwerpfase meerdere (externe) partijen (aannemers, constructeurs, etc.) bij het project worden betrokken, zonder dat er sprake is van hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende partijen.

1.1.12 Europese aanbesteding
Indien Woningbouwcorporatie R&B Wonen een project ontwikkelt en/of realiseert, of wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een project dat met subsidie van een hogere overheid gerealiseerd zal worden, blijft haar inkoopbeleid in principe buiten beschouwing. In dat geval zal immers in de regel het Europese aanbestedingsrecht of het inkoopbeleid van de overheidsinstelling in beginsel moeten worden gevolgd.
Evaluatiecyclus
Beoordeling van aannemers en andere leveranciers gebeurt op basis van afgeronde en geëvalueerde projecten of jaarlijks op basis van de afgesproken en geleverde prestaties.
De evaluatie vindt, volgens een vast format, plaats door de projectleider / verantwoordelijke medewerker van Woningbouwcorporatie R&B Wonen en omvat in ieder geval de volgende onderdelen:

* Kwaliteit van offertes. * Actualiteit van het contract (specifiek bij overige leveranciers). * Kwaliteit van het werk en de producten. * Nazorg. * Nakomen van afspraken. * Nakomen van planning. * Communicatie met Woningbouwcorporatie R&B wonen. * Communicatie met bewoners / klantvriendelijkheid. * Pro activiteit bij het oplossen van problemen. * Facturering.

Met leveranciers die onder de maat scoren vinden gesprekken plaats en worden verbeterafspraken gemaakt. Leveranciers krijgen in principe een tweede kans om in te schrijven op nieuw werk en zich te verbeteren. De gemaakte verbeterafspraken worden met de leverancier na afloop geëvalueerd.
Bij uitblijven van verbetering wordt afscheid genomen van een leverancier. Dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd.
Vergelijking met de theorie
Het inkoop proces zit er volgens de theorie als volgt uit: * Behoefte bepaling. * Oriënteren naar aanleiding van pakket van eisen en wensen. * Aanvragen van offertes bij meerdere leveranciers voor goederen en/of te leveren diensten. * Onderhandelen met leveranciers over inkoop- en verkoopvoorwaarden en toegevoegde waarde. * Opstellen van een (raam)contract met een leverancier. * Bestellen bij een goedgekeurde leverancier. * Opdrachtbevestiging met verwijzing naar de overeengekomen voorwaarden. * Goederen of diensten leveren aan klant door de leverancier. * Factuur opsturen naar klant met verwijzing naar de overeengekomen voorwaarden. * Betaling van factuur aan leverancier.
Veel van de van de besproken theorie klopt met wijze waarop Woningbouwcorporatie R&B wonen te werk gaat. Eerst wordt er gekeken of er woningen nodig zijn. (verkoop kijkt of er genoeg of te weinig voorraad is). In dit geval kan je niet echt spreken van een verkoop afdeling maar naar een afdeling vastgoedontwikkeling en beheer. Deze geeft de opdracht naar de inkoop afdeling dat er nieuwe woningen nodig zijn.

Hij geeft zijn eisen door aan de hand van wat Woningbouwcorporatie R&B wonen wilt. Hierna worden de offertes bij meerdere leveranciers aangevraagd. Als er een leverancier gekozen is wordt er onderhandeld over hoe en wat Woningbouwcorporatie R&B wonen en de leverancier wilt. Daarna zal er een contract worden opgesteld en na goedkeuring door beide partijen zal het project beginnen. Zodra het project begonnen is zal er na elke afgeronde fase een factuur worden verstuurd die betaald dient te worden. In de theorie is dit de laatste stap echter is het bij Woningbouwcorporatie R&B wonen een tussen stap. Ze betalen tussendoor een deel van de totale som.

Risico in het proces en interne beheersingmaatregelen
Er zijn vele risico’s n beheersingsmaatregelen in het inkoop proces de volgende zijn van toepassing op R&B Wonen: * = risico * = interne beheersing * Beïnvloeden van inkopers door middel van steekpenningen. Zowel bij het kiezen van de architect als bij de aannemer wordt een aanbestedingsproces gevolgd. Dit proces dient goed nageleefd te worden. Risico’s hierbij zijn dat er telkens dezelfde architect/aannemer wordt gekozen en dat een bepaalde architect/aannemer van tevoren wordt ingelicht zodat hij tegen de laagste prijs het project kan krijgen. * Woningbouwcorporatie R&B Wonen heeft dit ingedekt doordat alle gegadigden op hetzelfde tijdstip een verzoek tot een offerte krijgen toegestuurd. De gegadigden zijn vooraf geselecteerd en er wordt gelet of hij al een ander project heeft lopen binnen Woningbouwcorporatie R&B Wonen. De architecten/aannemers krijgen allemaal evenveel tijd om hun offerte in te dienen. Op een bepaald tijdstip worden alle enveloppen tegelijkertijd open gemaakt. De architect/aannemer met de scherpste prijs krijgt het project toegewezen. Van dit proces wordt een proces-verbaal opgemaakt en ondertekend door de manager Vastgoedontwikkeling en -beheer, de projectleider en door één architect/aannemer. Op het moment dat de enveloppen worden opgemaakt, zijn alle architecten/aannemers aanwezig. * Een ander risico is dat de stichtingskosten niet goed worden berekend en niet goed worden vastgelegd. Hierdoor kan een project ten onrechte worden verworpen. Door het niet goed berekenen van de kosten kan de huurprijs te laag worden vastgesteld en wordt de onrendabele top overschreden. * De manager financiën en control berekent de consequenties voor verschillende huurprijzen. Als hij met de verkeerde stichtingskosten rekent, dan halen ze de rendabele top niet. De stichtingskosten worden nagerekend en vastgelegd, waardoor het risico klein is dat een verkeerde onrendabele top wordt berekend. * Slechte leveranciers. Met verschillende leveranciers zijn afspraken gemaakt en contracten vastgelegd. Deze contracten hebben betrekking op leveranciers van keuken(accessoires) en badkamer(accessoires) en contracten die zijn gemaakt met de energieleveranciers.
Soms zit er een boeteclausule op de contracten. Het is dus belangrijk dat de contracten goed worden nageleefd en op tijd worden verlengd.
- Woningbouwcorporatie R&B Wonen heeft een contractenbestand aangelegd. De medewerker Vastgoed beheert deze contracten en kijkt ze minimaal één keer per jaar na. Hij houdt de contracten in de gaten wanneer ze aflopen en beoordeelt of het contract opnieuw wordt verlengd. * Goederen van inferieure kwaliteit inkopen. De koper en de huurder hebben in een bepaalde fase de mogelijkheid om de kleur keukenkastjes te kiezen, de kleur tegels, grepen enzovoort. De huurder heeft minder keus dan de koper. Hierdoor ontstaat een verschuivingsgevaar in de kosten.
- In het bestek is vastgelegd om hoeveel koop- en huurwoningen het gaat. De woonconsulent is de bemiddelaar voor wat betreft de te kiezen tegels, grepen enzovoort. Hij zal precies vastleggen wat de huurder wil hebben. Dit rapport kan worden gebruikt om de controle van de kosten te verifiëren. * Te duur inkopen. Woningbouwcorporatie R&B Wonen heeft met de aannemer een vaste aanneemsom afgesproken. Een vaste aanneemsom heeft als voordeel dat als de aannemer meer aan kosten kwijt is, Woningbouwcorporatie R&B Wonen goedkoper uit is dan wanneer het via regiebasis zou zijn gedaan. Een nadeel van deze methode is dat er bijna of geen relatie gelegd kan worden tussen de opbrengsten en de kosten. * Een goede registratie bij Woningbouwcorporatie R&B wonen. * Betalen van niet geleverde goederen. Als er geen badkamer geleverd wordt bijvoorbeeld maar wel een factuur wordt gestuurd en betaald verlies je geld.
- Woningbouwcorporatie R&B Wonen gaat dit tegen door dat de projectleider van Woningbouwcorporatie R&B Wonen er op toe ziet dat de bouw volgens de vooraf afgesproken contracten verloopt. Tijdens elke bouwfase wordt er een factuur verstuurd die wordt geverifieerd met de projectleider.

Conclusie
Uit het inkoopproces zijn een aantal risico’s gebleken. Hier heeft Woningbouwcorporatie R&B Wonen echter ook beheersingsmaatregelen tegen genomen wat hier boven te lezen was. Echter het grootste risico bij Woningbouwcorporatie R&B Wonen in het inkoopproces is dat er te duur wordt ingekocht waardoor de rendabele top niet wordt gehaald. Hierbij moet je denken aan de nieuwbouw projecten. Wij zelf zien het als goede oplossing dat Woningbouwcorporatie R&B Wonen kijkt of de gekozen aannemers en architecten niet al een project heeft lopen om het steekpenningen risico te verminderen. Ook de definitieve toewijzing met de gekozen aannemers en architecten is goed gedaan door ze allemaal uit te nodigen en op dat tijdstip bekent te maken welke het wordt en het dan ondertekend wordt door 3 verschillende partijen. De conclusie is dan ook dat het inkoopproces goed en logisch in elkaar steekt en de risico’s goed worden beheerst.

Verhuur
Het verhuren van woning is één van de belangrijkste processen binnen R&B wonen. Het is de kernactiviteit waar alles om draait. Onderstaand wordt het verhuur proces van R&B wonen toegelicht.
Huur opzegging
Bij R&B wonen kan een huurder de huur op elke dag van de maand opzeggen. De huur van de woning dient schriftelijk opgezegd te worden. Dit kan doormiddel van een huuropzeggingformulier. Daarbij geld een * wettelijke opzegtermijn van 1 maand, * een ondertekening van de hoofdhuurder en medehuurders, * nieuwe contact gegevens huurder. Deze gegevens worden geverifieerd; * een kopie van legitimatiebewijs huurder en medehuurders.
De doorlooptijd is 1 dag nadat de opzegging is binnengekomen. De verantwoordelijke functie om dit te controleren is de woonconsulent. Blijkt dat er geen huuropzegging is, stuurt R&B (woonconsulent) op dezelfde dag een afwijzingsbrief aan de huurders met daarin de reden van afwijzen. Als er wel een opzegging is dan neemt R&B wonen contact met de huurder om goede gegevens te verkrijgen. De datum van ontvangst wordt de datum dat de gecorrigeerde gegevens bekend zijn.
Vervolgens wordt de huuropzegging vastgelegd in het systeem. De gegevens die worden vastgelegd zijn: * de datum van ontvangst. * de datum per wanneer de huur, het contract is opgezegd. Dit is minimaal 1 maand na ontvangst van de huuropzegging. * de verwachte einddatum. * de reden van vertrek. * het nieuwe contactadres van de huurder.
Wanneer een huurder de huur opzegt, komt een melding binnen dat er een woning vrijkomt. De huuropzegging wordt in een document gestopt (bevestigen huuropzegging).
Na ontvangst van de huuropzegging (1 dag)dient een mutatiedossier gemaakt te worden. In de mutatie dossier worden de volgende gegevens toegevoegd: * huuropzeggingformulier * plattegrond * voorblad met woninggegevens * informatie uit onderhoudsbegroting en MJOB * kopie huurcontract
Dit dossier wordt in een mutatiedossier bewaart. Verder wordt er een voorinspectie ingepland. De voorinspectie wordt afgesproken met de huurder en ingepland in de agenda van de mutatieopzichter. Tevens worden de datum van de voorinspectie en de naam van de mutatieopzichter vastgelegd in het primaire systeem(excel).
De doorlooptijd voor het inplannen van de voorinspectie is 2 dagen na ontvangst van de huuropzegging. De voorinspectie zelf is ingepland binnen 5 werkdagen na ontvangst van de huuropzegging.
Daarna dient de bevestiging geprint te worden en verstuurd. De bevestigen wordt opgestuurd naar de huurder. Hierin komt de einddatum van het contract en de afspraak voor de voorinspectie. Een kopie van de bevestigen komt in het mutatiedossier. Bijgevoegd bij de bevestiging zit een folder (die ook in het bewonersmap zit) waarin vermeld staat hoe de woning achtergelaten dient te worden. Tevens wordt een overnameformulier meegestuurd.
Na het sturen van de bevestiging komt het vooropname tot stand (voorinspectie).Dit wordt uitgevoerd door de opzichter. De opzichter die de voorinspectie uitvoert moet ter voorbereiding: * het mutatiedossier doornemen * controleren als er een energielabel is voor het vastgoedobject en of dit nog geldig is * de technische gegevens van het vastgoedobject doornemen ( bijv. de leeftijd van de technische installaties) * het beheerplan (o.a. meerjarenonderhoud) van het vastgoedobject doornemen ) geeft o.a. aan welke werkzaamheden tijdens de mutatie uitgevoerd kunnen/moeten worden). * Bestemming van de woning
Op basis hiervan verzamelt de opzichter van R&B Wonen punten waaraan hij extra aandacht moet besteden tijdens de voorinspectie.
Tijdens de vooropname neemt de opzichter samen met de huurder de staat van de woning op. Eventueel maakt de opzichter afspraken met de huurder over werkzaamheden die de huurder voor oplevering moet uitvoeren. De opzichter noteert dit op een formulier van de voorlopige woningopname dat door beiden wordt ondertekend (voorinspectierapport). Ook worden hierbij de kosten genoteerd indien deze werkzaamheden niet door de huurder uitgevoerd zijn bij oplevering. Tijdens de vooropname kan de opzichter de huurder persoonlijk benaderen en informeren over de verdere procedure en daarvoor met de huurder een afspraak maken.
Als er gebrek is aan iets of is er sprake van schade dan dient de opzichter deze afspraken vast te leggen in de folder reparatieverzoek indienen. In deze folder staat een uitgebreide lijst van onderhoudswerkzaamheden met daarbij vermeld wie waar verantwoordelijk voor is. Er komt vaak voor dat huurders zelf veranderingen aanbrengen in de woning. R&B Wonen accepteert zulke veranderingen als u de woning verlaat, mits de kwaliteit en de veiligheid van de woning niet in het geding komen.

Daarna dient de voorinspectie vastgelegd te worden. De volgende worden vastgelegd: * De verwachte datum waarop verhuurd kan worden * De geconstateerde gebreken * De eindinspectiedatum – en tijd wordt vastgelegd in het primaire systeem en ingepland in de agenda van de opzichter * De uit te voeren werkzaamheden door de huurder * De uit te voeren werkzaamheden door R&B wonen * Het mutatieonderhoud wordt ingepland bij de onderhoudsmedewerker
Nadat de voorinspectie is vastgelegd kan R&B Wonen beslissen of ze de woning gaat verhuren of verkopen.Hier wordt er bekeken in het huurbeleid. Wordt de woning verhuurt dan dient R&B Wonen de woning aan te bieden als huurwoning. Als voorinspectie blijkt dat de woningwaardering voor de woning anders is dan wordt deze aangepast. Een verandering van het energielabel heeft in ieder geval invloed op de woningwaardering. De aanbiedhuur wordt vastgesteld naar aanleiding van de streefhuur. De streefhuur is een percentage van de maximaal redelijke huur ( gebaseerd op de woningwaardering). Dit percentage is per huursegment vastgelegd in het huurbeleid. De aanbiedhuur is een indicatie. De definitieve huurprijs kan later nog wijzigen. Naast de aanbiedhuur wordt ook vastgesteld wat de huurcomponenten (servicekosten) zijn en of deze nog kloppen. De bovenstaande verhuurgegevens worden toegevoegd aan het mutatiedossier. De functie die verantwoordelijk is voor het vastleggen van de aanbiedhuur is de woonconsulent.
Een bevestiging van de eindinspectiedatum- en tijd wordt opgestuurd naar de huurder en een kopie wordt toegevoegd aan de mutatiedossier.
Bij het eindopname loopt de opzichter van R&B Wonen samen met de huurder door de woning. De opzichter controleert als de afgesproken werkzaamheden zijn uitgevoerd en als de woning schoon en netjes is. De opzichter schrijft zijn bevindingen op een formulier (eindinspectierapport), dat beiden dient te ondertekenen. Een kopie van het overnameformulier, ondertekend door de vertrekkende en nieuwe huurder, wordt door de huurder overhandigt. Deze wordt toegevoegd aan het mutatiedossier. Ook levert de huurder de sleutels in. Als de werkzaamheden niet of niet correct zijn uitgevoerd, maken R&B Wonen met de huurder daar verdere afspraken over. Daarbij vermeld R&B Wonen de kosten die R&B Wonen in rekening brengt als R&B Wonen de werkzaamheden moet uitvoeren. De huurder betaalt ook een bedrag voor de extra dagen dat de huurwoning leegstaat. Ook wordt tijdens de eindopname gecontroleerd in hoeverre de overdracht of de overname van voorzieningen correct naar de richtlijnen van R&B Wonen heeft plaatsgevonden. Bij het afronden van de eindinspectie worden de meterstanden opgenomen en vastgelegd in het eindinspectierapport. Als einde het bevestiging van de eindinspectierapport. De verantwoordelijke functie : de opzichter
Het doel van de voor-eindopname is de woning in een optimale staat aan de nieuwe huurder op te leveren. Hierbij dient de oude huurder de woning in goede staat achter te laten.
Wanneer de afgesproken werkzaamheden niet zijn uitgevoerd of wanneer de huurder niet thuis is dan volgt een ingebrekestelling. Wanneer er al een ingebrekestelling was dan herstelt R&B wonen op kosten van de vertrekkende huurder. De ingebrekestelling wordt tijdens de eindinspectie opgesteld. Hierin worden afspraken gemaakt over de werkzaamheden en de extra kosten. De huurder kan ervoor kiezen om de afgesproken werkzaamheden alsnog uit te voeren of om deze door R&B Wonen te laten doen. Wanneer de huurder de werkzaamheden zelf uit gaat voeren volgt er een nieuwe eindinspectie, hier wordt een afspraak voor gemaakt.In andere gevallen worden de werkzaamheden meegenomen tijdens het mutatieonderhoud.
De huurder krijgt de volgende kosten op de eindafrekening: * De extra onderhoud ( wanneer R&B wonen deze uitvoert) * De huurderving * De extra servicekosten
De huurder dient de ingebrekestelling te ondertekenen en krijgt een kopie. Het ingebrekestelling wordt vastegesteld in het primaire systeem(excel) en toegevoegd aan het eindinspectierapport.
De verhuurdatum wordt aangepast als er sprake was van de bovenstaande stappen. De verantwoordelijke functie voor het aanpassen van de verhuurdatum : de woonconsulent. De verhuurdatum wordt aangepast. De einddatum van het huurcontract wordt aangepast opdat de huurder de huur en servicekosten betaalt over de periode dat de aanpassingen moeten worden gedaan.
Vervolgens wordt de eindinspectie vastgelegd door de opzichter. Er wordt het volgende vastgelegd in het excel systeem: * De werkelijke einddatum van het contract * De waarborgsom wordt betaalbaar gesteld * Welke inspectieonderhoud er moet worden uitgevoerd. Er vindt altijd standaard mutatieonderhoud (sloten vervangen, GEW –keuring, etc) plaats.
Uitgangspunt dat R&B Wonen de onderhoudswerkzaamheden moet uitvoeren. Hier wordt de mutatie inclusief de sleutels overgedragen aan beheer voor het mutatieonderhoud. De mutatieonderhoud wordt uitgevoerd. De verantwoordelijke functie voor het registreren van de uitgifte van de sleutel is de woonsconsulent ( R&B Wonen). Dit wordt in het eindinspectierapport genoteerd en wat voor onderhoud dient uitgevoerd te worden.Tevens wordt de mutatie overgedragen aan financiën voor het opstellen van de eindafrekening.
Er worden opdrachtbonnen aangemaakt voor het mutatieonderhoud. De werkzaamheden die voor rekening van de huurder zijn krijgen een aparte opdrachtbon. De aanmaken van de aankoopbon wordt verricht door de onderhoudsmedewerker. Dit bon wordt bewaart in de map Opdrachtbon onderhoud. Vervolgens voert de interne onderhoudsdienst het mutatieonderhoud uit. Als er meer onderhoud nodig is in het kader van planmatig onderhoud of verbetering van de woning dan wordt dit opgestart.
Notitie: het onderhoud is ingepland in de agenda’s tijdens het verwerken van de voorinspectie. Een opdracht wordt gereedgemeld door middel van een getekende opdrachtbon. De gereedmelding wordt geregistreerd in het systeem. Op de opdrachtbon staan ook de uren en materiaalkosten van het mutatieonderhoud. Het materiaal en de uren die voor de kosten van de huurder zijn staan op een aparte opdrachtbon. Deze laatste kosten komen op de eindafrekening en worden automatisch meegenomen bij het opstellen van deze eindafrekening.Daarna worden de getekende opdrachtbon onderhoud in een mapje bewaart ( getekende opdrachtbonnen).
Notities: in het geval van een extern onderhoudsbedrijf worden de op de factuur apart vermelde kosten doorberekend naar de huurder.
Het mutatieonderhoud wordt gereedgemeld in verband met de verhuur van de woning en het mutatiedossier wordt bijgewerkt met de gegevens van het mutatieonderhoud. De getekende opdrachtbonnen worden toegevoegd aan het mutatiedossier. Het mutatiedossier gaat naar de afdeling wonen voor het ondertekenen van het huurcontract.
De inname van de sleutels van de oude en de nieuwe sloten worden geregistreerd. Dt wordt door de woonconsulent opgenomen en geregistreerd. De nieuwe sleutel wordt aan de nieuwe huurder overgedracht ( tot wanneer er een huurder is).
Na het uitvoeren van de mutatieonderhoud dient er een eindafrekening gesteld te worden. Het verantwoordelijke afdeling voor het opstellen van de eindafrekening is de afdeling Financiën, een financiele medewerker. Een eindafrekening wordt opgestuurd naar de vertrokken huurder. Bij het opstellen van de eindafrekening dient de financiele medewerker de volgende controle te doen: * Is de waarborgsom betaalbaar gesteld? * Is de einddatum contract ingevuld? * Is er al een eindafrekening aanwezig voor dit contract?
Volgende wordt meegenomen: * Huuroverstand/-achterstand * Overige vorderingen incl. Stookkosten/servicekosten * Eventuele betalingsregelingen * Eventuele kosten mutatieonderhoud * Verhuiskostenvergoeding * Borgsommen * Tegoeden Zelf Aangebrachte Voorzieningen
Na het controle wordt de eindafrekeningsbrief geselecteerd en verstuurd. Een kopie van de eindafrekening wordt toegevoegd aan het mutatiedossier. Bij de eindafrekening wordt aangegeven wanneer de huurder de afrekening van de servicekosten mag verwachten. De doorlooptijd is maximaal 4 weken na beëindiging. Dan dient de woonconsulent alle gegevens met betrekking tot de mutatie archiveren. Deze wordt in een mutatiearchief bewaart.
In het geval van een ontruiming dan is er niet altijd een nieuwe adres bekend. Wanneer het dan niet het geval is dan blijft de vordering voor de eindafrekening 1 jaar in de huuradministratie van R&B Wonen staan. Het incassobureau onderneemt tijdens dat jaat nog pogingen om de vordering binnen te halen. Dit is onderdeel van de incasso proces. * In principe vindt geen woonplaatsonderzoek plaats * Na 1 jaar wordt de vordering afgeboekt als dubieuze debiteur. Dit gebeurt 1 keer per jaar voor alle dubieuze debiteuren aan het eind van het boekjaar. * Dubieuze debitueren worden nooit afgesloten. De vordering staat nog op de balans om de namen in beeld te houden. De financieel medewerker onderneemt af en toe pogingen om deze debiteuren alsnog te achterhalen. * Na 1,5 jaar komt de ex huurder op een zwarte lijst te staan. De vordering verdwijnt geheel uit de administratie. * Ex huurders die dubieuze debiteur zijn of op de zwarte lijst staan mogen nooit meer een woning bij R&B Wonen huren.
Aanbieden van woning
Woningen die ter beschikken komen worden via verschillende media geadverteerd. Uit de reacties wordt volgens de geldende criteria een kandidaat geselecteerd aan wie de woning wordt aangeboden. Bij acceptatie van beide zijden wordt er overgegaan naar acceptatie van de woning.
Na het eindopname process wordt er bepaalt op welke manier de woning wordt aangeboden. Er wordt bepaalt of de woning aangeboden wordt aan urgentiehouders of dat er geadverteerd gaat worden. Dit gebeurt na 2 dagen van het voorinspectie. Wordt er niet geadverteerd dan worden de urgenties kandidaten lijst opgesteld van de huurders die een urgentieverklaring hebben en in aanmerking komen voor de woning.Wordt het wel geadverteerd dan is het afhankelijk van het segment waarvoor de woning bedoeld is wordt een advertentie opgesteld. Alle benodigde gegevens zoals, aanbiedhuur, verhuurdatum en woninggegevens zijn aanwezig in het mutatiedossier. Dit gebeurt 3 dagen na voorinspectie.
Kandidaat huurders hebben 5 werkdagen om te reageren. Naar aanleiding van de reacties op de advertenties wordt er een kandidatenlijst opgesteld (wordt in het kandidatenlijst woningaanbieden document bewaart). Niet alle mensen die reageren komen op deze lijst, hier zijn er selectiecriteria voor. Tevens krijgen alle kandidaathuurder een bericht dat de reactie ontvangen (bevestiging ontvangst inschrijving) is en dat ze binnen 2 weken bericht krijgen wanneer ze in aanmerking komen voor de woning. Doorlooptijd is 5 dagen na verschijnen advertentie.
Vervolgens zal R&B Wonen de kandidaten selecteren. De verantwoordelijke functie hiervoor is de woonconsulent. De rangorde binnen de lijst wordt bepaad door een lijst van selectiecriteria. Deze criteria zijn: * Inschrijvingstermijn * Volgorde binnenkomst reacties
Degene die bovenaan staat krijgt de woningaanbieding en wordt uitgenodigd voor een intakegesprek. Wanneer voor een geselecteerde kandidaat de aanbieding niet doorgaat wordt dezelfde dag een nieuwe kandidaat benaderd.
Met de kandidaat wordt een afspraak gemaakt voor het intakegesprek. De afspraak wordt in de aanbiedbrief vermeld (aanbiedbrief document). Wanneer de huurder niet kan worden bereikt wordt dit als een afwijzigen gezien. In de aanbiedbrief staan de gegevens van de woning zoals de huurprijs, de servicekosten en de datum verhuur. De datum verhuur en de huurprijs worden gecontroleerd.
Naast de aanbiedbrief worden de volgende documenten verstrekt: * Algemene huurvoorwaarden * Blanco huurcontract * Acceptatieformulier woning * Plattegrond van de woning * Informatie VVE indien er een VVE is.
Daarnaast krijgt de huurder een lijst van de benodigde documenten voor het intakegesprek: * Historisch uittreksel bevolkingsregister met gezinssamenstelling * Legitimatiebewijs * Verblijfsvergunning (optioneel) * Inkomensgegevens (laatste 3 maanden) * Doorstromers: een verhuurderverklaring * Urgentieverklaring * Werkgeversverklaring * Verhuurdersverklaring
De afspraak voor het intakegesprek wordt gelijk na de selectie van de kandidaat gemaakt. Het intakegesprek zelf is ingepland maximaal 3 werkdagen na selectie van de kandidaat.
Intake woningaanbieden
Er is een intakegesprek waarbij de hoofdhuurder aanwezig is. De kandidaat wordt verzocht om bij de aanbieding gevraagde documenten te overleggen. R&B Wonen beoordeelt of de kandidaathuurder geschikt is voor de woning en of de opgegeven gegevens kloppen. Tevens wordt de leefstijl van de kandidaathuurder besproken in relatie tot de leefomgeving van de aan te bieden woning. Wanneer deze niet erg overeenkomen wordt door R&B Wonen een advies gegeven om al dan niet de woning te nemen. De kandidaathuurder wordt in deze context gewezen op zijn eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot de leefbaarheid in de buurt. Wanneer men van beide kanten akkoord gaat met de aanbieding dan wordt deze ondertekent. De aanbieding is dan definitief. De huurder kan ook voor het intakegesprek de woning weigeren of een andere reden is dat R&B Wonen de kandidaat weigert. Deze reden wordt vastgelegd en de huurder krijgt een schriftelijke bevestiging van de afwijzing. De afwijzingsbrief wordt in het document afwijzingsbrief woningaanbieding bewaart.
Na de intake of op dezelfde dag na het intakegesprek kan de aanbieding worden vastgelegd als definitief. Dan komt op de kandidatenlijst een aantekening dat de aanbieding definitief is.
Bezichtiging woning
De huurder maakt zelf een afspraak voor de bezichtiging van de woning. Bij de bezichtiging wordt de eventuele overname van zaken van de huidige huurder kenbaar gemaakt aan de kandidaat. Daarvoor wordt het overnameformulier gebruikt dat bij de voorinspectie is meegegeven aan de huidige huurder.
Het bezichtigen moet zo snel plaatsvinden anders vervalt de aanbieding. Minimaal 3 werkdagen na de intake.
Waneer er binnen 3 werkdagen na het intakegesprek geen akkoordverklaring is ontvangen dan wordt dit gezien als een afwijzing en wordt er een nieuwe kandidaat geselecteerd.
Als de woning wordt geaccepteerd door de huurder wordt de acceptatie woning verwerkt. Na de acceptatie wordt er een schriftelijke bericht naar alle kandidatenhuurder die hebben gereageerd op de advertentie dat ze deze keer niet gekozen zijn.
Accepteren van woningen
Eerst dient de datum van verhuur geverifieerd te worden. Dan het ontertekenen van het huurcontract gepland op de datum van de overdracht van de woning aan de nieuwe huurder. In de uitnodigingsbrief komt te staan dat de huurder bij het ondertekenen ter plekke van de eerste verhuurnota moet voldoen. Vervolgens wordt de huurcontract opgesteld. Eventueel bijzondere voorwaarden worden vermeld. Het huurcontract wordt toegevoegd aan het mutatiedossier. De opgestelde verhuurnota wordt opgesteld en toegevoegd aan de mutatiedossier. Dit gebeurt 2 werkdagen voor het ondertekenen. De verantwoordelijke functie: de woonconsulent
Bij het voorbereiden van de ondertekenen van de huurcontract worden de sleutels opgehaald met de benodigde folders en formulieren, het huurcontract en de eerste verhuurnota worden meegenomen. Op de dag dat de woning ter beschikking komt, de ingangsdatum van de verhuur, wordt het huurcontract ondertekend. De opnamestaat voor de nieuwe huurder wordt ingevuld en ondertekend. De eerste verhuurnota wordt betaalt en de sleutels worden overhandigd aan de huurder.
Als om welke reden ook de huurder de woning alsnog weigert dan wordt er een nieuwe kandidaat geselecteerd. Dit komt incidenteel voor.
Volgende folders krijgt de huurder overhandigd: * Folder Veiligheid in en om uw huis * Folder Kwaliteit van R&B wonen dienstverlening * Folder Klachten * Folder Plezierig wonen * Folder dehuur betalen * Folder Wonen naar eigen wens * Folder Welkom in uw woning * Folder Onderhoud dat doen we samen * Folder medehuurderschap * Folder De algemene huurvoorwaarden woningen * Tarieven behorende bij de huurovereenkomst * Folder Servicekosten
Tevens krijgt de huurder de volgende formulieren: * Formulier aanvraag levering energie * Meterstandenformulier nieuwe huurder * Formulier inventarisatie aanwezig in de woning * Formulier opleveringsstaat van de woning bij aanvraag van de huurovereenkomst
De medewerker stelt de nieuwe huurder voor de machtiging voor automatische incasso te ondertekenen en vertelt dat er extra kosten in rekening worden gebracht indien de huurder niet kiest voor een automatische incasso. De medewerer overhandigt het energielabel van het vastgoedobject aan de huurder.
Een kopie van het huurcontract en de opnamestaat wordt aan het mutatiedossier toegevoegd. Het mutatiedossier wordt overgedragen aan financiën voor het opstellen van de eindafrekening. Als laatste wordt de huurcontract ondertekend en wordt in opnamestaat document bewaart.
Huur incasseren
De huur wordt per maand betaald. Meestal gebeurt dit door een automatische incasso. Deze prijs wordt meestal vastgelegd na de jaarlijkse huurverhoging( zie hieronder) of als de huurder het pand betreedt en dan wordt meteen een machtiging afgegeven. Na de jaarlijkse huurverhoging wordt een formulier verzonden naar een bewoner die de machtiging afgeeft. Het is dus niet zo dat er iedere maand een rekening wordt verzonden.
De berekening van de huur wordt door meerdere personen gedaan zodat fouten er sneller uitgehaald worden. Ook wordt er steekproefsgewijs weleens een rekening gepakt en gecontroleerd door de manager. De facturering vindt pas plaats als alle berekeningen zijn uitgevoerd. Eerst wordt er een nieuwe debiteurenlijst gemaakt (Excel). Dan worden de berekeningen uitgevoerd en de facturen worden daarna doorgegeven aan een andere afdeling. Deze controleren de facturen en zij zetten een vinkje achter de debiteurenlijst en versturen de formulieren. De controle die zij uitvoeren gaat meestal over het controleren van de bedragen, het volledig zijn van de facturen, het tijdig zijn van de facturen en of alle debiteuren wel een factuur krijgen.
De corporatie zet de huurders op een debiteurenlijst totdat de betaling heeft plaatsgevonden. Zo kan ook meteen gezien worden of iedereen betaald. Het is niet mogelijk om de huur vooruit te betalen. Als een betaling niet plaatsvindt wordt er na 2 weken een brief gestuurd naar de bewoners om met opheldering te komen. Wordt er niet gereageerd binnen 2 weken dan wordt er een tweede brief gestuurd naar de huurders. Volgt er dan nog geen reactie binnen een 1 maand dan kan uitzetting plaatsvinden (deze wordt later in het rapport besproken).
Bepalen van de verhuurprijzen
Hoe bepaalt R&B Wonen haar verhuurprijzen, waar kijkt R&B Wonen om de verhuurprijs te stellen. In dit hoofdstuk wordt er beschreven hoe het verhuurprijs tot stand komt.
Binnen R&B Wonen wordt gewerkt met puntensysteem. Het puntensysteem voor sociale huurwoningen geeft de kwaliteit van de woning in punten aan. Hoe groter en luxer de woing is hoe meer punten deze krijgt. Bij ieder aantal punten hoort een maximale huurprijs. De kale huurwoning mag nooit hoger zijn dan de maximale huurprijs.
Waarvoor krijgt de woning punten? De woning krijgt de punten voor ondermeer: * De oppervlakte van de vertrekken * Uitrusting van de keuken en het sanitair * Verwarming en isolatie * Buitenruimte * Woonomgeving * Ligging in een schaarstegemeente
Het puntensysteem is niet voor elke woning hetzelfde. Er zijn verschillende type woning die R&B biedt zoals, zelfstandige woningen en overige. Bij zelfstandige woning wordt bedoeld een woning met een eigen toegang, keuken en toilet.
Jaarlijkse huurverhoging
Meestal vindt er een jaarlijkse huurverhoging plaats. Hoe hoog de huur mag zijn na huurverhoging komt voort uit het zogenaamde woningwaarderingssysteem (puntenstelsel) met de bijbehorende puntenprijzen. Hierin is ook aangegeven hoe hoog de huur maximaal mag zijn. Meestal rekenen woningcorporaties 70% van deze prijs voor hun huurders.
De jaarlijkse huurverhoging moet onder het maximale toegestane huurverhogingpercentage liggen dat jaarlijks door de minister wordt vastgesteld. De jaarlijkse huurverhoging vindt plaats op 1 juli. Hoe veel de huur omhoog gaat krijgen de huurders voor 1 mei te weten. Bij R&B Wonen gaat de huur jaarlijks met 2% omhoog.
De huur zelf moet maandelijks op de eerste dag van de maand, voor de komende maand worden betaald.

Overige kosten
R&B Wonen is dan wel een non-profit organisatie ze hebben maar een beperkt budget. Zoals net al te lezen was is hun belangrijkste inkomstenbron huur. Nu wordt besproken hoe zij omgaan met hun (grootste) kostenposten.
De personeelskosten zijn in 2010 gedaald ten opzichte van 2009.
Het aantal vaste krachten dat bij R&B Wonen werkt is wel gestegen. Het aantal voltijdbanen is gestegen van een krappe 36 naar ruim 38. Eind 2010 waren er 2 tijdelijke krachten werkzaam bij R&B Wonen. Het aantal voltijdbanen is gestegen, maar toch zijn de totale personeelskosten gedaald. Dit komt met name door dat er minder met uitzendkrachten wordt gewerkt. Het werken met uitzendkrachten is voor R&B Wonen een manier om tijdelijk extra werk op te vangen. Hierdoor kan er makkelijker personeel worden ontslagen als er later weer minder werk is.
De jaarlijkse onderhoudskosten worden bepaald door de vaste grote onderhoudsbeurten en het wisselende kleinere onderhoud. Het grote onderhoud wordt voor een aantal jaren vastgelegd en de kosten die hieraan besteed worden kunnen van te voren worden begroot. Bij het investeringsplan wordt rekening gehouden met de onderhoudskosten die er in de 30 tot 50 jaar gemaakt moeten worden om het huis te kunnen blijven verhuren. Deze kosten lopen elk jaar op van €900,- in jaar 1 tot €3.017,95 in jaar 50. Hiernaast zijn er met het verhuren van een woning ook bedrijfslasten gemoeid. Deze lopen ook elk jaar op van €1.200,- in jaar 1 tot €4.032,93 in jaar 50.
Om een gemiddeld nieuw huurhuis te laten bouwen, is een investering nodig van €180.000,- . Daarna kan het 50 jaar verhuurd worden, met een huuropbrengst tussen de €570,- en €700,- per maand. Na deze 30 jaar moet er gekeken worden of er nog een grote investering gedaan gaat worden van duizenden euro’s om de woning daarna nog 20 jaar te kunnen verhuren, dat de woning verkocht gaat worden of dat de woning zal worden gesloopt. Na 50 jaar verhuur is de grond waar de woning op is gebouwd nog €30.000,- waard. Bij het bouwen van een nieuwe huurwoning gaat een woningcorporatie er al van uit dat 1/3 van het geïnvesteerde bedrag niet terug zal worden verdiend. Dit bedrag wordt direct als verlies geboekt.

Risico’s en maatregelen van het verhuurproces 1.1.13 Vrijkomen woning * =Risico * =Maatregel
De huurder kan elk gewenst moment zijn huur opzeggen, met uitzondering van de zaterdagen, zondagen en feestdagen. * Risico: Doordat er elk moment de huur opgezegd kan worden ontstaat er een verschuivingsgevaar. R&B Wonen kan dan de huurder eerder uitschrijven en de nieuwe huurder later inschrijven. Zodoende kan R&B Wonen de huur uit de opbrengst van de onderneming onttrekken. * Maatregelen: R&B Wonen heeft dit gedekt, doordat er voldoende functiescheiding is tussen de verschillende afdelingen. Om via deze manier geld te ontrekken aan de huishouding moet men samenspannen tussen de registratie van de opgezegde datum, de geldontvangst van de huur en de registratie van de huur. Al deze drie functies worden door een andere persoon gedaan binnen de R&B Wonen. Mocht er een van hen toch via een manier geld willen ontrekken aan de onderneming, dan moet hij met meerdere personen samenspannen. De opzichter voert een leegstandcontrole uit waarvoor een rapport wordt gemaakt. Dit is tevens nog een steunpunt. * De huurder met de noorderzon vertrokken. * Maatregelen: Controleren nieuwe adres bij controleren huuropzegging. * Risico: Voorinspectie is te laat ingepland waardoor aanbiedhuur niet bekend is en de woning dus niet op tijd kan worden aangeboden. * Maatregelen: telefonisch afspraak maken met huurder, mutatieopzichters op tijd inplannen, effectief inzetten mutatieopzichters. * Risico: Huurders niet thuis bij voorinspectie/eindinspectie. * Maatregelen: Telefonische afspraak maken voor de voorinspectie, tijdens voorinspectie afspraak maken voor eindinspectie.De huuropzeggingen die binnen komen krijgen een dagstempel of worden in het systeem ingevoerd. * Risico: Het kan voorkomen dat men de gegevens vergeten in te vullen in het systeem,zodat de datum van opzegging één maand is versprongen. Via deze manier kan een maand huur worden ontrokken. Aangezien er veel afdeling binnen R&B Wonen zijn , is deze vorm van fraude zeer onwaarschijnlijk. * Maatregelen: Mocht men samenspannen dan zou de oplossing zijn om de post elektronisch te stempelen. Hier kan men niet zomaar de data veranderen. Mocht men de datum willen veranderen dan moet men een code hebben om dat te doen. * Extra periode mutatieonderhoud vanwege ingebrekestelling huurder. * Maatregelen: het huurcontract van de vertrekkende huurder loopt langer door. De nieuwe en vertrekkende huurder moeten worden geïnformeerd. * Wanneer de woning verbetert is, stijgt de puntenwaardering van de woning. Dit wordt berekend aan de hand van een lijst waarop staat hoeveel punten het huis krijgt bij de aanleg van een bad of uitbreiding van de keuken. Wanneer er bij een woning punten worden toegevoegd, wordt de huur bij de mutatie van de woning hoger. Een risico hierbij is dat de huurprijs te laag wordt verantwoord in het systeem. Een huur van 700 euro wordt bijvoorbeeld voor 650 euro in het systeem geboekt. De overige 50 euro worden onrechtmatig aan de onderneming onttrokken. * Dit risico is te voorkomen door voldoende functiescheiding tussen aanleveren van de aanpassingen, registratie en aanpassen van de huurprijs. Deze functiescheiding zijn voldoende aanwezig bij R&B Wonen, ze worden allemaal door iemand anders gedaan en er is controle op veranderingen van de huurprijs. Daarnaast is er een adequaat systeem aanwezig waarin de puntenwaardering en de huurverhogingen goed worden onderbouwd. Dit is voor de volledigheid van de opbrengsten en voor de juistheid van de huurprijzen. 1.1.14 Verhuren woning * Huurders betalen de huur niet. * Maatregelen: Bij de verwerking van de huuropzegging wordt het nieuwe adres geverifieerd en vooraf moet er een borgsom worden betaald. * Een andere risico is huurachterstand. * Maatregelen die hier genomen kan worden zijn: ten eerste een herrinnering van R&B Wonen dat de huurder een huurachterstand heeft. Als de huurder de huur nog niet betaalt wordt binnen 10 dagen een aannaming naar de huurder gestuurt. En als de huurder binnen 10 dagen na de aannaming niet betaalt dan wordt de deurwaarde ingeschakeld om de vordering te incasseren. * Verhuurdatum wijzigt zonder dat dit bij het verhuurproces bekend is. * Maatregelen: Controleren verhuurdatum in het systeem voor het aanbieden en bij het opstellen van het huurcontract. * Mutatieleegstand doordat de nieuwe huurprijs niet op tijd bekend is voor het aanbieden van de woning. * Geschatte huurprijs wanneer deze niet op tijd bekend is. Geschatte/voorlopige huurprijs is standaard bij het adverteren. * Mutatieleegstand doordat verschillende kandidaathuurders van de kandidaatenlijst de woning weigeren tijdens de intake of na bezichtiging. * Maatregelen: op tijd uitnodigen voor intakegesprek, tijdens intake goed informeren over de woning en de woonomgeving en goed doorvragen naar de motivatie en wensen van de huurder. * Onrechtmatige toewijzing aan een huurder. * Maatregelen: Om onrechtmatige bewoning te voorkomen, worden bij de intake alle relevante gegevens gecontroleerd. De kandidaat moet zich kunnen indentificeren en moet gegevens kunnen overleggen die in de woningadvertentie genoemd zijn. Het betreft bijvoorbeeld, woonduur, inschrijfsgegevens en inkomen. * Mutatieleegstand omdat een een kandidaathuurder vlak voor ondertekening van het huurcontract de woning niet neemt. * Maatregelen: risico goed inschatten tijdens het intake gesprek. Bij twijfel de woning niet aanbieden. * Capaciteit kan niet meteen reageren op ontvangen orders. Het bouwen van een woning en het kopen van een woning kost veel tijd en geld. Het is dus begrijpelijk dat als de vraag naar een bepaalde woning stijgt, de woningcorporaties daar niet meteen op kunnen reageren. Er is dus sprake van over/ondercapaciteit. * Het is natuurlijk heel erg moeilijk om in te schatten wat de mensen willen over een aantal jaren. Om toch erachter te komen willen moeten er onderzoeken komen. Bijvoorbeeld wordt er gekeken naar het bevolkingsregister. Er wordt daarin gekeken welke doelgroepen er straks veel zijn. Vervolgens vindt er een nauwkeurige marktanalyse plaats om erachter te komen welke woningen er dan populair zijn. Deze marktanalyse vindt ook plaats bij de bewoners die er nu al zijn.Ook wordt er gekeken naar de vraag naar bepaalde woningen welke er opeens heel populair zijn.Als er bekend is welke woningen waarschijnlijk populairder gaan worden en waar de vraag naar gaat toenemen worden deze bijgebouwd of ingekocht. Ondercapaciteit kan natuurlijk ook voorkomen. Dan is er geen (gewenste) woning meer voor een huurder. Deze komt dan op de wachtlijst. Om ervoor te zorgen dat een huurder zo min mogelijk op een wachtlijst komt wordt er bijgehouden hoeveel woningen er beschikbaar zijn. Als de bezetting van een bepaald type woning rond de 95% is wordt er een melding gemaakt bij het bestuur. Zij kijken of er budget is voor nieuwe woningen en geven dit door aan de inkoopafdeling, als er budget is. Is er geen budget dan kunnen er voorlopig geen nieuwe woningen worden ingekocht maar wordt er gekeken of er geen andere (duurdere) woning beschikbaar is voor de huurder. Zo niet dan volgt de wachtlijst. * Leegstaande woningen staan niet echt leeg. * Er is een werknemer die de woningen controleert. Dit doet hij door zomaar langs te gaan. Dus zonder afspraak. Deze medewerker controleert of de leegstaande woningen ook ‘echt’ leegstaan. Hij voert dus een leegstandscontrole uit. Als er een woning wordt bewoond die leegstaat wordt dit doorgegeven aan de directie. Zij controleren of de sleutels nog wel aanwezig zijn. Als dit niet zo is wordt de sleutel beheerder aangesproken, als de sleutels er wel zijn wordt er contact opgenomen met de bewoners en wordt er uitleg gevraagd.
Ook de accountants voeren soms weleens een leegstandscontrole uit. * Het geld van de verhuur wordt gestolen. * Geld van de verhuur kan worden gestolen. Dit kan gebeuren door het overboeken van de som geld naar een andere rekening maar ook door de huurders het geld naar een andere rekening te laten overboeken. Het feit dat de huurders het geld naar een andere rekening overboeken wordt meestal al snel ontdekt aangezien huurders dan een brief ontvangen terwijl ze toch de huur betaalt hebben. Het overboeken van geld is wat moeilijker te achterhalen. Om ervoor te zorgen dat er zo weinig mogelijk gestolen wordt is er een functiescheiding. De boekhoudafdeling is verantwoordelijk voor al het geld en moet dus ook controleren of alles wel binnenkomt. Om ervoor te zorgen dat de boekhoudafdeling geen geld ontvreemd vindt er bij R&B Wonen ieder jaar een accountantscontrole plaats. Deze accountantscontrole wordt uitgevoerd door: BDO Audit a Assurance B.V.. Zij controleren de onderneming en natuurlijk ook de boekhouding. Aangezien de onderneming ieder jaar gecontroleerd wordt door een accountant komt verduistering van geld snel aan het licht. De accountants controleren ook andere dingen zoals of leeg staande woningen wel echt leegstaan. * Huurders waarvan het huurcontract is afgelopen, illegale huurders, niet betalers of mensen die de wet overtreden weigeren de woning te verlaten.
Het kan natuurlijk voorkomen dat mensen weigeren het pand te verlaten. Dit kan natuurlijk niet en daardoor vindt er een uitzetting plaats. Deze uitzetting mag niet worden uitgevoerd door een medewerker van R&B Wonen maar moet worden uitgevoerd door de politie.
De uitzetting van mensen die de wet overtreden is niet zo heel moeilijk R&B Wonen moet alleen kunnen aantonen dat de wet wordt overtreden en dat de bewoners weigeren het pand te verlaten. Vervolgens kan de politie de bewoners het pand uitzetten.
Bij de andere mogelijkheden (waarvan het huurcontract is afgelopen, niet betalers of illegale bewoners) wordt het moeilijker aangezien er in Nederland sprake is van een kraak-wet. De kraak-wet is erg ingewikkeld en te uitgebreid om in dit rapport te verklaren. Als R&B Wonen toch de huurders kan uitzetten kan dit zou dit ook moeten gebeuren door de politie.Uitzetting is iets waar woningcorporaties niet echt trots op zijn en proberen dit ook zoveel mogelijk uit het daglicht te houden.
Vergelijking met de theorie
Veel van de van de besproken theorie klopt met wijze waarop R&B Wonen te werk gaat. Zo behoudt de verhuurder altijd recht om de woning te betreden om controle uit te voeren op bijvoorbeeld illegale praktijken als wietkwekerijen of dealen in illegale spullen.
Toch zitten er wel enkele verschillen in de theorie en de wijze waarop R&B Wonen te werk gaat. Zo staat er in het theorieboek: Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging dat er interne controle plaats vindt op basis van de omvang van de totale capaciteit. Dit gebeurt niet bij vele woningcorporaties omdat de huurprijs weleens kan verschillen op basis van het inkomen.
In de theorie wordt er weleens gesproken over het zomaar uitzetten van mensen uit hun woning omdat ze dan teveel verdien. Dit gebeurt vrijwel nooit. Wel wordt er gesproken over uitroken. Dit betekend dat geprobeerd wordt een huurder uit zijn huis te krijgen door de huur te verhogen en de bewoner andere (duurdere) woningen aan te prijzen.
Soms wordt er weleens in de theorie gesproken van verhuurders van woningcorporaties die standaard iedere week langskomen en controleren of de huurders toch niet te dure spullen in hun woning hebben staan. Ook gaan er verhalen rond dat sommige verhuurders van woningcorporaties de omgeving van huurders na trekken, bijvoorbeeld door de vrienden of werkgevers na te trekken. R&B Wonen zegt dat dit echter niet voorkomt. Vanzelfsprekend komt er wel een onderzoek als blijkt dat een van de bewoners toch wel heel erg veel geld heeft. Het onderzoek zal meestal bestaan uit een gesprek en soms kan de politie worden ingezet bijvoorbeeld bij zwartgeld of bij weetkwekerijen.
Er wordt in de theorie ook wel gesproken over computerprogramma’s die woningcorporaties helpen, zoals markt. R&B Wonen gebruikt echter geen computerprogramma’s terwijl zo’n programma best handig kan zijn. Een van de vele programma’s is het computerprogramma: markt. Dit programma kiest een kandidaat voor een woning en houd ook vele gegevens bij. Dit kan bijvoorbeeld zijn: datum van inschrijven, reacties op woningen en wat de gezinssamenstelling is. Echter wat wel een probleem is, is dat medewerkers huurders hier hoger (of lager) kunnen plaatsen zodat ze meer (of minder) huur moeten betalen. Dit kan weer voorkomen worden doordat er een wachtwoord op het programma zit zodat enkel bevoegdenwerknemers toegang hebben. Deze bevoegde medewerkers worden ook weer gecontroleerd doordat ieder handeling wordt geregistreerd en later kan worden terug bekeken. R&B Wonen kan veel tijd besparen door zo’n programma aan te schaffen.
Conclusie
Het was overduidelijk en goed te zien dat R&B Wonen en ervaren en goede organisatie was. Alles werd gedubbeld checkt en niks kon bijna fout gaan.
Toch zagen wij nog wel iets wat wij vonden dat beter kon, de leegstandscontrole. Bij de leegstandscontrole werd er namelijk gezegd dat er enkel en alleen even van buitenaf naar de woning werd gekeken. Dit vonden wij niet genoeg. Beter zouden ze even binnenkijken, een stil alarm installeren en even bij de buren vragen. Ook het ontbreken van een speciaal computerprogramma vonden wij maar niets. Verder vonden wij dat het verhuurproces prima in elkaar zat. Dit was natuurlijk wel te verwachten van een grote organisatie.

Verkoop
Verkopen van woningen
Voor R&B Wonen bestaat het verkoopproces uit het verkopen van huurwoningen of net nieuw gebouwde woningen. Een woningcorporatie laat soms grote projecten uitvoeren waarbij een groot aantal huizen wordt gebouwd. Een deel van deze huizen zal worden verhuurd, maar een deel zal ook worden verkocht. Het kan ook zijn dat huizen verkocht worden die al een aantal jaren zijn verhuurd. Er zijn verschillende redenen waarom woningcorporaties overgaan tot het verkopen van hun huizen, namelijk: * De klant wil zijn huurwoning kopen. * Het verkrijgen van geld om daarmee nieuwe betaalbare huurwoningen te bouwen. * Het bevorderen van de mix van huurwoningen en koopwoningen in de wijken.

Het aantal woningen dat R&B Wonen uit haar bestaande bezit wil verkopen is gebaseerd op het strategisch voorraadbeleid. Dit beleid geeft aan hoeveel de corporatie van elk huis in bezit wil hebben en wat de verwachte vraag naar de verschillende soorten woningen zal zijn. Daarbij komen aspecten aan bod zoals sloop, renovatie, nieuwbouw en verkoop. In 2010 wilde R&B Wonen bijvoorbeeld 20 woningen verkopen. Dit ging niet gemakkelijk door de economische crisis. Hierdoor stonden de huizen gemiddeld 144 dagen te koop.

Het verkopen van woningen gaat niet zoals het verkopen van goederen. Als je bijvoorbeeld schoenen wilt kopen, ga je naar de winkel en kijk je wat voor schoenen zij in de aanbieding hebben. Bij het kopen van een huis gaat dit niet zo. Je gaat dan naar een makelaar of woningcorporatie toe waar je, je wensen bekend maakt en vervolgens wordt er gekeken of er een huis te koop is dat aan je wensen voldoet. Kortom het aanbod wordt op je wensen afgestemd. Elk mens heeft andere wensen. Zo wil de ene een grote tuin, terwijl een ander genoegen neemt met een huis zonder tuin. Zo wil de één 4 slaapkamers en de ander liever 2 slaapkamers met een grote hobbyzolder.

Bij het kopen van een woning zet een koper zijn wensen op een rijtje een gaat hiermee naar een woningcorporatie of een makelaar. Als een koper kiest om een woning bij een corporatie te kopen, dan verloopt het proces van kopen bijna het zelfde als bij het huren van een woning. Het verschil hierin is dat de woning niet gehuurd gaat worden, maar gekocht.

Voordat een woningcorporatie een huis gaat verkopen wordt de waarde van het huis bepaald. Aan de hand van deze waarde wordt de verkoopprijs vastgesteld. De prijs die een woningcorporatie voor zijn woning vraagt gaat uit van de waarde die de woning heeft als het niet bewoond wordt, de vrije verkoopwaarde. Deze prijs komt tot stand door het taxeren van één of meerdere woningen van de zelfde soort. Als een ‘zittende’ huurder het huurhuis wil kopen, brengt de woningcorporatie een lagere verkoopprijs in rekening dan de vrije verkoopprijs.

Het verkopen van een huurhuis gaat anders in zijn werk dan het verkopen van nieuwbouw of een bestaande koopwoning. Bij het verkopen van een huurwoning wordt vaak de ‘zittende’ huurder eerst gevraagd of hij het huis wil kopen. De ‘zittende’ huurder krijgt een week tot een paar maanden bedenktijd of hij het huurhuis wil kopen. Hij is niet verplicht om de woning te kopen, maar het heeft wel een aantal voordelen om je eigen huurwoning te kopen, omdat je het huis kent. Toch moet hij wel aan de onderzoeksplicht voldoen voordat hij het huis kan kopen. Er moet namelijk onderzoek gedaan worden naar: * de bouwkundige staat van het huis. * de juridische aspecten van het huis, zoals het checken van het bestemmingsplan.

Als een huurder besluit om zijn woning te kopen van de corporatie verloopt de verkoop meestal als volgt: * De corporatie had de vraagprijs van de woning al vastgesteld, voordat de woning aan de huurder wordt aangeboden. Eventueel kan de ‘zittende’ huurder nog onderhandelen over deze prijs. * De huurder stemt in met de koop van zijn huurwoning. * De koop wordt vastgelegd in een voorlopige verkoopovereenkomst. Als beide partijen deze koopovereenkomst hebben getekend wordt de koop geldig en definitief. Vaak is deze overeenkomst gebaseerd op een model koopovereenkomst huurwoningen. Daarin is een bedenktijd van 14 dagen opgenomen, een garantieregeling voor verborgen gebreken en een onderhoudsrapport van de corporatie.

Als de ‘zittende’ huurder besluit om het huis niet te kopen, dan biedt de woningcorporatie de woning voor de vrije verkoopprijs aan andere woningzoekenden aan.

Er zijn verschillende vormen van koopovereenkomsten bij het verkopen van een huis, namelijk: * Maatschappelijk gebonden eigendom(MGE)
Dit zijn woningen die tegen een lagere prijs aan de ‘zittende’ huurder worden verkocht. De woningcorporatie stelt zich hiermee verplicht om de woning terug te kopen, tegen een vastgestelde minimumprijs, als de klant dit wil. De woning mag niet binnen tien jaar op de woningmarkt worden verkocht. * Koophuur
De klant koopt alleen de ‘binnenkant’ van de woning. De buitenkant van het huis blijft van de corporatie. * Koopcomfort
De klant koopt de woning, maar de corporatie blijft verantwoordelijk voor het regulier onderhoud van de woning. De corporatie heeft het terugkooprecht. * Koop Goedkoop
De klant koopt alleen de woning, de corporatie blijft eigenaar van de grond. De klant verkrijgt de grond in erfpacht. Op de erfpachtcanon wordt in de loop van tien jaar korting verleend. Hierdoor heeft de klant lagere woonlasten dan bij de reguliere koop van een woning. * Starters Renteregeling
De woningcorporatie betaalt 20% van de hypotheekrente voor de starter. Hierdoor heeft de starter minder hypotheeklasten en kan er makkelijker een woning gekocht worden. Na tien jaar wordt het inkomen van de starter getoetst en als hij/zij genoeg verdiend gaat hij de gehele rente betalen. Is het inkomen nog niet genoeg gestegen, dan kan de regeling telkens met 5 jaar verlengd worden.

Risico in het proces en interne beheersingsmaatregelen * = risico * = interne beheersing * Het verlenen van te hoge kortingen bij het verkopen van woningen aan ‘zittende’ huurders. Als een huurwoning verkocht gaat worden, wordt deze eerst aan de ‘zittende’ huurders aangeboden, tegen een lagere prijs dan de werkelijke verkoopprijs. Het kan zijn dat de prijs die aan deze huurders wordt aangeboden te laag is, waardoor de corporatie een verlies aan inkomen heeft. * Directierichtlijnen met betrekking tot het verkopen van woningen aan ‘zittende’ huurders. De directie kan vaststellen dat de prijs waartegen de woning aan ‘zittende’ huurders maar maximaal zoveel procent onder de reguliere verkoopprijs mag zitten. * Hanteren van onjuiste verkoopprijzen. Bij het verkopen van haar woningen kan het gebeuren dat de corporatie verkeerde verkoopprijzen hanteert. Hierdoor verliezen ze inkomsten. * Door de huizen regelmatig te laten taxeren op waarde wordt de verkoopprijs van de huizen actueel gehouden. Bij het vaststellen van de verkoopprijs van een huis wordt niet alleen gekken naar de waarde van het huis zelf, maar ook naar de waarde van soortgelijke huizen. * Medewerkers verkopen een woning aan vrienden of familie zonder dat de woningcorporatie hier is vanaf weet en stoppen het geld in eigen zak. * Er is een functiescheiding tussen de persoon die de sleutel afgeeft en de persoon die de woning toewijst en verkoopt. Er is ook een functiescheiding tussen de persoon die de sleutel afgeeft en de persoon die vaststelt welke woningen er verkocht gaan worden. De persoon die de sleutel afgeeft is verantwoordelijk voor de sleutels en dus wordt hij/zij aangesproken als er iemand illegaal in de woning woont.

Bronnenlijst
R&B Wonen.
In het begin hebben wij contact gehad met R&B Wonen. De persoon met wie wij contact hadden was Iris de Vries, Manager Beleids- en bestuursondersteuning. Later hebben wij ook nog gebeld met R&B Wonen. De persoon die de telefoon opnam hielp ons verder.

De website van R&B wonen.

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/woningcorporaties/vraag-en-antwoord/wat-is-een-sociale-huurwoning-en-wanneer-kom-ik-daarvoor-in-aanmerking.html

http://www.portaal.nl/

Het theorieboek: Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging.

http://www.vtw.nl/16/74/workshop-de-wereld-van-de-woningcorporatie-basis.html

http://www.eigenhuis.nl/kopen/orienteren/wat-wil-ik-kopen/huurwoning-kopen/

--------------------------------------------
[ 2 ]. http://www.renbwonen.nl/public/upload/files/huurbetalen.pdf
[ 3 ]. Jaarverslag R&B Wonen 2010, toelichting op de winst- en verliesrekening
[ 4 ]. Syllabus R&B Wonen, gebruikt bij de cursus BE in de Praktijk, bijlage 1
[ 5 ]. Jaarverslag R&B Wonen 2010, verkoopbeleid
[ 6 ]. http://www.eigenhuis.nl/kopen/orienteren/wat-wil-ik-kopen/huurwoning-kopen/
[ 7 ]. Syllabus R&B Wonen, gebruikt bij de cursus BE in de Praktijk