BÀI TẬP THI CUỐI KỲ

Chính kiến trong việc đánh giá hiệu quả công việc

Cứ mỗi thứ Sáu, Max Steadman, Jim Cobun, Lynne Sims, và Tom Hamilton lại gặp nhau ở quán Food Place của Charly sau giờ làm việc để nghỉ xả hơi. Cả 4 người này đều làm quản lý tại Eckel Industries, một nhà máy sản xuất thiết bị hàn hồ quang ở Minneapolis với khoảng 2.000 nhân công. Cả 4 nhà quản lý này đều làm việc tại bộ phận sản xuất. Max, 35 tuổi, quản lý 25 giám sát viên về chất lượng. Lynne, 33 tuổi, là giám sát của bộ phận quản lý kho. Jim, 34 tuổi, là giám sát của bộ phận vật liệu thép . Còn Tom, 28 tuổi, là giám sát nhóm thợ lắp ráp. Nhiệm kỳ của 4 quản lý này dao động từ 1 năm (Tom) tới 12 năm (Max).

Nhóm 4 người chơi khá thân với nhau. Lynne, Jim, và Max chơi với nhau từ khi còn là sinh viên khoa kinh doanh trường Đại học Minnesota. Còn Tom mới gia nhập nhóm sau khi gặp 3 người này tại một buổi hội thảo về quản lý tại Eckel. Việc tụ tập hàng tuần tại quán Charley đã trở thành một thói quen dễ chịu đối với cả nhóm. Đây cũng là cơ hội để mọi người nghỉ ngơi, nói chuyện phiếm, và trao đổi kinh nghiệm giải quyết các vấn đề trong công việc.

Chủ đề tuần này của nhóm là: đánh giá hiệu quả công việc, đặc biệt là quy trình đánh giá hàng năm của nhà máy mà bộ phận quản lý mới thực hiện hồi tuần trước. Mỗi quản lý đều phải hoàn thành một tờ biểu mẫu đánh giá về từng nhân viên, đồng thời phải gặp từng nhân viên để thảo luận về việc đánh giá này.

Tom: Đây là lần đầu tiên tôi đánh giá mọi người và tôi cảm thấy căng thẳng. Đối với tôi, đó là tuần làm việc tồi tệ nhất của năm. Việc đánh giá rất khó, mang yếu tố chủ quan và thiếu chính xác. Tình cảm đan xen trong các đánh giá đó. Tôi đã nổi giận với một trong những công nhân lắp ráp cuối tuần trước, và khi điền vào biểu mẫu đánh giá, tôi vẫn còn cảm giác giận dữ. Đừng nói với tôi là sự tức giận đó không tác động tới sự đánh giá. Tôi nghĩ rằng nó thực sự đã có ảnh hưởng. Và tôi nghĩ kỹ thuật đánh giá đó đã có lỗ hổng. Ai đó có thể nói cho tôi sự khác biệt giữa điểm 5 và điểm 6 trong mục ‘hợp tác’ hay không?

Jim: Quy mô của cuộc đánh giá này mới là vấn đề. Ngoài ra trí nhớ cũng là một trở ngại. Cậu có nhớ khóa học về quản lý nhân sự tại trường đại học không? Phillips đã nói rằng, theo như nghiên cứu khi chúng ta ngồi xuống đánh giá năng lực làm việc của ai đó trong năm vừa rồi, chúng ta chỉ có thể nhớ được và sử dụng 15% hiệu quả công việc mà chúng ta quan sát được.

Lynne: Tôi nghĩ rằng những cân nhắc chính kiến luôn là một phần của quy trình đánh giá. Tôi biết mình đã xem xét rất nhiều yếu tố khác nằm ngoài hiệu quả công việc của một người khi đánh giá người đó.

Tom: Giống như cái gì?

Lynne: Giống như việc đánh giá sẽ trở thành một phần của hồ sơ được ghi chép thường xuyên làm ảnh hưởng tới sự nghiệp của ai đó. Cũng giống như hôm nay tôi đánh giá người này, mai tôi lại làm việc với người đó. Trên thực tế đó, sự khác biệt giữa điểm 5 và 6 trong mục hợp tác là không xác đáng, bởi nói thật ra nếu điểm 5 làm anh ta tức giận thì điểm 6 lại làm anh ta cảm thấy hạnh phúc…

Max: Vậy là anh cho người ta điểm 6. Sự chính xác là quan trọng nhưng thú thực, sự chính xác đó không phải là tiêu chí hàng đầu của tôi khi đánh giá công nhân. Tiêu chí của tôi là tạo động lực và khen thưởng họ để họ làm việc tốt hơn. Tôi sử dụng quy trình đánh giá sao cho có thể mang lại những gì tốt đẹp nhất cho nhân viên và bộ phận mà tôi phụ trách. Nếu điều đó đồng nghĩa với việc đánh giá đúng thì tôi sẽ làm thế.

Tom: Anh có thể lấy ví dụ về sự khích lệ không?

Max: Jim, anh có nhớ cách đây 3 năm khi công ty giảm mức trần tiền thưởng không? Mức thưởng cao nhất mà bất kỳ nhân viên nào có thể nhận được là 4%. Tôi đã tăng mức xếp hạng để nhân viên được hưởng mức tiền thưởng cao nhất. Một năm trước đó, mức trần là 8%. Mức tốt nhất mà họ bây giờ có thể hưởng lại thấp hơn một năm trước đó. Tôi thấy họ xứng đáng được hưởng 4%, do vậy tôi cho điểm họ cao một cách xứng đáng.

Lynne: Tôi đã nâng mức xếp hạng để khuyến khích những người có vấn đề cá nhân nhưng bản thân họ lại làm việc rất tốt. Cách đây 2 năm, một trong những nhân viên tốt nhất của tôi đã phải trải qua sự ly dị đau đớn, và nó đã phản ánh trong kết quả làm việc của cô ấy. Tôi không nghĩ rằng vùi dập ai đó khi họ gặp trở ngại trong cuộc sống là điều công bằng.

Tom: Hoặc làm cho cô ta hài lòng.

Lynne: Không, tôi không nghĩ vậy. Tôi cảm thấy rằng cô ta cũng nhận ra rằng công việc của mình bị ảnh hưởng. Tôi muốn khích lệ cô ấy. Đó là cách nói với cô ấy rằng cô ấy xứng đáng được nhận sự hỗ trợ, và rằng cô ấy sẽ không phải lo sợ bị mất việc.

Jim: Có một tình huống khác mà tôi nghĩ rằng sự khích lệ là xứng đáng. Chẳng hạn một người nào đó làm việc nhàng nhàng, thậm chí là không ra gì trong gần như cả một năm. Nhưng bỗng dưng một hoặc hai tháng lại xuất sắc hẳn lên, thì tôi nghĩ rằng người đó đang thực sự cố gắng và đang làm rất tốt. Tôi sẽ đánh giá anh ta cao hơn mức công việc thông thường của cả năm. Đó là sự khích lệ cho anh ta tiếp tục cố gắng. Nếu tôi đánh giá anh ta chỉ ở mức trung bình, thì điều đó sẽ khiến anh ta nghĩ gì?

Tom: Nhưng nếu anh ta chỉ chăm chỉ làm việc chứ công việc lại không thực sự xuất sắc thì sao?

Jim: Nếu tôi nghĩ anh ta xứng đáng với những gì được hưởng thì tôi sẽ tăng mức xếp hạng để khích lệ người đó cố gắng tới mức tốt nhất thì thôi.

Max: Tôi biết một hoặc hai nhà quản lý đã thổi phồng mức đánh giá để không phải đau đầu về một người nhân viên trẻ tuổi nào đó mới được chuyển tới và nghĩ mình sẽ chỉ ở đó trong thời gian ngắn. Anh ta có thể không tốt nhưng luôn nghĩ mình tốt, và tạo ra vô số vấn đề. Hoặc cũng có thể là hiệu quả công việc thì OK nhưng đơn giản là anh ta không hợp với phần còn lại của bộ phận. Một hoặc hai năm đánh giá tốt sẽ là một thủ thuật chắc chắn để giải thoát khỏi anh ta .

Tom: Đúng vậy, nhưng anh đang chuyển vấn đề sang cho người khác.

Max: Đúng, đó không còn là vấn đề của tôi nữa.

Tom: Tất cả những ví dụ vừa nói tới đều liên quan tới việc thổi phồng cách đánh giá. Còn việc đánh giá thấp thì sao, chẳng hạn như nhận xét không tốt so với mức đáng ra anh ta được hưởng. Điều đó có thực sự công bằng không?

Lynne: Tôi ghét phải làm như thế bởi nó có thể nảy sinh vấn đề. Nó có thể mang tới tác dụng ngược.

Max: Nhưng điều đó vẫn thực sự diễn ra. Anh có thể hạ thấp mức điểm đánh giá để làm anh ta phải sốc, để buộc anh ta phải làm việc tốt hơn. Đôi khi, anh có thể làm việc với mọi người, chỉ đạo họ, cố giúp họ tiến bộ, nhưng đơn giản điều đó không mang lại kết quả gì. Các đánh giá ở mức độ nền móng có thể khiến mọi người nghĩ rằng anh đang thù hằn gì họ. Anh có thể nói rằng điều đó là không công bằng nhưng thực tế nó lại không phải như thế. Nhưng nếu anh cảm thấy nếu một người nào đó không cố gắng và anh ta có thể mất việc trong một hoặc hai năm tới, và đánh giá anh ta ở mức thấp thì sẽ giải quyết được vấn đề của anh ta không?. Chính vì vậy, sự công bằng trong thời gian dài chỉ có được nếu tác dụng của nó nâng cao công việc của anh ta và giúp anh ta không mất việc làm.

Jim: Đôi khi, anh có ai đó thực sự nổi loạn, luôn chất vấn anh và đôi khi còn vượt quá giới hạn. Tôi nghĩ việc đánh giá thấp anh ta chỉ xứng đáng trong việc nhắc nhở anh ta ai mới là sếp.

Lynne: Tôi chỉ đánh giá thấp so với mức chuẩn khi ai đó làm việc không ra gì trong một thời gian dài. Tôi nghĩ rằng lựa chọn tốt nhất đối với những người như thế là tìm kiếm công việc khác ở một công ty khác. Đánh giá thấp sẽ gửi tới anh ta một thông điệp rằng anh ta cần cân nhắc việc rời đi, và bắt đầu tìm kiếm một công việc khác.

Max: Vậy còn những tình huống vô vọng thì sao, chẳng hạn như khi anh quyết định sẽ sa thải người nào đó vì đã tìm được một người thích hợp để thay thế? Tòa án cũng hạn chế dần quyền sa thải của người quản lý. Ngày nay, nếu anh sa thải ai đó, anh sẽ phải có đầy đủ lý do. Tôi nghĩ rằng khi người quản lý quyết định sa thải ai đó, việc đánh giá sẽ trở nên tiêu cực. Bất cứ đánh giá tốt nào về người đó có thể được sử dụng để chống lại anh sau này. Còn đánh giá thấp sẽ giúp bảo vệ anh khỏi bị kiện tụng và đôi khi còn giúp đẩy nhanh quá trình sa thải.

Tom: Tôi hiểu quan điểm của anh, nhưng tôi vẫn tin rằng sự chính xác là ưu tiên hàng đầu trong việc đánh giá hiệu quả công việc. Chẳng hạn như Jim, anh phàn nàn về việc thời gian đã trôi đi quá lâu không thể nhớ hết để đánh giá một cách hiệu quả. Liệu rằng các chính kiến được đưa ra trong quy trình này có làm méo mó thêm sự thật hay không? Quan trọng hơn, hầu hết mọi người đều đồng ý rằng điểm mấu chốt trong việc khích lệ mọi người chính là đưa ra nhận xét đúng và khách quan. Đó phải là tình trạng thực tế để nhân viên hiểu được họ đang đứng ở đâu. Rồi sau đó, anh mới nói chuyện với họ về cách làm thế nào để cải thiện tình hình. Khi anh làm méo mó bản đánh giá, thì liệu anh có được những phản hồi này hay không?

Max: Tôi nghĩ anh đang nói quá về mức độ của sự khích lệ.

Tom: Sự bóp méo, đó là điều mà anh muốn nói .

Max: Không, sự khích lệ. Tôi không nói về việc cho nhân viên điểm 7 ngay cả khi anh ta chỉ xứng đáng điểm 2 và ngược lại. Nó không cực đoan đến vậy. Tôi đang nói tới việc tạo ra những sự thay đổi nhỏ trong phần đánh giá khi anh nghĩ rằng sự thay đổi đó có thể tạo ra một sự khác biệt lớn về mặt đạt được những gì mà anh cho là tốt nhất cho người nhân viên đó và cho bộ phận của anh.

Tom: Nhưng khi anh khích lệ mọi người, anh làm cho họ hiểu nhầm. Vậy tại sao không đánh giá đúng để họ thấy được sự thật? Hãy cho họ sự thật để họ tự quyết định.

Max: Một người quản lý tốt cần nắm vững tâm lý, hiểu mọi người, biết được điểm mạnh và điểm yếu của họ, biết cách động viên, khen thưởng, và làm những việc được cho là tốt nhất cho họ và cho bộ phận mà mình quản lý. Và đôi khi toàn bộ sự chính xác không phải là con đường tốt nhất.

Jim: Tất cả cuộc thảo luận này đều đưa ra một vấn đề. Đó là sự khác biệt giữa phương pháp đánh giá khích lệ và bóp méo là gì? Các anh đứng về phía nào?

Lynne: Điều đó cũng đơn giản như câu hỏi về sự khác biệt giữa điểm 5 và điểm 6 trong đánh giá.

Câu hỏi thi:

1/ Theo ý kiến của bạn, và từ quan điểm quản lý nhân sự, đâu là những mục tiêu của việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên?

2/ Dựa trên các mục tiêu đó, hãy đánh giá quan điểm của các nhà quản lý trong bài viết này về đánh giá hiệu quả công việc

3/ Giả dụ bạn là phó chủ tịch quản lý nhân sự tại Eckel Industries, và bạn thấy rằng quan điểm đánh giá dựa trên sự khích lệ đang là biện pháp thông dụng trong giới quản lý nhà máy. Nếu bạn không đồng ý với chủ chương này, bạn sẽ làm gì để hạn chế biện pháp đó?